Zusätzliche Mobilitätsunterstützung der Mitarbeiter anlässlich COVID-19

COVID-19 hat folgenschwere Auswirkungen auf alle Bereiche der Mobilität, insbesondere wenn es um die zusätzlichen Dienstleistungen geht, die den Mitarbeiters anlässlich der Situation angeboten werden sollten. Aufgrund zahlreicher Fragen, die wir zu diesem Thema erhalten haben, möchten wir hier einige Aspekte zusammenstellen, die Arbeitgeber beachten sollten, um ihre Mitarbeiter im Zuge der weltweiten Pandemie zu unterstützen.

Mitarbeiter, die von COVID-19 betroffen sind, lassen sich in zwei Kategorien einteilen: Mitarbeiter, die ihre Umzüge zum Gast-/Zielort abgeschlossen haben, und Mitarbeiter, deren Umzüge zum Zeitpunkt des Ausbruchs im Gange waren, aber noch nicht abgeschlossen sind (der Mitarbeiter befindet sich entweder noch am Heimat-/Ursprungsort oder ist noch nicht am Gast-/Zielort niedergelassen). Die Bedürfnisse beider Gruppen werden sich in vielen Punkten gleichen. Die Reaktion auf diese Bedürfnisse wird aber – je nach individuellen Gesichtspunkten wie familiären Umständen, Heimat-/Ursprungsorten und Gast-/Zielorten usw. – unterschiedlich ausfallen. Die Vertreter von SIRVA wurden von Interessenvertreter verschiedener Unternehmen gebeten, mögliche Dienstleistungen aufzuzeigen, die angesichts des aktuellen Weltgeschehens in Betracht gezogen werden sollten. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Dienstleistungen, die möglicherweise in Antwort auf das Virus und dem daraus resultierenden Bedarf an Sicherheit und Compliance bereitgestellt oder verbessert werden müssen. 

Mitarbeiter, deren Umzüge abgeschlossen sind: Für Mitarbeiter, die ihren Umzug bereits abgeschlossen haben, hängt die Reaktion des Unternehmens sowohl von den aktuellen als auch von den zu erwartenden Gegebenheiten ab. Zu den Dienstleistungen, die möglicherweise erbracht werden müssen, gehören:

• Reisen: Zusätzliche Unterstützung kann die Rückreise zum Heimat-/Ursprungsort des Mitarbeiters oder zu einem Zwischenstandort beinhalten. Um bei den Reisevorbereitungen und Rückerstattungen zu helfen, ist das Reiseteam der Organisation gefragt. Wenn die Organisation nicht über ein solches Team verfügt, wird unter Umständen die Unterstützung eines externen Anbieters benötigt. Auch die Reisekosten können hinsichtlich der eingeschränkten Reisemöglichkeiten und -verfügbarkeit höher als erwartet sein. Entscheidungsträger sollten bei ihren Reiseentscheidungen Reisewarnungen von Quellen wie den Centers for Disease Control oder der Weltgesundheitsorganisation berücksichtigen.
• Unterkünfte: Die Mitarbeiter benötigen möglicherweise eine Unterkunft, wenn sie aktuelle Wohnsitze räumen müssen oder eine vorübergehende Unterkunft im Heimat-/Ursprungsort oder dem Zwischenstandort benötigen.
• Haustierpflege: Je nach Hausordnung der sichergestellten Unterkunft kann ihre Unterstützung auch beim Transport und der Unterbringung von Haustieren gefragt sein.
• Lebenshaltungskosten/Tagegeld: Es kann sein, dass Unternehmen die Lebenshaltungskosten/das Tagegeld am Gast-, Ziel- oder Zwischenstandort neu einschätzen müssen.
• Haushaltsgüter:Die Mitarbeiter benötigen eventuell Unterstützung bei Voll- oder Teilsendungen, je nach Notwendigkeit oder Entscheidung, an ihren Heimat-/Ursprungsort oder einen Zwischenstandort umzuziehen.
• Bildung (alternativ/virtuell): Die Mitarbeiter könnten auch befürchten, dass Schüler hinter den Lehrplänen oder schulischen Anforderungen zurückbleiben, insbesondere wenn diese kurz vor dem Abschluss stehen, besondere Bedürfnisse haben oder sich in einem kritischen Alter befinden. Viele Schulen nehmen für ihre gesamte Schülerschaft Anpassungen und Zugeständnisse in Form von alternativen oder virtuellen Bildungsangeboten vor; Organisationen können diese Maßnahmen ergänzen, indem sie die Ressourcen und Empfehlungen ihrer Bildungspartner in der Lieferkette in Anspruch nehmen.
• Sicherheitsausrüstung:Um die mit COVID-19 verbundenen Risiken zu minimieren, kann es sein, dass sich die Mitarbeiter entweder vorschriftsgemäß oder freiwillig mit Sicherheitsausrüstung ausstatten. Als Organisation müssen Sie entscheiden und melden, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche Ausgaben in die Verantwortung des Mitarbeiters fallen.

