E-fapiao: Er de annerlees enn fapiao på papir?

Last ned

Forskjellene mellom fysisk og elektronisk fapiao

Håndtering av fapiao er en viktig og kompleks del av å administrere relocation-kostnader i Kina, siden disse dokumentene er obligatoriske når selskaper trekker fra tilknyttede utgifter for skatteformål, og når individuelle medarbeidere krever for deres egne relevante utgifter. I et nylig SIRVA-blogginnleggundersøkte vi to typer standard papir-fapiao og hensyn som må tas i tilknytning til overholdelse av skattelovene. I det følgende innlegget vill vi drøfte den nylige innføringen av e-fapiao – en tredje, digital versjon. Vi vil også gjennomgå forskjellene mellom standard og digitale versjoner, og hvordan disse påvirker måtene organisasjonene innhenter og bruker dem på.

Hva er en e-fapiao?

En e-fapiao er det samme som en tradisjonell papir-fapiao, i den betydning at den brukes for det samme formålet og føres tilsyn med av skattekontorene. Det er imidlertid den digitale biten som gir ekstra fordeler, i den forstand at den er enkel å oppbevare, enkel å søke opp på et senere tidspunkt og enklere å hente inn etter behov.

E-fapiao er relativt ny og har foreløpig ikke blitt tatt i bruk av alle kjøpmenn, leverandører eller partene for relocation-tjenester. SIRVA har begynt med å navigere endringen med kunder, slik at ansatte eller medarbeidere som flytter enten kan sende inn e-fapiao eller fortsette å sende inn utgiftskrav slik de alltid har gjort, med tradisjonelle papirversjoner. Med en pålitelig ekspertise på administrasjon av utgifter, har SIRVA utarbeidet et rammeverk som adresserer evaluering og implementering av compliance rundt finansielle prosesser i Kina, samtidig som det støtter kundens finansieringsbehov, faktureringsprosesser og innsamling av fapiao, det være seg i papirformat eller digitalt.

Papir-fapiao kontra e-fapiao

Tabellen nedenfor viser hovedforskjellene mellom tradisjonell papir-fapiao og den nylig innførte e-fapiao.

	Fysisk fapiao	E-fapiao
Obligatorisk informasjon	Fullt juridisk foretaksnavn Skattekode	Fullt juridisk foretaksnavn Skattekode
Gyldighet	En gyldig skattekvittering	En gyldig skattekvittering
Format	Papirformat, inkludert 2 kopier: Originalen for medarbeideren og en kopi for kjøpmannen	Digitalt format (en lenke til digital fapiao vil bli gitt av kjøpmannen, som medarbeideren kan bruke til å hente ut og laste ned fapiaoen og skrives ut på et standard A4-papir)
Format som brukes til innsending for tilbakebetaling	Kun en original fapiao i papirformat vil bli akseptert (kopier vil ikke bli akseptert)	E-fapiaoen kan skrives ut på A4-papir eller lastes ned som PDF for å sende inn forespørsel om tilbakebetaling
Slik får du tak i fapiaoen	TRINN Medarbeideren ber om en fapiao når regningen er betalt Kjøpmannen vil spørre om fapiaoen er i personens eller firmaets navn og be om medarbeiderens fulle firmanavn og skattekode hvis fapiaoen er under firmanavnet, og kjøpmannen vil utstede og skrive ut fapiaoen for medarbeideren	TRINN Medarbeideren ber om en fapiao når regningen er betalt Kjøpmannen vil fremskaffe en QR-kode Medarbeideren skanner QR-koden og fyller ut personlig informasjon og kontaktinformasjon (mobilnummer eller e-postadresse) og firmainformasjon Medarbeideren vil motta en e-post/melding med lenke til fapiao på en senere dato
Utstedelsesdato på fapiao	Dato for når medarbeideren ber om en fapiao fra kjøpmannen	Dato for innsending av søknad via QR-kode
Utstedelse av en fapiao på nytt	Det kan være vanskelig å be om at en fapiao i papirformat utstedes på nytt, ettersom medarbeideren må gå tilbake til kjøpmannen for å be om en fapiao som bare kan skrives ut på spesialpapir utstedt av skatteetaten.  Dette kan videre medføre ekstra skattekostnader og føre til revisjonsproblemer	En e-fapiao kan enkelt skrives ut på nytt, gitt at PDF-versjonen av dokumentet ble lagret ved mottak
Forespørsel om en spesifikk e-fapiaotype	Typen fapiao som mottas er underlagt formatet som brukes av kjøpmannen – medarbeideren kan IKKE be om en foretrukket type
Fordeler	Fapiao kan fås fra kjøpmannen på stedet, og detaljene kan bekreftes der og da	En PDF-versjon av fapiaoen kan lagres i A4-størrelse, og skrives ut etter behov PDF-versjonen av fapiaoen kan enkelt sendes på e-post for behandling av tilbakebetalingen E-fapiao er miljøvennlig, ettersom prosessen er papirløs
Ulemper	En original fapiao i papirformat vil være påkrevd for å behandle tilbakebetalingen (kopier vil ikke bli akseptert) – bare én original kopi vil være tilgjengelig/gitt på kjøpstidspunktet, og kan ikke reproduseres på grunn av skatterevisjonsårsaker	Medarbeideren vil måtte skanne QR-koden og huske på å søke etter fapiaoen før utløpsdato for QR-koden Mottak av e-fapiao skjer ikke umiddelbart: Medarbeideren må vente og følge opp for å sikre at lenken blir utstedt etter å ha bedt om den via QR-koden

