Viktige faktorer ved EBT-programmer

Nå når organisasjoner fortsetter å komme ut av det pandemien som har vært begrensede for forretningsmiljøet, har det oppstått et fornyet fokus på utstrakte forretningsreiser som en måte å møte forretningsbehov på. Organisasjoner begynner å utvikle eller revurdere sine Extended Business Travel (EBT)-programmer (programmer for ansatte med utstrakt reisevirksomhet). 

Fungerer EBT-programmet ditt som et strategisk verktøy for organisasjonen din på en arbeidsplass i utvikling etter pandemien? Er du forberedt på å unngå potensielle samsvarsproblemer som kan påvirke organisasjonene og oppdragstakerne?

Seks viktige måter å evaluere EBT-programmet på

Det er flere viktige hensyn å ta når skal evaluere EBT-programmet ditt. Dette er en oppdragstype som er spesielt sårbar for utfordringer med overholdelse og andre problemer som kan føre til økt risiko, og den overordnede hensikten med et omfattende EBT-program er å minimere både ansattes og bedriftens risiko. Uten et formelt program kan EBT-ere sette seg selv og bedriften i fare ved å potensielt ikke overholde regler om skatt og immigrasjon. Bøtene kan være svært høye, så det er viktig for organisasjonen din å finne effektive måter å spore EBT og sikre overholdelse på. 

Nedenfor er noen viktige trinn for å evaluere et omfattende og effektivt EBT-program:

1. Definer hva som menes med utstrakt reisevirksomhet for ansatte (EBT) 
Det er viktig å definere hva EBT betyr for organisasjonen din for å håndtere det konsekvent og for å skille det fra andre typer programmer og retningslinjer. Vanligvis er varigheten lengre enn ved en standard forretningsreise, men kvalifiserer ikke som et kort- eller langtidsoppdrag. Den vanligste bransjedefinerte varigheten er fra 30 til 90 dager. Etter 90 dager ansees det som et korttidsoppdrag. All EBT-programstøtte er utformet for å imøtekomme de spesifikke forretningsbehovene i perioden som ikke omfattes av de ordinære retningslinje for forretningsreiser, og som ikke har lengden der fullstendige kortsiktige oppdragsfordeler gis.

2. Administrativ struktur/programovervåking
Hvem har ansvar for programmet og hvordan administreres det? Globale mobilitetsteam er i økende grad involvert med ansvaret for ETB. Programstyring kan være sentralisert eller i regionen, men nøkkelen er å ha en enkelt programansvarlig som skal utvikle og håndheve retningslinjene og prosedyrene som styrer programmet på global basis. EBT-er kan også administreres av HR-gruppen, individuelle forretningsenheter eller reiseavdelingen.

3. Utvikle prosesser og retningslinjer
Beste praksis anbefaler at du utvikler en formell policy eller retningslinjer for å gi støtte til dine ansatte som skal på lengre forretningsreiser. Tydelig dokumentasjon gir støtte på rett nivå, konsistens og sikkerhet for samsvar. 
Bransjeundersøkelser og andre undersøkelser har vist at de største utfordringene for å administrere EBT-er er overholdelse av skatt, immigrasjonssaker og oppfølging av ansatte. Når de planlegger for lengre forretningsreiser, vurderer ikke bedriftsledere alltid kravene som stilles ved det nye arbeidsstedet når de velger ansatte eller angir reisetid. I tillegg forstår de ikke alltid helheten av skatte- og immigrasjonsregler. Sentralisering av administrasjon og programretningslinjer reduserer utfordringene og risikoen betydelig når det gjelder disse kritiske områdene. 

4. Oppfølging av medarbeidere
Å ha en oppfølgingsmekanisme for ansatte er avgjørende for å sikre overholdelse av skatt og immigrasjon. Det gir også organisasjonen din muligheten til enkelt å finne dine ansatte, som er en overordnet nøkkelfunksjon for å ta vare på dem. Å spore ansattes oppholdssted ble et hovedproblem under covid-19-pandemien. Ulike typer sporingsverktøy er tilgjengelige fra reiseleverandører, skatteleverandører, immigrasjonsleverandører og leverandører av flyttetjenester, i tillegg til dine egne interne verktøy. 

5. Benytt deg av mobilitetsleverandørnettverket
Å identifisere og effektivisere leverandørene som er involvert i EBT-prosessen din, og benytte deg av eksisterende mobilitetsleverandører, bidrar til konsistens og kostnadsbesparelser til programmet. Disse leverandørene kan inkludere:
• Bedriftsreiser 
• Immigrasjon 
• Skatt 
• Relocation-selskaper
• Dataleverandør
• Midlertidig bolig     

6. Koordinere støtte
Støtte til EBT kan koordineres internt i mobilitetsteamet ditt, av et eget team eller av organisasjonens mobility-partnere. Det anbefales ikke at den ansatte koordinerer støtte på egen hånd eller at koordinering håndteres på leder- eller forretningsnivå, dette på grunn av at det kan gå gå utover samsvar og konsistens. 

