Como evitar cair na toca do coelho: uma solução melhor para a criação de uma solicitação de proposta/licitação de realocação

Se pesquisar na Internet "dicas para escrever uma solicitação de proposta (RFP)", você vai obter mais de 1.500.000 resultados que vão inundá-lo com o insight e o conhecimento especializado de uma variedade de fontes, de empresas de compras profissionais e redatores publicitários a compradores de TI. Como algo que parece tão básico pode gerar tantas opiniões? E por que o processo parece algo que nos sobrecarrega com tantos obstáculos? Em particular, realizar uma solicitação de proposta (também chamada "licitação") para os serviços de realocação ou mudança de bens domésticos pode ser uma tarefa descomunal para as equipes de mobilidade e licitações. Discutiremos a seguir alguns dos desafios e a solução inovadora da SIRVA para esse processo tão complexo. 

Objetivo simples, processo complexo

A premissa por trás de uma solicitação de proposta/licitação é simples:

Etapa 1: Fazer perguntas

Etapa 2: Obter respostas

Etapa 3: Comparar os fornecedores e fazer a escolha

No entanto, se você já criou ou respondeu a uma solicitação de proposta/licitação, ou até mesmo já pensou em implementar o processo em seu negócio, provavelmente caiu na mesma toca do coelho na qual muitos clientes e clientes potenciais se veem: Comece a lidar com o processo e você descobrirá que complicações inesperadas podem desviar o seu projeto do caminho em cada fase.

A SIRVA responde a inúmeras solicitações de propostas e solicitações de informações (RFIs) a cada ano. Para algumas empresas, o processo de compra é concluído em um período de quatro a seis semanas. No entanto, temos visto outras cujas iniciativas de solicitação de proposta/licitação levam vários anos, muitas vezes sem resultados. Enquanto isso, em média, 9% das solicitações de propostas/licitações que recebemos a cada ano acabam sendo abandonadas pelos compradores por um motivo ou outro. 

Não há muitos dados sólidos sobre o tempo e o custo dispendidos na realização de uma solicitação de proposta/licitação de realocação. No entanto, um estudo recente no setor de TI indicou que, em média, as empresas investem 4.800 horas cumulativas na compra de novos sistemas de TI. Para esse setor, isso equivale a 2,3 funcionários em tempo integral ou mais de US$ 300.000 por ano. Esses resultados são ainda mais inquietantes se você considera que, nas pesquisas de opinião, os compradores de TI afirmaram que menos de 60% de suas metas foram cumpridas por meio do processo de solicitação de proposta/licitação.

A TI é um dos únicos setores que oferece dados abrangentes relacionados ao processo de solicitação de proposta/licitação. Isso provavelmente se deve ao fato de que os compradores usam solicitações de proposta para comprar soluções de TI há muito tempo. Além disso, o processo de compra no segmento de TI é muitas vezes complexo e demorado, por isso muitos especialistas no setor têm gastado muito tempo tentando encontrar formas mais rápidas e mais eficientes de concluir o processo.

Se considerar que, de certa forma, a TI representa uma compra tangível, você poderá imaginar como a compra de serviços de realocação pode ser ainda mais complicada. Se está comprando software ou sistemas, as propostas da TI geralmente se concentram em produtos bem definidos com resultados de fácil confirmação. Por outro lado, os compradores de realocação estão adquirindo um serviço intangível que consiste em muitas partes integradas. Pode ser difícil definir os parâmetros do fornecedor perfeito. Mesmo na mesma empresa, as diferentes partes interessadas têm perspectivas diferentes sobre quais critérios são os mais importantes. Essa combinação de fatores pode acarretar um processo desafiador que muitas vezes pode ser sufocante demais para dar conta.

Como as empresas tentam gerenciar o processo de licitação/proposta de realocação

As empresas que preveem a complexidade do processo de solicitação de proposta/licitação geralmente usam um dos dois métodos a seguir para simplificar e agilizar o processo. Cada um deles tem vantagens e desvantagens:

• Uso de questionários de amostra dos fornecedores de realocação: Para o processo de solicitação de proposta/licitação realmente funcionar para a realocação, ele precisa identificar e extrair as características e qualificações específicas que fazem de um fornecedor o mais adequado. O uso de questionários de amostra dos fornecedores ou fontes on-line pode agilizar o processo de elaboração de solicitação de proposta/licitação. No entanto, esse método tem suas falhas. Todo negócio tem metas únicas e necessidades muito específicas, por isso usar um modelo ou questionário genérico não identificará necessariamente as informações mais importantes para cada empresa. Na verdade, isso frequentemente resulta na obtenção de muitas informações não essenciais dos fornecedores. Em resumo, o atalho pretendido pode resultar em mais trabalho, pois as partes interessadas podem acabar precisando vasculhar em um excesso de informações. Como muitas empresas já descobriram, isso muitas vezes resulta no envio de perguntas de acompanhamento adicionais que precisarão ser analisadas e/ou na realização de várias rodadas de avaliação para restringir de forma eficaz o grupo de fornecedores.