 

Spørsmål og svar om e-fapiao

Kan e-fapiao brukes for tilbakebetaling?

Ja. En e-fapiao er et gyldig bevis for tilbakebetaling, godkjent av State Administration of Taxation. En trykt e-fapiao har samme gyldighet og bruksverdi som en tradisjonell fapiao i papirformat.

Hvordan skriver jeg ut min e-fapiao?

Etter at medarbeideren eller firmaet har mottatt en e-fapiao på e-post, kan den skrives ut på A4-papir på en vanlig skriver. Påse at hele kopien av e-fapiaoen skrives ut innenfor margene eller passer til papirstørrelsen.

Hvordan kan jeg få bekreftet at e-fapiaoen er autentisk?

Generelt sett er det vanskelig å forfalske en e-fapiao. Hvis det er ønskelig, kan medarbeidere eller mobility-ansvarlige sjekke autentisiteten på søkeplattformen for e-fapiao levert av den lokale skatteetaten.

Hvorfor er utstedelsesdatoen på e-fapiaoen ikke den samme datoen som belastningen eller tjenesten skjedde?

En e-fapiao utstedes bare etter at en medarbeider skanner QR-koden for å sende inn søknad for e-fapiao. Siden datoen på e-fapiaoen vil gjenspeile dato for søknaden, kan den være forskjellig fra kjøpsdatoen hvis medarbeideren venter med å skanne/bruke QR-koden. 

Hva er den gyldige perioden / utløpsdatoen for QR-koden når den mottas?

Den gyldige perioden for å bruke en QR-kode angis av kjøpmannen, og er vanligvis 7–30 dager. Medarbeidere oppfordres til å sende søknaden så snart kvitteringen er mottatt.

Hva gjør jeg hvis QR-koden ikke er gyldig?

Medarbeideren bør kontakte kjøpmannen som utstedte fapiaoen, og be om at e-fapiaoen sendes på nytt til medarbeiderens e-postadresse. Informasjonen på kvitteringen må oppgis, som kvitteringsnummer og fapiaotittel.

Hva gjør jeg hvis jeg har mistet kvitteringen?

Medarbeideren eller den utnevnte representanten for mobility-teamet vil måtte kontakte kjøpmannen, tilveiebringe betalingsbevis og be kjøpmannen om å utstede e-fapiaoen på nytt.

Som tidligere nevnt i dette innlegget, er behandling av fapiao en viktig men kompleks del av administrasjon av utgifter i Kina. Med dette i tankene, er det viktig å samarbeide med en mobility-tjenesteleverandør som har en solid finansiell ekspertise og som kan vurdere og fastslå hvordan ditt nåværende program er utviklet for innkommende/utgående oppdrag og/eller innenlands flytting. Uansett om det er fapiao i papirformat eller e-fapiao, er riktig innsamling og bruk avgjørende for samsvar, for å oppnå og tilveiebringe gunstige skattefordeler og for å sikre etterlevelse av lokale forskrifter.

 

For å se mer om hvordan SIRVA kan hjelpe firmaet ditt med å gjennomføre en grundig gjennomgang av firmaets administrasjon av utgifter, utviklet for å gjøre den økonomiske byrden på organisasjonen og deres omplasserte ansatte, kan du kontakte oss på concierge@sirva.com.

 

Last ned

 

Bidragsytere:

Jialin Chia, Senior Regional Marketing Manager, APAC & Middle East

Helen Chang, Director, Relocation China

Echo Lei, Director, Global Account Management

Lisa Marie DeSanto, Manager, Content Marketing

 

For mer informasjon vennligst se Ansvarsfraskrivelse for SIRVAs blogg.