Nåværende tilstand av mobilitet beredskap

Organisasjoner har overvåket “mobilitetsberedskap” på sine globale driftssteder, spesielt på steder som anses som kritiske for organisatorisk suksess. Basert på våre samtaler med kunder, venter mange organisasjoner spent på løfting av mobiliseringsrestriksjoner og i sin tur en lettelse av forretningspresset forårsaket av resulterende talentmangel og manglende evne til å møte forretningsbehov og prioriteringer. Noen virksomheter er fokusert på returnering av ansatte til hjemstedene. Andre organisasjoner fokuserer på langsiktig planlegging av arbeidsstyrken for å minimere behovet for å importere talenter, og dermed redusere virkningen av en fremtidig global krise eller katastrofe. Uansett grunn, vil remobiliseringsprosessen være stedsspesifikk, og organisasjoner bør være forberedt på å navigere seg gjennom flere pandemiske bølger som en del av deres remobiliseringsstrategi.

Tegn på potensielle økninger og tilbakeslag

Når organisasjoner overvåker steder og evaluerer dem for remobiliseringsberedskap, må de også vurdere indikatorer som peker på potensielle økninger og tilbakeslag. Disse inkluderer:

• En økning i bekreftede tilfeller av COVID-19
• En økning i antall COVID-19-relaterte dødsfall
• Endringer i land og/eller lokale restriksjoner: karantenekrav, sosial distansering, portforbud, maskekrav, osv.
• Endringer i reisekrav eller reisebegrensninger (f.eks. manglende evne til å reise til/fra et bestemt sted eller karantenekrav når du reiser til/fra et bestemt sted
• Endringer i immigrasjonskrav

Noen av de ovennevnte utfordringene kan indikere potensialet for, eller bekreftelse av, et tilbakeslag eller en andre bølge, som kan ha innvirkning på planlagte remobiliseringsaktiviteter. Mobilitetsteam, i samarbeid med sentrale interessenter, bør være forberedt på å implementere protokoller for krise- og katastrofehåndtering og forretningsberedskapsplaner raskt. Bruk av SIRVAs COVID-19 gjenåpningsmatrise vil være svært nyttig, siden den inkluderer oppdatert informasjon om over 40 land om emner som husholdningsvarer (HHG) normer, oppdateringer på visum og immigrasjon, restriksjoner på forretningsreiser, og mer. Emnene er brutt ned, per land, for brukervennlighet og hurtigreferanse. 

Potensiell innvirkning av tilbakeslag

Tilbakeslag på grunn av ytterligere økninger i COVID-19-tilfeller kan ha følgende innvirkning på remobilisering og nye distribusjonsinitiativer som kan ha blitt planlagt:

• Reviderte tidslinjer for remobilisering/distribusjon
• Midlertidig stans eller endring av relocation-tjenester
• ·Økte eller ikke-planlagte mobilitetsprogramkostnader
• ·Økte reloaction-budsjetter for videreførte eller nye distribusjoner, på grunn av ytterligere behov og utvidede støttekrav
• Behovet for nødvendige reiser: bestillingstjenester, immigrasjonsstøtte eller SOS-tjenester
• Behovet for akutt støtte: reise, midlertidig bolig, levekostnader, immigrasjon, lagring, osv.
• En økning i unntaksforespørsler
• Manglende evne til å nå organisatoriske mål som følge av talent-/ressursmangel som følge av selskapets manglende evne til å distribuere ressurser
• Ny evaluering av kritisk relocation

Strategier for konsekvensminimering må kanskje være flytende og smidige, avhengig av organisatoriske mål, kostnadstoleranse, ansattes preferanser og helse- og sikkerhetsbekymringer.

Når man ser tilbake: Lærdommer og kurskorrigeringer

For de fleste organisasjoner har COVID-19-pandemien vært den største krisen som har påvirket deres virksomhet. Det vil være viktig å lære av denne erfaringen og forbedre gjennomføringen av eksisterende responsstrategier; For å oppnå dette oppfordres mobilitetsteam til å gjennomgå sin COVID-19-responseffektivitet til dags dato, evaluere hva som fungerte bra, og identifisere hvor forbedringer eller effektivitet kan ha gitt gunstigere resultater. Viktige spørsmål å vurdere inkluderer:

• Var ansatte og interessenter engasjert proaktivt og i tide?
• Var fullstendige demografiske data for ansatte lett tilgjengelig for å iverksette svarstrategien?
• Hvilke forbedringer kan gjøres for å forbedre responstiden?
• Hadde responsstrategien økonomiske konsekvenser som kunne vært unngått eller minimert?
• Ble ansatte utstyrt med riktig type, omfang og støttenivå for å minimere innvirkning og utfordringer?
• Hvilke endringer kan implementeres for å bedre kontrollere uventede kostnader?
• Hvilke tilbakemeldinger ble mottatt fra ansatte og interessenter angående deres erfaringer?
• Hjalp eller hindret eksisterende (eller endrede) mobilitets- og organisasjonspolicyer responsstrategien?
• Var alle mobilitetspartnere som er ansvarlig for å legge til rette for prosesser (både interne og eksterne) engasjert i å drive suksess?
• Hvordan kan disse partnerne bli bedre engasjert i fremtiden for å forbedre responsstrategien?
• Hvilke programmer og/eller ressurser kan gis for bedre å forberede ansatte og interessenter på en fremtidig krise eller katastrofe?

