Sikre at ansatte mottar sine personlige eiendeler: Unike Kontorløsninger under COVID-19

Som et resultat av en rekke enestående hendelser knyttet til COVID-19, står organisasjoner overfor like mange enestående utfordringer. En av disse er hvordan man best kan sikre at ansatte får personlige eiendeler som ble etterlatt under kontornedleggelser, flytting av kontor, ordrer om å ha hjemmekontor eller hjemsendelser.  Enten det er et midlertidig eller permanent scenario, har mange ansatte funnet seg selv uten tilgang til sine kontorer og ingen evne til å hente personlige elementer som varierer i størrelse og betydning – fra familiebilder til kontormøbler. Selskapets interessenter står overfor den skremmende utfordringen med å identifisere disse elementene, samle dem og finne effektive måter å returnere dem til sine eiere, enten disse ansatte nå bor lokalt eller på den andre siden av verden. 

Faktorer som påvirker ansattes tilgang til personlige eiendeler

Det er flere grunner til at ansatte ikke har kunnet hente sine personlige eiendeler på kontoret, inkludert:

• Lokale myndigheters forskrifter
• Bedriftsinitiert COVID-19-relaterte beskyttelsespolicyer (på grunn av ansattes sikkerhet og/eller risikoreduksjon)
• Byggebegrensninger
• Hjemsendelse eller langdistanse relocation som ble implementert før tilgang til den ansattes kontor kunne gis

Utfordringer for fagfolk innen menneskelig ressurs og mobilitet

Når bedrifter får i oppgave å returnere varer til hundrevis – eller tusenvis – av ansatte, står de overfor en rekke utfordringer. Å sikre at de riktige eiendelene kommer frem til riktige personene er topprioritet, i likhet med å beskytte personlig identifiserbar informasjon (PII) som personnummer, e-post og postadresser. Fra rengjøring og pakking av eiendeler til deres levering, et høyt nivå av oppmerksomhet er nødvendig til de minste detaljene for å sikre at de riktige eiendelene kommer til de riktige personene, vellykket; en ekstra utfordringen er at det nåværende globale miljøet kan forventes å presentere sin andel av forsinkelser underveis.  Frakt- og tollregler kan variere fra land til land – og sikring av tjenesten kan være utfordrende ettersom pakking, flytting, leveringsteam og fraktleverandører har for mye å gjøre i denne uvanlige tiden i global historie.

Håndtere utfordringen

Metodene som brukes til å returnere personlige gjenstander kan variere, avhengig av om den ansatte bor lokalt, bor i samme land, eller vil kreve levering over grenser. Uavhengig av scenariet kan det være viktig å få hjelp fra en erfaren leverandør, spesielt hvis deres ansatte er i stand til å implementere hele prosessen, fra dør til dør. Ved å gjøre dette forbedres PII-beskyttelsen gjennom reduserte overføringer og håndtering, ansvarlighet er lettere identifiserbart, og dør-til-dør tidslinjer og ruter kan lettere spores. Interne HR- og mobilitetsteam er også fritatt for mange av de administrative oppgavene som er involvert i dette massive foretaket, slik at de kan fokusere på andre organisatoriske eller pandemirelaterte prioriteringer.

Teknologi som en løsning

Siden det vil være uventede utfordringer på grunn av pandemien, vil det å velge en leverandør med avansert teknologi gå langt mot å sikre en jevn levering av ansattes eiendeler. Ideelt sett bør beslutningstakere velge en leverandør med teknologi som kan:

• Tilordne strekkoder til ansattes eiendeler for å sikre riktig merking, gruppering og sporing gjennom hele prosessen
• Gi innsikt i generelle prosjekt- og individuelle forsendelsesstatuser i sanntid via mobile enheter
• Utstede varsler til selskapets interessenter og individuelle ansatte når eiendelene er pakket og levert – og alle stadier i mellom
• Oppretthold sikker kontroll og sikring av ansattes PII gjennom ett enkelt system, begrens utgivelsen av data og slett den ansattes informasjon ved fullføring av det totale prosjektet

Bruk av en ende-til-ende leverandør med teknologi som oppnår ovennevnte gir mulighet for:

• Tidlig, detaljert synlighet, på alle stadier av prosjektet/hvert trekk – i stedet for den tidkrevende prosessen med å sile gjennom sider med digitale regneark eller papirkopi manuelle lister fra en eller flere leverandører
• Proaktiv feilsøking siden problemer, bekymringer og endringer kan flagges i alle faser av prosjektet eller forsendelsen

SIRVA bruker for tiden en unik teknologi som er søkt patent på som oppnår det ovennevnte og mer.  Commercial Connect ^TM er unikt i stand til å hjelpe våre kunder med styring av flytting og utfordringer relatert personlige eiendeler som har oppstått på grunn av kontorstengninger, hjemsendelse av ansatte og bestemmelser om å ha hjemmekontor. I stedet for å ansette flere leverandører for ulike faser av denne typen prosjekt (eller ved hjelp av forskjellige leverandører, regionalt) gjør plattformen vår det mulig for interessenter å administrere alle aspekter ved å returnere ansattes eiendeler (eller et kommersielt trekk på grunn av nedleggelse eller flytting av kontorer), effektivisere prosessen mens du kontrollerer kostnader, beskytter ansatte PII og minimerer stresset til interne medarbeidere og ansatte.  Denne teknologien er tilgjengelig for bruk på 109 språk.

Unike omstendigheter krever unike løsninger

COVID-19-pandemien har hatt en betydelig innvirkning på ansatte og utnyttelsen av de fysiske stedene de jobber i. Når ansatte befinner seg i en verden borte fra sine siste vertssteder – og organisasjoner tilpasser seg og/eller skifter kontorordninger på grunn av nedleggelser eller andre omstendigheter – vil interessenter ha en høy liste over ansvarsområder å håndtere når de gjør disse overgangene. Retur av personlige eiendeler til ansatte eller flytting av innholdet i hele kontorbygg er en betydelig eiendeler som utmerker seg på denne listen, når du samarbeider med en leverandør som har en bred global rekkevidde, innovativ teknologi og midler til å håndtere prosessen fra ende til annen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan SIRVA kan tilby en sømløs løsning når du returnerer personlige varer til ansatte eller administrerer kommersielle flyttinger, kan du kontakte oss på commercialmoving@sirva.com.

Lær mer:

SIRVA kommersielle flyttetjenester (informasjonsnettside): https://www.sirva.com/moving-services/commercial-moving

Velkommen til SIRVA reklame (video): https://youtu.be/LyaiWmQNaU0

Kommersiell tilkobling (video): https://youtu.be/XwTuN8ghnTs