Vorteile einer Partnerschaft mit einer Relocation-Management-Firma bei Gruppenumzügen

Gruppenumzüge sind oft eine Schlüsselkomponente der strategischen Planung eines Unternehmens, aber aufgrund ihrer Komplexität können sie sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter eine schwierige Herausforderung darstellen. Neben der Gewährleistung des Relocation-Erfolgs und der Verwaltung des Umzugs selbst haben die Beteiligten des Unternehmens die Aufgabe, die Betriebsunterbrechungen so gering wie möglich zu halten und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Ohne einen soliden Plan und eine konsistente Kommunikation kann die Arbeitsmoral der Mitarbeiter negativ beeinflusst werden, was letztlich mögliche Störungen noch verschlimmert. 

Wenn so viel auf dem Spiel steht, müssen Unternehmen jeden erdenklichen Vorteils nutzen, wenn sie einen Gruppenumzug planen; jedoch verfügen die meisten Organisationen nicht über die dazu notwendigen internen Kapazitäten. Durch die Zusammenarbeit mit einer Relocation-Management-Firma (Relocation Management Company, RMC) können Unternehmen bei der Planung eines Umzugs dieser Größenordnung in den Genuss des gesammelten Fachwissens und der umfangreichen Ressourcen ihres Partners kommen. 

Schritte zur Verwaltung eines Gruppenumzugs

Um sicherzustellen, dass ein Gruppenumzug so reibungslos wie möglich verläuft, müssen mehrere Verfahren festgelegt werden:

• Bewertung welchen Mitarbeitern die Möglichkeit zum Umzug angeboten wird und welchen nicht.
• Bestimmung welche Richtlinien/Leistungen zur Unterstützung des Umzugs angeboten werden.
• Entscheidung der gewünschten Annahmequote von Mitarbeitern, die zu einem Umzug bereit sind (z. B. sind es 90 %, da Fähigkeiten spezialisiert und schwer zu finden sind; oder 20 %, da ein Pool lokaler Talente verfügbar ist)? Diese Antwort kann je nach Unternehmen und Umzugsszenario unterschiedlich ausfallen. 

Auch wenn eine solche Bestimmung einfach erscheinen mag, muss den betroffenen Mitarbeitern genau die richtige Zeit eingeräumt werden, um diese Entscheidung zu treffen; zu viel Druck auszuüben oder zu viel Zeit für die Entscheidung zu lassen, kann Schwierigkeiten mit sich bringen. Sobald der Mitarbeiter einem Umzug zugestimmt hat, ist es ratsam, eine unterschriebene Rückzahlvereinbarung und eine Absichtserklärung über den Umzug zu verlangen, bevor das Unternehmen sich zu Investitionen verpflichtet. 

Zusätzliche Schritte, die Sie einbinden können, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen:

• Erstellen Sie einen gut durchdachten Ausnahmemanagementprozess um den Bedürfnissen von wichtigem Personal entgegenzukommen, das möglicherweise Unterstützung jenseits der festgelegten Programme benötigt, um die Versetzung zu akzeptieren.
• Berücksichtigen Sie die Konzepte von Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion (Diversity, Equity, Inclusion, DEI) bei Ihrem allgemeinen Ansatz und der Verwaltung Ihres Gruppenumzugs, einschließlich Paketdesign, Berücksichtigung der Mitarbeiter, die Sie für den Gruppenumzug gewinnen wollen, und möglicher Herausforderungen an den Ausgangs- und Zielorten.
• Entwickeln Sie einen Feedback-Prozess um Fragen von Mitarbeitern zu beantworten.
• Richten Sie Kontrollen ein um die Anzahl der Personen zu begrenzen, die außerhalb des Programms behandelt werden.
• Halten Sie Ihre Kunden und Lieferanten auf dem Laufenden um Bedenken bezüglich der Geschäftskontinuität zu minimieren, einschließlich eines robusten Kommunikationsplans und Änderungsmanagementprozesses, und um sie über die Berücksichtigung von COVID-19 in bestimmten Zielländern aufzuklären.
• Zeigen Sie Ihre Sorgfalt bei der Bewertung der gesellschaftspolitischen Situation am Zielort, einschließlich der öffentlichen Gesundheit und grundlegenden Infrastruktur, des Lebensstandards und der Wohnsituation sowie der Verfügbarkeit akzeptabler Bildungseinrichtungen, insbesondere bei Umzügen von Familien. 

