Midlertidige boliger

Dette bør du vurdere når du skal kontrollere kostnader

Som en av de høyeste kostnadene ved et mobility-program, er midlertidige boliger et tilbakevendende diskusjonstema for de fleste globale mobility-team og Relocation Management-selskaper (RMC). Det er alltid et betydelig press på mobility-team og -funksjoner om å beregne nøyaktige midlertidige levekostnader i begynnelsen av en flytting, og det samme gjelder leverandører som skal kostnadskontrollere dette. Nedenfor diskuterer vi grundig hvordan du kan etablere kostnadsparametere for midlertidige boliger, hva du bør vurdere under gjennomganger av retningslinjer, og hvorfor enkelte eiendomstilbud kan virke som et kostnadseffektivt alternativ ved første øyekast, men kan føre til høyere kostnader i det lange løp.

Å etablere kostnadsparametere for midlertidige boliger

Det er fem måter et selskap kan etablere og administrere parametere for kostnadene ved midlertidige boliger i mobility-programmene. Dette gjelder:

1. Fastsetting av priser: Å fastsette prisen på boliger på bestemte steder, eller generelt, kan gi sikkerhet for overholdelse av budsjettet. I tillegg kan det gi besparelser mot markedet i løpet av året. Denne tilnærmingen kan imidlertid begrense en organisasjons markedsalternativer, fordi ikke alle eiendomsmeglere og leverandører ønsker leieavtaler til fastpris. Avhengig av årstiden kan dette også ekskludere enkelte alternativer, fordi agentene ønsker å leie ut til høyest mulig pris for best mulig avkastning.
2. Fastsetting av pristak: Ved å sette et tak for markedsprisen for lokale markeder, eller bestemte eiendommer med definerte egenskaper, kan selskaper få en bedre håndtering av budsjetteringen, men også bygge fleksibilitet i programmene.
3. Flytende priser: Uten budsjettpriser, tak eller faste beløp avhenger «flytende» priser av at leverandøren tilbyr eiendommer med riktig tilgjengelighet og de nødvendige egenskapene på søkestedet. Dette kan resultere i at et stort utvalg av eiendomstyper tilbys, fra studioleiligheter til femstjerners boliger. For å oppnå likhet og rettferdighet i valgene for alle ansatte, bør et klart omfang defineres med en organisasjons tjenesteleverandør før eiendommer blir tilbudt til ansatte som skal flytte.
4. Fastsetting av budsjetter: Å fastsette budsjetter basert på informasjon fra anerkjente leverandører av boligdata muliggjør ganske nøyaktige kostnadsprojeksjoner og gir leverandøren retningslinjer for prispunktet. Å søke etter eiendommer basert på budsjett gir forskjellige egenskaper, og selv om dette kan føre til flere valg, er valgene kanskje ikke i tråd med ansattes forventninger.
5. Tilbud om engangsbetalinger: Selv om dette ikke er et alternativ som brukes overalt i verden, har noen selskaper i enkelte regioner valgt å tilby et engangsbeløp til ansatte i stedet for full støtte for midlertidige boliger. Selv om dette er en god måte å sikre at man holder seg til retningslinjene og budsjettet, kan det hende at det å be en ansatt om å kjøpe, bestille og betale for sin egen midlertidige bolig ikke gir en positiv opplevelse, og at den ikke samsvarer med beste praksis. For mer informasjon om driverne bak tilnærminger til engangsbeløp (lum sum) og retningslinjene du bør vurdere når du bruker dem, kan du besøke bloggen vår.

For en bedre forståelse av alternativene ovenfor, kan du kontakte oss for mer informasjon.

Selv om den vanligste metoden for budsjettering avmidlertidige boliger er å bruke boliglister (enten fra en dataleverandør eller fra tilbydere av midlertidige boliger), er det flere faktorer virksomheter bør vurdere når de skal gjennomgå budsjetter. Hver eiendoms rangering, antall soverom, hyppighet av rengjøring, beliggenhet i byen, tid for siste oppussing og/eller tilbud av offentlig transport er alle hensyn som kan påvirke dag- eller døgnprisen. Andre hensyn inkluderer om det er en dørvakt og/eller en sikker lobby, sikkerheten til bygningen som helhet, og om det er vaskerom og sted for matlaging. Om boligene er tilrettelagt for kjæledyr og familier kan også påvirke prisene. Det er viktig å evaluere nøyaktig hvilke komponenter virksomheten forventer som standardegenskaper ved eiendommene for å sikre at budsjettet gjenspeiler den faktiske tilgjengeligheten av boliger sett opp mot disse parameterne.

