Den Kaninchenbau umgehen: Eine bessere Lösung für die Erstellung von Relocation-RFPs / -Ausschreibungen

Wenn Sie im Internet nach "Tipps zum Verfassen einer Angebotsaufforderung (RFP)" suchen, erhalten Sie fast 500.000 Ergebnisse, die Sie mit Erkenntnissen und Fachwissen aus einer Vielzahl von Quellen überschwemmen – von professionellen Beschaffungsfirmen und Textern bis hin zu IT-Interessenten. Wie kann es zu etwas, das so grundlegend erscheint, so viele verschiedene Meinungen geben? Und warum erscheint der Prozess so überwältigend, so reich an Hindernissen? Besonders ein RFP (auch als "Tender" oder "Ausschreibung" bekannt) für Umzugsdienstleistungen oder die Verlagerung von Haushaltsgütern kann für Mobilitäts- und Beschaffungsteams zu einer beeindruckenden Aufgabe werden. Im Folgenden werden wir einige der Herausforderungen zusammen mit SIRVAs innovativer Lösung für diesen sehr komplexen Prozess vorstellen. 

Simples Ziel – komplexer Prozess

Die allgemeine Prämisse hinter einem RFP / einer Ausschreibung ist denkbar einfach:

Schritt 1: Fragen stellen

Schritt 2: Antworten erhalten

Schritt 3: Anbieter vergleichen und eine Entscheidung treffen

Wenn Sie jedoch jemals ein RFP / eine Ausschreibung erstellt oder beantwortet haben oder jemals darüber nachgedacht haben, den Prozess in Ihrem Unternehmen zu implementieren, sind Sie wahrscheinlich in denselben Kaninchenbau gefallen, in dem viele unserer Kunden und Kandidaten herumirren: Fangen Sie an, sich näher mit dem Prozess zu beschäftigen, und Sie werden schnell feststellen, dass unerwartete Komplikationen und Komplexitäten Ihr Projekt auf Schritt und Tritt behindern können.

SIRVA antwortet jedes Jahr auf zahlreiche Angebotsaufforderungen und Leistungsanfragen (RFIs). Bei einigen Unternehmen ist der Akquisitionsprozess in nur vier bis sechs Wochen abgeschlossen. Bei anderen haben die RFP- / Ausschreibungsinitiativen mehrere Jahre angedauert, meist ohne je zu einem Ergebnis zu führen. Mittlerweile werden durchschnittlich 9% der RFPs / Ausschreibungen, die wir jedes Jahr erhalten, aus irgendeinem Grund letztlich von den Interessenten aufgegeben. 

Es gibt nicht viele Fakten oder Zahlen zum Zeit- und Kostenaufwand, der mit einem Relocation-RFP / einer Relocation-Ausschreibung verbunden ist. Allerdings zeigte eine aktuelle Studie in der IT-Branche, dass Unternehmen im Durchschnitt insgesamt 4800 Stunden in die Beschaffung neuer IT-Systeme investieren. Für diese Branche entspricht das 2,3 Vollzeitbeschäftigten oder mehr als 300.000 Dollar pro Jahr. Diese Ergebnisse sind noch beunruhigender, wenn man bedenkt, dass die IT-Interessenten bei der Befragung angaben, dass weniger als 60% ihrer Ziele tatsächlich durch den RFP- / Ausschreibungsprozess erreicht wurden.

Die IT-Branche ist eine der wenigen Branchen, die umfassende Daten rund um den RFP- / Ausschreibungsprozess bietet. Dies ist wahrscheinlich auf die Tatsache zurückzuführen, dass Interessenten seit sehr langer Zeit Ausschreibungen zum Kauf von IT-Lösungen nutzen. Darüber hinaus ist der Kaufprozess innerhalb der IT-Branche oft komplex und langwierig, sodass viele Branchenexperten viel Zeit damit verbracht haben, Wege zum schnelleren und effizienteren Abschluss des Prozesses zu finden.

Wenn man bedenkt, dass IT in gewissem Maße eine greifbare Anschaffung ist, können Sie sich vorstellen, wie viel komplizierter die Beschaffung von Relocation-Dienstleistungen sein kann. Unabhängig davon, ob es sich um den Kauf von Software oder Systemen handelt, konzentrieren sich IT-Angebote in der Regel auf klar definierte Produkte mit leicht zu validierenden Ergebnissen. Auf der anderen Seite kaufen an einer Relocation Interessierte eine immaterielle Dienstleistung, die sich aus vielen ineinandergreifenden Bestandteilen aufbaut. Es kann schwierig sein, die Parameter, die einen perfekten Lieferanten bestimmen, zu definieren. Sogar innerhalb ein und desselben Unternehmens werden verschiedene Interessengruppen unterschiedliche Ansichten dazu haben, welche Kriterien entscheidend sind. Diese Kombination an Faktoren kann zu einem herausfordernden und oft überwältigenden Prozess führen.

