Commercial Moving Guide: Vorbereitung Ihres großen Umzugs (Teil 2)

Wie wir im ersten Beitrag in dieser Reihe des Commercial Moving Guide zur Planungund Umzugs eines Büro bereits besprochen haben, erfordert ein solcher Umzug eine Menge Organisation. Wenn Sie nicht richtig planen, wird ein bereits komplexer Vorgang unnötig belastet, während Detailorientiertheit die Effizienz eines Umzugs steigert und die Umstellung für alle Beteiligten erleichtert: Mitarbeiter, Management und die Lieferanten, die beim Umzug helfen. Sie haben detaillierte Pläne für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern, die Nachverfolgung Ihrer Ausgaben und die Verwaltung des Vorgangs erstellt. Wie geht es nun weiter? In einem Wort: Vorbereitung.

3-6 Monate vor dem Umzug: Vorbereitung

Abraham Lincoln hat einmal gesagt, “Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen.” Der Erfolg eines gewerblichen Umzugs hängt ebenso von einer gründlichen Vorbereitung als auch von der Ausführung ab. Die unten aufgeführten Tipps bieten verschiedene Vorschläge, um sicherzustellen, dass Ihr Umzug reibungslos vonstatten geht.

Stellen Sie Anbieter ein – oder ziehen Sie die Vorteile der Beauftragung nur eines Unternehmens in Betracht: Während für jede Komponente Ihres Umzugs (Kartons, Verpackung, Aufräumen, Umzug und Lieferung/Installation) eine Vielzahl von Anbietern zur Verfügung steht, mindert die Beauftragung eines einzelnen Anbieters, der alles in einem End-to-End-Service bewältigt, den Stress und maximiert die Effizienz. Unabhängig davon, ob Sie sich für einen oder mehrere Lieferanten entscheiden, sollten Sie die Lieferanten anhand ihres Rufs, ihrer Verfügbarkeit und ihrer Leistungsfähigkeit auswählen, da nicht alle dieselbe Reichweite, Kompetenz oder Qualitätsengagement vorweisen.
Wir empfehlen, Informationen von allen Anbieter einzuholen
bezüglich:
- Flexibilität: Arbeitet der Anbieter bei Bedarf außerhalb der Geschäftszeiten?
- Gebührenstruktur: Wird pro Auftrag oder nach Stundensatz bezahlt? Fallen für Arbeitszeiten außerhalb der Geschäftszeiten zusätzliche Gebühren an?
- Spanne der Dienstleistungen: Sind Reinigungs- und Verpackungsdienste verfügbar?
- Referenzen: Entspricht der Ruf des Anbieters seinen Leistungsversprechen?
Führen Sie mehrere “Bewertungen” durch: Anstatt eine geistige Inventur durchzuführen, empfehlen wir Ihrem Umzugskomitee, mehrere Inspektionen durch Ihr aktuelles Gebäude zu unternehmen. So beurteilen Sie, ob Reparaturen an der Gebäudestruktur erforderlich sind, bevor Sie das Gebäude verlassen, stellen fest, ob große Beschilderungen oder Möbel vorhanden sind oder nicht, deren Mitnahme mehr Arbeit erfordert und beurteilen, wie viele (große und kleine) Gegenstände vor und während des Umzugs beachtet werden müssen. Wenn Sie mehrere Personen in diese Runden einbeziehen, wird sichergestellt, dass nichts übersehen oder vergessen wird.
Nachteil: Nach ein paar Runden durch das Büro haben Sie nun eine repräsentative Liste des Inventars Ihres Unternehmens – und wahrscheinlich einige Artikel, die Sie entsorgen können. Das wäre ein großartiger Zeitpunkt, um eine letzte Runde in Ihrem Gebäude zu drehen und diese Gegenstände mit Aufklebern zu versehen. Sobald dies erledigt ist, empfehlen wir, das Aussortieren methodisch durchzuführen – jeweils einen Bereich nach dem anderen. Dieser Schritt sollte erst in letzter Minute abgeschlossen werden, wenn Ihre Teams müde sind und die Anstrengungen zum Packen erheblich zunehmen. Aussortieren in letzter Minute führt häufig dazu, dass Gegenstände fälschlicherweise entsorgt werden, obwohl Sie sie behalten sollten. Wenn Sie sich Zeit nehmen, sorgt dies für einen reibungsloseren Umzug.
Holen Sie Ihr IT-Team an Bord: Neben dem Umzug von Kisten und Möbeln müssen auch technische Geräte mitgenommen werden. Wir empfehlen, Internetpläne, Telefonverbindungen und Plattformwechsel so bald wie möglich mit Ihrer IT-Abteilung abzustimmen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen Zutritt zum neuen Gebäude gewähren, um sicherzustellen, dass sie den neuen Platz auf eventuell erforderliche Aktualisierungen der Infrastruktur oder der Ausrüstung, die an den neuen Standort gebracht werden soll, überprüfen können. Die frühzeitige Einbindung Ihres Tech-Teams ist der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf während und nach dem Umzug.