Det antas at 80 % av de globale bestillingene av midlertidige boliger gjøres av bedrifter, dette ifølge vurderinger fra våre leverandører av midlertidige boliger. Til tross for denne beregnede dominansen, er det viktig å forstå at internasjonale selskaper ikke kan styre markedsprisene. Eiendomsverdier styres av den lokale økonomien, som i seg selv kan påvirkes av store lokale eller globale begivenheter, for eksempel OL, sesongmessige variasjoner ved høysesonger, uforutsette hendelser, som for eksempel der større grupper flytter eller pandemier, som f.eks. nå med covid-19. Disse kan alle endre eller presse opp markedsprisene utover det som man kan forutsi. Derfor er budsjetter bare en indikator i en prosess som alltid må veies mot nåtiden og lokale faktorer. Først da kan de faktiske kostnadene for tilgjengelige eiendommer bestemmes. For å unngå ubehagelige overraskelser for virksomheten anbefales det at budsjettene gjennomgås hver 6. til 12. måned.

Midlertidige boliger: En kjernefordel eller en fleksibel fordel?

Et vanlig diskusjonspunkt blant selskapets beslutningstakere er om midlertidige boliger skal gis som en kjerne- eller fleksfordel. Med mobilitetstrender som dreier mot mer fleksible ordninger og der midlertidige boliger utgjør en betydelig kostnad, er det fristende for mange interessenter å forsøke å redusere kostnadene ved å foreta skjønnsmessige vurderinger av midlertig bolig. Dette kan imidlertid utgjøre en risiko for både selskapet og den ansatte som skal flytte.  Ansatte som vanligvis er mindre orienterte eller erfarne risikerer å velge eiendommer som kan være dyre, utenfor et område med gode transportmuligheter til jobb, på usikre steder, eller at eiere ikke har blitt sjekket som pålitelige leverandører når de skal finne midlertidige boliger på egenhånd. Det kan også være liten eller ingen kontroll over rengjøring og desinfisering, noe som er viktig å tenke på nå når vi er i en pandemi. I motsatt tilfelle, når midlertidige boliger er underlagt stedsspesifikke økonomiske tak, en liste over verifiserte leverandører og kontroller av bruken, får ansatte fordelen av en positiv medarbeideropplevelse, samtidig som organisasjonene kan styre kostnadene bedre. For visse typer flytting, spesielt faste og langsiktige utstasjoneringer der man også sender flyttegods (og transitt-tid på dette er 3–8 uker), bør midlertidige boliger være en kjernefordel for alle ansatte det gjelder.

Gjennomgang av ditt tilbud om midlertidige boliger

For selskaper som ønsker å forbedre tilbudet av midlertidige boliger anbefales en programgjennomgang på to områder: midlertidige boliger som et tilbud, inkludert markeds- og budsjettgjennomgang, samt midlertidige boligers plass i selskapets policy.

Leveranse av midlertidige boliger

Følgende fem hensyn kan vise seg å være nyttige når vi vurderer og omdefinerer en virksomhets leveranse av midlertidige boliger for best mulig resultat:

1. Gjennomgå budsjetter dersom de ikke har blitt gjennomgått de siste tre årene, og sett av tid til å gjennomgå markedsforholdene på alle gjeldende destinasjonssteder og de foretrukne fasilitetene som kan tilbyd for hvert områdes.
2. Sett forventninger og kommuniser tydelig til interessenter at budsjetter er ment som en veiledning – de er ikke absolutte fordi det lokale markedet og aktuelle hendelser kan påvirke kostnadene.
3. Definer formålet med midlertidige boliger og kommuniser formålet tydelig til ansatte som flytter slik at de forstår at boligen faktisk er midlertidig. Å sette klare regler og parametere rundt formålet med midlertidige boliger er viktig for å oppnå dette.
4. Forstå sentrale forskjeller mellom betjente leiligheter og boliger som er oppført på populære nettsteder som Airbnb, Booking.com eller HomeAway. Betjente leiligheter administreres av verifiserte utleiere som tilbyr profesjonell eiendomsforvaltning, og som følger renholdsprotokoller, profesjonell nøkkelkontroll og sikkerhet, vedlikeholdstjenester 24 timer i døgnet alle dager i uken, skadedyrsbekjempelse som inkluderer inspeksjoner av veggedyr der det er hensiktsmessig, avbestillings- og forlengelsepolicyer, retningslinjer for gjestenes personlige sikkerhet, og, noe som er svært viktig, utsendelse av utleiedokumenter for immigrasjonsformål når det er nødvendig. Dette er noen av mange grunner til at verifiserte, betjente leiligheter bør velges, og til at deres høyere kostnader kan rettferdiggjøres. Å sikre de ansattes sikre og pålitelige midlertidige boliger bidrar til at organisasjonene kan nå sine mål med minimalt stress og maksimal assistanse. Til syvende og sist er det de ansattes komfort og en enkel overgangsprosess som er nøkkelen til selskapets investering.
5. Sett forventninger både for bedriften og de ansatte, siden hva som er inkludert, ekskludert, betingelser og standarder varierer fra sted til sted.

