Hva er Fapiao og hvorfor betyr det noe?
Et av de mer komplekse elementene av relocation i Kina er en “fapiao”. I Kina brukes fakturaer (eller “fapiao” på kinesisk) av regjeringen til å overvåke skatten som betales på en transaksjon. Fapiao trykkes, distribueres og administreres av skattemyndighetene. Fapiao er i utgangspunktet en kvittering, laget av regjeringen for å vise bevis på en skattebetaling. Viktigheten av fapiao er at, uten bevis på skattebetalingen, vil ikke et selskap være i stand til å trekke den tilknyttede utgiften for skattemessige formål og en person kan ikke være i stand til å kreve tilbake forretningsutgifter.
Den kinesiske regjeringen skatter ulike typer tjenester til forskjellige priser, avhengig av hvor disse tjenestene kommer fra. Det er her en fapiao kommer inn. De vanligste fapiao typer inkluderer de for utleie eiendommer, verktøy, utdanning, kjøretøy, medisinsk, opplæring, og frakt. For mange produkter, inkludert mat, bøker og klær, betaler kundene skatten på kjøpstidspunktet, og det er ikke nødvendig å betale en ekstra skatt i form av en fapiao.
Fapiao kan sorteres i to hovedkategorier: generell mva (merverdiavgift) fapiao og spesielle mva fapiao. Selv om disse begrepene ofte brukes om hverandre siden de begge kalles fapiao, er det bemerkelsesverdige forskjeller mellom de to.
For det første kan den spesielle mva-fapiao brukes til fradragsformål, mens den generelle mva-fapiao ikke kan det. For det andre, siden en spesiell mva-fapiao brukes til skattefradrag, vil den inneholde mange flere detaljer om handelsmannens informasjon, inkludert skattenummer, adresse, telefonnummer, og bankkontoinformasjon.
Organisasjoner som flytter ansatte til Kina bør være klar over de vanlige typer fapiao, hvordan du får dem, hvordan man håndterer dem, og hvordan man overholder fapiao krav for å unngå skattemessige implikasjoner. Bedrifter bør samarbeide med sin interne økonomikontrollør for å utarbeide klare og detaljerte fapiao instruksjonsdokumenter og sørge for å dele det med ansatte og leverandører for å sikre at fapiao kan utstedes riktig.
Som et eksempel for å illustrere hvordan en fapiao fungerer: En utleier og leietaker signerer en leieavtale (leietaker i dette eksemplet er en bedriftskunde). Kunden betaler utleier leieavgiften; utleier tar leieavtalen til skatteetaten; skatteetaten beregner den nødvendige skatten basert på leiebeløpet; utleier betaler skatt og mottar en fapiao for et bestemt beløp; utleier presenterer kunden med fapiao; kundens finansavdeling tar deretter vare på fapiao for bokførings- og revisjonsformål.
Eksempel på en fapiao
Overholdelse av Fapiao-kravene
Det forrige eksemplet kan virke enkelt, men flere ting kan skje for å komplisere samsvar. For eksempel kan parten som mottar betalingen (dvs. utleieren) ikke frivillig gi betaleren (dvs. kunden) fapiao i tide eller i det hele tatt; Til slutt bør organisasjoner flittig følge opp for å sikre at fapiao samles inn til rett tid for skatterapportering.
Ytterligere utfordringer som kan hindre riktig utstedelse og bruk av en fapiao inkluderer en utleier som utsteder feil type fapiao (for eksempel en “tjeneste”-fapiao i stedet for en “utleie”-fapiao) eller at kunden ikke riktig sporer, arkiverer og behandler fapiaoer, noe som kan føre til tvister. Hvis disse oppstår, kan det føre til at kundens økonomiavdeling avviser mottakers utgiftskrav, nektelse av selskapsfradrag eller andre skatteforpliktelser.
