Hvilke spørsmål bør jeg inkludere i mobilitets RFP / anbudet mitt?

Fire typer spørsmål som skaper et mer målrettet spørreskjema

Når interne mobilitetsteam gjennomfører en RFP/anbud, er en av de største utfordringene at de ikke ser for seg hvordan de skal håndtere og evaluere alle svarene de får. Det er fort gjort at størrelsen på et spørreskjema vokser når mange avdelinger og interessenter er involvert. Under press for å få tilbudspakkene sine lansert, ender det med at mange team legger til mange spørsmål, og tror det vil være den enkleste og grundigste måten å imøtekomme alles behov. Problemet er at hvis størrelsen på spørreskjemaet blir ute av kontroll under opprettelsen, kan tiden det tar for å utføre en gjennomgang ende med å ta måneder i stedet for uker. Interne evaluatorer ender opp med å vurdere altfor mange sider med svar for forskjellige mobilitetsanbud. Mye av dette kan unngås ved å stille mindre, målrettede spørsmål fra begynnelsen.

Hvis målet er å få en langsiktig, strategisk partner, er det å velge riktig mobilitetsleverandør avhengig av å virkelig forstå budgiverens evner, erfaring, kapasitet og kultur. Bedrifter kan forbedre sannsynligheten for å finne riktig match før de legger ut et anbud, ved å ta seg tid til å svare på noen spørsmål. Sourcing-team bør spørre seg selv: Hvilke resultater håper jeg å oppnå ved å bytte leverandør? Hva er de vanskeligste problemene våre? Hvor kommer leverandørens tilpasning til selskapets mål til å være mest avgjørende? RFP/anbudet må alltid reflektere disse prioriteringene, sammen med det endelige målet om å finne en leverandør som best kan møte bedriftens behov og kultur.

Nedenfor diskuterer vi fire typer spørsmål som kan hjelpe bedrifter raskt og objektivt å identifisere en leverandør som passer best.

4 typer spørsmål som skaper et mer målrettet RFP / anbud

1. “X-faktor” spørsmål:  Finn ut hvem kandidaten er

“X-faktor”-spørsmål hjelper selskaper å forstå nøyaktig hva slags selskapet det er som svarer. De er designet for å få frem informasjon om selskapets tilnærming, kultur, filosofi og erfaring. Måten en RMC velger å svare på disse spørsmålene, kan raskt gi et sourcingteam innblikk i hva som er leverandørens verdier og driftsmetoder. Eksempel på spørsmål kan inkludere:

• Kan du som leverandør beskrive selskapets rolle i mobilitetsbransjen og hvordan dere definerer dere selv blant konkurrentene? Hvilken verdi gir denne rollen oss?
• Hvorfor er deres bedriften best for våre mål? (Sørg for å definere målene dine tydelig i RFP.)
• Hvordan måler du verdien du tilbyr en klient, og hvordan ser du at denne verdien endres når samarbeidet utvikler seg?
• På hvilke områder (geografiske, funksjonelle og/eller kommersielle) ville løsningene dine vært bedre enn konkurrentene?
• Hvor mange kunder støtter du i vår industri, og hva anser du for å være nøkkelfaktorene for å levere en utmerket opplevelse til deres overførende ansatte?

2. Beregningsbaserte spørsmål: Spør etter tall og data:

Å se på fakta og tall er den enkleste måten å sammenligne leverandører på. Det er også den beste måten å sikre at selskapene du snakker med, har den rette erferaingen innenfor tjenestene og stedene som er viktigst for deg – at de virkelig kan gjøre det de hevder de kan. Sørg for at spørsmålene dine ikke gir rom for generelle løfter og ubegrunnede påstander ved å be om målbare bevis i svarene. Forenkle innkjøp ved å be om den informasjonen som betyr mest for deg, og undersøk disse områdene først for å begrense kandidater som vil få en mer detaljert gjennomgang. Disse spørsmålene kan inkludere:

• Hva er gjennomsnittlig klienttid hos dine 25 beste kunder?
• Hvor vil vi rangere i kundelisten din ved å bruke flyttevolumer?
• Hvor mange langsiktige internasjonale oppdrag håndterte dere i fjor?
• I løpet av de siste 12 månedene, hva var tilfredshetsgraden for ansatte som flyttet under VIP-programmer?
• Hva har Net Promoter-poengsummen din vært de siste tre årene?

