Welche Fragen sollte ich in mein Mobilitäts-RFP / Angebot aufnehmen?

Vier Arten von Fragen, die einen gezielteren Fragebogen erstellen

Wenn die internen Mobilitätsteams ein RFP / eine Ausschreibung durchführen, ist eine der größten, nicht vorhergesehenen Herausforderungen die Art und Weise, wie all die eingehenden Antworten verwaltet und ausgewertet werden. Der Umfang eines Fragebogens kann schnell wachsen, wenn zahlreiche Abteilungen und Interessenvertreter beteiligt sind. Unter dem Druck, ihre Angebotspakete endlich auf den Weg zu bringen, fügen viele Teams letzten Endes unzählige Fragen hinzu, in der Annahme, so die Bedürfnisse aller Beteiligten einfach und gründlich berücksichtigt zu haben. Das Problem ist, dass ein Fragebogen, dessen Umfang außer Kontrolle gerät, die Evaluationszeit sich von einigen Wochen auf Monate streckt. Interne Auswerter müssen schließlich Seiten über Seiten an Antworten für verschiedene Mobilitätsangebote durchsehen. Vieles hiervon lässt sich vermeiden, wenn von Anfang an einige wenige, aber gezielte Fragen gestellt werden.

Wenn es darum geht, einen langfristigen, strategischen Partner zu gewinnen, hängt die Wahl des richtigen Mobilitätsanbieters davon ab, die Fähigkeiten, Erfahrungen, Kapazitäten und Kultur eines Anbieters wirklich zu verstehen. Unternehmen können noch vor der Abgabe eines Angebots ihre Chancen auf den richtigen Partner erhöhen, wenn sie sich die Zeit nehmen, ein paar Fragen vorab zu beantworten. Die Beschaffungsteams sollten sich folgende Fragen stellen: Welche Ergebnisse erhoffe ich mir durch den Wechsel des Anbieters? Was sind unsere schmerzlichsten Probleme? Wo wird die Einstellung unseres Anbieters auf unsere Unternehmensziele am entscheidendsten sein? Der RFP / die Ausschreibung sollte immer diese Prioritäten widerspiegeln, zusammen mit dem Endziel, den Anbieter zu finden, der die Bedürfnisse und die Kultur des Unternehmens am besten erfüllen kann.

Im Folgenden werden vier Arten von Fragen erläutert, mit denen Unternehmen schnell und objektiv einen Anbieter identifizieren können, der am besten zu ihnen passt.

4 Arten von Fragen, die eine gezieltere Ausschreibung / Ausschreibung erstellen

1. Fragen zum „gewissen Etwas“:  Den Kandidaten definieren

Fragen zum „gewissen Etwas“ helfen Unternehmen, genau zu verstehen, wer ein antwortendes Unternehmen ist. Sie dienen dazu, Informationen zur Einstellung, Kultur, Philosophie und Erfahrung des Unternehmens zu erlangen. Die Art und Weise, wie ein RMC diese Fragen beantwortet, gibt den Beschaffungsteams schnell Aufschluss darüber, ob die Werte und Betriebsmethoden des Anbieters mit ihren eigenen übereinstimmen. Zu den Beispielfragen könnten gehören:

• Können Sie, als Dienstleister, die Rolle Ihres Unternehmens in der Mobilitätsbranche beschreiben und schildern, wie Sie sich unter Ihren Konkurrenten definieren? Welchen Wert hat diese Rolle für uns?
• Warum ist Ihr Unternehmen am besten für unsere Ziele geeignet? (Achten Sie darauf, Ihre Ziele im RFP klar zu definieren)
• Wie bemessen Sie den Wert, den Sie einem Kunden bringen, und wie wird sich dieser Wert ihrer Meinung nach mit der sich entwickelnden Beziehung verändern?
• In welchen Gebieten (geographisch, funktional und/oder kommerziell) würden Ihre Lösungen die Konkurrenz übertreffen?
• Wie viele Kunden aus unserer Branche unterstützen Sie in und was sind in ihren Augen die Schlüsselfaktoren, um den von Ihnen versetzten Mitarbeitern eine ausgezeichnete Erfahrung zu bieten?

2. Metrikbasierte Fragen: Nach Zahlen und Daten fragen

Der einfachste Weg, Anbieter miteinander zu vergleichen, ist die Zahlen und Fakten zu betrachten. Dies ist auch der beste Weg, um sicherzustellen, dass die von ihnen angeworbenen Unternehmen die richtige Erfahrung mit den Dienstleistungen und Orten haben, die für Sie am wichtigsten sind – dass sie wirklich das können, was sie zu können behaupten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Fragen keinen Spielraum für allgemeine Versprechungen und unbegründete Behauptungen lassen, indem Sie Antworten mit messbaren Beweisen anfragen. Vereinfachen Sie Ihren Beschaffungsvorgang, indem Sie die für Sie wichtigsten Datenpunkte anfordern. Prüfen Sie diese Gebiete dann als erstes, um die Kandidaten, die eine eingehendere Prüfung erhalten, einzuschränken. Zu diesen Fragen könnten gehören:

• Wie hoch ist die durchschnittliche Kundenbindung Ihrer 25 größten Kunden?
• Auf welcher Stelle Ihrer Kundenliste würden wir in Sachen Umzugsvolumen stehen?
• Wie viele internationale Langzeiteinsätze haben Sie im vergangenen Jahr verwaltet?
• Wie hoch war in den vergangenen 12 Monaten die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die mittels VIP-Programmen versetzt wurden?
• Wie war Ihr Net Promoter Score in den letzten drei Jahren?

