Wichtige Überlegungen zu Extended-Business-Traveler-Programmen

Während Unternehmen die durch die Pandemie bedingten Einschränkungen im Geschäftsleben überwinden, rücken längere Geschäftsreisen wieder stärker in den Mittelpunkt, um geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden. Unternehmen beginnen damit, ihre Extended-Business-Travel-Programme (EBT-Programme) zu entwickeln oder neu zu bewerten.

Funktioniert Ihr EBT-Programm als strategisches Instrument für Ihr Unternehmen in einer sich entwickelnden post-pandemischen Arbeitswelt? Sind Sie darauf vorbereitet, potenzielle Compliance-Probleme zu vermeiden, die sich auf Ihre Organisationen und Beauftragten auswirken könnten?

Sechs wichtige Möglichkeiten, Ihr EBT-Programm zu bewerten

Es gibt mehrere wichtige Überlegungen bei der Bewertung Ihres EBT-Programms. Dies ist eine Auftragsart, die besonders anfällig für Compliance-Herausforderungen und andere Probleme ist, die zu einem erhöhten Risiko führen können. Das übergeordnete Ziel eines umfassenden EBT-Programms ist es, das Risiko sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen zu minimieren. Ohne ein formelles Programm können Geschäftsreisende sich selbst und Ihr Unternehmen dem Risiko aussetzen, Steuer- und Einwanderungsrichtlinien möglicherweise nicht einzuhalten. Die Geldbußen können beträchtlich sein, daher ist es wichtig, dass Ihre Organisation wirksame Methoden zur Verfolgung von EBTs findet und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellt.

Nachfolgend finden Sie einige wichtige Schritte zur Bewertung eines umfassenden und effektiven EBT-Programms:

1. Definieren von „Extended Business Travel“ (längeren Geschäftsreisen)
Es ist wichtig zu definieren, was EBT für Ihr Unternehmen bedeutet, damit es einheitlich gehandhabt wird und sich von anderen Programmen und Richtlinien unterscheidet.. In der Regel geht die Dauer über eine normale Geschäftsreise hinaus, gilt aber nicht als kurz- oder langfristige Entsendung. Die am häufigsten von der Branche definierte Dauer beträgt 30 bis 90 Tage. Nach 90 Tagen gilt es als kurzfristige Entsendung. Jegliche Unterstützung durch das EBT-Programm dient dazu, die spezifischen geschäftlichen Anforderungen dieser Dauer zu erfüllen, die möglicherweise nicht in Ihrer normalen Geschäftsreiserichtlinie berücksichtigt werden, und ist nicht so lang, dass sie alle Vorteile einer kurzfristigen Entsendung bietet.

2. Verwaltungsstruktur/Programmaufsicht
Wer hat die Aufsicht über das Programm und wie wird es verwaltet? Globale Mobilitätsteams sind zunehmend an der Betreuung von Geschäftsreisenden beteiligt. Das Programmmanagement kann zentralisiert oder innerhalb der Region erfolgen, entscheidend ist jedoch, einen einzigen Programmverantwortlichen zu haben, der die Richtlinien und Verfahren entwickelt und durchsetzt, die das Programm auf globaler Basis regeln. EBTs können auch von Ihrer Personalabteilung, einzelnen Geschäftseinheiten oder der Reiseabteilung verwaltet werden.

