Aktualisierung zur Steuerreform 2018 in den USA: Was Unternehmen wissen müssen

Wie bereits in einem SIRVA-Webinar zu Beginn dieses Jahres besprochen, hat der Tax Cuts and Jobs Act von 2017, der von der Bundesregierung mit Gültigkeit ab dem 1. Januar 2018 erlassen wurde, erhebliche Auswirkungen auf die Relocationbranche.  Die Steuerreform zwingt Organisationen dazu, die steuerliche Unterstützung (hochgerechnet) für Mitarbeiterentsendungen zu überprüfen, insbesondere im Hinblick auf folgende Punkte:

Steuerlich ausschließbare Aufwendungen - Verschiedene steuerliche Aufwendungen, die zuvor ausschließbar waren, sind jetzt steuerpflichtig, darunter:

• Transport von Haushaltsgegenständen 
• Erste 30 Tage Lagerung
• Haustier-Transport
• Kfz-Transport
• Abschließende Reisekosten – Unterkunft, Flugpreis und Kilometerstand bis zum gegenüber dem IRS ausschließbaren Umzugssatz  

Steuerlich abzugsfähige Kosten – Einige zuvor steuerlich abzugsfähige Kosten sind nicht mehr abzugsfähig, wie z.B. staatliches Einkommen, Immobilien und gegebenenfalls Umsatzsteuern von über 10.000 USD (5.000 USD für verheiratete Personen, die Ihre Steuererklärung separat einreichen). Zinsen auf Heimdarlehen und die Immobiliensteuerteile der Leistungen für Zweitwohnsitze sind weiterhin abzugsfähig, die Obergrenze wurde jedoch reduziert.

Die oben genannten Änderungen sind spezifisch für die Behandlung definierter Relocationkosten durch die Bundesregierung, aber jeder Bundesstaat hat die Möglichkeit, von den föderalen Richtlinien abzuweichen. 

Die Kosten für Haushaltsgütertransporte sowie Umzugsabschlusskosten sind auf Bundesebene steuerpflichtig, aber die bundesstaatlichen Regelungen können davon abweichen

Mit Stichtag 1. Januar 2018 können Angestellte Haushaltsgegenstände und Umzugsabschlusskosten auf Bundesebene nicht länger absetzen. Die Bundesstaaten begannen jedoch individuell zu überprüfen, ob sie diese Regelung umsetzen würden oder nicht.

Zum Veröffentlichungsdatum dieses Blogeintrags haben mehrere Bundesstaaten entschieden, den Federal Tax Code 2018 nicht zu befolgen, und werden Kosten für Haushaltsgütertransport und Umzugsabschlusskosten weiterhin als ausschließbare Ausgaben berücksichtigen. Diese Bundesstaaten umfassen:

Weitere Bundesstaaten prüfen noch ihre Anpassung an das steuerliche Vorgehen der Bundesregierung und werden vor Jahresende Orientierungshilfen bieten.  Diese Bundesstaaten umfassen:

Ist Ihr RMC Client Finance Team bereit?

Das Client Finance Team von SIRVA arbeitet weiterhin eng mit unseren Steuerberatern und Fachexperten zusammen, um sicherzustellen, dass wir bei allen Änderungen durch den US Tax Cuts and Jobs Act 2017 auf dem Laufenden sind, damit wir dessen Auswirkungen auf die Verarbeitung und Meldung von Umzugskosten identifizieren können. Dazu gehören Entscheidungen auf bundesstaatlicher Ebene.

Unabhängig vom verwendeten Risikomanagementausschuss (Risk Management Committee, RMC) gibt es wichtige Aspekte, derer die Stakeholder sich bewusst sein sollten, wenn sie die diesjährigen Reformen aufarbeiten:

