Relo 101 für Unternehmen mit geringen Umzugsvolumina in den USA

Kleine Unternehmen – und Unternehmen mit geringeren jährlichen Umzugsvolumina – sind bei Umzügen häufig benachteiligt. Wenn Unternehmen nicht regelmäßig eine erhebliche Anzahl von Umzügen durchführen, haben sie keine Gelegenheit, das Fachwissen oder die Expertise zu erwerben, die durch die Wiederholungserfahrung entwickelt werden. Einfach gesagt, wissen Entscheidungsträger oft nicht einmal, was sie über Mobilität nicht wissen.

Wie in einem früheren Blogbeitrag erwähnt, können die Kosten für einen Umzug das Dreifache des Gehalts eines Mitarbeiters erreichen. Da dieses Investitionsniveau üblicherweise zur Unterstützung der Unternehmensziele und des Unternehmenswachstums eingesetzt wird, ist es für Stakeholder in Unternehmen jeder Größe ratsam, ein grundlegendes Verständnis der Begriffe und bewährten Praktiken der Umzugsbranche zu haben. Auf diese Weise können sie ihre Budgets mit Bedacht verwalten, ihren Mitarbeitern einen möglichst reibungslosen Umzug ermöglichen und sicherstellen, dass ihre Aufgaben und Unternehmensziele erfüllt werden.

Warum ist ein reibungsloser Umzug wichtig?

Neben der Maximierung der Kapitalrendite (ROI) eines Unternehmens gibt es weitere wichtige Gründe, ein erfolgreiches Umzugsprogramm zu konzipieren und umzusetzen. Zum Beispiel sollte die Korrelation einer reibungslosen Versetzung zum Mitarbeiterengagement nie unterschätzt werden. 2018 zitierte der Worldwide ERC eine globale Umfrage der IMPACT-Gruppe von 3.078 Mitarbeitern, Ehepartnern und Partnern, die zu der Erkenntnis gelangt war, dass 75 Prozent der Mitarbeiter nach ihrem Umzug “in höchstem Maße engagiert” waren. Bei einer genaueren Betrachtung der Gründe für dieses Engagement gaben 79 Prozent der Befragten an, dass ihnen “Integrationsdienste” während ihres Umzugs Zeit gespart haben, während 73 Prozent angaben, dass die Dienste es ihnen ermöglichten, “am Arbeitsplatz produktiver zu sein.” Als Umzugsverwaltungsfirma (RMC) empfehlen wir beispielsweise Dienstleistungen, die die Eingewöhnung der Mitarbeiter an ihre neuen Umgebungen unterstützen. Ein reibungsloser Übergang, der durch solide Mobilitätspraktiken unterstützt wird, unterstützt den Erfolg der Mitarbeiter, was letztendlich auch zum Erfolg des Unternehmens führen kann.

Was sollten Unternehmen über Umzüge wissen?

Mobilitätskonzepte und -begriffe: Es gibt eine Vielzahl von Begriffen und Konzepten, mit denen Stakeholder vertraut sein sollten, auch wenn ihre Unternehmen nur wenige Schritte ausführen.

