Mitarbeitern den Erhalt ihrer persönlichen Besitztümer sichern Besondere Bürolösungen in Zeiten von COVID-19

Infolge der beispiellosen Ereignisse im Rahmen von COVID-19 sehen sich Organisationen mit ebenso vielen beispiellosen Herausforderungen konfrontiert. Eine davon ist die Frage, wie am besten sichergestellt werden kann, dass die Mitarbeiter alle persönlichen Gegenstände erhalten, die bei Büroschließungen, Büroumzügen, der Verordnung zum Home Office oder bei der zeitnahen Rückkehr ins Heimatland zurückgelassen wurden.  Unabhängig davon, ob es sich um ein vorübergehendes oder dauerhaftes Szenario handelt, haben viele Mitarbeiter keinen Zugang zu ihren Büros und keine Möglichkeit, persönliche Gegenstände unterschiedlicher Größe und Bedeutung – von Familienfotos bis hin zu Büromöbeln – zurückzuerlangen. Die Interessenvertreter des Unternehmens stehen vor der gewaltigen Herausforderung, diese Gegenstände zu identifizieren, zu sammeln und auf möglichst effiziente Weise an ihre Eigentümer zurückzuführen, unabhängig davon, ob diese Mitarbeiter nun vor Ort oder auf der anderen Seite der Welt leben. 

Faktoren, die den Zugang der Mitarbeiter zu ihrem Eigentum beeinflussen

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen Mitarbeiter ihre persönlichen Gegenstände nicht aus ihren Büros zurückholen konnten, darunter:

• Verordnungen der lokalen Regierung
• Vom Unternehmen eingeleitete, COVID-19-bezogene Schutzrichtlinien (zum Schutz der Mitarbeiter und/oder zur Risikominderung)
• Baubeschränkungen
• Heimkehr oder Fernumzüge, die durchgeführt wurden, bevor der Zugang zum Büro des Mitarbeiters gewährt werden konnte

Herausforderungen für Personal- und Mobilitätsfachleute

Wenn Unternehmen damit beauftragt werden, Gegenstände an Hunderte – oder Tausende – von Mitarbeitern zurückzusenden, sehen sie sich mit etlichen Problemen konfrontiert. Sicherzustellen, dass die richtigen Gegenstände ihren Weg zu den richtigen Personen finden, hat oberste Priorität; ebenso der Schutz personenbezogener Daten wie Sozialversicherungsnummern, E-Mail- und Postadressen. Von der Desinfizierung und Verpackung der Gegenstände bis hin zu ihrer Auslieferung müssen selbst die kleinsten Details beachtet werden, damit der richtige Gegenstand erfolgreich zur richtigen Person gelangt; zu dieser Herausforderung kommt hinzu, dass das gegenwärtige globale Umfeld einen Teil der Hindernisse auf diesem Weg darstellt.  Die Versand- und Zollbestimmungen können von Land zu Land unterschiedlich sein – und die Absicherung kann sich als anspruchsvoll erweisen, da die Verpackungs-, Umzugs- und Lieferteams in dieser außergewöhnlichen Zeit ebenso überlastet sind, wie die Kuriere.

Die Herausforderung bewältigen

Die Methoden zur Rückgabe persönlicher Gegenstände können sich unterscheiden, je nachdem, ob der Mitarbeiter vor Ort wohnt, im selben Land lebt oder eine grenzüberschreitende Zustellung nötig ist. Unabhängig vom Szenario kann die Inanspruchnahme eines erfahrenen Anbieters von entscheidender Bedeutung sein, insbesondere, wenn dessen Mitarbeiter in der Lage sind, den gesamten Prozess umfassend umzusetzen. So wird der Schutz personenbezogener Daten durch weniger Transaktionen und Abläufe verbessert, die Verantwortlichkeiten werden transparenter und Zeitabläufe sowie Wege von Haus zu Haus lassen sich leichter nachverfolgen. Außerdem werden interne Personal- und Mobilitätsteams von vielen administrativen Aufgaben befreit, die mit diesem massiven Unterfangen verbunden sind, womit sie sich auf andere organisatorische oder pandemiebedingte Prioritäten konzentrieren können.