Midlertidig bolig sin plass i policien

Når du vurderer potensielle muligheter for kostnadskontroll er det også en fordel å gjennomgå din policy. Når det gjelder midlertidige boliger er etablering av klare retningslinjer og kommunikasjon om at et midlertidig oppholdssted faktisk er midlertidig nøkkelen – i de fleste tilfeller betyr dette en tidsperiode som ikke strekker seg over én måned. Å kommunisere eksplisitt at en midlertidig bolig ikke er designet for å være det «perfekte familiehjemmet», men heller et fint startsted og introduksjon til en bedriftssponset flytting, bidrar til å lette samarbeidet og gi en positiv opplevelse. Den positive opplevelsen gir større fokus på å finne ideelle langtidsboliger som oppfyller de ansatte og selskapets langsiktige mål. Det er viktig å sette klare parametere for boliger på kort og lang sikt. Det anbefales også å begrense alternativene som presenteres for en ansatt for å unngå at det blir overveldende og samtidig sikre at prosessen blir effektiv. Det å la den ansatte velge ett alternativ fra en liste på tre, og at disse tre alternativene utgjør de laveste kostnadene av tre tilgjengelige alternativer innen forhåndsdefinerte egenskaper, er vanlig, selv om eksempelvi tolv eller flere alternativer var tilgjengelige i utgangspunktet.

I tillegg til å kontrollere budsjetter og forsøke å redusere kostnadene kan tydelige definerende retningslinjer rundt midlertidig boliger også bidra til å unngå overpriser eller unødvendig bruk. For eksempel har SIRVA bemerket at ansatte ofte lurer på om bestillinger på Airbnb (eller tilsvarende boligleverandører) er mulig, samtidig som de påstår at løsningen blir billigere for virksomheten. Ofte er dette ikke en rettferdig sammenligning, og bortsett fra sikkerhets- og bestillingsrisikoen forbundet med bruk av ikke-verifiserte boliger, kan det medføre ekstra kostnader. Det kan også være en risiko for at immigrasjonskrav ikke blir oppfylt ved første registreringsformål hvis utleierne ikke er villige til å gi bekreftelse på oppholdet. I tillegg har bestillingsnettsteder for uformelle eiendommer eller feriesteder ikke alltid de standardtiltakene man kan forvente ved midlertidige boliger, som for eksempel:

• Profesjonell eiendomsforvaltning
• Renhetsprotokoller, inkludert covid-tiltak
• Profesjonell nøkkelkontroll
• Vedlikeholdstilgjengelighet, 24 timer i døgnet, syv dager i uken
• Skadedyrkontroll, inkludert inspeksjoner av veggedyr
• Avbestillings- og forlengelsregler

Kort fortalt, når de ovennevnte fordelene ikke er inkludert i en eiendom, kan compliance- eller sikkerhetsrisikoen som oppstår ende opp med å koste selskaper mer penger i det lange løp, enten gjennom administrative kostnader som påløper for å løse problemer eller gjennom resulterende bøter og forsinkede tidslinjer som kan oppstå når immigrasjonskrav ikke oppfylles. En dårlig opplevelse kan også føre til at de ansatte distraheres fra bedriftens mål og unødvendig stress kan oppstå. I ekstreme tilfeller, der arbeidstakers oppfatning av selskapets mobility-brand blir kompromittert, kan man også risikere å miste ansatte.

ITil slutt ønsker vi å vurdere den potensielle innvirkningen betydningsfulle globale eller regionale hendelser har på midlertidige boliger. Covid-19-pandemien er et perfekt eksempel: Ifølge en rapport fra Det internasjonale pengefondet har flyavganger falt med 90 % i løpet av et år som et resultat pandemien, og hotellbestillinger har blitt redusert med 70 %.¹ Det er ingen overraskelse at dette ytterligere har påvirket tilgjengeligheten og prisene på midlertidige boliger.  I tillegg har rengjøringskravene blitt strengere og noen eiendommer blir også brukt som karantenehotell for myndighetene, noe som også er viktige faktorer.

Midlertidige boliger og kostnadskontroll

Til syvende og sist, for å kontrollere kostnadene forbundet med midlertidige boliger på en effektiv måte, er det nødvendig å forstå og vurdere hvert enkelt lokale marked, revidere budsjetter eller priser som brukes til å administrere og kontrollere bestillinger på en jevnlig basis, og å definere og kommunisere retningslinjene tydelig, både for ansatte som skal flyttes og bedriftsledere som skal betale for det.

For mer informasjon om hvordan SIRVA kan hjelpe bedriften din med å styre kostnader knyttet til midlertidige boliger, tilby bedriftsbudsjetter og -alternativer, eller gjennomgå policien som et middel for endring, kan du kontakte oss på concierge@sirva.com.

¹ International Monetary Fund, A Simple Guide to Estimating the Impact of COVID-19 on Travel and Hospitality Activity, September 2, 2020.

Bidragsytere:

• Rebecca Gonzaga, EMEA Senior Director, Global Account Management

For mer informasjon, se Ansvarsfraskrivelse for SIRVAs blogg.