Benefícios da parceria com uma empresa de gestão de relocation na mudança de seu grupo

As mudanças de grupos geralmente são partes importantes do planejamento estratégico de uma empresa, mas devido à sua complexidade, esse processo pode ser bastante estressante tanto para as empresas quanto para os funcionários. Além de garantir uma relocation bem-sucedida e gerenciar a mudança em si, as partes interessadas da empresa são responsáveis por garantir a mínima interrupção dos negócios e a produtividade contínua. Sem um plano sólido e uma comunicação consistente, o ânimo dos funcionários pode ser afetado negativamente, levando, em último caso, a uma possível interrupção. 

Com tanto aspectos importantes em jogo, as empresas precisam de todas as vantagens possíveis na hora de planejarem uma mudança de grupo, mas a maioria das empresas não possui capacidade interna para isso. Trabalhar em parceria com uma empresa de gestão de relocation coloca uma série de conhecimentos e recursos ao alcance das empresas na hora de planejar uma mudança dessa magnitude. 

Etapas para gerenciar uma mudança de grupo

Para garantir que uma mudança de grupo ocorra da forma mais tranquila possível, vários procedimentos precisam ser estabelecidos:

• Avaliar a quais funcionários a oportunidade de relocation será oferecida ou não.
• Determinar quais apólices/benefícios serão oferecidos para apoiar a relocation.
• Definir a taxa de aceite desejada dos funcionários que fazem a mudança (por exemplo, 90%, pois as habilidades são especializadas e difíceis de encontrar; ou 20%, pois há um grupo de talentos locais disponível?). Essa resposta pode ser diferente dependendo das empresas e dos cenários da mudança. 

Embora possa parecer simples determinar esses números, é necessário fornecer aos funcionários impactados a quantidade certa de tempo para que eles tomem essa decisão. Exercer muita pressão em um período muito curto ou oferecer tempo demais para decidirem podem acarretar desafios. Uma vez que o funcionário concordou com a relocation, é aconselhável solicitar a assinatura de um acordo de ressarcimento e de uma carta de intenção de mudança antes que a empresa se comprometa com quaisquer investimentos. 

Outras etapas que você poderá incluir para aumentar as chances de sucesso:

• Criar um processo bem pensado de gestão de exceções a fim de acomodar as necessidades de funcionários essenciais que possam precisar de suporte não previsto na apólice para aceitarem a relocation.
• Incorporar os conceitos de diversidade, equidade e inclusão (DEI) em sua abordagem geral e na gestão da mudança de seu grupo, incluindo o desenho do pacote, os funcionários que estão sendo considerados para a mudança de grupo e quaisquer possíveis desafios nos locais de origem e de destino.
• Desenvolver um processo de feedback para responder às dúvidas dos funcionários.
• Estabelecer controles para limitar o número de pessoas que atuam fora do programa.
• Manter seus clientes e fornecedores informados para minimizar as preocupações sobre a continuidade dos negócios, incluindo um plano de comunicação e um processo de gestão de mudanças robustos, além de instruí-los sobre as considerações referentes à COVID-19 em destinos específicos.
• Demonstrar que foi aplicado o dever de cuidar na avaliação da conjuntura sociopolítica no local de destino, incluindo saúde pública e infraestrutura básica, padrão de vida e habitação e disponibilidade de educação aceitável, especialmente no caso de mudanças com famílias. 

Por que ocorrem falhas nas mudanças de grupos

Com base em nossa experiência, há várias razões comuns para ocorrerem problemas nas mudanças de grupos, incluindo a falha da empresa em:

• Anunciar a mudança com a preparação adequada ou com o envolvimento dos funcionários
• Definir os objetivos com clareza
• Planejar bem e proporcionar tempo suficiente  
• Manter controle da experiência do funcionário através da adesão à apólice
• Compreender as necessidades e dinâmicas únicas dos funcionários 
• Selecionar fornecedores que tenham experiência em apoiar mudanças de grupos
• Solicitar aprovação e envolvimento da administração sênior
• Recrutar ajuda de recursos externos o mais cedo possível

É fundamental poder vincular o motivo da mudança do grupo a um objetivo sólido dos negócios. Os funcionários devem ser tranquilizados quanto aos motivos pelos quais o novo local foi selecionado e às metas que podem ser definidas e defendidas, além de serem informados sobre quaisquer benefícios e conveniências do novo local. Envolver gerentes de mobilidade e recursos de apoio no início do processo é fundamental para alcançar esses e muitos outros objetivos. Quando estruturados adequadamente, os programas de mudança de grupo reduzem o atrito dos funcionários, o absenteísmo e o tempo administrativo. 

Como as empresas de gestão de relocation podem ajudar

Desde pesquisas de opinião com funcionários para determinar as percepções e possíveis necessidades em relação à mudança até a realização de estudos de mercado comparando os locais de origem e de destino para medir as diferenças de custo e determinar se haverá necessidade de considerar ajuste no custo de vida, uma empresa de gestão de relocation trabalha em estreita parceria com a equipe de gestão da empresa a fim de definir os objetivos gerais de uma mudança, bem como os indicadores de sucesso. A empresa de gestão de relocation também pode auxiliar no aconselhamento dos planos de comunicação, no desenvolvimento de uma política eficaz e na gestão da logística da mudança para garantir uma implementação tranquila e bem-sucedida. 