Mitarbeiter, deren Umzüge im Gange sind:  Den jeweiligen Umständen entsprechend kann für Mitarbeiter in dieser Kategorie eine weite Bandbreite an zusätzlicher Unterstützung erforderlich sein.

• Reisen: Eventuell müssen Mitarbeiter an einen anderen Standort reisen, um das betroffene Gebiet, in dem sie sich gerade aufhalten, zu verlassen. Wie bereits erwähnt, können die Reisekosten angesichts der eingeschränkten Reisemöglichkeiten und -verfügbarkeit höher als erwartet sein. Unternehmensrichtlinien und Ratschläge der Centers for Disease Control und/oder der Weltgesundheitsorganisation sowie alle anwendbaren Reisewarnungen für bestimmte Länder sollten in Bezug auf die Reisen ihrer Mitarbeiter berücksichtigt werden. 
• Unterkünfte: Es kann sein, dass vorübergehende Unterkünfte sichergestellt werden müssen, da die Mitarbeiter möglicherweise nicht an ihren Hauptwohnsitz zurückkehren können, nicht in der Lage sind, längerfristig eine Wohnung an ihrem Gast-/Zielort zu beziehen, oder da sie darauf warten, dass Haushaltsgüter vom Zoll freigegeben/an eine neue Adresse geliefert werden. Als Organisation sollten Sie auch auf Situationen vorbereitet sein, in denen Haushaltswarensendungen bereits am Heimat-/Ursprungsort des Mitarbeiters abgeholt wurden, der Mitarbeiter aber nicht umziehen konnte; auch solche Mitarbeiter werden vorübergehende Unterkünfte benötigen.
• Lebenshaltungskosten/Tagegeld: Es kann sein, dass Unternehmen die Lebenshaltungskosten/das Tagegeld am Gast-, Ziel- oder Zwischenstandort neu einschätzen müssen.

• Bildung (alternativ/virtuell): Die schulische Bildung der Kinder ist nicht nur ein Anliegen der Mitarbeiter, die ihren Umzug schon abgeschlossen haben: Auch Mitarbeiter, die sich im Laufe eines Umzugs an verschiedenen Orten aufhalten, befürchten oft, dass ihre Kinder hinsichtlich der Schulbildung nicht Schritt halten könnten. Als Organisation können Sie erwägen, alle alternativen oder virtuellen Bildungsmöglichkeiten der jeweiligen Schulen durch Maßnahmen zu ergänzen, die ihnen dank der Ressourcen und Empfehlungen ihrer Bildungspartner in der Lieferkette zur Verfügung stehen.

Gezielte Lösungen zur Entlastung der Mitarbeiter

Viele unserer Kunden äußerten Bedenken hinsichtlich des Umgangs mit dem Druck, dem ihre Mitarbeiter und deren Familien aufgrund der Auswirkungen von COVID-19 ausgesetzt sein könnten, einschließlich der Reise, Einreiseverzögerungen und -komplikationen sowie der Sicherheit. Auch wenn eine schnelle, pauschale Lösung für alle Mitarbeiter, Standorte und Situationen zu suchen verlockend scheinen mag, darf nicht vergessen werden, dass in der derzeitigen Situation zielgerichtete Lösungen die wirkungsvollsten Lösungen sind – und die wirksamsten Ziele lassen sich am besten im direkten Gespräch mit den Mitarbeitern ermitteln, um herauszufinden, was sie wirklich brauchen.

Beispielsweise entschied einer unserer Kunden mit Niederlassungen auf der ganzen Welt, seine Mitarbeiter zu befragen, bevor er Entscheidungen zur Bereitstellung zusätzlicher Unterstützung anlässlich der Auswirkungen von COVID-19 traf. Sie überprüften nicht nur die geographische Lage jedes einzelnen Mitarbeiters, sondern fragten auch, ob sich die Mitarbeiter an ihrem jeweiligen Standort sicher fühlten, ob sie es vorzogen, vorübergehend an einen anderen Ort zu ziehen oder an ihren Heimat-/Ursprungsort zurückzukehren, ob sie Hilfe benötigten und welche Art von Unterstützung ihnen unter den gegenwärtigen Umständen helfen würde. Die Ergebnisse wurden tabellarisch erfasst und den Unternehmensleitern mitgeteilt, die dann auf Grundlage der tatsächlichen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter kurzfristig planen und reagieren konnten. Interessanterweise erreichte unser Kunde innerhalb von 24 Stunden eine Antwortquote von 50% und stellte fest, dass nur sechs Mitarbeiter Hilfe benötigten. Jedem Mitarbeiter wurde im Rahmen seiner Bedürfnisse gezielte Unterstützung gewährt, und es wurden regelmäßige Umfragen geplant, um den künftigen Bedarf aller Mitarbeiter hinsichtlich der fortschreitenden globalen Gegebenheiten zu ermitteln.