Wie Unternehmen versuchen, den RFP- / Ausschreibungsprozess für Relocations zu handhaben

Unternehmen, die die Komplexität des RFP- / Ausschreibungsprozesses vorwegnehmen, verwenden im Allgemeinen eine von zwei Methoden, um den Prozess zu rationalisieren und zu beschleunigen. Jede hat Vor- und Nachteile:

• Musterfragebögen von Relocation-Dienstleistern: Damit der RFP- / Ausschreibungsprozess tatsächlich für einen Umzug funktioniert, muss der RFP / die Ausschreibung die spezifischen Merkmale und Qualifikationen eingrenzen und auswählen, die einen Dienstleister am Geeignetsten machen. Musterfragebögen der Lieferanten oder Online-Quellen können den Prozess der RFP- / Ausschreibungsentwicklung beschleunigen. Diese Methode hat jedoch ihre Nachteile. Jedes Unternehmen hat einzigartige Ziele und sehr spezifische Bedürfnisse, womit eine allgemeine Vorlage oder ein Fragebogen nicht unbedingt die Informationen herauskristallisiert, die für das einzelne Unternehmen ausschlaggebend sind. Tatsächlich führen diese Methoden oft dazu, dass der Anbieter sehr viele unwesentliche Informationen zurückgibt. Kurz gesagt: Was als Abkürzung gedacht war, kann letzten Endes zu mehr Arbeit führen, da die Interessenvertreter unter Umständen regelrechte Informationsberge sichten müssen. Wie viele Unternehmen festgestellt haben, führt dies häufig zu zusätzlichen Folgefragen, die dann einer weiteren Prüfung bedürfen, und/oder dass mehrere Bewertungsrunden durchgeführt werden, um den Lieferantenpool effektiv einzugrenzen.

• Industrieberater mit der Entwicklung und Durchführung des RFP- / Ausschreibungsprozesses beauftragen: Industrieberater können eine effektive Lösung für den RFP- / Ausschreibungsprozess darstellen, da sie dank ihrer Erfahrung sicherstellen können, dass Ihre Anfrage die richtigen Lieferanten erreicht und die richtigen Themen abdeckt. Im Idealfall trägt der Auftragnehmer dazu bei, den Verwaltungsaufwand des RFPs / der Ausschreibung zu verringern, und bietet zusätzlich eine professionelle Anleitung zur Lieferantenbewertung. Damit Ihr RFP / Ihre Ausschreibung wirklich die richtigen Partner identifizieren kann, wird ein Berater allerdings sehr viel zusätzliche Zeit und Vorgaben von Ihren wichtigsten Interessengruppen benötigen. Die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass der Berater den für Sie passenden Lieferanten ermittelt, besteht darin, ihn/sie über die Ziele, internen Prozesse und Ihre Unternehmenskultur zu unterrichten. Dieselben Interessenvertreter werden auch in irgendeiner Form die Antworten der Lieferanten bewerten müssen, um eine Angleichung zu gewährleisten. Die Führung und das Fachwissen eines Beraters können zwar Zeit bei Verwaltungsaktivitäten sparen, erlassen Ihren Interessenvertretern aber nicht unbedingt die Vorbereitung und Teilnahme am Prozess.

SIRVAs Antwort auf dieses Problem: Vereinfachen Sie den Prozess mit unserem RFP-/Ausschreibungs-Toolkit

Um Unternehmen bei ihren Bemühungen zur Entwicklung von Relocation-RFPs / -Ausschreibungen zu unterstützen, hat SIRVA ein RFP-Toolkit entwickelt, das Mobilitätsinteressenten einen schnelleren, direkteren und effizienteren wirtschaftlichen Weg eröffnet, um objektive Ergebnisse zu erreichen. Das Toolkit bietet robuste Funktionen, um die Interessenten durch jeden Schritt des RFP- / Ausschreibungsprozesses zu führen. Mit dem RFP-Toolkit von SIRVA können Benutzer:

