Guide commercial de déménagement : Comment préparer votre déménagement (partie 2)

Comme nous l’avons vu dans notre premier billet de la série du Guide commercial de déménagement sur la planification, le déménagement d’un bureau nécessite une grande organisation. Le fait de ne pas planifier correctement ajoute un stress inutile à un processus déjà complexe, tandis que le souci du détail augmente l’efficacité d’un déménagement et facilite la transition pour toutes les personnes concernées: les employés, la direction et les fournisseurs qui aideront à effectuer le déménagement. Maintenant que vous avez élaboré une planification détaillée sur la façon de communiquer avec votre personnel, de suivre vos dépenses et de gérer le processus, quelles sont les prochaines étapes? En un mot: préparation.

Trois à six mois avant le déménagement: Préparation

Abraham Lincoln a dit un jour, «Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières heures à affûter la hache.» Lorsqu’il s’agit d’un déménagement commercial, le succès dépend tout autant d’une préparation minutieuse que de son exécution. Les conseils ci-dessous proposent plusieurs suggestions pour assurer le bon déroulement de votre déménagement commercial.

1. Sélectionner divers prestataires, ou prendre en compte les avantages de n’en retenir qu’un seul: Bien qu’il existe un grand nombre de prestataires sur le marché pour chaque composante de votre déménagement (cartons, emballage, nettoyage, manutention/transport et livraison/installation), un prestataire capable de centraliser tous ces services, de bout en bout, minimise le stress et optimise la performance. Que vous choisissiez un prestataire ou plusieurs, choisissez-le(s) en fonction des critères suivants: réputation, disponibilité et capacité réelle, car ils n’ont pas tous la même portée, la même expertise ou la même charte d’engagement de qualité.

   Nous vous recommandons de vous renseigner auprès du prestataire de votre choix
   sur les points suivants:

