Unngå problematiske situasjoner: En bedre løsning for å opprette en Relocation RFP/anbud

Hvis du søker på internett etter “tips til å skrive en forespørsel om forslag (RFP)" får nesten 1.000.000 resultater som vil overvelde deg med innsikt og kompetanse fra en rekke kilder – fra profesjonelle sourcing selskaper og tekstforfattere til IT-kjøpere. Hvordan kan noe som virker så enkelt generere så mange valg? Og hvorfor virker prosessen så overveldende, med så mange hindre? Spesielt kan det å gjennomføre en RFP (også kjent som et "anbud") for flyttetjenester eller flytting av husholdningsvarer, være overveldende for mobilitets- og innkjøpsteam. Vi vil diskutere noen av utfordringene, sammen med SIRVAs innovative løsning på denne svært komplekse prosessen, nedenfor. 

Enkelt mål - Kompleks prosess

Det generelle premisset bak en RFP/anbud er enkelt:

Trinn 1: Still spørsmål

Trinn 2: Få svar

Trinn 3: Sammenlign leverandører og gjør et valg

Men hvis du noen gang har laget eller svart på en RFP/anbud, eller noen gang tenkt på å implementere prosessen i virksomheten din, har du sannsynligvis støtt på de samme problematiske situasjonene som mange av våre kunder og potensielle kunder befinner seg i: Begynn å skrape overflaten av prosessen, og du vil raskt oppdage at uventede komplikasjoner og kompleksiteter kan distrahere prosjektet ved hver sving.

SIRVA svarer på en rekke forespørsler om forslag og forespørsler om informasjon (RFIer) hvert år. For noen selskaper er sourcing-prosessen gjort på så liten tid som fire til seks uker. Vi har sett steder hvor RFP/anbudsinitiativer har tatt flere år, ofte uten resultater. I mellomtiden, i gjennomsnitt, blir 9% av RFPer/anbud vi mottar hvert år til slutt forlatt av kjøpere av en eller annen grunn. 

Det er ikke mye nøyaktig data om tidsbruk og kostnader som går inn i å gjennomføre et relocation RFP/anbud. Imidlertid,  En nylig undersøkelse i IT-industrien indikeres det at selskaper i gjennomsnitt investerer 4800 kumulative timer på å anskaffe nye IT-systemer. For den bransjen tilsvarer det 2,3 heltidsansatte, eller opptil $ 300.000 i året.. Disse resultatene er enda mer urovekkende hvis du tar i betraktning at IT-kjøpere svarte i undersøkelsen at mindre enn 60 % av målene deres faktisk ble oppfylt av RFP/anbudsprosessen.

IT er en av de eneste industriene som tilbyr omfattende data rundt RFP/anbudsprosessen. Dette skyldes sannsynligvis det faktum at kjøpere har brukt RFPer til å kjøpe IT-løsninger i svært lang tid. I tillegg er kjøpsprosessen i IT-segmentet ofte komplisert og lang, så mange eksperter i bransjen har brukt mye tid på å prøve å finne raskere og mer effektive måter å fullføre prosessen på.

Hvis du mener at IT er et veldig konkret kjøp, kan du forestille deg hvor mye mer komplisert sourcing for relocation-tjenester kan være. Enten du kjøper programvare eller systemer, fokuserer IT-anbud vanligvis på veldefinerte produkter med resultater som er enkle å vurdere. På den andre enden av spekteret er relocation-tjenester en immateriell tjeneste som består av mange integrerte deler. Å definere parameterne til den perfekte leverandøren kan være vanskelig å bestemme. Selv i samme selskap vil forskjellige interessenter ha forskjellige perspektiver på hvilke kriterier som er viktigst. Denne kombinasjonen av faktorer kan gi en utfordrende og ofte overveldende prosess.

Hvordan selskaper prøver å håndtere Relocation RFP/anbudsprosesser.

Selskaper som forutser kompleksiteten på RFP/tenderprosesser bruker normalt en av to metoder for å utføre prosessen både raskere og enklere. Begge har sine fordeler og ulemper:

• Ved hjelp av eksempler på spørreskjemaer fra relocation-leverandører: For at RFP/anbudsprosessen faktisk skal fungere for relocation, må RFP/anbudet isolere og trekke ut de spesifikke funksjonene og kvalifikasjonene som gjør en leverandør til et godt valg. Bruk av spørreskjema fra leverandører eller kilder på nett kan fremskynde utviklingsprosessen for RFP/anbud. Men denne metoden har sine ulemper. Alle bedrifter har unike mål og svært spesifikke behov, så bruk av en generisk mal eller spørreskjema isolerer ikke nødvendigvis informasjonen som er viktigst for enkelte selskaper. Faktisk resulterer det ofte i at man får mye unødvendig informasjon tilbake fra leverandørene. Kort sagt, den tiltenkte snarveien kan resultere i mer arbeid, da interessenter kan ende opp med å måtte jobbe seg gjennom store mengder med informasjon. Som mange selskaper har funnet ut, resulterer dette ofte i at man må sende ut flere oppfølgingsspørsmål som vil trenge ytterligere gjennomgang, og/eller gjennomføre flere evalueringsrunder for effektivt å begrense potensielle leverandører.

