Fordeler med å samarbeide med et flytteselskap (Relocation Management Company/RMC) for gruppeflyttingen din

Gruppeflyttinger er ofte en nøkkelkomponent av et selskaps strategiske planlegging, men på grunn av deres kompleksitet kan det være overveldende for både selskap og ansatte. I tillegg til å sikre en vellykket flytting og organisere flyttingen selv, er selskapets interessenters oppgave å holde forstyrrelsene til bedriften til et minimum og opprettholde produktiviteten. Uten en god plan og jevn kommunikasjon, kan selskapsmoralen bli negativt påvirket, som til slutt samlet sett kan føre til potensiell forstyrrelse. 

Med så mye på spill, må enhver bedrift dra fordelene de kan få når det planlegges for en gruppeflytting, men de fleste organisasjoner har ikke mulighet til å ha dette innad i bedriften. Å jobbe med et flytteselskap ()stiller et vell av ekspertise og ressurser til rådighet for et selskap når de planlegger en flytting av denne størrelsesorden. 

Trinn for å administrere en gruppeflytting

For å sikre at en gruppeflytting går så smidig som mulig, må flere prosedyrer etableres:

• Vurdere hvilke ansatte som vil eller vil ikke bli tilbudt muligheten for å flytte.
• Bestemme hvilke ytelser/fordeler som vil bli tilbudt for å støtte flyttingen.
• Avgjøre ønsket akseptgrad for ansatte som tar flyttingen (f.eks. er det 90 % fordi ferdigheter er spesialiserte og vanskelige å finne, eller er det 20 % fordi det er en gruppe lokale talenter tilgjengelig)? Dette svaret kan variere mellom selskaper og flyttescenarioer. 

Selv om det kan virke enkelt å bestemme det ovenforstående, må berørte ansatte gis akkurat den riktige tiden til å ta denne avgjørelsen. Å legge for mye press for raskt eller å gi for mye tid til å bestemme seg, kan føre til utfordringer. Når den ansatte har sagt ja til å flytte, er det tilrådelig å kreve en signert tilbakebetalingsavtale og en intensjonsavtale om å flytte før selskapet forplikter seg til noen investeringer. 

Ytterligere trinn du kan inkludere for å øke sjansene for suksess:

• Lage en gjennomtenkt håndteringsprosess for unntak for å imøtekomme behovene til nøkkelpersonell som kan trenge støtte utenfor retningslinjene for å akseptere flyttingen.
• Innarbeide begrepene mangfold, rettferdighet og inkludering (DEI) i din overordnede tilnærming og styring av gruppeflyttingen din, inkludert pakkedesign, hensyn til de ansatte som du sikter mot for gruppeflyttingen, og eventuelle utfordringer på avreise- og destinasjonsstedene.
• Utvikle en tilbakemeldingsprosess for å svare på de ansattes spørsmål.
• Etablere kontroller for å begrense antall personer som opptrer utenfor programmet.
• Hold dine kunder og leverandører informert for å minimere bekymringer om forretningskontinuitet, inkludert en robust kommunikasjonsplan og endringshåndteringsprosess, samt opplys dem om hensynet til COVID-19 i spesifikke destinasjonsland.
• Vise at det var pålagt aktsomhetsplikt i å vurdere den sosiopolitiske situasjonen på destinasjonsstedet, inkludert folkehelse og grunnleggende infrastruktur, levestandard og bolig, og tilgjengelighet av akseptabel utdanning, spesielt hvis du flytter med familier. 

Hvorfor gruppeflytting mislykkes

Basert på vår erfaring er det flere vanlige årsaker til at gruppeflytting ikke lykkes, som kan omfatte et selskaps manglende evne til:

• Å kunngjøre flyttingen uten tilstrekkelig forberedelse eller medarbeiderengasjement
• Å definere klare mål
• Å planlegge grundig og gi nok tid  
• Å opprettholde kontroll over ansattes opplevelse gjennom overholdelse av retningslinjer
• Å forstå de unike behovene og dynamikken til ansatte 
• Å velge leverandører som har erfaring med å støtte gruppeflyttinger
• Be om godkjenning og engasjement fra toppledelsen
• Få hjelp fra eksterne ressurser tidlig nok

Det er viktig å kunne knytte årsaken til at gruppen flytter tilbake til et sunt forretningsmål. Ansatte bør beroliges med grunner til hvorfor det nye stedet ble valgt, mål som kan defineres og forsvares, og de bør gjøres oppmerksomme på fordelene og fasilitetene ved det nye stedet. Å involvere mobilitetsledere og støtteressurser tidlig i prosessen går langt på vei i å oppnå dette og mye mer. Når de er riktig strukturert, reduserer gruppeflytteprogrammer de ansattes slitasje, fravær og administrativ tid. 

Hvordan flytteselskaper kan hjelpe

Fra å tilby medarbeiderundersøkelser til å bestemme de ansattes oppfatninger og potensielle behov for flyttingen, til å gjennomføre markedsstudier av avreise- og destinasjonsstedene dine for å måle kostnadsforskjeller og for å finne ut om en justering av levekostnadene kan være nødvendig, kan et RMC arbeide tett med et selskaps ledelsesteam for å definere de overordnede målene for en flytting og markører for suksess. RMC-er kan også bistå med å gi råd om kommunikasjonsplaner, utforme effektive retningslinjer og lede flyttelogistikken for å sikre en problemfri og vellykket implementering. 

