Umzugspauschalpläne: Was sind die Herausforderungen?

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Pauschalbetrag („Lump Sum“): Definiert als Barzahlung an einen umziehenden Mitarbeiter, die alle oder einen Teil der Umzugsdienste abdecken soll, welche ansonsten direkt an den Mitarbeiter erbracht würden; ein in der Umzugsbranche beliebter Begriff. Laut dem SIRVA-Jahresmobilitätsbericht 2018, Talentmobilität für Unternehmenswachstum: Anpassung von Praktiken zur Steigerung der organisatorischen Auswirkungen, bieten 64% der Unternehmen im Rahmen ihrer Mobilitätsprogramme eine Pauschalkomponente an; 37% bieten ihren Mitarbeitern nur Pauschalpläne an.  Diese Pläne sollen für alle Beteiligten von Vorteil sein, indem sie einem umziehenden Mitarbeiter finanzielle Unterstützung bieten und möglicherweise den Verwaltungsaufwand eines Unternehmens minimieren, während gleichzeitig die voraussichtlichen Umzugskosten besser vorhersehbar sind.  Die Bereitstellung von Umzugsunterstützung über eine Pauschale kann jedoch mit mehreren Herausforderungen verbunden sein, die immer berücksichtigt werden sollten. Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Informationen zu lesen und laden Sie ein, an unserem bevorstehenden Webinar teilzunehmen, um weitere Anleitungen zu diesem wichtigen Thema zu erhalten.

Je nach Art und Umfang der Pauschalunterstützung, die ein Unternehmen bereitstellen möchte, kann ein Ansatz für die pauschale Zustellung auf verschiedene Arten angewendet werden. Der Pauschalbetrag kann zur Deckung der gesamten Umzugskosten oder nur der vom Unternehmen festgelegten spezifischen Kosten (mit anderen Kernleistungen, die entweder direkt erbracht oder vom Programm ausgeschlossen werden) bestimmt sein. Die Anforderungen an die Abrechnung der Pauschalausgaben können streng vorgeschrieben oder hochflexibel sein. Von den Mitarbeitern wird vielleicht erwartet, dass sie ihre eigenen Umzüge über ein Self-Service-Modell recherchieren und durchführen, oder sie erhalten von der Firma genehmigte Dienstleistungen, Empfehlungen und Anleitungen. Unabhängig vom Bereitstellungsansatz ergeben sich bei der Bewertung der für Ihr Unternehmen am besten “geeigneten Lösung” einige häufig auftretende Probleme im Zusammenhang mit Pauschalbeträgen.   

Steuerpflicht

Pauschalzahlungen sind für den Arbeitnehmer steuerpflichtig, Umzugskosten jedoch, die von einem Unternehmen im Namen eines Arbeitnehmers gezahlt werden, hingegen möglicherweise nicht. Dies hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, von der Art des Umzugs und dem Zielort bis zum Zweck des Umzugs oder der Versetzung und sämtlichen damit verbundenen Verträgen. Unternehmen müssen auch berücksichtigen, dass sich große Pauschalbeträge, die anstelle eines vollständigen Programms bereitgestellt werden, auf die Steuerklasse eines Arbeitnehmers auswirken können, was sich möglicherweise negativ auf Überlegungen wie die Inanspruchnahme von Finanzhilfen für schulpflichtige Familienangehörige auswirkt.

Zuteilung von Mitteln

Bei einem Pauschalansatz ist vorgesehen, dass der Mitarbeiter die bereitgestellten Mittel für die anfallenden Umzugskosten verwendet. Zusätzliche Begleitung und Schulungen, die der Mitarbeiter erhält, können den Mitarbeiter veranlassen, Mittel so zuzuweisen, dass ein reibungsloser Umzug, Übergang und Integration an den neuen Standort gewährleistet sind, was alles für einen erfolgreichen Umzug entscheidend ist.

Mitarbeitererfahrung

Bei einem pauschalierten Lieferansatz ist der Mitarbeiter mit der Beschaffung, Koordination, Verwaltung und Bezahlung von Umzugsdiensten belastet. Neueinstellungen haben die zusätzliche finanzielle Last, zu warten, bis sie in die Gehaltsabrechnung ihres Unternehmens aufgenommen wurden, bevor sie Geld zur Deckung der Umzugskosten erhalten können, wenn es nicht möglich ist, die Zahlung vor dem Startdatum zu verarbeiten. Die Maximierung der Möglichkeiten für einen Mitarbeiter, sich erfolgreich durch den Umzugsprozess zu navigieren, ist entscheidend für den Erfolg eines Pauschalansatzes und für den Umzug insgesamt.

Das Gleichgewicht zwischen Mitarbeiter- und Geschäftsproduktivität 

Wenn ein Mitarbeiter seinen Umzug selbst durchführt, dauert der Vorgang aufgrund mangelnder Erfahrung in der Regel länger. Der Umzug ist möglicherweise das erste und einzige Mal, dass er oder sie jemals umzieht. Sogar in Fällen, in denen ein Mitarbeiter Umzugserfahrung hat, ist es wichtig zu beachten, dass neue Ziele neue Herausforderungen mit sich bringen, die möglicherweise nicht vorhersehbar sind (z. B. Einhaltung von Vorschriften, Verfügbarkeit von Wohnraum). Letztlich sollten die Stakeholder des Unternehmens immer das Gleichgewicht zwischen der Zeit (und dem Stress) berücksichtigen, die der Mitarbeiter (und die begleitende Familie) während eines selbstverwalteten Umzugs aufbringt, und dem Geld, das möglicherweise aufgrund einer reduzierten Verwaltung für einen von Unternehmen durchgeführten Umzug eingespart wird oder nicht.

Wie können Unternehmen die mit Pauschalbeträgen verbundenen Herausforderungen bewältigen?

Die zahlreichen Herausforderungen und Auswahlmöglichkeiten, die mit der Implementierung eines Pauschalansatzes für die Bereitstellung von Umzugsunterstützung verbunden sind, können entmutigend wirken - sie müssen es aber nicht sein. SIRVA-Experten stehen zur Verfügung, um Sie über das Mobilitätsprogramm Ihres Unternehmens von der Konzeption bis zur Implementierung zu beraten. Weitere Informationen zum aktuellen Stand von Pauschalbeträgen und zur Bewältigung der zahlreichen Herausforderungen, die mit dieser Art der Zustellung verbunden sind, erhalten Sie unter SIR-Consulting@sirva.com

Und: Nehmen Sie mit uns am 10. Januar 2019 an einem informativen und lehrreichen Webinar zu diesem Thema teil. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.