• Beratung vor der Entscheidung: Der Umzug an einen neuen Standort, sei es ans andere Ende der Stadt oder über Ländergrenzen hinweg, ist mit großen Veränderungen verbunden. Um sicherzustellen, dass ein vorgeschlagener Umzug die richtige Passform für Mitarbeiter und ihre Familien hat, sollten Beratungsdienste angeboten werden, um eine detailierten Blick auf die neue Lage, die Umzugsrichtlinie des Unternehmens, verfügbare Vorteile und alle wesentlichen kulturellen oder finanziellen Auswirkungen des vorgeschlagenen Umzugs zu präsentieren. Das Unternehmen sollte auch alle Ressourcen bereitstellen, die der Familie zur Verfügung stehen, um weitere Informationen zu erhalten.
• Wohnungssuche: Bei der Planung eines Umzugs ist es sinnvoll, Familien vorab erfasste Immobilien und gezielte Gemeindesuchen auf der Grundlage einer umfassenden Bedarfsanalyse vorzustellen. Dies bereitet den umziehenden Mitarbeiter und deren Familien vor und rationalisiert gleichzeitig den Suchprozess, wenn sie den Zielort erreichen. Das Management der Erwartungshaltung für eine Wohnungssuche und die Aushandlung von Mietverträgen oder Hauskäufen bis zum Abschluss sind ebenfalls wichtige Bestandteile eines erfolgreichen Wohnungssuchprozesses.
• Umzugsgüter: Es gibt viel zu koordinieren, wenn es um den Umzug und die Lagerung der Haushaltswaren und Güter eines Mitarbeiters geht. Dazu gehört, dass sichergestellt wird, dass die Sendung ordnungsgemäß begutachtet, verpackt, verladen, versendet und zugestellt wird. Gegenstände, die am Ursprungsort eingelagert werden, sollten auch überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden und dass Gewicht und Größe den Vorgaben Ihrer Richtlinie entsprechen, um Missverständnisse oder unnötige Ansprüche bei der Rückführung zu vermeiden.

   

• Programme zum Hausverkauf: In Fällen von Umzügen innerhalb der USA besteht der Zweck von Programmen zum Hausverkauf darin, den Mitarbeiter bei der ordnungsgemäßen Platzierung von Angeboten zu unterstützen, um sicherzustellen, dass das Haus so schnell wie möglich für den höchsten Betrag verkauft wird, und gleichzeitig den Mitarbeiter davon abzuhalten, Steuern auf die Erstattung der Hausverkaufskosten zu zahlen.  Es kann auch eine Übernahmemöglichkeit geben, um den Mitarbeitern ein beruhigendes Gefühl zu geben. Wenn ihre Häuser nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums verkauft werden, sind sie von der Verantwortung befreit.  Dies kann wichtig sein, wenn ein Mitarbeiter versucht, ein Haus am Zielort zu kaufen, dies aber nicht kann, weil er am Herkunftsort noch ein Haus besitzt.

Flexible Optionen für das Programm zum Hausverkauf sollten verfügbar sein, um den unterschiedlichen Bedürfnissen und Umständen beim Umzug eines Mitarbeiters gerecht zu werden. Bei SIRVA bieten wir zum Beispiel mehrere Ebenen der Beratung vor der Entscheidung an, um den Bedarf zu beurteilen und diese Flexibilität zu gewährleisten. Dazu stehen Programme zur Verfügung, die je nach Szenario auf Informationen zum Makler bzw. Gutachten, Maklerpreisgutachten oder “Drive-By”-Gutachten basieren.

• Endgültiger Umzug: In Fällen inländischer Umzüge in den USA, in denen ein Mitarbeiter noch keine neue Wohnung hat oder seine/ihre Haushaltsgüter möglicherweise noch nicht angekommen sind, müssen Unterkünfte zur Unterstützung des Einzelnen und seiner/ihrer Familie bereitgestellt werden. Die Leistungen enthalten eine Übernachtung am Herkunftsort (wenn die Haushaltsgüter des Mitarbeiters verladen wurden und nicht mehr zu Hause sind), Kilometerstand zum IRS-Tarif oder Flugpreis, abhängig von der Entfernung zum neuen Standort, Mahlzeiten unterwegs als Tagespauschale und eine Hotelübernachtung für die erste Nacht am neuen Standort.