Für Unternehmen ist es ratsam, ein Team und einen Prozess einzurichten, um alle Anfragen, die in dieser schwierigen Zeit gestellt werden, zeitnah und gezielt zu bearbeiten. Die Beweggründe für die Anfrage zu ermitteln kann wiederum dazu beitragen, alle zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen Schritte zu bestimmen, wenn sie als umsetzbar eingestuft wird. Sobald eine Entscheidung zum weiteren Vorgehen getroffen wurde, empfehlen wir die enge Zusammenarbeit mit Ihrer Relocation Management Company (RMC)/ Ihrem Kundenbetreuer, die/der je nach Verfügbarkeit bereits bestehende Prozesse und Lieferanten einsetzen wird.  

Nächste Schritte: Wie geschieht in einer Welt nach COVID-19?

Zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Unternehmen ihren Betrieb wieder aufnehmen und die Mobilitätseinschränkungen aufgehoben werden, müssen wichtige Entscheidungen über den Zustand ihrer umziehenden Mitarbeiter getroffen werden. 

Bei Mitarbeitern, die bereits an ihren Gast-/Zielort entsandt wurden, während des Ausbruchs aber an einen Zwischenstandort verlegt wurden, müssen Unternehmen und Interessenvertreter entscheiden, ob sie einzelne Mitarbeiter mit ihren Familien an deren Gast-/Zielort zurückbringen, die Familien zwischen Heimat-/Ursprungs- und Gast-/Zielort aufteilen, oder die Umzüge abbrechen und die Mitarbeiter mitsamt ihrer Familien zurückführen. Bei einigen Mitarbeitern und Organisationen werden diese Entscheidungen je nach Einzelfall oder anhand der spezifischen Faktoren des jeweiligen Gast-/Zielorts getroffen. Sobald die Entscheidungen getroffen sind, kann der Bedarf an zusätzlicher Unterstützung – auch für jeden Einzelfall separat – bestimmt werden.

Für Mitarbeiter, die noch nicht an ihren Gast-/Zielort entsandt wurden, sind ähnliche Entscheidungen zu treffen: Wird der Umzug fortgesetzt, abgebrochen oder wird die Familie je nach Situation zwischen Heimat- und Gast-/Ursprungs- und Zielort aufgeteilt? Wenn die Entscheidungen zu diesen Punkten einmal getroffen wurden, fördern sie jede Art von zusätzlicher Unterstützung, die für die Umzüge jeweils erforderlich wird.

Alles in allem wird es für Organisationen von entscheidender Bedeutung sein, mit ihrem RMC und/oder ihren Anbietern zu kommunizieren und eine Strategie zu entwickeln, um die oben genannten Bemühungen voranzutreiben und handzuhaben. Als Organisation warten Sie vielleicht nur darauf, ihre Mobilitätsaktivitäten wieder aufzunehmen, aber die betroffenen Standorte und Lieferanten könnten langsamer reagieren. Die Interessenvertreter des Unternehmens sollten Folgendes beachten:

• Strategie/Priorisierung: Sobald die Entscheidung getroffen wurde, mit dem Umzug der Mitarbeiter vom Zwischenstandort zum Gast-/Zielort zu beginnen, sind diese Schritte wichtig:
  • Legen Sie klare Prozesse fest, um die betroffenen Mitarbeiter zur Reise an diese Standorte zu qualifizieren/freizugeben
  • Bewerten Sie die Herausforderungen des Standorts mit der RMC und/oder den Anbietern
  • Legen Sie ein Genehmigungsverfahren für die Rückkehr und Wiederaufnahme aller ausgesetzten Dienste fest: Beihilfen, Umzugsdienste usw.
• Rückstandsbedingte Verzögerungen: Als Organisation sollten Sie sich auf mögliche Verzögerungen vorbereiten, da die Anbieter ihre normalen Tätigkeiten selbst erst wieder aufnehmen müssen. Diese Tätigkeiten können sich zu dem Zeitpunkt noch ändern, da die Anbieter laufende Aufgaben abarbeiten müssen, die – ebenso wie der Zustrom neuer Aufträge und Anfragen – bisher zurückgestellt wurden.
• Anpassung der Ausnahmeverfahren: Ausnahmeverfahren sollten gestrafft und klar dokumentiert werden, um den Beteiligten schnelle Entscheidungen zu ermöglichen. Wenn beispielsweise Mobilitätseinschränkungen aufgehoben werden, können die Reisekosten potenziell höher und die Flugmöglichkeiten eingeschränkt sein. Eine Lockerung aller bisher erforderlichen Vorbuchungsfristen (wie z. B. eine 14-tägige Vorausbuchung oder die Genehmigung von Preisbegrenzungen) kann den schnelleren Personeneinsatz ermöglichen.

Da sich das Virus weiterhin auf die Mobilität auswirkt, empfehlen wir unseren Kunden, sich an ihre SIRVA-Kundenbetreuer zu wenden, um Unterstützung bei der Orientierung in einer sich schnell verändernden Landschaft zu erhalten. Für zusätzliche Hinweise dazu, was Unternehmen bezüglich der Auswirkungen von COVID-19 erwarten sollten, empfehlen wir den Interessenvertreter der Unternehmen unseren kürzlich veröffentlichten Leitfaden: Überlegungen zum Mobilitätsprogramm für Kunden in der Welt von COVID-19.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Blog-Haftungsausschluss von SIRVA.