• Aktualisierungen zu Gehaltsabrechnungssystemen – Um zwei verschiedene Methoden zum Umgang mit der Bundes- und der bundesstaatlichen Steuerpflicht bereitzustellen, müssen die Lohnbuchhaltungsanbieter ihre Software aktualisieren. Es wird eine gewisse Zeit dauern –  einige sagen sogar bis zum Oktober –  bis alle Lieferanten die Aktualisierungen abschließen und sie für ihre Kunden bereitstellen. Die Koordination und Kommunikation zwischen allen Parteien ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Systeme die Steuerpflicht für diese Ausgaben korrekt erfassen können.
• Lohnabrechnungsdienstleister – Die Stakeholder des Unternehmens sollten bei der Zusammenarbeit mit ihren Lohnabrechnungsdienstleistern proaktiv sein, um sicherzustellen, dass ihre Systeme Unterschiede zwischen besteuerbarem Einkommen auf Bundes- und auf bundesstaatlicher Ebene innerhalb derselben Transaktion aufnehmen können.
• Überzogene Hochrechnung – Bis die Systeme zwei Methoden zur Steuerpflicht bereitstellen, können Mitarbeitereinkommen zu hoch angesetzt werden, wenn ihr lokaler Bundesstaat beschließt, Kosten für Haushaltsgütertransporte und Umzugsabschlusskosten ausschließbar zu machen. Nachdem die Systemfunktionalität aktualisiert wurde, benötigt Ihr RMC Zeit, um diese Neuerungen auf Kunden- und Mitarbeiterebene zu implementieren.  
• Auswertung der Lohnabrechnung – Es ist wichtig, dass Ihr RMC-Finanzteam und Ihre Abteilung für Lohnbuchhaltung kontinuierlich kommunizieren, um sicherzustellen, dass Ausgabendaten in einem Format bereitgestellt werden, das auf Änderungen auf Kundenseite reagiert.
• Jahresendplanung – Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Gespräche zur Jahresendplanung in diesem Jahr früh stattfinden, um Planungsflexibilität im Zusammenhang mit eventuellen Änderungen auf bundesstaatlicher Ebene zu ermöglichen, die sich auf bereits der Lohnbuchhaltung gemeldete Kosten auswirken würden. Zudem kann es einer zusätzlichen Abstimmung zum Jahresende bedürfen, um alle möglicherweise auf bundesstaatlicher Ebene aufgetretenen Änderungen zu behandeln. Mit dieser Abstimmung können Kosten verbunden sein.
• Anpassung – Angesichts der umfangreichen Veränderungen, die durch die diesjährige Steuerreform zu erwarten sind, ist es für alle Unternehmen und ihre Lohnbuchhaltungsabteilungen ratsam, eine Jahresendanpassung durchzuführen, um alle steuerrechtlichen Änderungen in diesem Jahr zu berücksichtigen.
• Weiterbildung zum neuen Steuerrecht – SIRVA hat die Dienste eines Steuerrechtexperten in Anspruch genommen, um unser Wissen über die Steuerreform 2018 zu erweitern. Wir glauben, dass RMCs insbesondere in diesem Jahr alles dafür tun sollten, zusätzliche Weiterbildungen zu erhalten,  um entsendete Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten, Probleme anzugehen und eventuelle Fragen zu beantworten.

„Nächste Schritte“ für Stakeholder des Unternehmens

Kommunikation und Bewusstsein sind für Unternehmen wichtig, wenn sie erfolgreich mit der diesjährigen Steuerreform umgehen möchten. Entscheidungsträger profitieren stark davon, sich frühzeitig mit ihren RMC-Kontakten in Verbindung zu setzen, um die für beide Parteien notwendigen Schritte für die effektive Umstellung zu besprechen. Da die Entscheidungen der Bundesstaaten erst zum Jahresende erwartet werden (und die Aktualisierung der Lohnbuchhaltung, der RMC und der Unternehmenssysteme eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt), wird es sehr wichtig sein, interne Stakeholder bei der Erstellung realistischer Zeitpläne zu unterstützen.

Intern sind Entscheidungsträgern des Unternehmens folgende Punkte anzuraten:

• Eine Überprüfung ihrer Belegschaft durchführen, um die allgemeinen Auswirkungen der Steuerreform auf die jeweiligen Umzugsprogramme besser zu verstehen
• Ihren Lohnbuchhaltungsabteilungen mitteilen, dass eine Jahresendanpassung erforderlich sein wird, wenn sie sicherstellen möchten, dass sie keine Hochrechnungen überbezahlen (wie oben erwähnt, stehen bundesstaatliche Leitlinien möglicherweise erst gegen Jahresende zur Verfügung, sodass Zeitvorgaben schwierig zu erfüllen sein könnten)
• Bewusstsein dafür unter ihren internen Stakeholdern schaffen, dass - obwohl ihre RMC möglicherweise ihre Systeme für eine Widerspiegelgung bundesstaatlicher Enscheidungen im Bezug auf Hochrechnungen aktualisiert hat - auch das System des Lohnabrechnungsdienstleisters auf dem neuesten Stand sein muss, um Anweisungen von ihrer RMC entgegenzunehmen.  W2cs kann erforderlich sein, wenn das System ihres Lohnabrechnungsdienstleisters NICHT darauf vorbereitet ist, die richtigen Anweisungen zu Hochrechnungen zu akzeptieren.