• Ansette industrikonsulenter til å utvikle og styre RFP/anbudsprosessen: Bruk av industrikonsulenter kan være en effektiv måte å drive en RFP/anbudsprosess på, da deres erfaring bidrar til å sikre at forespørselen din når de riktige leverandørene og dekker de riktige emnene. Ideelt sett bidrar bruk av en oppdragstaker til å minske den administrative byrden av å utføre RFP/anbud og gir profesjonell veiledning når du vurderer leverandører. Men for at RFP/anbudet virkelig skal finne de riktige partnerne, vil en konsulent fortsatt trenge mye tid og innspill fra dine viktigste interessenter. Den eneste måten å sikre at konsulenten finner riktig leverandør for deg er å sikre at han/hun forstår bedriftens mål, interne prosesser og kultur. De samme interessentene må også gi evaluerende innspill på leverandørenes svar i en eller annen form for å sikre enighet. Selv om en konsulents ledelse og ekspertise kan spare tid når det gjelder administrasjon av administrative aktiviteter, vil det ikke nødvendigvis fjernebehovet for at dine interessenter må være forberedt på å delta i prosessen.

SIRVAs svar på dette problemet: Gjør prosessen enklere med vårt RFP/anbudsverktøy

For å bistå bedrifter i deres innsats for å utvikle relocation RFPer/anbud, har SIRVA utviklet en RFP Toolkit, som gir mobilitetskjøpere en raskere, mer direkte, effektiv økonomisk måte å oppnå objektive resultater.. Verktøyet gir robust funksjonalitet for å veilede kjøpere gjennom hvert trinn i RFP/anbudsprosessen. Med SIRVAs RFP Toolkit kan brukerne:

1. Bestem de hovedområdene som selskapet prøver å endre ved å sette i gang en RFP/anbud
2. Identifisere leverandørkvalifikasjoner som er viktigst for å lykkes med selskapets program
3. Bestem de riktige spørsmålene du skal stille – for å få målrettet informasjon som vil være nødvendig for å vurdere potensielle kandidaters evner
4. Hurtig overgang fra utvikling til distribusjon av hele RFP/anbudspakken
5. Gjennomføre en beregningsbasert vurdering av alle svar for å finne de beste potensielle partnerne for å komme videre i vurderingsprosessen

SIRVAs RFP Toolkit lar brukerne raskt lage et tilpasset RFI eller RFP/anbudsdokument. Brukere legger ganske enkelt inn grunnleggende informasjon om selskapets program og mål. Verktøyet bruker deretter denne informasjonen til å filtrere den interne databasen med mer enn 1100 mobilitetsrelaterte spørsmål, og returnerer bare de spørsmålene som samsvarer med hver brukers kvalifikasjonskriterier.

Deretter plasserer verktøyet disse spørsmålene i et dokument som kan tilpasses som spørreskjema for en RFI eller RFP/anbud. Verktøyet inneholder også eksempelmateriale, for eksempel svarinstruksjoner, prismaler og standard personverninformasjon som kan inkluderes i brukerens forespørsel. RFP Toolkit gir bedrifter muligheten til å lage et anbud på så lite som en time med en målrettet, profesjonell RFP/anbudspakke.

Verktøyet gjør imidlertid mer enn bare å tillate brukere å samle inn svar på spørsmål. Det nye verktøyet for leverandøranalyse gjør det også mulig for sourcing-team å raskt analysere og vurdere leverandørens evner basert på kriteriene de anser som viktigst for selskapets suksess. Ved å registrere disse evalueringene side om side, kan alle svar fra leverandører sammenlignes og evalueres på en enkel måte, noe som resulterer i en enkel, ikke-diskriminerende vurdering som tydelig angir hvordan hver stiller seg sammenlignet med hverandre. Denne delen av verktøyet støtter komitébaserte kjøpsbeslutninger, siden selskapets interessenter kan evaluere hele svardokumentet eller bare et tildelt emne.

Et bedre verktøy for korrekte resultater

Suksessfulle relocation-programmer avhenger av suksessen på partnerskapet med interne mobilitetsteam og deres partnere, derfor står mye på spill når man utvikler og gjennomfører en RFP/anbud. Ved å bruke SIRVAs RFP Toolkit, kan brukerne maksimere tid og krefter og redusere arbeidet relatert til RFP/anbudsprosessen. Brukere kan sikre at deres selskap stiller de riktige spørsmålene som til slutt fører til riktig resultat.

For mer informasjon om utfordringene og beste praksis knyttet til å gjennomføre en RFP/anbud, kan du lese vår nylige white paper, , Best Practices, Challenges, and Solutions for Conducting a Mobility RFP. For å få en gratis kopi av vårt RFP Toolkit eller for mer informasjon, kontakt oss på concierge@sirva.com.

Bidragsytere:

Dee Koharchik | Direktør, Sales Strategy

Lisa Marie DeSanto | Manager, Content Marketing