Globale Remobilisierung der Arbeitskräfte während COVID-19

Die COVID-19-Pandemie hat in Bezug auf die globale Mobilität Business beispiellose Herausforderungen gestellt -  und wegen der täglichen Entwicklung der Szenarien von Ort zu Ort  stehen die Mobilitätsteams vor einer erhöhten Herausforderung, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Organisationen und ihre mobilen Mitarbeiter sind so unterschiedlich wie die globalen Bedingungen. Mobilitätsprofis stehen daher vor der entmutigenden Aufgabe, unzählige Kombinationen von Szenarien und Anforderungen zu verwalten. Da die Länder vor diesem Hintergrund die Beschränkungen lockern und Reiseverbote mit unterschiedlichen Raten aufheben (oder wieder einführen),  ist es für HR- und globale Mobilitätsteams von entscheidender Bedeutung, ihre Programme zu überprüfen und verlässliche Messdaten zu sammeln, so können sie wertvolle Partnerschaften und Anleitungen zu den Schritten anbieten, die für jeden Ort unternommen werden sollten, wie diese Schritte verwaltet werden und wie eine erfolgreiche Remobilisierung gemessen wird, sofern nicht bereits definiert.

SIRVA hat kürzlich ein  Spielbuch für Mobilitätsmanagement bei Krisen und Katastrophen,  veröffentlicht, um Mobilitätsleitern und -teams bei Minimierung die Auswirkungen einer Krise oder Katastrophe auf Organisationen und Mitarbeiter zu helfen, und bei der Planung der Remobilisierung von Mitarbeitern zu unterstützen.  In den folgenden Informationen werden einige der im Spielbuch enthaltenen Informationen sowie zusätzliche Informationen hervorgehoben, die für Mobilitätsprofis hilfreich sind. Länderspezifische Informationen zu Themen wie Hinweis zum Versand von Haushaltswaren, Aktualisierungen von Visa und Einwanderung, Einschränkungen bei Geschäftsreisen usw. finden Sie in unserer  Wiedereröffnungsmatrix, in der aktuelle Informationen zur Mobilität für über 40 Länder zusammengefasst sind.  

OPTIONEN ZUR REMOBILISIERUNG VON EXPAT-BEVÖLKERUNGEN

Während der Pandemie ist es ratsam, auf sich ändernde Bedingungen vorbereitet zu sein, indem Sie in engem Kontakt mit betroffenen mobilen Mitarbeitern bleiben und Notfallpläne für eine Vielzahl möglicher Szenarien erstellen. Entscheidungen bezüglich der Remobilisierung werden im Allgemeinen vom Unternehmen und / oder vom Mitarbeiter getroffen, was abhängig von ihren Vorlieben und Bedürfnissen ist. Diese Verlagerungen oder Rückführungen werden entweder:

1. wie geplant durchgeführt
2. mit den Änderungen durchgeführt (z. B. zieht der Mitarbeiter an den Gast- / Zielort um, die Familie bleibt jedoch am Heimat- / Ursprungsort).
3. durch einen anderen Umzugstyp ersetzt, um die geschäftliche Notwendigkeit (LTA vs STA) angesichts neuer Szenarien zu erfüllen
4. beendet / abgebrochen

Bei einigen Mitarbeitern und Organisationen werden diese Entscheidungen je nach Einzelfall oder anhand der spezifischen Faktoren des jeweiligen Gast-/Zielorts getroffen.

9 WICHTIGE ERWÄGUNGEN VOR ENTSCHEIDUNGEN ZUR REMOBILISIERUNG

Die Remobilisierungsreaktionen und -strategien variieren je nach Status mehrerer Kategorien (siehe unten): 

1.  Mitarbeiterunterstützung

• Wie sicher sind betroffene Mitarbeiter an ihrem aktuellen Ort/ Zielort?
• Was für zusätzliche Unterstützung wird für laufende Umzüge bereitgestellt?
• Welche zusätzliche Unterstützung ist benötigt?

2.  Mobilitätsprogramm, -politik und -umfang

• Haben die Bedürfnisse des Unternehmens zu einer Verschiebung der Prioritäten geführt? (z. B. Reduzierung des Personalbestands, Verbote von Unternehmensreisen, Kosteneinsparungsanforderungen)
• Wurde das Mobilitätsprogramm geprüft, verglichen und überprüft? Hat sich etwas geändert? Wenn ja, wie (oder sollte ) wirkt sich dies auf Verlagerungstypen und die den Mitarbeitern angebotene Unterstützung aus?