Beurteilen Sie, welche Materialien Sie benötigen: Durch Ihre Inspektionsrunden haben Sie einen vollständigen Überblick darüber, was Sie für den Umzug an den neuen Standort benötigen. Wenn Sie nun nicht mit einem einzelnen Anbieter zusammenarbeiten, der den Umzug für Sie übernimmt, müssen Sie die richtige Anzahl (und den richtigen Typ) von Kartons und Kisten auswählen, die Sie benötigen. Das ist nicht so einfach, wie es sich anhört, da viele Typen zur Auswahl stehen. Von stapelbaren und zusammenlegbaren Optionen bis hin zu Anmietungen oder Pods sind die Entscheidungen und Lösungen so einzigartig wie die Unternehmen, die sie einsetzen.
Teilen Sie Ihren Lieferanten die Anweisungen zum Be- und Entladen mit: Haben Sie an Ihren neuen und bestehenden Standorten Bereiche zum Be- und Entladen ausgewiesen? Haben Sie sichergestellt, dass in diesen Bereichen geparkte Lastwagen den Verkehr oder den Zugang anderer Mieter nicht stören? Erfordert einer der Standorte ungewöhnliche Zugangszeiten? Werden die vorgesehenen Lastwagen unterirdische Ladedocks anfahren oder unter Übderdachungen stehen? Werden die Umzugshelfer nach dem Umzug aufräumen oder liegt das in Ihrer Verantwortung? Wir empfehlen, Antworten auf all diese Fragen zu erhalten – dann die Ankunfts- und Abfahrtszeiten zu koordinieren, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
Legen Sie eine Methode für die Reinigung fest: Wenn Sie eine gewerbliche Umzugsmanagementfirma aus einer Hand engagiert haben, ist das gut für Sie. Dieser Schritt wird wahrscheinlich bereits erledigt sein. Wenn Sie dies nicht getan haben – und die Umzugsunternehmen sich um das Reinigen Ihres alten Standorts befassen, ist dies ein guter Zeitpunkt, um einen deartigen Service zu sichern. Überprüfen Sie Ihren Vertrag oder wenden Sie sich zuerst an Ihren Gebäudemanager, um Informationen zu Gebäuderichtlinien und -abdeckung zu erhalten. Festzulegen und Herauszufinden, wer die verantwortliche Partei ist, wird Sie davor bewahren, unnötige Gebühren für Dienstleistungen zu zahlen, für die Sie nicht verantwortlich sind – oder eine Strafgebühr zahlen zu müssen, wenn Sie diesen Schritt übersprungen haben und dies doch Ihre Aufgabe ist.
Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern: Inzwischen wird das Umzugskomitee, zu dessen Aufstellung wir Sie im ersten Blogbeitrag dieser Reihe ermutigt haben aufzustellen,viele Fragen Ihrer Mitarbeiter sortiert und beantwortet haben. Erstellen Sie eine wöchentliche E-Mail, mit der die Mitarbeiter über bestimmte Aspekte des Umzugs auf dem Laufenden gehalten und bereits gestellte Fragen – sowie Antworten aufgelistet werden – um die Menge an E-Mails in den dafür vorgesehenen Posteingang Ihres Komitees zu verringern. Weitere Themen für diesen Newsletter können beinhalten:
- Errungenschaften
- Offene Punkte
- Veranschlagte Packtage
- Etwaige zu erwartende Störungen im Arbeitsalltag der Mitarbeiter
- Umzugstermine
- Das neue Gebäude:
  - Unterschiede in Bezug auf die Parksituation, Sicherheit, Cafeteria usw.
  - Öffentliche Verkehrsmittel: Verfügbarkeit und/oder Fahrpläne
  - Ausstattung der Gebäude und Vorzüge der Nachbarschaft
  - Name und Adresse des Gebäudes
Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden: Wenn Sie an Ihren neuen Standort umziehen, werden Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Kunden und potenzielle neue Kunden Sie finden. Bestellen Sie rechtzeitig vor dem Umzug aktualisierte Visitenkarten, Briefbögen und andere Werbematerialien und überlegen Sie, einen Banner auf Ihrer Website zu erstellen, der über die bevorstehende Adressänderung informiert. Da die Implementierung von Google-Änderungen eine Weile dauern kann, empfehlen wir, sie mindestens einen Monat im Voraus zu kontaktieren, damit Ihr Online-Eintrag und Ihre Adresse geändert werden. Aktualisieren Sie abschließend alle Zulieferer, Lieferanten und Kunden per E-Mail und über eine herkömmliche Mailingkampagne, wo sich Ihr neuer Unternehmensstandort befindet.
Holen Sie sich einen Grundriss – und vergeben Sie Sitzplätze: Erstellen Sie nach Erhalt eines Grundrisses und des Feedbacks der wichtigsten Führungskräfte einen Sitzplan und verteilen Sie ihn an die Mitarbeiter. Wir empfehlen, Zeit für Rückmeldungen zu lassen, die zu Änderungen anregen. Identifizieren Sie Fälle, in denen besondere Bedürfnisse, der Zugang oder die Vorteile der Abteilungsnähe berücksichtigt werden sollten. Stimmen Sie die Finalisierung des Sitzplans mit Ihren Umzugshelfern ab, um sicherzustellen, dass sie eine klare Vorstellung davon haben, wo die gekennzeichneten Kisten und Geräte der einzelnen Mitarbeiter am neuen Standort aufgestellt werden.