• Hva er ansattes og interessenters formeninger på verdien av støtten som gis til dem? Hvilke mangler ble identifisert? Levde kommunikasjonsstrategien for ansatte og interessenter opp til forventningene? Hvilke forbedringer kan innføres for å minimere mangler?
• Reagerte leverandørpartnere raskt på organisatoriske behov?
• Hva er de fem (5) forbedringsmulighetene som har blitt identifisert?

Svarene på de ovennevnte spørsmålene kan hjelpe beslutningstakere med å forstå suksessene og manglene i selskapets responsstrategi til COVID-19-relaterte konsekvenser, til dags dato, og bidra til å drive en mer effektiv respons – ikke bare til pandemirelaterte økninger, men også til andre kriser eller katastrofer som kan oppstå i fremtiden. Nå er det ideelle tidspunktet for mobilitetsteam å evaluere og bruke denne informasjonen.

Vær klar for handling

Når tilbakeslag eller flere bølger av COVID-19 oppstår, vil det være viktig for mobilitetsteamet å bevege seg raskt inn i respons på krise-/katastrofehåndtering, med tanke på erfaringene de lærte tidligere i år. Ved hjelp av informasjonen som ble samlet inn som svar på spørsmålene ovenfor, kan mobilitetsledere gjøre seg klare nå ved å forbedre og implementere retningslinjer og prosedyrer for å adressere:

• Rettidig og kontinuerlig kommunikasjon til ansatte og interessenter
• Kommunikasjon og prosedyrer som gjør det mulig for mobilitetsteam og partnere å skifte fra remobiliseringsaktiviteter til krise- og katastrofehåndtering – eller en kombinasjon av begge, avhengig av berørte ansatte
• Bedre og raskere tilgang til sanntidsinformasjon
• En prosess som gir tilgang til ekstra støtte
• Rettidig problemløsning og unntaksbehandling

Mobilitetsteam har en mulighet til å tilby betydelige verdiskapende tjenester til organisasjonene sine ved å demonstrere proaktiv bruk av erfaringer og forbedre nivået på støtten som er tilgjengelig for ansatte og interessenter når de håndterer en krise eller katastrofe. Retrospektiv due diligence og responsevaluering bør legge til rette for implementering av en forbedret responsstrategi som er klar til å settes i gang, etter behov.

Bekjentskap med krise og katastrofe

Noen selskaper kan oppdage at påfølgende økninger av bekymringer relatert til pandemien vil skape behov for gjentakelse av aktiviteter som reduserer påvirkningen. Organisasjoner kan gå gjennom SIRVAs Mobilitetsstyring under kriser og katastrofer for innsikt og veiledning som kan hjelpe dem med å forberede seg på effektive tiltak. Etterfølgende responsstrategier kan speile de som ble brukt i tidligere stadier av pandemien, men for maksimal effekt vil selskapene dra nytte av å stille seg selv spørsmålene nevnt i Når man ser tilbake-seksjonen ovenfor og identifisere muligheter for forbedring. Nye responsstrategier bør erkjenne at:

• Organisasjoner bruker erfaringer og håndterer påfølgende pandemibølger annerledes
• Organisasjoner har mindre toleranse for ekstra mobilitetskostnader
• Organisasjoner differensierer nå mellom kritisk relocation og relocation som er ment for utviklingsformål eller for å fylle umiddelbare ressurshull

Hvordan ser fremtiden ut?

COVID-19 vil fortsatt være en utfordring for mobilitetsprogrammer og tiltak for arbeidsstyrkeplanlegging i nær fremtid. Det er en sannsynlighet for en viss grad av kontinuerlige eller fornyede forsinkelser innenfor remobilisering. Noen tilbakeslag kan forstyrre distribusjonen av arbeidsstyrken midlertidig, mens andre kan ha en langsiktig innvirkning på en organisasjons evne til å oppfylle strategiske og talentprioriteringer. Situasjoner vil være flytende; Mobilitetsteam, interessenter og partnere må være forberedt på å bevege seg raskt og tilpasse støtten raskt etter hvert som beslutninger tas. Landskapet kan kreve at denne prosessen gjentas en rekke ganger til viruset kan bli kontrollert og det globale landskapet stabiliseres. Imidlertid, med den tidligere kunnskapen organisasjoner opparbeidet seg og tatt i bruk, kan bedrifter være bedre forberedt på å sette i gang og implementere effektive responsstrategier, etter behov.

Bidragsytere:

Elaine Baker
Senior Vice President, Sales & Account Management Global Support

LisaMarie DeSanto
Content Marketing Manager