 3.  Auswirkungen auf die Einwanderung

• Wurden die Daten zum Ablauf des Visums und zum Standort der Mitarbeiter aktualisiert?
• Hat sich der Status der Arbeitserlaubnis / des Visums für Mitarbeiter geändert? (z. B. Erweiterungen, Ablaufzeiten, Einschränkungen)
• Haben Reisebeschränkungen (oder ähnliche) Auswirkungen auf die Arbeitserlaubnis und den Visastatus?
• Hat sich der Einwanderungsprozess geändert? (z. B. Termine, Arbeitsfreiheitschecks)
• Gibt es Optionen, um geschäftskritische Visumanträge zu beschleunigen?
• Beeinflussen Einschränkungen die Einstellungsentscheidungen? (z. B. Reisebeschränkungen, Visabeschränkungen oder Bevorzugung lokaler Einstellungen)

Um Anträge zu priorisieren, sollten die Interessenvertreter des Unternehmens die betroffenen Visa planen, die damit verbundenen Zeitpläne verstehen und alle verfügbaren Problemumgehungen kennen. 

4.  Verlagerungsdienste

• Haben sich Mobilitätspolitiken und / oder -prozesse geändert? Wenn ja, wurden die Änderungen betroffenen Mitarbeitern und Interessenvertreter mitgeteilt? Werden sich die Änderungen auf die Entscheidung des Mitarbeiters auswirken, mit dem Umzug fortzufahren?
• Sind Unternehmensrichtlinien und -prozesse flexibel / agil, wenn die Krise oder Katastrophe erneut eskalieren sollte?
• Wie werden Ausnahmen verwaltet?

Mitarbeiter, die ihre Umzüge noch nicht abgeschlossen haben, benötigen während einer Krise oder Katastrophe möglicherweise ein unterschiedliches Maß an Sorgfalt und Aufmerksamkeit, je nachdem, wo sie in den Verlagerungszeitplan und -prozess fallen.

5.  Kostenprognose

• Erfordern Änderungen an Politiken Anpassungen an Kostenprognosevorlagen und / oder genehmigten Budgets?
• Wie wirken sich Verzögerungen, Einschränkungen und Quarantänen auf Verlagerungskosten und Startdaten aus?
• Erwartet die Organisation Zuschläge, Verfügbarkeitsengpässe und Kostensteigerungen, die aufgrund des Buchungszeitpunkts anfallen? (z. B. Hotels, Flüge, Mietwagen)
• Wurden Kosten im Zusammenhang mit Desinfektionsanforderungen und / oder Bestimmungen für medizinische / gesundheitliche Versorgung berücksichtigt?
• Welche Gebühren fallen gegebenenfalls für die Erneuerung oder Wiedervorlage von Visa und Arbeitserlaubnissen an?
• Haben die Interessenvertreter  die Mobilitätspipeline überprüft, um geschäftskritische Verlagerungen zu priorisieren?
• Wurden Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz identifiziert? (z. B. Automatisierung oder Digitalisierung von Prozessen)
• Wurden Überlegungen angestellt, um die Mobilitätskosten so gering wie möglich zu halten? 

6.  Mobilitätsprobleme und Verzögerungen

Für Mobilitätsteams ist es wichtig zu verstehen, wo sich Probleme oder Herausforderungen auf den Einsatz von Ressourcen, die Mitarbeitererfahrung und die Mobilitätskosten auswirken können.

• Wie viel des Prozesses wurde oder kann abgeschlossen werden, um die Remobilisierung zu erleichtern? Zu den zu untersuchenden Bereichen gehören die Beschaffung und Rekrutierung von Talenten, die Überprüfung von Talenten, die Paketgestaltung, die Überprüfung von Kostenprognosen, die Genehmigung von Umzügen, die erstmalige Einwanderung und Steuergenehmigung sowie die Überprüfung von Mobilitätsfristen.
• Welche Reisebeschränkungen bestehen und wird dies die Entscheidung beeinflussen, wann (und ob) eine Remobilisierung erfolgt? (z. B. obligatorische Quarantänezeiten bei Ankunft)
• Welche Auswirkungen haben Verzögerungen bei Mobilitätspartnern auf den Zeitplan und die Leistungserbringung? (z. B. HHG, Einwanderung, lokale Registrierung, Einschulung)
• Gibt es Änderungen beim Ansatz der Leistungserbringung in Bezug auf Dienstleistungen wie zielspezifische Gebietstouren, Schultouren, Eingewöhnung usw.?
• Berücksichtigen der Prozess und der Zeitplan die erneute Genehmigung von Unterstützungspaketen für Verlagerungen ?

Mobilitätsteams können die Auswirkungen von Problemen und Verzögerungen durch proaktive Kommunikation minimieren, die realistische Erwartungen sowohl an das Unternehmen als auch an die Mitarbeiter setzt. Mobilität kann auch eine Rolle bei der Unterstützung der Organisation (und der Mobilitätspartner) bei der Priorisierung kritischer Verlagerungen spielen.

