Tipps für den Umzug während der Hauptsaison

Umzüge treten am häufigsten in bestimmten Jahreszeiten auf. Während die genauen Zeiten auf der ganzen Welt leicht variieren können, gibt es normalerweise zwei Gründe: wärmeres Wetter, wenn der Anteil der Hausverkäufe steigt, und Schulferien, wenn die meisten Mitarbeiter eher bereit sind, mit ihren Kindern umzuziehen. Dies bedeutet, dass eine große Anzahl von Mitarbeitern auf der südlichen Hemisphäre im Januar/Februar umzieht, während ihre Kollegen auf der nördlichen Hemisphäre im Juni, Juli und August umziehen. Während dieser geschäftigen Stoßzeiten übersteigt die Nachfrage das Angebot, was sowohl für die Mobilitäts-Teams als auch für die Anbieter Anlass zur Unruhe gibt, da sie die bestehenden Prozesse und Zeitpläne auffordern, ein zunehmendes Umzugsvolumen innerhalb kurzer Zeit zu bewältigen. Die lokalen Bestimmungen für Umzugs- und Vor-Ort-Service-Anbieter (Destination Service Providers, DSPs) sind überlastet. Dies bedeutet, dass die beste Wahl für einen reibungslosen Umzug darin besteht, zu verstehen, wie sich die Zeitpläne auswirken können, und Vorgänge und Verfahren zu implementieren, die jeden Aspekt des Umzugsprozesses optimieren.  Die Aufmerksamkeit auf Details, vorbeugende Kommunikation und ausreichend Zeit für Organisation und Implementierung tragen wesentlich dazu bei, dass Ihr Umzug nicht in der größeren Welle globaler Umzüge verloren geht.

Globale Mobilitätsteams, Relocation Management Companies (RMCs) und beauftragte/umziehende Mitarbeiter tragen dazu bei, dass ein Umzug reibungslos verläuft. Nachfolgend finden Sie einige Tipps für die Planung eines Umzugs in der Hauptsaison.

Globale Mobilitätsteams

Sie sollten Ihre Fristen kennen und wissen, was Zeitpläne beeinflusst:

• Behalten Sie die Einreisefristen im Auge: Überprüfen Sie die Fristen für die erforderlichen Unterlagen im Zusammenhang mit allen Visa und Einreisedokumenten. Fehlende Dokumente, Fehler oder versäumte Fristen können zu erheblichen Verzögerungen bei einem Umzug führen und Verzögerungen bei anderen Umzugsaktivitäten und Meilensteinen nach sich ziehen, die von vollständigen Einwanderungspapieren abhängen.
• Klare Erwartungen festlegen: Stellen Sie klare Erwartungen an den Zeitplan sowohl für den Mitarbeiter als auch für Ihr Unternehmen auf und berücksichtigen Sie dabei den Einfluss der Hauptsaison. Die Personalabteilung muss so viel Vorlaufzeit wie möglich einplanen, damit die Mobilitätsabteilung Talente in dem Zeitraum an Bord holen kann, in dem das Unternehmen sie benötigt. Sie müssen auch wissen, wie sich die Erbringung anderer Umzugsleistungen auf sie auswirkt und welche zusätzlichen Kosten durch unsachgemäße Planung entstehen können.
• Binden Sie den Mitarbeiter ein:Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter anwesend ist, damit dieser am alten Standort beim Packen, Verladen und auch beim eigentlichen Umzug an den neuen Bestimmungsort helfen kann und anwesend ist, um potenzielle Probleme mit den Schadensersatzprozessen zu vermeiden. Denken Sie daran alle Umzüge so abzeichnen zu lassen, wie sie vom entsandten Mitarbeiter oder einem bevollmächtigten Vertreter erhalten wurden, und bestätigen Sie, dass alle versendeten Artikel in gutem Zustand erhalten wurden.
• Autorisieren Sie jetzt die Dienstleister und buchen Sie die Anbieter: Autorisieren Sie Dienstleister und buchen Sie Anbieter so weit wie möglich im Voraus, da RMCs, DSPs, Einwanderungsbehörden, Steuerberater, Fluggesellschaften, Haustier-Transport-Unternehmen und Anbieter von Haushaltsartikeln in der Hauptsaison stark beschäftigt sind. Inländische Umzüge innerhalb der USA erfordern mindestens vier Wochen, und globale Umzüge variieren je nach Herkunfts- und Bestimmungsort. Autorisierung und Buchung im Voraus:
  • verringert die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen bei der Einwanderung
  • unterstützt eine höhere Effizienz & Schutz von Haushaltsgütern, da nun weniger Packer genügend Zeit haben, um sich dem Einpacken anzunehmen.
  • hilft bei der Vermeidung zusätzlicher Gebühren für kurzfristige Umzüge, Wochenend- und Spätbuchungen, Prämien für verspätete Buchungen oder Gebühren für Änderungen.
  • verringert die Wahrscheinlichkeit von Sonderfallangträgen, die sich aus der Notwendigkeit ergeben, die Fristen für den Versand oder die temporäre Unterkunft zu verlängern, was wiederum die Umzugskosten senkt.
  • sorgt für eine größere Wahrscheinlichkeit, dass Haushaltsgüter wie erwartet und möglicherweise schneller als andere Umzüge in diesem Zeitraum an ihrem Bestimmungsort ankommen.