Hva bør du se etter hos en leverandør? 

Finn en leverandør hvis ansatte og kunnskapsbase best dekker dine behov. Vær på utkikk etter en leverandør med lang erfaring og med lokale ressurser på destinasjonen for en gruppeflytting. RMC-en du samarbeider med, bør ha: 

• Omfattende og godt avgrensede prosjektplaner 
• Muligheter for personalforsterkning
• Brukervennlige og robuste teknologiverktøy for å støtte ansatte
• Retningslinjer for flyttingen og med kompetanse for implementering
• Omfattende erfaring med gruppeflytting, inkludert:
  • Arbeide med ansatte og mobilitetsteam som er under stress
  • Rådgivning for retningslinjer ved gruppeflytting
  • Prosessutvikling og ledelse
• Leverandørutvalg og ledererfaring
• Kjennskap til det lokale eiendomsmarkedet
• Tydelige og omfattende rapporteringsprosesser (f.eks. tjenesteutnyttelse, tilfredshet og kostnader)

SIRVAs omfattende globale fotavtrykk betyr at vi har evnen, ressursene og nettverket til å gjennomføre gruppeflyttinger av alle størrelser, på forskjellige steder (f.eks. forskjellige land, samme land, samme by) og av forskjellige årsaker (f.eks. prosjekter, kontorkonsolideringer, fusjoner og oppkjøp). Bedrifter rundt om i verden har benyttet tjenestene våre og har hatt enorm nytte av vår dedikasjon til å yte den aller beste servicen, uansett hvor mange ansatte våre kunder flytter. 

For å gi en bedre forståelse av hvordan SIRVA tar opp kunders bekymringer med brukbare løsninger, er følgende høydepunkter fra tre nylige gruppebevegelser vi har støttet.

Bakgrunn

Vår kunde, Capital Group, som er et amerikansk finansselskap, ba om å flytte 20 ansatte innenlands fra Beijing til Shanghai under toppen av COVID-19-pandemien i 2020.

Viktige suksessfaktorer

Innenlandske flyttinger er mindre komplekse uten behov for visum- og immigrasjonsbehandling, men de krever ikke mindre planlegging og koordinering. Fra vår erfaring finner vi at det å være utstyrt med følgende absolutt bidrar til å oppnå større suksess:

• Erfaring og kunnskap om lokal kultur 
• Kjennskap til regler og forskrifter mellom byer 
• Å være tilpasset behovene til kunder og ansatte 
• Å være kreativ og proaktiv 

Bakgrunn

Vår kunde fra olje- og gassindustrien ba om å flytte rundt 70 ansatte internasjonalt fra Australia til et sted som er definert som utfordrende på grunn av COVID-19.

Viktige suksessfaktorer
Gruppeflytting til bestemte steder utgjør et annet sett med utfordringer, som krever sofistikert håndtering og omsorgsplikt. RMC må kunne: 

• Snu raskt om med fleksible og kreative løsninger 
• Sette tiltak for aktsomhetsplikt som midtpunkt 
• Ta i bruk dataanalyse og bransjeinnsikt for å lage gode handlingsplaner for raskt å kunne støtte kundens behov
• Spor flyttebudsjett for å sikre at det ikke er overforbruk og at kostnadene overvåkes konsekvent 

Viktige suksessfaktorer

Internasjonale flyttinger som involverer et høyere antall ansatte kan være vanskelig å håndtere hvis RMC-et ikke har skikkelig planlegging, framsyn og god kommunikasjon. Når du håndterer gruppeflyttinger med høyt volum, er det viktig for RMC-et å:

• Være godt kjent med visum- og immigrasjonspolitikk og prosesser for å sikre de riktige tillatelsene og dokumentene på hvert sted i tide
• Ha sterk kompetanse på forsendelse av innbo for de ansatte
• Ha intern destinasjonstjeneste-ekspertise og et sterkt forsyningskjedenettverk for å levere rettidig støtte av høy kvalitet til hver flyttende ansatt
• Ha utmerkede prosjektledelsesevner for å legge til rette for tidsriktig og konsekvent tjenestelevering for en storstilt flytting

SIRVA har vist evnen til å håndtere gruppeflyttinger av forskjellige størrelser til forskjellige destinasjoner. Tverr-regionalt teamarbeid har gjort det mulig for SIRVA å hjelpe sine kunder med å oppnå fremragende resultater. Vår ekspertise og kunnskap gjør at vi ofte kan møte og overgå kundenes forventninger. Gruppeflytting kan virke skremmende, men å jobbe med riktig RMC vil gjøre flytting av ansatte til en problemfri og mye mer fornøyelig affære.

For mer informasjon, eller for å vurdere om ditt nåværende flytteprogram vil støtte målene for din kommende gruppeflytting, kontakter du oss på concierge@sirva.com.

Bidragsytere:

• Echo Lei, Director, Global Account Management
• Maria Oras, Senior Manager, Global Account Management