Que perguntas devo incluir em minha RFP / concurso de mobilidade?
Quatro tipos de perguntas que criam um questionário mais direcionado
Quando as equipes de mobilidade realizam uma solicitação de proposta/licitação, um dos maiores desafios que elas não preveem é como gerenciarão e avaliarão todas as respostas que receberão. O tamanho de um questionário pode crescer quando vários departamentos e partes interessadas estão envolvidas. Na pressão para abrir seus pacotes de licitação, muitas equipes acabam adicionando várias perguntas, pensando que essa seria a forma mais fácil e mais aprofundada de atender às necessidades de todos. O problema é que, se o tamanho do questionário sair do controle durante a criação, a avaliação pode acabar tomando meses em vez de semanas. Como resultado, os avaliadores internos podem avaliar páginas e mais páginas de respostas para várias ofertas de mobilidade. Muito disso pode ser evitado desde o início fazendo perguntas mais direcionadas em menor número.
Se a expectativa é obter um parceiro estratégico de longo prazo, escolher o fornecedor correto de mobilidade é uma questão de compreender verdadeiramente a capacitação, a experiência, a capacidade e a cultura do licitante. As empresas podem aumentar a probabilidade de encontrar a opção mais adequada, antes de abrir a licitação, dedicando tempo a responder a algumas perguntas. As equipes de compras podem se perguntar: Que resultados estou esperando alcançar com a troca de fornecedores? Quais são os maiores pontos de dificuldades? Onde o alinhamento dos objetivos da empresa com o provedor será mais importante? A solicitação de proposta/licitação deve refletir essas prioridades, com o objetivo final de encontrar um provedor que possa ser o mais adequado às necessidades e à cultura da empresa.
Abaixo, discutimos quatro tipos de perguntas que podem ajudar as empresas a identificar de forma rápida e objetiva um fornecedor que será a melhor opção.
4 tipos de perguntas que criam uma proposta / RFP mais direcionada
1. Perguntas para identificar qualidades especiais: defina quem é o candidato
As perguntas para identificar qualidades especiais ajudam as empresas a identificar exatamente a empresa que responde à solicitação de proposta. Elas foram criadas para extrair informações sobre a abordagem, a cultura, a filosofia e a experiência da empresa. A forma como uma RMC escolhe responder a essas perguntas pode fornecer às equipes de compra informações sobre se os valores e os métodos operacionais do provedor se alinham com os da empresa. São alguns exemplos dessas perguntas:
- Como provedor, você pode descrever a função da sua empresa no setor de mobilidade e como você se define entre os concorrentes? Qual valor essa função nos apresenta?
- Por que sua empresa é a mais adequada para nossos objetivos? (não deixe de definir claramente seus objetivos na solicitação de proposta).
- Como medir o valor que você traz para um cliente e como você vê esse valor mudando à medida que o relacionamento evolui?
- Em quais áreas (geográficas, funcionais e/ou comerciais) suas soluções superaram às da concorrência?
- Quantos clientes você atende em nosso setor e o que você considera como fatores essenciais para proporcionar uma experiência excelente aos funcionários que estão sendo transferidos?
2. Perguntas baseadas em métricas: pergunte os números e os dados
Olhar para os fatos e os números é a forma mais fácil de comparar os provedores. É também a melhor forma de garantir que as empresas que você aborda tenham a experiencia certa nos serviços e locais que importam mais para você e de que elas possam verdadeiramente fazer o que alegam. Garanta que suas perguntas não deixem espaço para promessas genéricas e alegações não comprovadas solicitando comprovação mensurável nas respostas. Simplifique sua compra solicitando pontos de dados fundamentais mais significativos para você. Examine essas áreas primeiro para restringir os candidatos que receberão uma avaliação mais detalhada. São algumas dessas perguntas:
- Qual a permanência média dos seus 25 principais clientes?
- Usando volumes de mudanças, em que posição nos classificaríamos na sua lista de clientes?
- Quantas designações internacionais de longo prazo você gerenciou no ano passado?
- Nos últimos 12 meses, quais foram as taxas de satisfação de funcionários que se mudam em programas VIP?
- Qual foi o seu Net Promoter Score nos últimos três anos?
3. Perguntas da liderança de ideias e inovação: encontre um parceiro que possa promover melhorias
Distinguir promessas e comprovações é muito eficaz para acelerar o processo de análise. Da mesma forma que com as perguntas baseadas em métricas, as perguntas da liderança de ideias e inovação devem garantir que as respostas incluam comprovação do que os candidatos alegam ter feito ou ser capazes de fazer. Esses tipos de perguntas são úteis ao solicitar informações referentes à experiência, aos processos e ao potencial para promover a eficiência. São exemplos desse tipo de pergunta:
- Você pode fornecer exemplos da pesquisa e/ou das publicações que você produziu ou para as quais contribuiu nos últimos três anos?
- Qual foi seu gasto anual com desenvolvimento tecnológico nos últimos três anos?
- Quais são as inovações mais recentes que você introduziu?
- Você pode compartilhar detalhes relacionados à implementação de um programa complexo de um cliente e descrever alguma melhoria que resulte dos seus métodos de transição?
- Qual foi a forma única ou criativa pela qual você forneceu valor a um dos seus clientes?
4. Perguntas motivadas por resultados futuros: encontre um parceiro que evoluirá com sua empresa
Por fim, certifique-se que você esteja fazendo perguntas que revelem se seu provedor potencial compreende sua empresa e tem um plano para atender aos seus objetivos da melhor maneira, agora e no futuro. Quando possível, é ideal fornecer informações de política, volumes históricos ou outros detalhes operacionais, que também permitam que você faça perguntas mais específicas sobre como um fornecedor gerenciará seu programa único e evoluirá com você à medida que as necessidades mudem. Obtenha uma visão de seu futuro incluindo perguntas como:
- Quais recomendações você tem para melhorar o desempenho do nosso programa mantendo um programa de grande apoio?
- Quais opções você pode oferecer para nos ajudar a reduzir os custos gerais?
- Como você ajudará nosso programa de mobilidade a contribuir para nossas metas de negócios gerais?
- Qual porcentagem dos serviços em nosso programa será fornecida por fornecedores terceirizados e como você garantirá a uniformidade na experiência e na qualidade do serviço?
- Como você nos ajudará a lidar com qualquer tendência e evento futuro que terá mais impacto em nosso programa?
Quando se trata de criar um solicitação de proposta/licitação de mobilidade, é mais importante fazer perguntas estratégicas do que fazer muitas perguntas. Agir assim não só economiza tempo das equipes de compra quando elas avaliam as respostas dos candidatos, mas também as ajuda a localizar o fornecedor mais bem alinhado com as necessidades, as metas e a cultura da sua empresa. Identifique e esclareça esses atributos da empresa antes de começar o processo e formule perguntas que exijam respostas mensuráveis. O resultado ajudará a localizar e estabelecer uma parceria de longo prazo que beneficiará seus funcionários e seu programa de mobilidade por muitos anos no futuro.
Para obter mais informações, consulte nossos recursos a seguir ou entre em contato conosco pelo e-mail concierge@sirva.com.
SAIBA MAIS:
7 etapas para criar uma solicitação de proposta/licitação bem-sucedida
Colaboraram:
Dee Koharchik | diretor de estratégia de vendas
Lisa Marie DeSanto | gerente de marketing de conteúdo
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