7. Versicherung und Gesundheitswesen

• Wie hat sich COVID-19 auf den Versicherungsschutz für Mitarbeiter ausgewirkt? Was deckt der Plan ab und was schließt er aus? Gibt es Kostenauswirkungen?
• Sind sich die Mitarbeiter der Deckung bewusst, die ihnen zur Verfügung steht ? und verstehen sie deren Umfang vollständig?

8.  Technologie und Mitarbeitererfahrung

• Wird die Prozessautomatisierung Kapazitäten für Mobilitätsakteure und -partner schaffen?
  • Können Prozesse digitalisiert werden?
  • Wurden nach der Durchführung des Kommunikationsplans mit betroffenen Mitarbeitern während und nach der Krise oder Katastrophe Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert?
  • Gibt es Technologien, die zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung eingesetzt werden können?
  • Gibt es kostenneutrale oder Minimierungsoptionen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung ? (z. B. Nutzung von Beziehungen zu Mobilitätspartnern, um Informationen zu erhalten, die für sie hilfreich sein können)

In dieser Zeit ist es wichtig, sich auf die Mitarbeitererfahrung zu konzentrieren, um nicht nur eine erfolgreiche Remobilisierung zu ermöglichen, sondern auch um dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden, und um das Wertversprechen der Mitarbeiter (EVP) zu verbessern, das die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und seinen Umzug steigert Angebot.

9.  Datenerhebung

Welche Daten hat das Unternehmen gesammelt? Erwägen:

• Mitarbeiter, die eingesetzt wurden (wer, wo, wann und in welcher Phase befinden sie sich derzeit)
• Beabsichtigte Dauer der Verlagerung
• Bereitstellungstreiber (um berufliche Entwicklung zu erreichen, Unternehmenswachstum zu erzielen, einen dringenden globalen Bedarf zu decken usw.)
• Alle Hindernisse für den Einsatz, die der Mitarbeiter wahrnimmt (Entwurzelung der begleitenden Familie, verfügbare medizinische Versorgung usw.)

Historische Daten sollten ebenfalls berücksichtigt werden, einschließlich der Rückhalterate für Mitarbeiter nach dem Ende ihrer Verlagerungsbedingungen.

STELLEN SIE SICHER, DASS IHR PROGRAMM FÜR DIE REMOBILISIERUNG GEEIGNET IST

Sobald Entscheidungen bezüglich der Remobilisierung getroffen wurden, ist es wichtig, die Mobilitätspolitiken und -prozesse zu untersuchen, die zur Umsetzung der Strategie verwendet werden.  

Strategie/Priorisierung

• Festlegung der klaren Prozesse für die Qualifizierung / Clearing betroffener Mitarbeiter fest, um zu ihren Herkunfts- oder Zielorten zu reisen.
• Bewertung der Standortherausforderungen mithilfe von Mobilitätspartnern.
• Festlegung eines Verfahrens für die Genehmigung von Remobilisierungen und die Wiedereingliederung von suspendierten Diensten wie Zulagen, Verlagerungsdiensten usw. fest.

Vorbereitung auf mögliche Verzögerungen aufgrund von Rückständen vor

• Aktivitäten und Volumen können beeinträchtigt werden, wenn Mobilitätspartner sich mit laufenden Arbeiten befassen, die zusammen mit dem Zustrom neuer Initiationen und Anfragen ausgesetzt wurden.

Anpassung des Ausnahmeprozesses

• Es wird sichergestellt, dass der Ausnahmeprozess des Unternehmens optimiert und klar dokumentiert ist.
• Es wird sichergestellt, dass die Stakeholder schnelle Entscheidungen treffen können.

Ein Beispiel für das oben Gesagte könnte die Lockerung der Zeitvorgaben für die Reisevorreservierung und / oder die Begrenzung des Tarifbetrags sein, was eine schnellere Bereitstellung von Einzelpersonen ermöglichen würde.

WIE WIRD DER ERFOLG DER REMOBILISIERUNG GEMESSEN?

Die Definitionen einer erfolgreichen Remobilisierung variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Beispielsweise kann eine Organisation den Erfolg an der Anzahl der Verlagerungen messen, die remobilisiert werden. Ein anderes Unternehmen kann den Erfolg durch eine Verringerung der Anzahl mobiler Mitarbeiter definieren, wobei die Kosten auf ein neu konfiguriertes Budget abgestimmt sind und die Talentbindung nach dem Umzug erhöht wird. Unabhängig davon, wie jedes Unternehmen den Erfolg definiert, ist es entscheidend, über aktuelle Informationen und Daten zu verfügen, um die effektivsten Schritte zur Remobilisierung zu steuern - und dann den Erfolg anhand dieser Definition zu messen.

Weitere Informationen zu einem detaillierten strategischen Ansatz für die Remobilisierung in Krisenszenarien finden Sie im Remobilization-Spielbuch von SIRVA oder unter GlobalAdvisoryServices@sirva.com.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Blog-Haftungsausschluss von SIRVA.