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Avantages d’un partenariat avec une société de gestion de la délocalisation lors du déménagement de votre groupe

Published: mardi, 8 mars 2022

Suzie Chapman

Vice President Global Account Management

Les déménagements de groupe sont souvent un élément clé de la planification stratégique d’une entreprise mais, en raison de leur complexité, ils peuvent être accablants tant pour les entreprises que pour les employés. En plus d’assurer une délocalisation réussie et de gérer le déménagement lui-même, les parties prenantes de l’entreprise sont chargées de maintenir les perturbations de l’activité à un niveau minimum tout en assurant une forte productivité. Sans un programme solide et une communication cohérente, le moral des employés peut être affecté négativement, aggravant au final les perturbations potentielles.

Face à de tels enjeux, les entreprises ont besoin de tous les avantages pour planifier un déménagement de groupe, mais la plupart des entreprises n’ont pas les ressources internes. Travailler avec une société de gestion de la délocalisation (RMC) met à la portée d une entreprise un monde d’expertise et de ressources lorsqu’elle planifie un déménagement de cette ampleur.

Étapes de la gestion d’un déménagement de groupe

Pour s’assurer qu’un déplacement de groupe se déroule aussi facilement que possible, plusieurs procédures doivent être établies:

Évaluer les employés qui se verront offrir ou non l’opportunité de déménager.
Définir les politiques/avantages qui seront proposés pour soutenir la délocalisation.
Décider le taux d’acceptation souhaité des employés effectuant le déménagement (p. ex., est-il de 90 % car les compétences sont spécialisées et difficiles à trouver; ou est-il de 20 % en raison de l’existence d’un vivier de talents locaux)? Cette réponse peut différer en fonction des entreprises et des scénarios.

Bien que les procédures précédentes puissent sembler simples, les employés concernés doivent disposer de suffisamment de temps pour prendre cette décision; une pression trop forte et trop rapide ou un délai trop long pour prendre une décision peuvent être source de difficultés. Une fois que l’employé a accepté d’être délocalisé, il est conseillé à l’entreprise d’exiger un accord de remboursement signé (entente de remboursement) et une lettre d’intention de déménagement avant d’engager des investissements.

Étapes supplémentaires que vous pouvez inclure pour augmenter les chances de réussite:

Steps to Managing a Group Move

Créer un processus de gestion des exceptions bien pensé pour répondre aux besoins du personnel clé qui peut avoir besoin d’un soutien en dehors du cadre d’acceptation de la délocalisation.
Intégrer les concepts de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) dans votre approche globale et la gestion de votre déménagement de groupe, y compris la conception des forfaits, la prise en compte des employés que vous ciblez pour le déménagement de groupe, et tous les défis potentiels auxquels faire face dans les lieux de départ et de destination.
Développer un processus de feedback pour répondre aux questions des employés.
Établir des contrôles pour limiter le nombre de personnes agissant en dehors du programme.
Tenir vos clients et fournisseurs informés pour minimiser les préoccupations concernant la continuité des activités, y compris un plan de communication solide et un processus de gestion du changement, et les informer des mesures relatives à la COVID-19 dans les pays de destination spécifiques.
Prouver qu’une diligence raisonnable a été exercée dans le cadre de l’évaluation de la situation socio-politique à l’emplacement de destination, en se renseignant notamment sur la santé publique et l’infrastructure de base, le niveau de vie et le logement, et la disponibilité d’une éducation acceptable, particulièrement en cas de déménagement familial.

Pourquoi les déménagements de groupe échouent

Sur la base de notre expérience, il y a plusieurs raisons communes pour lesquelles un déménagement de groupe échoue, surtout lorsqu’une entreprise n’a pas pu:

Annoncer le déménagement sans préparation adéquate ou engagement des employés
Définir clairement les objectifs
Planifier minutieusement et prévoir suffisamment de temps
Maintenir le contrôle de l’expérience des employés en respectant la politique
Comprendre les besoins uniques et la dynamique des employés
Sélectionner les fournisseurs qui ont de l’expérience dans le soutien aux déménagements de groupe
Solliciter l’approbation et l’engagement de la haute direction
Faire appel à des ressources extérieures suffisamment tôt

Il est essentiel de pouvoir lier les raisons du déménagement de groupe à un objectif commercial solide. Les employés doivent être rassurés concernant les raisons pour lesquelles le nouveau lieu de travail a été sélectionné, et les objectifs qui peuvent être définis et défendus, et ils doivent être mis au courant des avantages et commodités offerts par le nouvel emplacement. L’implication précoce dans ce processus des responsables de la mobilité et des ressources de soutien contribue grandement à la réalisation de cet objectif et bien plus encore. Lorsqu’ils sont correctement structurés, les programmes de déménagement de groupe réduisent l’attrition et l’absentéisme des employés, ainsi que le temps consacré au travail administratif.