Nachdem Sie diese Leitfäden befolgt haben, können Sie sich der nächsten Phase Ihres gewerblichen Umzugs nähern: dem Einpacken. Der nächste Blogbeitrag in dieser Serie befasst sich mit einer Reihe von Schritten, die den Übergang von Ihrem vorhandenen Geschäftsstandort erheblich erleichtern können.

Wenn Sie in der Zwischenzeit einen Anbieter aus einer Hand beauftragen möchten, der Ihren Umzug für Sie erledigt, können Sie sich gerne an uns wenden, um weitere Informationen zu erhalten, bevor Sie unseren nächsten Beitrag lesen. Gerne erläutern wir Ihnen, auf welche Weise SIRVAs Commercial Moving Services Sie beim Umzug Ihres Unternehmens unterstützen kann - von der Planung über das Packen bis hin zum tatsächlichen Umzug. Wir bieten Dienstleistungen für den Umzug von Arbeitstandorten, Büros & Einrichtungen, Refurbishing im Einzelhandel and sowie eine Reihe weiterer Services. Bitte kontaktieren Sie uns unter commercialmoving@sirva.com kontaktieren oder besuchen Sie https://www.sirva.com/en-us/commercial-moving um weitere Informationen zu erhalten.

Haben Sie den ersten Blog-Beitrag in dieser Serie verpasst? Lesen Sie den Commercial Moving Guide - So planen Sie Ihren großen Umzug, um dies nachzuholen.