Gründe für das Scheitern von Gruppenumzügen

Unserer Erfahrung nach gibt es mehrere häufige Gründe dafür, dass ein Gruppenumzug nicht erfolgreich ist, darunter auch das Scheitern eines Unternehmens in folgenden Bereichen:

• Ankündigung des Umzugs mit angemessener Vorbereitung oder Mitarbeiterengagement
• Klare Definition der Ziele
• Gründliche Planung und ausreichender zeitlicher Vorlauf  
• Bewahren der Kontrolle über die Erfahrungen der Mitarbeiter durch die Einhaltung von Richtlinien
• Verständnis für die einzigartigen Bedürfnisse und Dynamiken von Mitarbeitern 
• Auswahl von Anbietern, die Erfahrung mit der Umsetzung von Gruppenumzügen haben
• Hinzuziehen der Unterstützung und des Engagements des obersten Managements
• Ausreichend frühe Inanspruchnahme externer Ressourcen

Es ist entscheidend, dass der Grund für den Gruppenumzug mit einem soliden Geschäftsziel in Einklang gebracht werden kann. Die Mitarbeiter sollten durch Angabe der Gründe für die Wahl des neuen Standortes, von Zielen, die definiert und verteidigt werden können, überzeugt werden, und sie sollten über die Leistungen und Ausstattung des neuen Standorts aufgeklärt werden. Die Einbeziehung von Mobilitätsmanagern und unterstützenden Ressourcen in einer frühen Phase des Prozesses trägt wesentlich dazu bei, dies und vieles mehr zu erreichen. Wenn sie richtig strukturiert sind, reduzieren Gruppenumzugsprogramme den Mitarbeiterschwund, Fehlzeiten und Verwaltungszeit. 

Wie Relocation-Management-Firmen helfen können

Von der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen, um die Wahrnehmung der Mitarbeiter und die potenziellen Bedürfnisse für den Umzug zu ermitteln, bis zur Durchführung von Marktstudien zum Ausgangs- und Zielstandort, um Kostenunterschiede zu erfassen und festzustellen, ob eine Anpassung der Lebenshaltungskosten erforderlich sein könnte – eine Relocation-Management-Firma (Relocation Management Company, RMC) arbeitet eng mit dem Managementteam eines Kundenunternehmens zusammen, um die Gesamtziele und die Erfolgsparameter eines Umzugs zu definieren. Die RMC kann auch bei der Beratung zu Kommunikationsplänen, dem Entwurf einer wirksamen Richtlinie und der Verwaltung der Umzugslogistik behilflich sein, um eine reibungslose und erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten. 

Worauf sollten Sie bei einem Anbieter achten? 

Finden Sie einen Anbieter, dessen Mitarbeiter und Wissensbasis am besten Ihren Bedürfnissen entsprechen. Suchen Sie nach einem mit umfangreicher Erfahrung und Ressourcen vor Ort am Zielort des Gruppenumzugs. Die RMC, mit der Sie zusammenarbeiten, sollte über Folgendes verfügen: 

• Umfassende und gut definierte Projektpläne 
• Personalplanungskompetenzen
• Benutzerfreundliche und robuste Technologiewerkzeuge zur Unterstützung der Mitarbeiter
• Expertise in der Gestaltung und Implementierung der Relocation-Richtlinie
• Umfangreiche Erfahrung mit Gruppenumzügen, darunter:
  • Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Mobilitätsteams, die durch den Umzug belastet sind
  • Richtlinienberatung zu Gruppenumzügen
  • Prozessentwicklung und -management
• Erfahrung mit Dienstleisterauswahl und -management
• Kenntnisse über den lokalen Immobilienmarkt
• Klare und umfassende Berichterstattungsprozesse (z. B. Inanspruchnahme von, Zufriedenheit mit und Kosten der Dienstleistungen)

Die umfangreiche globale Präsenz von SIRVA bedeutet, dass wir über die Fähigkeiten, Ressourcen und das Netzwerk verfügen, um Gruppenumzüge aller Größen, an verschiedenen Standorten (z. B. in andere Länder, innerhalb eines Landes, innerhalb einer Stadt) und aus verschiedenen Gründen (z. B. Projekte, Bürokonsolidierungen, M&As) durchzuführen. Unternehmen auf der ganzen Welt haben unsere Dienstleistungen in Anspruch genommen und enorm von unserem Engagement für den bestmöglichen Service profitiert, egal wie viele Mitarbeiter unserer Kunden umziehen. 

Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu vermitteln, wie SIRVA praktikable Lösungen für Kundenbedenken findet, finden Sie im Folgenden die wichtigsten Punkte dreier kürzlich von uns unterstützter Gruppenumzüge.

Hintergrund

Unser Kunde, die Capital Group, ein amerikanisches Finanzdienstleistungsunternehmen, bat darum, während des Höhepunkts der COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 20 Mitarbeiter von Peking nach Shanghai zu verlagern.

Erfolgsfaktoren

Umzüge innerhalb desselben Landes sind weniger komplex und benötigen keine Visa oder Einwanderungsprozesse, aber sie erfordern deshalb nicht weniger Planung und Koordination. Unserer Erfahrung nach hilft die Ausstattung mit Folgendem definitiv dabei, einen größeren Erfolg zu erzielen:

• Erfahrung mit und Kenntnisse der lokalen Kultur 
• Vertrautheit mit stadtspezifischen Regeln und Vorschriften 
• Vertrautheit mit den Bedürfnissen von Kunden und Mitarbeitern 
• Kreativität und proaktives Handeln 

Hintergrund

Unser Kunde aus der Öl-und-Gas-Branche bat uns, rund 70 Mitarbeiter international von Australien an einen Standort zu verlagern, der aufgrund von COVID-19 als schwierig eingestuft wurde.

Erfolgsfaktoren
Gruppenumzüge an bestimmte Standorte stellen eine andere Reihe von Herausforderungen dar, die eine anspruchsvolle Handhabung und Sorgfaltspflicht erfordern. Der RMC muss zu Folgendem in der Lage sein: 

• Schnelle Reaktion mit flexiblen und kreativen Lösungen 
• Positionierung unserer Sorgfaltspflicht als Mittelpunkt aller Bemühungen 
• Einsatz von Datenanalyse und Branchenerkenntnissen, um solide Aktionspläne zu erstellen und so die Bedürfnisse der Kunden schnell zu unterstützen
• Ständiger Blick auf das Relocation-Budget, um sicherzustellen, dass keine Überausgaben anfallen und Kosten konsistent überwacht werden 

Erfolgsfaktoren

Internationale Umzüge mit einer größeren Anzahl von Mitarbeitern können schwierig zu handhaben sein, wenn die RMC nicht über eine korrekte Planung, Voraussicht und gute Kommunikation verfügt. Bei der Durchführung von Gruppenumzügen mit hohen Mitarbeiterzahlen ist Folgendes wichtig für die RMC:

• Gute Kenntnisse über die Visa- und Einwanderungspolitik und -prozesse, um an jedem Standort rechtzeitig die richtigen Genehmigungen und Dokumente einzuholen
• Hohe Expertise in der Lieferung von Haushaltswaren für Mitarbeiter
• Internes Fachwissen im Bereich Zieldienst und ein starkes Supply-Chain-Netzwerk, um jedem umziehenden Mitarbeiter zeitnahe und qualitativ hochwertige Unterstützung zur Verfügung zu stellen
• Ausgezeichnete Projektmanagement-Fähigkeiten, um eine pünktliche und konsistente Servicebereitstellung für einen großen Umzug zu ermöglichen

SIRVA verfügt über bewährte Fähigkeiten bei der kompetenten Durchführung von Gruppenumzügen in verschiedenen Größen an verschiedene Ziele. Seine überregionale Teamarbeit hat es SIRVA ermöglicht, Kunden zu hervorragenden Ergebnissen zu verhelfen. Dank unserer Expertise und unserem Wissen können wir die Erwartungen unserer Kunden regelmäßig erfüllen und übertreffen. Gruppenumzüge können wie eine gewaltige Herausforderung erscheinen, aber die Zusammenarbeit mit der richtigen RMC wird den Umzug Ihrer Mitarbeiter zu einer stressfreien und viel angenehmeren Angelegenheit machen.

Für weitere Informationen oder um zu beurteilen, ob Ihr aktuelles Relocation-Programm für Ziele Ihres bevorstehenden Gruppenumzugs ausreichend ist, kontaktieren Sie uns unter concierge@sirva.com.

Mitwirkende:

• Echo Lei, Director, Global Account Management
• Maria Oras, Senior Manager, Global Account Management