Technologie als Lösung

Da die Pandemie weitere unerwartete Herausforderungen mit sich bringen wird, ist die Wahl eines Anbieters mit fortschrittlichen Technologien ein wichtiger Schritt, um die reibungslose Lieferung der Mitarbeiterbesitztümer zu gewährleisten. Idealerweise sollten die Entscheidungsträger einen Anbieter wählen, der über Technologien für die folgenden Aufgaben verfügt:

• Strichcodezuweisung für die Gegenständen der Mitarbeiter, um die richtige Kennzeichnung, Gruppierung und Verfolgung über den gesamten Prozess hinweg sicherzustellen
• Echtzeiteinblick in den Gesamtprojekt- und Einzelversandstatus mithilfe mobiler Geräte
• Benachrichtigung der Interessenvertreter des Unternehmens und der jeweiligen Mitarbeiter, sobald ihre Gegenstände verpackt und ausgeliefert wurden – und für alle Phasen dazwischen
• Wahrung der sicheren Kontrolle und des Schutzes von personenbezogenen Mitarbeiterdaten durch ein Einzelsystem, Begrenzung der Datenfreigabe und Löschung dieser Mitarbeiterinformationen nach Abschluss des Gesamtprojekts

Die Entscheidung für einen Komplettanbieter mit der Technologie, die oben aufgeführten Ziele zu erreichen, sorgt für:

• Zeitnahe, detaillierte Einsicht in jede Phase des Projekts bzw. jedes einzelnen Schritts – statt zeitaufwendig ganze Seiten an digitalen Tabellen oder gedruckten Handlisten von einem oder mehreren Anbietern durchzusehen
• Proaktive Fehlerbehebung, da Probleme, Bedenken und Änderungen in jeder Phase des Projekts oder der Lieferung gekennzeichnet werden können

SIRVA nutzt derzeit eine einzigartige, zum Patent angemeldete Technologie mit allen oben aufgeführten Eigenschaften und mehr.  Commercial Connect^TM ermöglicht auf einzigartige Weise die Unterstützung unserer Kunden beim Umzug und bei der Lieferung persönlicher Gegenstände, und hilft so Herausforderungen zu bewältigen, die sich aus Büroschließungen, Mitarbeiterrücksendungen und Verordnungen zum Home Office ergeben haben. Statt mehrere Anbieter für die verschiedenen Phasen solcher Projekte einzustellen (oder regional verschiedene Anbieter zu nutzen), unterstützt unsere Plattform den Interessenvertreter dabei, alle Aspekte bei der Rückgabe von Mitarbeiterbesitz (oder bei gewerblichen Umzügen aufgrund einer Schließung oder eines Büroumzugs) zu verwalten, den Prozess zu optimieren und die Kosten zu kontrollieren, die personenbezogenen Mitarbeiterdaten zu schützen und den Stress für interne Mitarbeiter und Angestellte zu minimieren.  Diese Technologie steht in 109 Sprachen zur Verfügung.

Einzigartige Umstände erfordern einzigartige Lösungen

Die COVID-19-Pandemie hat erhebliche Auswirkungen auf die Mitarbeiter und ihre Nutzung der physischen Arbeitsstandorte gehabt. Wenn sich die Mitarbeiter eine halbe Welt entfernt von ihrem bisherigen Arbeitsort aufhalten – und Organisationen aufgrund von Schließungen oder anderen Umständen ihre Büroorganisation anpassen und/oder verlagern müssen – haben die Interessenvertreter bei der Ausführung dieser Übergänge eine lange Liste von Pflichten zu erfüllen. Die Rückgabe persönlicher Gegenstände an die Mitarbeiter oder der Umzug ganzer Bürogebäude ist ein wichtiger Punkt, der von dieser Liste gestrichen werden kann, wenn man mit einem Anbieter zusammenarbeitet, der über eine große globale Reichweite, innovative Technologien und die Mittel verfügt, den Prozess von Anfang bis Ende abzuwickeln.

Für weitere Informationen darüber, wie SIRVA eine nahtlose Lösung bei der Rückgabe persönlicher Gegenstände an Mitarbeiter oder bei der Verwaltung Ihres gewerblichen Umzugs bieten kann, kontaktieren Sie uns unter commercialmoving@sirva.com.

Mehr erfahren:

SIRVA-Dienstleistungen für gewerbliche Umzüge (Informationswebseite): https://www.sirva.com/moving-services/commercial-moving

Willkommen bei SIRVA Commercial (Video): https://youtu.be/LyaiWmQNaU0

CommercialConnect (Video): https://youtu.be/XwTuN8ghnTs

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