• Temporäre Unterkunft: Oft muss eine temporäre Unterkunft arrangiert werden, bevor ein Mitarbeiter seine Wohnung dauerhaft beziehen kann. Nach der Durchführung einer formellen Bedarfsanalyse und von Interviews zur Ermittlung geeigneter Immobilien sollten Mitarbeiter und Familienangehörige eine Anleitung zur Durchführung von Mietverträgen, Gesetzen oder Standards erhalten, die für das neue Land oder die neue Region spezifisch sind, sowie die Koordination von Umzugsterminen und Dienstleistungen. Wenn Sie mit einer Umzugsverwaltungsfirma (RMC) zusammenarbeiten, können Sie all dies, zusammen mit der direkten Abrechnung und der Verwaltung aller laufenden Probleme mit der Immobilie während des Aufenthalts des Mitarbeiters auslagern.
• Sonstiges/Umzugsbewilligung: Die sonstige Aufwandsentschädigung soll Teile des Umzugs abdecken, die möglicherweise nicht durch das Standardumzugspaket abgedeckt sind. Beispiele hierfür sind das Umziehen von Haustieren, Lizenzprobleme und sonstige Gegenstände, die zum Einrichten der neuen Wohnung usw. benötigt werden. Mit der sonstigen Aufwandsentschädigung sollen Ausnahmen von der Richtlinie reduziert werden. Dieser Betrag wird in der Regel hochgerechnet, und Umzugsunternehmen können bei der Festlegung der Höhe der Aufwandsentschädigung behilflich sein.

• Visa und Immigration: Die Koordination und Ausführung von Arbeitsgenehmigungen für Angestellte und Familienangehörige, Visa, Geschäftsreisevisa und Schulungszulassungen ist komplex. Die Anforderungen variieren und ändern sich rasch von Land zu Land. Die Einhaltung aller Vorschriften (vor und während der Zuordnung sowie bei der Rückführung) ist von höchster Wichtigkeit.
• Dienstleistungen vor Ort: Von der örtlichen Orientierung über die Unterstützung bei der Schulsuche, von Settling In bis hin zur Unterstützung von Ehepartnern und der Partnerhilfe ist die Organisation von Dienstleistungen vor Ort am neuen Standort des Mitarbeiters entscheidend für den Erfolg in seiner neuen Aufgabe. Die Zusammenarbeit mit einem RMC mit globaler Reichweite garantiert, dass diese Dienstleistungen sowohl fachkundig als auch personalisiert angeboten werden - einschließlich abendlicher Check-Ins mit dem Mitarbeiter, gezielter Gemeindesuche, Touren durch die Umgebung und Beratung in Bezug auf soziale Gepflogenheiten bis hin zu lokalen Trends auf dem Wohnungsmarkt .
• Kostenmanagement: Neben der Verfolgung aller Umzugskosten für Steuer- und Budgetzwecke erhalten Unternehmen einen deutlichen Vorteil bei der Verwaltung und Verfolgung der Ausgaben für zukünftige Umzüge. Ein Vorteil der Zusammenarbeit mit einem erfahrenen RMC besteht darin, dass das Finanzteam in Abstimmung mit dem Buchhaltungsteam des Unternehmens alle Services für die Kostenprüfung und -erstattung, Steuerberechnung und -verrechnung, Lohnabrechnungsstelle und Berichterstattung ausführen kann. Bei SIRVA können Familien auf bequemen Online- und Mobilplattformen von überall auf der Welt mit jedem Gerät Spesengutscheine einreichen.

Erstellen Sie eine Richtlinie, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist

Bei der Festlegung der Komponenten und des Umfangs eines Mobilitätsprogramms sollte ein erstklassiges Programm immer die Unternehmenskultur, das Budget und die Einstellungspraktiken berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Ziele im gesamten Unternehmen erreicht werden.  SIRVA Relocation vertritt die Auffassung, dass Unternehmen eine Richtlinie für Umzüge benötigen, die wiederum einen Umzugsprozess nicht über unerwartete Hürden stolpern lässt. Dies ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg jedes Umzugs.

Da die Mobilität ein Unternehmen in einer Weise beeinflusst, die über einzelne Standortverlagerungen hinausgeht, ist es wichtig, die Stakeholder im gesamten Unternehmen einzubeziehen, um das richtige Mobilitätsprogramm zu entwerfen. Es wird empfohlen, Mitglieder aus der Personalabteilung, internen Mobilitätsteams, der IT und der Führung einzubeziehen, um priorisierte Ziele für den Mobilitätsplan des Unternehmens festzulegen und um Herausforderungen zu ermitteln, die spezifisch für Regionen oder Länder sind, in die die Mitarbeiter umziehen werden.    