3. Prozesse und Richtlinien entwickeln
Es empfiehlt sich, eine formelle Politik oder Richtlinien zu entwickeln, um Ihre Mitarbeiter auf längeren Geschäftsreisen zu unterstützen. Eine klare Dokumentation bietet Unterstützung auf angemessenem Niveau und Einheitlichkeit, und sie gewährleistet, dass die Vorschriften eingehalten werden.
Untersuchungen und Umfragen in der Branche haben gezeigt, dass die größten Herausforderungen bei der Verwaltung von EBTs die Einhaltung von Steuervorschriften und Einwanderungsbestimmungen sind, sowie die Nachverfolgung von Mitarbeitern. Bei der Planung längerer Geschäftsreisen berücksichtigen Unternehmensleiter nicht immer die Anforderungen des Gastlandes, wenn sie Mitarbeiter auswählen oder die Reisezeit festlegen, und sie sind sich auch nicht über die steuerlichen und einwanderungsrechtlichen Folgen im Klaren, die eine Geschäftsreise am Ende haben kann. Durch die Zentralisierung von Verwaltungs- und Programmrichtlinien werden die Herausforderungen und Risiken in diesen kritischen Bereichen erheblich reduziert.

4. Nachverfolgung von Mitarbeitern
Ein vorhandener Mechanismus zur Nachverfolgung von Mitarbeitern ist entscheidend, um die Einhaltung von Steuer- und Einwanderungsvorschriften sicherzustellen. Damit kann Ihr Unternehmen außerdem Mitarbeiter leicht auffinden, was eine wichtige Funktion der Fürsorgepflicht darstellt. Die Nachverfolgung des Aufenthaltsorts von Mitarbeitern wurde während der COVID-19-Pandemie zu einem zentralen Thema. Zusätzlich zu Ihren eigenen internen Tools sind verschiedene Arten von Tracking-Tools von Reiseanbietern, Steueranbietern, Einwanderungsanbietern und Umzugsdienstleistern erhältlich.

5. Nutzen Sie das Netzwerk der Mobilitätsanbieter
Die Identifizierung und Rationalisierung der an Ihrem EBT-Prozess beteiligten Anbieter und die Nutzung bestehender Mobilitätsanbieter sorgen für Konsistenz und Kosteneinsparungen für Ihr Programm. Zu diesen Anbietern können gehören:
• Geschäftsreisen
  Einwanderung
• Steuern
• Unternehmen für Relocation-Management
• Datenanbieter
• Temporäre Unterkunft

6. Unterstützung koordinieren
Die erweiterte Unterstützung für Geschäftsreisen kann intern in Ihrem Mobilitätsteam, durch ein separates Team (oder auch mehrere) oder durch einen der Mobilitätspartner Ihres Unternehmens koordiniert werden. Aufgrund von Bedenken zu Einhatzung der Vorschriften und Kohärenz wird nicht empfohlen, dass der Mitarbeiter den Support selbst koordiniert oder dass die Koordinierung auf der Ebene des Managers oder des Unternehmens erfolgt.

Empfohlene EBT-Unterstützungskomponenten

Sobald die Programmstruktur und -führung eingerichtet sind, sollte festgelegt werden, in welchem Umfang Ihr Unternehmen EBTs unterstützen wird. Dabei sollten Sie sich auf Komponenten konzentrieren, die mit der Einhaltung von Vorschriften zusammenhängen, sowie auf Bestimmungen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, sich sicher an den neuen Standort zu begeben und seine Aufgaben effektiv zu erfüllen.

Einige empfohlene EBT-Unterstützungselemente umfassen:

Beratung vor Reiseantritt: Eine Beratung der Mitarbeiter vor der Reise ist wichtig, damit sie sich über ihre Pflichten als Geschäftsreisende im Klaren sind, einschließlich der Einhaltung von Richtlinien zur Einhaltung von Vorschriften, und der Unterstützung, die Ihr Unternehmen bietet.

Steuerliche Informationen:Steuerliche Informationen kann von dem für Ihre Organisation zuständigen Steuerberater durchgeführt werden und kann wichtig sein, wenn die ausgedehnte Reise, je nach Standort, Steuern auslöst. Steuerliche Informationen können sowohl für inländische als auch für internationale Reisende gelten.
Sicherheitsbesprechung: Bei internationalen EBTs kann je nach Standort eine Einweisung durch einen externen Anbieter oder ein internes Sicherheitsteam erfolgen.