For å beskytte seg mot disse utfordringene, bør selskapene forstå implementering og tiltak angående hvordan de overholder fapiao-kravene og forstå beste praksis for å redusere eventuelle tilknyttede risikoer. En leverandør må gi en fapiao som oppfyller en rekke kriterier for å være i samsvar med kravene. Fapiaoen må være:
- Utstedt i henhold til myndighetspolitikk og finansreglement
- Relevant for de kjøpte tjenestene eller varene (det vil si for leieformål, bør utleier utstede en fapiao under kategorien “utleie”)
- Autentisk (falske dokumenter er en risiko i enkelte områder)
- Inkludert all nødvendig informasjon, og gitt innen en bestemt tidsperiode
SIRVA anbefaler at kunder dokumenterer klare policyer, prosesser, opplæring og delegerte autorisasjoner til sine interessenter og ansatte for å forhindre potensielle problemer. For eksempel, hvis fapiao er gitt av utleier til kunden via oppdragsgiver/erverver, bør kunden lære opp den ansatte på fapiao og dens prosess. Enhver usikkerhet rundt når en fapiao skal utstedes, hvor det skal sendes, eller hvem som skal motta og sende inn dokumentet kan føre til forvirring og potensielle straffer.
Den vanligste og økonomisk signifikante typen fapiao utstedt i en reloaction er for boligutleie. For bedre å sikre fapiao overholdelse i leieavtaler, bør selskaper utvikle avtaler som tar for seg følgende punkter:
- Hvem bør utstede fapiao - kunder bør ikke bare avgjøre hvem som skal utstede fapiao (dvs. at tjenesteleverandøren av kunden), men også hvem som skal motta og sende dokumentet for fremtidige skatteformål.
- Når skal fapiao utstedes - kunder bør avgjøre når utleier skal utstede fapiao, inkludert antall dager før eller etter at leiebetalingen forfaller. Kunder bør også opplyse at kunden i tilfelle forsinkelse, kunden har selvstyrerett til å utstede fapiao og betale skatten direkte til regjeringen og trekke skatten fra neste måneds leie.
- Hvor skal fapiao sendes - kunder bør bestemme hvor fapiao skal sendes.
Stol på relocation-leverandøren
Når det gjelder fapiaoer, er ikke selskaper alene om det. Organisasjoner kan se til sine relocation-leverandører som kan bidra til å skape en fapiao-policy og iverksette tiltak for å spore og overvåke fapiao-utstedelsen.
For eksempel, i tilfelle av en leieforholdsavtale fapiao, en relocation-leverandør med fapiao-administrasjonsfunksjoner kan sikre at utleier gir nøyaktig, fullstendig og riktige fapiaoer for varigheten av leieperioden. Relocation-leverandøren kan også fungere som en kilde for sikkerhetskopiering av oppbevaring for de fullførte fapiaoene hvis de kreves senere. Viktigst av alt, kan en relocation-leverandør jobbe med kunden, hvert trinn på veien, for å sikre at utleier følger prosessen som er etablert i leieavtalen og bistå eller gi veiledning ved behov.
Fapiaoer er en unik del av utgiftsstyringsprosessen i Kina. Å jobbe med en relocation-leverandør med lokal kompetanse innen fapiao-styring reduserer byrden og den potensielle risikoen for både kunden og den ansatte. Det bidrar også til å løse en viktig og detaljert prosess med svært spesifikke samsvarskrav, for å oppnå de riktige skattefordelene for selskaper med berørte ansatte i Kina.
For mer informasjon, eller for å få hjelp til å opprette en fapiao-policy og/eller implementeringstiltak, vennligst kontakt oss concierge@sirva.com.
Interessert i forskjellen mellom E-Fapiao og fysisk Fapiao? Sjekk ut bloggen vår, E-fapiao: Er de annerlees enn fapiao på papir?
Bidragsytere:
Jialin Chia, Senior Regional Marketing Manager, APAC and Middle East
Lisa Marie DeSanto，Content Marketing Manager
SIRVA gir informasjon og veiledning basert på bransjeerfaring. Sirva gir imidlertid ikke skattemessige eller juridiske råd eller gir skattemessige eller juridiske råd som du kan stole på. Du må kontakte din egen rådgiver eller skatterådgiver for skatte- eller juridisk rådgivning og råd for din spesielle omstendighet.
For more information please see SIRVA's Blog Disclaimer.