O que você deve procurar em um fornecedor? 

Encontre um fornecedor cujos funcionários e base de conhecimento sejam a melhor resposta para suas necessidades. Procure um fornecedor que tenha ampla experiência e recursos disponíveis no local de destino da mudança de grupo. Para firmar uma parceria, a empresa de gestão de relocation deve ter: 

• Planos de projeto abrangentes e bem definidos 
• Capacidade de aumento de pessoal
• Ferramentas tecnológicas robustas e de fácil utilização para auxiliar os funcionários
• Projeto de apólices de relocation e conhecimento em implementação
• Ampla experiência em mudanças de grupo, incluindo:
  • Trabalhar com funcionários e equipes de mobilidade sob estresse
  • Consultoria de apólice para mudanças de grupo
  • Desenvolvimento e gestão de processos
• Experiência em seleção e gestão de fornecedores
• Conhecimento do mercado imobiliário local
• Processos de notificação claros e abrangentes (por exemplo, utilização de serviços, satisfação e custos)

Graças à ampla presença global da SIRVA, dispomos da capacidade, dos recursos e da rede para realizar mudanças de grupos de todos os tamanhos, em locais variados (por ex., países diferentes, mesmo país, mesma cidade) e por diferentes motivos (por ex., projetos, consolidações de escritório, fusões e aquisições). Empresas de todo o mundo contratam nossos serviços e se beneficiam imensamente de nossa dedicação ao prestar o melhor atendimento, não importa quantos funcionários nossos clientes estejam realocando. 

Para dar uma ideia melhor de como a SIRVA aborda as preocupações dos clientes com soluções viáveis, confira a seguir os destaques de três mudanças de grupo recentes que apoiamos.

Histórico

Nosso cliente, o Capital Group, uma empresa norte-americana de serviços financeiros, solicitou a transferência doméstica de 20 funcionários de Pequim para Xangai durante o pico da pandemia da COVID-19 em 2020.

Fatores de sucesso

As mudanças domésticas são menos complexas, uma vez que não requerem visto ou processamento de imigração, porém exigem a mesma atenção ao planejamento e à coordenação. Com base em nossa experiência, constatamos que dispor dos seguintes itens certamente ajuda a alcançar um maior sucesso:

• Experiência e conhecimento da cultura local 
• Familiaridade com normas e regulamentações intermunicipais 
• Sintonia com as necessidades dos clientes e funcionários 
• Ser criativo e proativo 

Histórico

Nosso cliente do setor de petróleo e gás solicitou a transferência internacional de 70 funcionários da Austrália para um destino considerado desafiador devido à COVID-19.

Fatores de sucesso
As mudanças de grupo para determinados locais representam um conjunto diferente de desafios, exigindo procedimentos sofisticados e dever de cuidar. A empresa de gestão de relocation precisa ser capaz de: 

• Agir rapidamente com soluções flexíveis e criativas 
• Priorizar iniciativas relacionadas ao dever de cuidar 
• Basear-se em análises de dados e informações do setor para criar planos de ação consistentes a fim de apoiar rapidamente as necessidades do cliente
• Acompanhar o orçamento de relocation para garantir que não haja gastos excessivos e que os custos sejam monitorados de forma consistente 

Fatores de sucesso

Pode ser difícil gerenciar mudanças internacionais envolvendo um número maior de funcionários se a empresa de gestão de relocation não tiver o planejamento adequado, previsão e boa comunicação. Ao lidar com mudanças de grupo de alto volume, é importante que a empresa de gestão de relocation:

• Tenha experiência com políticas e processos de visto e imigração para garantir as permissões e os documentos certos em cada local, em tempo hábil
• Tenha experiência sólida em remessas de bens domésticos para funcionários
• Tenha experiência interna em serviços de partida e uma sólida rede de cadeia de suprimentos para fornecer suporte oportuno e de alta qualidade a todos os funcionários realocados
• Tenha excelentes habilidades de gestão de projetos para facilitar a entrega de serviços consistente e no prazo para uma mudança em grande escala

A SIRVA conta com capacidade comprovada para lidar habilmente com mudanças de grupos de vários tamanhos para diferentes destinos. O trabalho inter-regional em equipe possibilita que a SIRVA ajude seus clientes a obter resultados excepcionais. Nossa experiência e nosso conhecimento nos permitem atender e superar frequentemente as expectativas de nossos clientes. As mudanças de grupos podem parecer assustadoras, mas trabalhar com a empresa certa de gestão de relocation tornará esse processo simples e muito mais agradável.

Para obter mais informações ou avaliar se o seu programa de relocation atual auxiliará nos objetivos da sua próxima mudança de grupo, entre em contato conosco em concierge@sirva.com.

Colaboradores:

• Echo Lei, Director, Global Account Management
• Maria Oras, Senior Manager, Global Account Management