• Contratação de consultores do setor para desenvolver e executar o processo de solicitação de proposta/licitação: O uso de consultores do setor pode ser uma forma eficaz de executar o processo de solicitação de proposta/licitação, pois a experiência deles ajuda a garantir que a solicitação alcance os fornecedores corretos e abranja os tópicos adequados. De forma ideal, o uso de um terceiro contratado ajuda a aliviar a carga administrativa da execução da solicitação de proposta/licitação e fornece orientação profissional ao avaliar os fornecedores. No entanto, para que sua solicitação de proposta/licitação realmente identifique os parceiros corretos, um consultor precisa de uma quantidade de tempo considerável e da opinião das principais partes interessadas. A única forma de garantir que o consultor identifique o fornecedor correto para você é se certificar de que ele compreenda os objetivos, os processos internos e a cultura da empresa. Essas mesmas partes interessadas também precisarão fornecer opiniões de avaliação das respostas dos fornecedores de alguma forma para garantir o alinhamento. Assim, embora a liderança e o conhecimento técnico de um consultor possam economizar tempo no que se refere ao gerenciamento de atividades administrativas, não é certo que eliminarão a necessidade de preparação e participação das partes interessadas no processo.

Resposta da SIRVA para esse problema: simplifique o processo com nosso Kit de ferramentas de solicitação de proposta/licitação

Para auxiliar as empresas em suas iniciativas para desenvolver solicitações de proposta/licitações de realocação, a SIRVA desenvolveu um Kit de ferramentas de solicitação de proposta, que oferece aos compradores de mobilidade um caminho mais rápido, direto e econômico para alcançar os resultados objetivos. O kit de ferramentas oferece funcionalidade robusta para orientar os compradores a cada etapa do processo de solicitação de proposta/licitação. Com o Kit de ferramentas de solicitação de proposta da SIRVA, os usuários podem:

1. Determinar as áreas principais que a empresa está tentando corrigir ao iniciar uma solicitação de proposta/licitação.
2. Identificar as qualificações do fornecedor que são as mais importantes para o sucesso do programa de suas empresas
3. Determinar as perguntas certas a serem feitas para obter informações direcionadas que serão necessárias para avaliar as capacitações dos clientes potenciais
4. Fazer a transição rápida da elaboração para a distribuição do pacote inteiro de solicitação de proposta/licitação
5. Conduzir uma avaliação baseada em métricas de todas as respostas para determinar os melhores parceiros potenciais para avançar no processo de consideração

O Kit de ferramentas de solicitação de proposta da SIRVA permite que os usuários criem com rapidez um documento de solicitação de informações ou solicitação de proposta/licitação. Basta que os usuários forneçam algumas informações básicas sobre o programa e os objetivos da empresa. O Kit de ferramentas usa essas informações para filtrar o banco de dados interno de mais de 1.100 perguntas relacionadas à mobilidade, retornando somente aquelas que correspondem aos critérios de qualificação de cada usuário.

Em seguida, o Kit de ferramentas coloca essas perguntas em um documento personalizável que pode ser incluído como um questionário para uma solicitação de informações ou solicitação de proposta/licitação. A ferramenta também fornece materiais com texto padrão, como instruções para respostas, modelos de preços e informações de privacidade padrão que podem ser incluídos na solicitação do usuário. O Kit de ferramentas de solicitação de proposta permite que as empresas façam a proposta em até uma hora com um pacote de solicitação de proposta/licitação profissional e direcionado.

No entanto, o Kit de ferramentas faz mais que apenas permitir que os usuários coletem respostas para perguntas. Sua nova Ferramenta de análise de fornecedor também permite que as equipes de compras avaliam e classifiquem com rapidez as capacitações dos fornecedores com base nos critérios que consideram essenciais para o sucesso da empresa. Ao registrar essas avaliações lado a lado, todas as respostas do fornecedor podem ser consideradas e comparadas com itens semelhantes, o que resulta em uma tabela de pontuação simples e sem favorecimentos que indica claramente como cada fornecedor se compara aos demais. Essa parte da ferramenta oferece suporte às decisões de compra baseadas em comitês, pois as partes interessadas da empresa podem avaliar o documento de resposta inteiro ou somente um tópico designado.

Uma melhor ferramenta para obter os resultados certos

Os programas de realocação bem-sucedidos dependem do êxito da parceria entre as equipes de mobilidade e seus parceiros, por isso há muito em risco ao desenvolver e executar uma solicitação de proposta/licitação. Ao usar o Kit de ferramentas de solicitação de proposta da SIRVA, os usuários podem maximizar os resultados do tempo e esforço dispendidos e minimizar o estresse associado ao processo de solicitação de proposta/licitação. Os usuários podem garantir que suas empresas façam as perguntas certas, o que, por fim, levará ao resultado correto.

Para obter mais informações sobre os desafios e as práticas recomendadas associadas à realização de uma solicitação de proposta/licitação, leia nosso documento técnico recente,Práticas recomendadas, desafios e soluções para a realização de uma solicitação de proposta de mobilidade. Para acessar um exemplar gratuito do Kit de ferramentas de solicitação de proposta ou para obter mais informações, entre em contato conosco pelo e-mail concierge@sirva.com.

SABER MAIS:

7 etapas para criar uma solicitação de proposta/licitação bem-sucedida

Que tipo de pergunta devo incluir em minha solicitação de proposta/licitação de mobilidade?

Quando minha empresa deve abrir a licitação? Informações sobre quando e como criar uma solicitação de proposta/licitação eficaz

Práticas recomendadas, desafios e soluções para a realização de uma solicitação de proposta/licitação de mobilidade

Colaboraram:

Dee Koharchik | diretor de estratégia de vendas

Lisa Marie DeSanto | gerente de marketing de conteúdo

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