Mitarbeiter und umziehende Parteien

• Proaktiv sein: Machen Sie Ihre Reisepläne rechtzeitig vor Ihrem Umzugsdatum.
• Seien Sie sich bewusst über Folgendes: Die Norm hinsichtlich dessen, was in bestimmten Ländern zulässig und nicht zulässig ist, variiert. Beachten Sie die in Ihrem Zielland geltenden Vorschriften, um eine Verlängerung oder Verhinderung der Lieferung Ihrer Haushaltsgüter zu vermeiden.
• Beachten Sie Fristen und Dokumente: Halten Sie alle von Ihrem Umzugsmanager angegebenen Fristen ein. Viele wichtige Aktionen können nur ausgeführt werden, wenn die vorherigen Schritte abgeschlossen sind. Ihre zeitgenaue Einhaltung der erwarteten Meilensteine sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Die Anbieter benötigen jeweils unterschiedliche Dokumente von Ihnen und halten Sie an unterschiedlichen Zeitplänen fest. Führen Sie eine Liste ihrer Anforderungen, da fehlende Unterlagen oder die Nichteinhaltung von Fristen Zeitfenster und andere Relocationdienste beeinträchtigen.
• Legen Sie Wertsachen beiseite: Bewahren Sie alle Wertsachen, wichtigen Papiere oder Gegenstände, die Sie während des Umzugs mit sich führen, an einem separaten Ort auf, um sicherzustellen, dass sie an Ihrem Umzugstag nicht auf den Umzugstransporter geladen werden.
• Seien Sie am Tag des Umzugs vorbereitet:
  • Gehen Sie mit dem Vorgesetzten Ihres Umzugsteams alles gründlich durch. Zum einen bevor Sie mit dem Beladen beginnen, um alle Fragen zu klären, und zum anderen nachdem das Beladen abgeschlossen ist, um sicherzustellen, dass keine Gegenstände übersehen wurden.
  • Prüfen Sie vor dem Einpacken, ob bereits vorhandene Sachschäden vorliegen, und machen Sie Fotos mit Zeitstempel, um spätere Streitigkeiten mit Ihrem Umzugsunternehmen zu vermeiden.
  • Seien Sie sicherheitsbewusst:
    • Stellen Sie sicher, dass die Haustiere eingesperrt sind. Hunde könnten in ihrem Schutzinstinkt die Packer beißen und Katzen sind dafür bekannt, während eines Umzugs in Kisten und Möbel zu klettern,wenn Sie Angst bekommen.
    • Beaufsichtigen Sie Ihre Kinder. Gerade beim Handling schwerer Haushaltsgegenstände ist dies aus Sicherheitsgründen zwingend notwendig.