Umzugskosten

Wenn ein Unternehmen ein RMC in Betracht zieht, sollten die Entscheidungsträger direkte Fragen stellen, um zu bestimmen, ob alle direkten Kosten (die mit Anbietern in ihren Netzwerken verbunden sind) zu den Anschaffungskosten durchgereicht werden oder diese Kosten aufgeschlüsselt werden. Transparenz in Bezug auf laufende oder zusätzliche Gebühren, die anfallen könnten, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, wenn das RMC keine einmaligen Gebühren erhebt.  

Steuer-Verbindlichkeiten und Compliance

Steuersysteme sind von Land zu Land sehr unterschiedlich. Daher ist das Verständnis der Steuer-Verbindlichkeiten und Compliance an jedem Ort, an dem Ihr Unternehmen geschäftlich tätig ist, von entscheidender Bedeutung. Variationen können dazu führen, dass das Einkommen in zwei verschiedenen Ländern besteuert oder überhaupt nicht besteuert wird oder dass ein Land nur Steuern auf lokales Einkommen berechnet, während ein anderes möglicherweise Steuern auf das weltweite Einkommen erhebt. In jedem Steuerkonformitätssystem können Unternehmen ihre Steuer-Verbindlichkeiten minimieren, indem sie nationale und internationale Steuerspezialisten hinzuziehen, ein Bereich, auf den sich spezialisierte Anwälte und Wirtschaftsprüfer häufig konzentrieren.   

Vorteile der Auslagerung

In unserem jüngsten Blogbeitrag, Wir sind ein kleines Unternehmen: Lohnt es sich, mein Mobilitätsprogramm auszulagern?  Wir haben eine Reihe von Vorteilen erörtert, die kleinen Unternehmen bei der Auslagerung ihrer Mobilitätsprogramme zur Verfügung stehen.  Wir empfehlen Ihnen, diesen Beitrag zu lesen, um auf eine Fülle hilfreicher Informationen zuzugreifen. Kurz gesagt, zusätzlich zu effizienteren Mobilitätsprogrammen, die die Kosten und Bedenken des Unternehmens senken, bietet das Auslagern an ein RMC, das auf kleinere Unternehmen zugeschnitten wird, auch Folgendes:

• Sofortiger Zugriff auf Branchenwissen und bewährte Methoden;
• Eine Erweiterung bestehender interner Teams;
• Reduzierter Stress bei der Planung, Implementierung und Unterstützung globaler Mobilitätsverlagerungen und -programme;

Das Verständnis der Grundlagen eines Umzugs kommt Unternehmen jeder Größe zugute

Es gibt viel, was man über Umzüge wissen muss, aber mit den richtigen Kenntnissen und der richtigen Unterstützung muss dies nicht überwältigend sein. Der Nutzen der Entwicklung eines Programms, das auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, hat eine Reihe von Vorteilen, die es sich zu verfolgen lohnt, von Effizienz und Produktivität bis hin zu voll engagierten Mitarbeitern. Schlußendlich, egal ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist, ein geringes Volumen an Umzügen pro Jahr durchführt oder einfach mit einem geringeren Budget arbeitet, ist es möglich, ein umfassendes Mobilitätsprogramm zu entwickeln, das sowohl Ihren Mitarbeitern, als auch Ihrer Bilanz entgegenkommt.  

Wenn Ihr Unternehmen weniger als 30 Mitarbeiter pro Jahr versetzt, können Sie sich jederzeit an uns zu wenden. Gerne lassen wir Ihnen mehr Informationen darüber zukommen, wie das Vorteilsprogramm von SIRVA Ihrem Unternehmen zugute kommen kann. Unser Vorteilsteam ist eine eigenständige Abteilung bei SIRVA, das sich aus ausgebildeten Kundenbetreuern und Spezialisten vor Ort zusammensetzt. Bitte besuchen Sie unsere Seite Services by Size um mehr zu erfahren, oder kontaktieren Sie mich unter Jane.Yanosko@sirva.com.