Anbefalte EBT-støttekomponenter

Når programstrukturen og styringen er på plass, anbefales det å bestemme nivået på støtten organisasjon gir for EBT, med fokus på samsvarsrelaterte komponenter og bestemmelser som lar den ansatte trygt gå over til det nye arbeidsstedet og effektivt gjøre jobben sin.

Noen anbefalte EBT-støtteelementer inkluderer:

Konsultasjon før reisen: Å gi ansatte en konsultasjon før reisen er nøkkelen til at de kan forstå ansvaret med EBT, inkludert overholdelse av retningslinjer for samsvar og støtten organisasjon kan gi.

Informasjon om skatt:En orientering om skatt kan gis av organisasjonens skatteleverandør og kan være viktig hvis (avhengig av stedet) den utstrakte reisen omfatter skattespørsmål. Orienteringen om skatt kan gjelde både innenlandske og internasjonale reisende. 
Sikkerhetsorientering: For internasjonale EBT-er, avhengig av lokasjonen, kan en orientering gis av en ekstern leverandør eller et internt sikkerhetsteam.

Medisinsk utredning: For internasjonale EBT-er, kan en medisinsk utredning være nødvendig for immigrasjonsformål, og noen organisasjoner krever en fysisk undersøkelse før den ansatte kan dra på en lengre forretningsreise.

Immigrasjonshjelp:For internasjonale EBT-er må forretningsreisende ha autorisasjon til å jobbe og midlertidig oppholde seg på det nye arbeidsstedet. Pass, visumsøknader og støttedokumentasjon må fylles ut og leveres så tidlig som mulig. Det er viktig å sette av nok tid til dokumentbehandling.

Språkopplæring:For internasjonale EBT-er kan språkopplæring være nødvendig for å sikre at den ansatte lykkes på det nye arbeidsstedet.

Kulturopplæring:For internasjonale EBT-er, akkurat som lang- og korttidsoppdrag, anbefales kulturopplæring for å gi de ansatte verktøyene de trenger for å verdsette og forstå kulturen slik at de kan lykkes i den nye jobben. 

Reisen mellom avgangsstedet og destinasjonsstedet: Reiser er vanligvis basert på organisasjonens retningslinjer for forretningsreiser og bestilles gjennom reiseleverandøren. Reiseutgifter kan omfatte:

• Flybilletter
• Transport til og fra flyplasser
• Flyplass-skatter og overføringsavgifter
• Standard bagasjekostnader
• Ekstra bagasje for lengre varighet
• Mulige autoriserte mellomlandinger avhengig av reiselengde
• Måltider
• Kilometerstand hvis du kjører med minimum daglig kjøreavstand
• Overnatting 

Overnatting på destinasjonsstedet: Møblert bedriftsbolig eller hotell tilbys vanligvis for varigheten av den utvidede forretningsreisen. 

Levekostnader: Måltider og tilfeldige utgifter dekkes vanligvis av en reise og diett-sats som er ment å dekke faktiske og rimelige levekostnader for perioden den ansatte er på det nye arbeidsstedet. Sats for reise og diett kan fastsettes ved hjelp av en dataleverandør, satser fra offentlige myndigheter, retningslinjer om forretningsreiser, bedriftsberegning eller faste beløp.

Lokal transport: Hvis den ansatte ikke kan kjøre egen bil til destinasjonsstedet, får de ansatte rimelig transportstøtte som er høvelig for stillingen til den ansatte. Dette baseres på retningslinjene eller praksisen for destinasjonen og lokale forretningsregler. Støtten kan være i form av godtgjørelse, refusjon, leiebil eller firmabil.

Skatteregler og forberedelse: Ideelt sett bør de ansattes skatteplikt være lik for perioden med lengre forretningsreiser som den ville ha vært hjemme. Bedriften dekker vanligvis beløpet som går ut over det den ansatte normalt sett ville ha måtte betale i skatt fra opprinnelsestedet. Hvis utarbeidelse av selvangivelse er nødvendig (internasjonalt), skal selskapet dekke kostnadene for den aktuelle perioden.

For mer informasjon om hvordan du kan gjøre EBT til en strategisk del av mobility-programmet ditt, kan du kontakte SIRVA Global Advisory Services på globaladvisoryservices@sirva.com eller ta kontakt med SIRVAs kundeansvarlig eller salgsrepresentanten din.