Relocation Management Firmen

• Denken Sie immer einen Schritt voraus: Denken Sie daran, dass jeder Umzug einzigartig ist und in der Hauptsaison ein erhöhtes Potenzial für Herausforderungen besteht. Zugänglichkeit und kreatives Denken sind erfforderlich, um schnelle Lösungen zu entwickeln.
• Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf den Standort: Berücksichtigen Sie die geografische Reichweite, die Jahreszeit und die Stärken der verschiedenen Netzwerkanbieter, um sicherzustellen, dass die Ausgewählten die Anforderungen jedes Kunden und Mitarbeiters in vollem Umfang erfüllen.
• Kommunizieren Sie und setzen Sie Erwartungen: Bauen Sie Beziehungen zu Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten auf, um sicherzustellen, dass die Erwartungen und die Umsetzung jedes Umzugs optimal verwaltet werden.
• Integrieren Sie sich: Seien Sie bereit, Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten einen leicht verständlichen Überblick über Ihre Richtlinien und Prozesse zu geben, um sicherzustellen, dass die Bemühungen aller Beteiligten berücksichtigt werden.
• Denken Sie daran, dass Timing wesentlich ist: Stellen Sie sicher, dass den Mitarbeitern/umziehenden Parteien empfohlen wird, den Verkaufsabschluss ihres Eigenheims oder die Übergabe von Mietobjekten mindestens zwei Tage nach ihrem Umzug zu planen, um die abschließenden Besichtigungen und die Endreinigung zu ermöglichen. Beachten Sie zusätzliche Fristen oder lokal üblichen Konsequenzen, die sich je nach Herkunftsland unterscheiden können.
• Managen Sie den straffen Zeitplan: Wenn ein Umzug mit einer Vorlaufzeit von weniger als vier Wochen beantragt wird, müssen realistische Erwartungen zum Ausdruck gebracht werden. Wenden Sie sich vor der Zusage von Terminen an Ihren Umzugsdienstkoordinator. So vermeiden Sie, dass bei der Lieferung Zusagen gemacht werden, die möglicherweise nicht eingehalten werden können. Das Vermeiden von Lieferungen zum Monatsende oder zum Wochenende kann hilfreich sein, da dies die am häufigsten angefragten Termine sind.
• Unterrichten Sie Mitarbeiter/umziehende Parteien: Die Mitarbeiter müssen sich der Fachsprache und der Konzepte eines Umzugs bewusst sein, was folgende Punkte beinhaltet:
  • Die Relevanz der zeitlichen und örtliche Verfügbarkeit für die Einschätzungen des Umzugs zu Beginn des Prozesses, um sicherzustellen, dass die richtigen Dienste geplant werden können.  Bei Bedarf sind virtuelle Schätzungen möglich.
  • Die Bedeutung der “Lieferzeitraums,” definiert als der Zeitraum, in dem ein Kunde seine Sendung erwarten kann:
    • Die Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass sie innerhalb des Zustellungszeitraums einen bestimmten Liefertermin anfordern können. Obwohl alle Anstrengungen unternommen werden, um diese Anforderung zu erfüllen, kann ein bestimmtes Datum nicht garantiert warden. Eine Sendung, die während des angegebenen Zeitraums geliefert wird, wird als pünktlich angesehen.
    • Kleinere Sendungen dauern in der Regel länger und haben eine größere Zustellungsspanne.
    • Mitarbeiter mit globalen Sendungen müssen die zusätzlichen Schritte verstehen, die bei der Ankunft im Hafen unternommen werden und die zur Zeitplanung beitragen: Entladen von Schiffen, Zollabfertigung und Abholung von der Zollabfertigung.
  • Die Wichtigkeit des auszufüllenden Formulars zu Inventars das hochwertig/sehr hochwertig ist.
  • Die Bedeutung von Drittanbieterdiensten: Wer sie sind und was sie tun
  • Die Bedeutung von Zolldokumenten
  • Der Wert der Durchführung einer Inventur bei sofortigem Abschluss einer Lieferung, um fehlende Gegenstände und das Anmelden von Ansprüchen zu vermeiden.

Zwar können Umzüge, die in der Hauptsaison umgesetzt werden, eine größere Herausforderung darstellen als die Umzüge, die zu einer sonstigen Zeit des Jahres durchgeführt werden, durch vorausschauende Planung, Zusammenarbeit und Gewährleistung einer offenen Kommunikation können sie jedoch weitaus reibungsloser verlaufen. Globale Mobilitätsteams, Mitarbeiter und RMCs tragen alle zu einer erfolgreichen Implementierung bei.