Comment les sociétés de gestion de la délocalisation peuvent vous aider

De la réalisation d’enquêtes auprès des employés pour déterminer leurs perceptions et les besoins potentiels liés au déménagement, à la réalisation d’études de marché sur votre ancien lieu de travail et votre lieu de destination pour apprécier les différences de coût et déterminer s’il peut être nécessaire d’ajuster le du coût de la vie, une société de gestion de la délocalisation (RMC) travaille en étroite collaboration avec la direction de l’entreprise pour définir les objectifs globaux d’un déménagement et ses indicateurs de réussite. La RMC peut également aider en donnant des conseils sur les plans de communication, en développant une politique efficace, en gérant la logistique du déménagement pour garantir une mise en œuvre fluide et réussie.

Que faut-il rechercher chez un prestataire?

Trouvez un fournisseur dont les employés et la base de connaissances répondront au mieux à vos besoins. Cherchez-en un qui possède une expérience approfondie et des ressources sur le terrain dans l’emplacement de destination du déménagement de groupe. La RMC avec laquelle vous vous associez doit avoir:

Des plans de projet complets et bien définis
Des capacités d’augmentation du personnel
Des outils technologiques conviviaux et robustes pour soutenir les employés
Une expertise en conception et mise en œuvre de la politique de délocalisation
Une expérience étendue en déménagement de groupe, notamment:
- Travailler avec les employés et les équipes de mobilité qui sont stressés
- Des compétences en matière de conseil en politique de mouvement de groupe
- L’habitude de développer et gérer le développement des processus
Une expérience en sélection et gestion des fournisseurs
La connaissance du marché immobilier local
Avoir des processus clairs et complets concernant les rapports d’activité (p. ex., utilisation, satisfaction et coûts relatifs aux coûts)

Ayant une vaste empreinte mondiale, SIRVA dispose de la capacité, des ressources et du réseau nécessaires pour organiser des déplacements de groupe de toutes tailles, dans divers endroits (p. ex., différents pays, même pays, même ville), et pour différentes raisons (p. ex., projets, consolidations de bureaux, fusions et acquisitions (M&A). Des entreprises du monde entier ont fait appel à nos services et ont grandement bénéficié de notre engagement à fournir le meilleur service, quel que soit le nombre d’employés à relocaliser.

Pour fournir une meilleure idée de la manière dont SIRVA répond aux préoccupations des clients en leur proposant des solutions réalisables, voici les points forts de trois récents déménagements de groupe que nous avons soutenus.

Étude de cas 1

Contexte

Notre client, Capital Group, société américaine de services financiers, a demandé de relocaliser 20 employés au niveau national, de Pékin vers Shanghai, au cours du pic de la pandémie de COVID-19 en 2020.

Préoccupations du client	Solutions de SIRVA
Méconnaissance de la nouvelle ville	En raison des restrictions et limitations de voyage liées à la pandémie: Nous avons produit une vidéo dans les deux semaines qui ont suivi pour que les employés puissent faire une visite virtuelle et découvrir Shanghai sans avoir besoin de voyager physiquement. La vidéo comprenait des séquences sur le nouveau bureau de Shanghai, les options de transports publics, les zones résidentielles et les logements, ainsi que des présentations d’écoles locales.
Inscription à l’école locale pour les enfants des employés	Création d’un guide scolaire local comme document de référence pour les employés Compte-rendu de synthèse par vidéo, en tête-à-tête avec chaque employé, pour clarifier toute question sur les dispositions scolaires
Incertitude en matière de location ou d’achat d’un bien immobilier à Shanghai	Création d’un rapport d’étude de marché approfondi traitant de questions clés telles que le logement et les financements
Problèmes logistiques des transferts de voitures entre les villes (les employés souhaitaient transférer leurs propres voitures de Pékin vers Shanghai)	SIRVA a travaillé en étroite collaboration avec le client pour fournir les options suivantes aux employés: Processus de demande de licence à Shanghai Services de location de voitures Paiement d’un abattement
Barrières linguistiques pour les employés non chinois	L’équipe des services à destination de SIRVA a proposé l’option d’un traducteur local pour aider les employés qui ne parlaient pas le mandarin.
Atteindre un taux de satisfaction de 100 %	Nous avons systématiquement communiqué avec le client pour pouvoir anticiper les problèmes et les résoudre en temps opportun.

Facteurs de réussite

Bien que les déplacements domestiques soient moins complexes en l’absence du traitement de visas et des services d’immigration, ils nécessitent tout autant de planification et de coordination. D’après notre expérience, nous constatons que le fait de posséder les capacités suivantes contribue certainement à réussir nettement mieux:

Expérience et connaissances de la culture locale
Familiarité avec les règles et réglementations inter-villes
Écoute des besoins des clients et des employés
Créativité et proactivité

Étude de cas 2

Contexte

Notre client de l’industrie pétrolière et gazière a demandé de délocaliser environ 70 employés à l’échelle internationale, depuis l’Australie vers un site défini comme difficile en raison de la COVID-19.