3. Spørsmål om tankeledelse og innovasjonsbaserte spørsmål:  Finn en partner som kan bidre til forbedringer

Å skille løfter fra bevis går langt for å fremskynde gjennomgangsprosessen. Akkurat som med beregningsbaserte spørsmål, bør tankeledelse og innovasjonsbaserte spørsmål sikre at svarene inkluderer bevis på hva kandidatene sier at de har gjort eller er i stand til å gjøre. Denne typen spørsmål er nyttig når du ber om informasjon rundt ekspertise, prosesser og potensial for å øke effektiviteten. Eksempler på denne typen spørsmål kan inkludere:

• Kan du gi eksempler på forskning og/eller publikasjoner du har produsert eller bidratt til de siste tre årene?
• Hva har du årlig forbruk på teknologiutvikling de siste tre årene?
• Hva er de nyeste innovasjonene du har introdusert?
• Kan du dele detaljer om implementeringen av et avansert klientprogram og beskriv eventuelle forbedringer som følge av overgangsmetodene dine?
• Hva er en unik eller kreativ måte du har gitt verdi til en av kundene dine?

4. Fremtidsresultatdrevne spørsmål: Finn en partner som vil utvikle seg med selskapet ditt

Til slutt, sørg for at du stiller spørsmål som avslører om potensielle leverandører forstår selskapet ditt og har en plan for hvordan du best kan oppnå dine mål, nå og i fremtiden. Når det er mulig, er det ideelt å gi informasjon om polycien, historiske volumer eller andre operasjonelle detaljer, som også lar deg stille mer spesifikke spørsmål om hvordan en leverandør vil administrere ditt unike program – og utvikle seg med deg når dine behov endres. Få en visjon om fremtiden din ved å inkludere spørsmål som:

• Hvilke anbefalinger har dere for å forbedre programytelsen mens du fremdeles opprettholder et svært støttende program?
• Hvilke alternativer kan dere tilby for å hjelpe oss med å redusere totalkostnadene?
• Hvordan vil du hjelpe mobilitetsprogrammet vårt med å bidra til våre forretningsmål?
• Hvor stor prosentandel av tjenestene i programmet vårt blir levert av tredjepartsleverandører, og hvordan vil du sikre konsistent levering av opplevelse og servicekvalitet?
• Hvordan vil du hjelpe oss med å navigere forskjellige trender og kommende arrangementer som du føler vil påvirke vårt program mest?

Når det gjelder å lage et mobilitets-RFP/anbud, er det langt viktigere å stille strategiske spørsmål enn å stille mange av dem. Å gjøre dette sparer ikke bare innkjøpsteamene tid når de vurderer kandidatsvar, det hjelper dem også med å finne en leverandør som er bedre tilpasset bedriftens behov, mål og kultur. Identifiser og avklar disse selskapsattributtene før du begynner prosessen, og formuler spørsmål som krever målbare svar. Resultatet vil hjelpe deg med å finne og etablere et langsiktig partnerskap som vil være til nytte for dine ansatte og mobilitetsprogrammet ditt i årene som kommer.

For mer informasjon, se ressursene våre nedenfor, eller kontakt oss på concierge@sirva.com.

LÆR MER:

Topp 10 spørsmål du skal stille når du gjennomfører en global mobilitets RFP/anbud

Unngå problematiske situasjoner: En bedre løsning for å opprette en Relocation RFP/anbud

Beste praksis, utfordringer og løsninger for gjennomføring av mobilitets RFP/anbud

7 trinn til en suksesfull RFP/anbud

Bidragsytere:

Dee Koharchik | Direktør, Sales Strategy

Lisa Marie DeSanto | Manager, Content Marketing