Ärztliche Untersuchung: Für internationale EBTs kann eine ärztliche Untersuchung für Einwanderungszwecke erforderlich sein, und einige Organisationen verlangen eine ärztliche Untersuchung vor jedem Antritt einer längeren Geschäftsreise.

Unterstützung bei der Einwanderung:Bei internationalen EBTs muss der Geschäftsreisende über eine Arbeits- und vorübergehende Aufenthaltserlaubnis am Zielort verfügen. Reisepass, Visumanträge und Begleitdokumente müssen so früh wie möglich im Prozess ausgefüllt und bereitgestellt werden. Es ist wichtig, ausreichend Zeit für die Dokumentenverarbeitung einzuplanen.

Sprachtraining:Bei internationalen EBTs kann ein Sprachtraining erforderlich sein, um den Erfolg des Mitarbeiters am Gaststandort sicherzustellen.

Kulturelles Training:Für internationale EBTs wird, genau wie für lang- und kurzfristige Entsendungen, ein kulturelles Training empfohlen, um dem Mitarbeiter das nötige Rüstzeug zu geben, die Kultur zu schätzen und zu verstehen, damit er in seiner neuen Rolle erfolgreich sein kann.

Die Reise vom Abfahrts-/Abflugort zum Zielort: Reisen basieren in der Regel auf den Richtlinien Ihrer Organisation für Geschäftsreisen und werden über Ihren ausgewiesenen Reiseanbieter gebucht. Zu den Reisekosten kann gehören:

• Flugpreis
• Bodentransport zu/vom Flughafen
• Flughafensteuern und Transfergebühren
• Standard baggage costs
• Zusätzliches Übergepäck für längere Zeiträume
• Mögliche autorisierte Zwischenstopps je nach Reiselänge
• Mahlzeiten
• Kilometerstand, wenn mit einer täglichen Mindestfahrstrecke gefahren wird
• Unterkunft

Unterkunft am Zielort: Für die Dauer der längeren Geschäftsreise wird in der Regel eine möblierte Firmenunterkunft oder ein Hotel zur Verfügung gestellt.

Lebenshaltungskosten: Mahlzeiten und Nebenkosten werden in der Regel durch eine Tagespauschale abgedeckt, die die tatsächlichen und angemessenen Lebenshaltungskosten für die Tage vor Ort abdecken soll. Diese Tagespauschalen können anhand eines Datenanbieters, staatlicher Tabellen, einer Geschäftsreiserichtlinie, einer Unternehmensberechnung oder von Pauschalbeträgen ermittelt werden.

Beförderung vor Ort: Wenn der Mitarbeiter nicht in der Lage ist, mit dem eigenen Fahrzeug zum Zielort zu fahren, wird ihm eine angemessene Beförderung zur Verfügung gestellt, die sich nach seiner Position, den Richtlinien/Praktiken des Zielortes und den örtlichen Geschäftsregeln richtet und in Form eines Zuschusses, einer Erstattung, eines Mietwagens oder eines Firmenwagens erfolgen kann.

Steuerpolitik und Vorbereitung: Im Idealfall sollte die Steuerpflicht des Arbeitnehmers für die Dauer einer längeren Geschäftsreise gleich bleiben wie zu Hause. Das Unternehmen übernimmt in der Regel alle Verbindlichkeiten, die über das hinausgehen, was der Mitarbeiter normalerweise mit seinem Einkommen aus dem Unternehmen erzielt hätte. Wenn eine Steuererklärungserstellung erforderlich ist (international), übernimmt das Unternehmen die Kosten für das betreffende Jahr oder die betreffenden Jahre.

Weitere Informationen darüber, wie Sie EBTs zu einem strategischen Bestandteil Ihres Mobilitätsprogramms machen können, erhalten Sie von SIRVA Global Advisory Services unter globaladvisoryservices@sirva.comoder wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder einen Vertriebsmitarbeiter bei SIRVA.