   • Flexibilité: Le prestataire travaillera-t-il en dehors des heures ouvrables, si nécessaire?
   • Structure des frais: Serez-vous facturé par poste ou par heure? Les heures travaillées en dehors des heures de bureau seront-elles majorées de frais supplémentaires?
   • Gamme de services: Des services de nettoyage et d’emballage sont-ils disponibles?
   • Références: La réputation de l’entreprise prestataire correspond-elle à ses promesses en matière de performance?
2. Effectuer plusieurs rondes «d’évaluation»: Plutôt que de faire un inventaire mental, nous recommandons que votre comité de déménagement fasse plusieurs rondes d’évaluation de votre bâtiment actuel pour voir si des réparations doivent être effectuées à la structure avant de déménager, pour noter s’il y a de grandes enseignes ou des meubles de gros volumes nécessitant plus de travail pour les retirer et pour évaluer combien d’éléments (grands et petits) devront être enlevés, avant ou pendant le déménagement. Impliquer plusieurs personnes dans ces rondes d’évaluation permettra de s’assurer que rien n’est négligé ou oublié.
3. Réduction: Après avoir fait quelques rondes dans vos bureaux, vous aurez maintenant une liste représentative de l’inventaire de votre entreprise et vous trouverez probablement des articles que vous pouvez éliminer. C’est le moment idéal pour faire un ultime tour du bâtiment, en apposant des autocollants sur ces articles. Cela fait, nous recommandons une élimination méthodique, une zone à la fois. Cette étape ne devrait jamais être repoussée à la dernière minute, alors que vos équipes seront fatiguées et que les efforts déployés à l’emballage seront considérablement intensifiés. L’élimination hâtive de dernière minute entraîne souvent l’élimination accidentelle d’éléments que vous auriez dû garder. Prendre votre temps garantit la fluidité du déménagement.
4. Intégrer votre équipe informatique: En plus des cartons de déménagement et des meubles, vous devrez également déplacer les équipements technologiques. Nous vous recommandons de coordonner les plans Internet, les connexions téléphoniques et les transferts de plateforme avec votre service informatique dès que possible. Assurez-vous de leur fournir un accès au nouveau bâtiment pour qu’ils puissent évaluer les nouveaux locaux en vue d’éventuelles améliorations à apporter à l’infrastructure ou aux équipements qui seront déménagés. La participation précoce de votre équipe informatique sera la clé d’une transition en douceur pendant et après le déménagement.
5. Évaluez les matériaux nécessaires: Vos rondes d’évaluation vous auront donné un aperçu complet de ce que vous devrez emporter dans les nouveaux locaux. Maintenant, si vous ne travaillez pas avec un prestataire unique qui gérera le déménagement pour vous, vous devrez choisir le bon nombre (et le type) de cartons et caisses dont vous aurez besoin. Ce n’est pas aussi simple que ça en a l’air, car le choix de modèles est considérable. Des formules empilables et pliables aux locations et aux nacelles, les décisions et les solutions sont aussi uniques que les entreprises qui les utilisent.
6. Communiquer les consignes de chargement et de déchargement à vos prestataires: Avez-vous des zones désignées pour le chargement et le déchargement dans vos nouveaux locaux et dans les locaux existants? Avez-vous fait le nécessaire pour que les camions stationnés dans ces zones ne perturbent pas la circulation ou l’accès d’autres locataires? L’un ou l’autre des locaux nécessitera des heures d’accès inhabituelles? Les camions désignés libèreront-ils les quais de chargement souterrains ou les surplombs? Les déménageurs nettoieront-ils après le déménagement ou est-ce à votre charge? Nous suggérons d’obtenir des réponses à toutes ces questions, puis coordonner les heures d’arrivée et de départ pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
7. Établir une méthode de nettoyage: Si vous avez retenu les services d’une société de gestion globalement intégrée des déménagements commerciaux, tant mieux pour vous; cette étape sera probablement prise en charge. Si ce n’est pas le cas et que les déménageurs ne s’occupent pas du nettoyage de vos anciens locaux, c’est le bon moment pour réserver ce service. Relisez attentivement votre contrat ou consultez d’abord votre responsable du bâtiment actuel au sujet des politiques et de leur couverture. Déterminer qui est la partie responsable vous évitera de payer des frais inutiles pour des services si ce n’est pas votre responsabilité ou d’avoir à payer une pénalité si vous avez négligé cette étape et que c’est le cas.
8. Maintenez la communication avec vos employés: À présent, le comité de déménagement que nous vous avons encouragé à établir dans le premier billet de blog de cette série organisera et répondra à de nombreuses questions de vos employés. Envisagez de rédiger un e-mail hebdomadaire qui tienne le personnel au courant des aspects du déménagement et qui énumère les questions qui ont déjà été posées ainsi que les réponses pour réduire le flux des e-mails dans la boîte de réception dédiée de votre comité. Les autres sujets de cette newsletter peuvent inclure:
   • Réalisations
   • Postes ouverts
   • Jours d’emballage désignés
   • Toute interruption attendue des activités quotidiennes des employés
   • Dates de déménagement
   • Le nouveau bâtiment:
     • Différences concernant le stationnement, la sécurité, la cafétéria, etc.
     • Transports publics: disponibilité et/ou horaires
     • Bâtiment et installations avoisinantes
     • Nom du bâtiment et adresse
9. Informez vos clients: Lorsque vous déménagerez dans de nouveaux locaux, vous voudrez que vos clients et prospects puissent vous trouver. Commandez des cartes de visite, du papier à en-tête et d’autres documents publicitaires avec vos nouvelles coordonnées bien avant le déménagement et envisagez de créer une bannière sur votre site Internet informant du prochain changement d’adresse. Étant donné que les modifications apportées par Google peuvent prendre un certain temps avant d’être mises en ligne, nous vous recommandons d’anticiper et de les contacter au moins un mois à l’avance pour que vos coordonnées en ligne et votre adresse soient mises à jour. Enfin, informez tous les fournisseurs, prestataires et clients de votre nouvelle adresse par e-mail et par une campagne de publipostage traditionnelle.
10. Obtenir un plan de l’étage et attribuer les postes de travail: Après avoir obtenu un plan de l’étage et les observations de la haute direction, dressez un plan d’affectation des postes de travail et distribuez-le aux employés. Nous recommandons de prévoir du temps pour toute observation qui pourrait impliquer des modifications. Identifier les cas où des besoins particuliers, l’accès ou les avantages de proximité du service devraient être pris en compte. Coordonner la finalisation du plan d’affectation des postes de travail avec vos déménageurs pour vous assurer qu’ils ont une idée précise de l’endroit où les cartons étiquetés et les équipements de chaque employé devront être livrés au sein des nouveaux locaux.

Après avoir suivi ces lignes directrices, vous serez prêt à aborder la prochaine étape de votre déménagement commercial: l’emballage. Le prochain billet de blog de cette série traitera de nombreuses étapes qui peuvent faciliter la transition pour quitter vos locaux actuels.

En attendant, si vous pensez à retenir les services d’un prestataire unique qui peut gérer le déménagement à votre place, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations avant de lire notre prochain billet. Nous serions heureux d’expliquer les nombreuses façons dont les services de déménagement commercial de SIRVA peuvent vous aider à passer de la planification et de l’emballage au déménagement physique proprement dit. Nous offrons des services de déménagement de lieux de travail, de bureaux et d’installations, de réaménagement des commerces et de nombreux autres services. Contactez-nous par e-mail à l’adresse commercialmoving@sirva.com ou consultez notre site https://www.sirva.com/en-us/commercial-moving pour plus d’informations.   

Avez-vous manqué le premier billet de blog de cette série? Lire Guide commercial de déménagement : Comment planifier votre déménagement pour rattraper le retard.