1. die Schlüsselbereiche bestimmen, die das Unternehmen durch ein RFP / eine Ausschreibung zu korrigieren versucht
2. die Lieferantenqualifikationen identifizieren, die für den Erfolg ihre Unternehmensprogramms am wichtigsten sind
3. die richtigen Fragen bestimmen – um zielgerichtete Informationen zu erhalten, die zur Einschätzung der Fähigkeiten von potenziellen Kandidaten benötigt werden
4. Schnell von der Entwicklung zum Versand des gesamten RFP- / Ausschreibungspakets übergehen
5. Eine auf Metriken basierende Bewertung aller Antworten durchführen, um die geeignetsten Partner zu bestimmen und im Erwägungsprozess voranzubringen

Mit dem RFP-Toolkit von SIRVA können Benutzer schnell ein benutzerdefiniertes RFI- oder RFP- / Ausschreibungsdokument erstellen. Die Benutzer stellen lediglich einige grundlegende Informationen über das Unternehmensprogramm und die Ziele ihres Unternehmens zur Verfügung. Das Toolkit verwendet diese Informationen, um die interne Datenbank mit mehr als 1.100 mobilitätsbezogenen Fragen zu durchsuchen und nur die Fragen zurückzugeben, die den Qualifikationskriterien der einzelnen Benutzer entsprechen.

Als nächstes platziert das Toolkit diese Fragen in ein anpassbares Dokument, das als Fragebogen für ein RFI oder ein RFP / eine Ausschreibung eingebunden werden kann. Das Tool enthält auch Werkzeuge zur Erstellung von Mustervorlagen, wie z. B. Antwortanweisungen, Preisvorlagen und Standard-Datenschutzinformationen, die in die Anfrage des Benutzers aufgenommen werden können. Das RFP-Toolkit ermöglicht es Unternehmen, mit einem zielgerichteten, professionellen RFP- / Ausschreibungspaket in nur einer Stunde zur Ausschreibung überzugehen.

Dabei bietet das Toolkit jedoch mehr als nur die Möglichkeit, Antworten auf Fragen zu sammeln. Das neue Lieferantenanalyse-Tool ermöglicht es den Beschaffungsteams außerdem, die Fähigkeiten der Lieferanten anhand der Kriterien, die sie für den Unternehmenserfolg als am wichtigsten erachten, schnell zu beurteilen und zu bewerten. Durch eine synchrone Aufzeichnung dieser Bewertungen können alle Lieferantenantworten verglichen und nach dem Prinzip "Äpfel mit Äpfel vergleichen" bewertet werden. Das Ergebnis ist ein einfaches, nicht diskriminierendes Bewertungsraster, das deutlich zeigt, wie jeder Lieferant im Vergleich zu den anderen abschneidet. Dieser Teil des Tools eignet sich für ausschussbasierte Kaufentscheidungen, indem die Interessenvertreter des Unternehmens entweder das gesamte Antwortdokument oder nur ein zugewiesenes Thema auswerten können.

Ein besseres Werkzeug für die richtigen Ergebnisse

Erfolgreiche Umzugsprogramme hängen von der erfolgreichen Partnerschaft zwischen internen Mobilitätsteams und ihren Partnern ab, so dass bei der Entwicklung und Durchführung eines RFP / Ausschreibens viel auf dem Spiel steht. Mit SIRVAs RFP-Toolkit können Benutzer ihre Zeit und ihren Aufwand maximal nutzen und den mit dem RFP- / Ausschreibungsprozess verbundenen Stress minimieren. Die Benutzer können sicherstellen, dass ihr Unternehmen die richtigen Fragen stellt, die letztendlich zum richtigen Ergebnis führen.

Weitere Informationen über die Herausforderungen und bewährte Verfahren bei der Durchführung eines RFPs / einer Ausschreibung finden Sie in unserem kürzlich erschienenen Informationsbericht, Best Practices, Challenges, and Solutions for Conducting a Mobility RFP (Bewährte Verfahren, Herausforderungen und Lösungen für die Durchführung einer Mobilitätsausschreibung). Um eine kostenlose Kopie unseres RFP-Toolkits oder weitere Informationen zu erhalten, kontaktieren Sie uns unter concierge@sirva.com.

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Mitwirkende:

Dee Koharchik | Direktorin, Verkaufsstrategie

Lisa Marie DeSanto | Managerin, Content Marketing

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Blog-Haftungsausschluss von SIRVA.