Solutions du client	Solutions de SIRVA
Cohérence dans les communications et l’engagement	Dès le début, l’équipe SIRVA a identifié les objectifs clés du client concernant la délocalisation. Toutes les actions et communications planifiées par la suite ont reflété les objectifs initiaux. SIRVA s’est continuellement efforcé d’assurer que toutes les communications avec le client soient effectuées de manière efficace et en temps opportun, en fournissant à tout le monde les mêmes informations, au même moment, via le même canal. Les consultants affectés à la relocalisation du groupe ont été chargés d’achever l’ensemble du projet, du début à la fin, afin de minimiser les perturbations. À des fins de coordination, l’équipe SIRVA s’est mise en contact avec d’autres prestataires de services impliqués dans la mobilisation, tels que les consultants en fiscalité et en immigration, les prestataires de services à destination et les entreprises de déménagement pour s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Délocaliser tous les employés dans les délais définis.	Travaillant en étroite collaboration avec notre client, nous avons défini les bonnes attentes dès le début, en établissant un plan détaillé et un calendrier sur chaque déménagement et sa réalisation. Des ressources ont été allouées de manière appropriée en fonction de la structure familiale de l’employé.
S’assurer que tous les besoins des employés sont satisfaits	L’équipe SIRVA a mené des recherches approfondies sur le logement, les écoles, les soins de santé et toutes informations sur le pays pertinentes pour les employés. Des services supplémentaires, tels que la sécurité du domicile et des contrôles électriques, ont été rendus avant que les employés n’emménagent. Des services d’assistance, p. ex, d’un traducteur, ont été mis à disposition.

Facteurs de réussite
Les déplacements de groupe vers certains sites posent un ensemble différent de défis, nécessitant un traitement sophistiqué et un devoir de diligence. La RMC doit être capable de:

Pivoter rapidement grâce à des solutions flexibles et créatives
Positionner les initiatives du devoir de diligence au centre des activités
S’appuyer sur l’analyse des données et les connaissances du secteur pour créer des plans d’action solides afin de répondre rapidement aux besoins des clients
Suivre le budget de délocalisation pour éviter les dépenses excessives et surveiller systématiquement les coûts

Étude de cas 3

Contexte

Notre client, une société de technologie américaine, a demandé à délocaliser environ 100 employés à l’échelle internationale, de la Malaisie vers la Chine.

Préoccupations du client	Solutions de SIRVA
Maintenir une bonne expérience des employés en dépit des conditions engendrées par la COVID-19	Point de contact unique tout au long de la délocalisation pour réduire toute confusion et maintenir la cohérence des communications Gestion fluide du déménagement Toutes les dépenses des employés ont été suivies et remboursées en même temps. Les besoins des employés ont été bien pris en charge.
Travailler dans les limites budgétaires	SIRVA a continuellement interagi avec le client pour mieux comprendre ses objectifs de délocalisation et a collaboré avec celui-ci pour personnaliser la meilleure offre en fonction de ses besoins et de son budget. Pour maîtriser les coûts, nous avons engagé des services de navette au lieu de voitures de location.
S’est assurée que le déménagement du groupe soit terminé conformément au calendrier	Planification détaillée effectuée très tôt dans le cadre du processus avant le déménagement SIRVA a veillé à ce que les employés dont le test COVID-19 était positif aient accès aux établissements de traitement nécessaires.

Facteurs de réussite

Les déplacements internationaux impliquant un nombre élevé d’employés peuvent être difficiles à gérer pour une RMC en l’absence de planification, de prévisions et de communications appropriées. Lors de la gestion des déménagements de groupe à volume élevé, il est important que la RMC:

connaisse bien la politique et les processus de visa et d’immigration pour obtenir les bons permis et documents, à chaque emplacement, en temps opportun;
possède une solide expertise en expédition de biens ménagers pour les employés;
ait une expertise interne en matière de services à destination et un réseau de chaîne d’approvisionnement robuste pour fournir une assistance de haute qualité, en temps opportun, à chaque employé relocalisé;
soit dotée d’excellentes compétences en gestion de projet pour faciliter une exécution cohérente et dans les délais pour un déménagement à grande échelle.

SIRVA a prouvé être en mesure de bien gérer les déménagements de groupe de différentes tailles vers diverses destinations. Le travail d’équipe transrégional a permis à SIRVA d’aider ses clients à obtenir des résultats exceptionnels. Grâce à notre expertise et nos connaissances, nous pouvons souvent satisfaire, voire dépasser, les attentes de nos clients. Les déménagements de groupe peuvent sembler intimidants, mais en travaillant avec la RMC appropriée, la délocalisation de vos employés sera facile et beaucoup plus agréable.

Pour plus d’informations ou pour évaluer si votre programme de délocalisation actuel soutiendra les objectifs de votre prochain déménagement de groupe, contactez-nous à l’adresse concierge@sirva.com.

Contributeurs:

Echo Lei, Director, Global Account Management
Maria Oras, Senior Manager, Global Account Management