Verlängerte Geschäftsreise: Risiken und Prämien

Wenn Unternehmen daran arbeiten, ihre Umzugsrichtlinie an Mobilitäts- und Unternehmenszielen auszurichten, stehen Flexibilität und Kostenmanagement in der Regel ganz oben auf der Liste, zusammen mit dem Wunsch, einer breiteren Zahl von Personen eine großartige Mitarbeitererfahrung zu bieten. Auf der Suche nach Alternativen zu herkömmlichen, langfristigen Entsendungen hat sich die verlängerte Geschäftsreise (EBT) bei gleichzeitiger Verwaltung der Investitionen und Berücksichtigung der Organisations- und Mitarbeiterpräferenzen als Vorreiter herausgestellt. Bei SIRVAs jährlicher Mobilitätsumfrage aus 2018 gaben 44 Prozent der Befragten an, dass sie eine Zunahme der Nutzung von EBT-Vereinbarungen in den nächsten ein bis drei Jahren erwarten. Überraschenderweise weniger als ein Jahr nach Veröffentlichung unseres jährlichen Mobilitätsberichts 2018machte die 2019 SIRVA Pulse Umfragedeutlich, dass die Zahl auf 53 Prozent gestiegen war. Dieser Sprung zeigt, wie wichtig es ist, EBT und seine Auswirkungen auf Mobilitätsprogramme und deren Verwaltung genauer zu untersuchen.    

Mitarbeiter auf verlängerter Geschäftsreise werden in der Regel als Mitarbeiter definiert, die nicht umziehen, sondern häufig (oder für längere Zeiträume) an inländische und/oder internationale Standorte reisen, um Geschäfte zu tätigen. Für Geschäftsreisende fallen keine Ausgaben für die Disposition einer Wohnung oder die mit anderen Umzugstypen verbundenen Abwicklungsdienste an, wodurch EBT für jene Unternehmen attraktiv wird, die die Programmkosten beherrschbar halten möchten. Es gibt jedoch eine Reihe potenzieller Risiken im Zusammenhang mit diesen Mobilitätsvereinbarungen, die Unternehmen kennen sollten. Die Entwicklung einer Strategie für das jeweilige Management ist entscheidend für den Erfolg.   

Einhaltung der Steuervorschriften

Abhängig von Herkunfts- und Bestimmungsort und dem Szenario des Reisenden sollten bei der Nutzung von EBT eine Reihe von persönlichen und betrieblichen Steuerbestimmungen berücksichtigt werden. Arbeitnehmer können zusätzlichen Einkommens- und Sozialsteuern unterliegen. Unternehmen können aufgrund eines Mitarbeiters, der an einem bestimmten Standort arbeitet, unternehmenssteuerpflichtig sein.  Erhebliche Strafen und Zinsen können anfallen, wenn die Compliance-Anforderungen nicht erfüllt werden. Einfach ausgedrückt, ein Mangel an angemessener Nachverfolgung birgt das Risiko, den Einsparungen entgegenzuwirken, die sich die Stakeholder durch den Einsatz von EBT erhofft hatten. Es wird empfohlen, die Expertise eines Steuerexperten einzuholen, um vorbeugend auf diese Risiken aufmerksam zu machen und deren Einhaltung sicherzustellen.

Zusätzliche Überlegungen müssen auch für die unterschiedlichen Länderrichtlinien in Bezug auf EBT und die Komplexität der Überwachung angestellt werden. In einigen Ländern kann es sein, dass davon ausgegangen wird, dass ein Unternehmen eine lokale Betriebsstätte eingerichtet hat, wenn sich ein oder mehrere Geschäftsreisende dort länger geschäftlich aufhalten - auch wenn das Unternehmen kein tatsächliches Büro in der Region unterhält. In solchen Fällen kann schon ein Geschäftsreisender die Erfordernisse der Unternehmenssteuer und Steuerverbindlichkeiten auslösen.

Es ist notwendig, sowohl die Anzahl der Einreisen eines jeden MItarbeiters in ein bestimmtes Land, die Dauer jedes Besuchs, den Zeitraum, in dem die Besuche stattgefunden haben, die gezahlte Vergütung und den Arbeitsumfang des Mitarbeiters festzuhalten. Nur so kann beurteilen werden, unter welchen Compliance-Regelungen eines Landes jeder Geschäftsreisende fällt.

Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen

Die geopolitische Landschaft von heute verändert sich rasant. Infolgedessen ist es wichtiger denn je, die ebenso sprunghaften Einwanderungsbestimmungen einzuhalten, einschließlich der Einreise- und Arbeitsgenehmigungen sowie der Visa, die möglicherweise erforderlich sind, damit Geschäftsreisende mit längerer Reisedauer in anderen Ländern geschäftlich tätig werden können. Unternehmen sollten sich von einem Sachverständigen für Einwanderungsfragen beraten lassen, um mögliche Verstöße und daraus resultierende Bußgelder und Strafen zu minimieren oder von vorneherein ganz zu vermeiden. Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass sich die Kommunikationssysteme zwischen den Gerichtsbarkeiten aufgrund des technologischen Fortschritts verschärft haben und unmittelbarer geworden sind. Mobilitätsmanager sollten daher in Echtzeit genau wissen, welche Mitarbeiter reisen, wo sie sich befinden, für welche Dauer, aus welchen Gründen sie geschäftlich reisen und welche Art von Arbeit sie dabei ausführen, wenn sie die Einreiseberechtigungen und -risiken ordnungsgemäß handhaben wollen.

Übernehmen Sie Kontrolle Ihres EBT-Programms

Um die Kontrolle Ihres erweiterten Geschäftsreiseprogramms zu übernehmen, empfiehlt SIRVA:

• Bestimmen Sie, wer intern die Verantwortung für die Verwaltung und Nachverfolgung Ihres EBT-Programms übernimmt. Während mehrere Abteilungen an der Gestaltung einer EBT-Richtlinie und eines EBT-Prozesses beteiligt sein sollten (Personal, Steuern, Mobilität, Finanzen, Unternehmensführung), müssen die zu verfolgenden Elemente klar definiert werden und zurückgehen auf eine klar benannte Quelle für die Rechenschaftspflicht.
• Definieren Sie die Parameter Ihrer EBT-Richtlinie, einschließlich einer akzeptablen Dauer jedes Besuchs, der Compliance-Unterstützungselemente und der Art/Höhe zusätzlicher Unterstützung (je nach Bedarf), die Geschäftsreisenden mit längerer Reisedauer bereitgestellt werden.
• Beachten Sie die sich ändernden Einwanderungsanforderungen, die sich auf Geschäftsreisende in allen zutreffenden Zielländern auswirken. Wenden Sie sich nach Möglichkeit an Steuer- und Einwanderungsexperten, um Compliance-Risiken zu minimieren.
• Ziehen Sie in Betracht, Ihren Geschäftsreisenden Kultur- und Sprachtrainings anzubieten, um den Erfolg des Arrangements zu fördern.
• Implementieren Sie ein zuverlässiges und konsistentes Nachverfolgungssystem, um sicherzustellen, dass jede längere Geschäftsreise überwacht wird. Verfolgen Sie die Länge jeder Reise, die Ausgaben des Unternehmens, die Ausgaben des Mitarbeiters, die Vergütung, den Grund der Reise und den Umfang der durchgeführten Arbeiten. Globale Reisebuchungssysteme und Kostenmanagementberichte können sich als hilfreiche Methoden erweisen, um Geschäftsreisende mit längerer Reisedauer zu identifizieren und Aspekte ihrer Reisen zu überwachen.

Da erweiterte Geschäftsreisen als Alternative zu herkömmlichen Umzugstypen immer beliebter werden, müssen sich die Stakeholder des Unternehmens der Vorteile, Risiken und Anforderungen bewusst sein, die damit verbunden sind. Bei richtiger Verwaltung unter den richtigen Umständen kann EBT eine flexible und kostengünstige Alternative zu langfristigen Versetzungen darstellen. Es muss jedoch ordnungsgemäß durchgeführt werden, um erfolgreich zu sein. Während dies zunächst eine Investition in Zeit und Ressourcen für ein Unternehmen darstellen kann, werden Einsatzbereitschaft, Compliance und Effizienz langfristige Vorteile mit sich bringen, die das gesamte Mobilitätsprogramm auf lange Sicht stützen werden.