3. Innovatives Denken und innovationsbasierte Fragen:  Einen Partner finden, der Verbesserungen vorantreiben kann

Versprechen von Nachweisen zu trennen, trägt wesentlich zur Beschleunigung des Evaluationsprozesses bei. Genau wie bei Fragen, die auf Metriken basieren, sollten innovatives Denken und innovationsbasierte Fragen sicherstellen, dass die Antworten Nachweise dazu enthalten, was die Kandidaten nach eigenen Angaben getan haben oder tun können. Fragen wie diese sind nützlich, wenn es darum geht, Informationen zu Fachwissen, Vorgängen und dem Potential zur Effizienzsteigerung einzuholen. Beispiele für solche Fragen können sein:

• Können Sie uns Beispiele für die Forschung und/oder Veröffentlichungen nennen, die Sie in den letzten drei Jahren durchgeführt oder zu denen Sie beigetragen haben?
• Wie hoch waren Ihre jährlichen Ausgaben für die Technologieentwicklung in den letzten drei Jahren?
• Was sind die letzten Neuerungen, die Sie eingeführt haben?
• Können Sie uns Einzelheiten zur Implementierung eines komplexen Kundenprogramms nennen und Verbesserungen beschreiben, die sich aus Ihren Übergangsmethoden ergeben?
• Wie haben Sie auf einzigartige oder kreative Weise einem Ihrer Kunden einen Mehrwert geboten?

4. Am Zukunftsergebnis orientierte Fragen: Einen Partner finden, der sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt

Zu guter Letzt sollten sie sicherstellen, dass Sie Fragen stellen, bei denen Ihre potenziellen Anbieter zeigen, ob sie Ihr Unternehmen verstehen und eine Vorstellung davon haben, wie Sie Ihre Ziele jetzt und in Zukunft am besten erreichen können. Wenn möglich, empfiehlt es sich, Informationen über Richtlinien, historische Daten oder andere betriebliche Details bereitzustellen, die es auch erlauben, spezifischere Fragen darüber zu stellen, wie ein Anbieter Ihr einzigartiges Programm verwalten will – und wie er sich mit Ihnen weiterentwickelt, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern. Werfen Sie einen Blick in Ihre Zukunft mit Fragen wie:

• Welche Empfehlungen haben Sie, um unsere Programmleistung zu verbessern und gleichzeitig ein hochgradig unterstützendes Programm aufrechtzuerhalten?
• Welche Optionen können Sie anbieten, um uns bei der Senkung der Gesamtkosten zu unterstützen?
• Wie werden Sie dazu beitragen, dass unser Mobilitätsprogramm zu unseren allgemeinen Geschäftszielen beiträgt?
• Welcher Prozentsatz der Dienstleistungen in unserem Programm wird von Drittanbietern erbracht werden, und wie werden Sie eine konsistente Erfahrung und Servicequalität sicherstellen?
• Wie werden Sie uns helfen, über Trends und bevorstehende Veranstaltungen auf dem neusten Stand zu bleiben, die Ihrer Meinung nach unser Programm am meisten beeinflussen werden?

Wenn es darum geht, eine Mobilitätsausschreibung zu erstellen, sind strategische Fragen wesentlich wichtiger, als viele Fragen. Dies erspart den Beschaffungsteams nicht nur Zeit bei der Auswertung der Bewerberantworten, sondern hilft ihnen auch, einen Anbieter zu finden, der besser auf die Bedürfnisse, Ziele und Kultur Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Definieren und ermitteln Sie diese Unternehmensattribute vor Beginn des Prozesses und stellen Sie Fragen, die messbare Antworten erfordern. Die Ergebnisse werden dabei helfen, eine langfristige Partnerschaft zu finden und aufzubauen, von der Ihre Mitarbeiter und Ihr Mobilitätsprogramm über Jahre hinweg profitieren werden.

Weitere Informationen finden Sie in unseren unten aufgeführten Quellen, oder kontaktieren Sie uns einfach unter concierge@sirva.com.

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Mitwirkende:

Dee Koharchik | Direktorin, Verkaufsstrategie

Lisa Marie DeSanto | Managerin, Content Marketing

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Blog-Haftungsausschluss von SIRVA.