“E-Fapiao”: qual é a diferença em relação ao “fapiao” impresso?

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Diferenças entre um “fapiao” impresso e um “e-fapiao”

O processamento de faturas (ou “fapiao” em chinês) é um aspecto importante e complexo do gerenciamento de despesas de relocation na China, uma vez que esses documentos são necessários quando as empresas deduzem despesas associadas para fins tributários e quando os cessionários individuais solicitam reembolso de suas próprias despesas. Em uma publicação recente no blog da SIRVA, analisamos dois tipos de “fapiao” impresso padrão e suas respectivas considerações em termos de conformidade fiscal. Na publicação a seguir, discutiremos a recente introdução do “e-fapiao”, uma terceira versão digital. Também analisaremos as diferenças entre as versões padrão e digital, e como essas diferenças impactam a forma como as organizações obtêm e utilizam essas versões.

O que é um “e-fapiao”?

Um “e-fapiao” é equivalente ao “fapiao” impresso convencional, sendo usado para a mesma finalidade sob supervisão de autoridades fiscais. No entanto, em virtude de sua natureza digital, ele conta com os benefícios adicionais de ser fácil de armazenar, fácil de pesquisar em uma data posterior e mais fácil de recuperar quando necessário.

O “e-fapiao” é relativamente novo e ainda não foi adotado por todos os estabelecimentos comerciais, fornecedores ou parceiros de serviços de relocation. A SIRVA começou a explicar aos clientes sobre a mudança para que os funcionários realocados ou cessionários possam enviar o “e-fapiao” ou continuar enviando as solicitações de reembolso de despesas como sempre fizeram, com versões impressas tradicionais. Contando com uma sólida experiência em gestão de despesas, a SIRVA elaborou uma estrutura que aborda a avaliação e implementação da conformidade do processo financeiro na China, enquanto respalda os requisitos financeiros do cliente, os processos de faturamento e o recolhimento do “fapiao”, seja impresso ou digital.

“Fapiao” impresso x “e-fapiao”

A tabela abaixo apresenta as principais diferenças entre o “fapiao” impresso tradicional e o “e-fapiao” introduzido recentemente.

	“Fapiao”impresso	“E-Fapiao”
Informações obrigatórias	Nome completo da pessoa jurídica Código tributário	Nome completo da pessoa jurídica Código tributário
Validade	Um recibo fiscal válido	Um recibo fiscal válido
Formato	Formato impresso, incluindo duas cópias: o original para o cessionário e uma cópia para o estabelecimento comercial	Formato digital (um link para o “fapiao” digital será emitido pelo estabelecimento comercial para que o cessionário recupere e baixe o “fapiao”, que pode ser impresso em um papel A4 padrão)
Formato usado para solicitar reembolso	Apenas um “fapiao” impresso original é aceito (cópias não são aceitas)	O “e-fapiao” pode ser impresso em papel A4 ou baixado em formato PDF para solicitar reembolso
Como obter o “fapiao”	ETAPAS O cessionário solicita um “fapiao” quando a conta é paga O estabelecimento comercial perguntará se o “fapiao” está no nome do indivíduo ou da empresa e solicitará o nome completo e informações do código fiscal da empresa do cessionário se o “fapiao” estiver no nome da empresa; o estabelecimento comercial irá emitir e imprimir o “fapiao” para o cessionário	ETAPAS O cessionário solicita um “fapiao” quando a conta é paga O estabelecimento comercial fornecerá um código QR O cessionário digitaliza o código QR e preenche as informações pessoais e de contato (número de telefone celular ou endereço de e-mail) do “fapiao”, além de informações da empresa Posteriormente, o cessionário recebe um e-mail/uma mensagem contendo o link para o “fapiao”
Data de emissão no “fapiao”	A data em que o cessionário solicita um “fapiao” junto ao estabelecimento comercial	A data de envio da solicitação por meio do código QR
Reemissão de um “fapiao”	Solicitar a reemissão de um “fapiao” impresso, que só pode ser impresso em papel especial emitido pela autoridade fiscal, é complicado, pois o cessionário terá que retornar ao estabelecimento comercial para fazê-lo;  por sua vez, essa solicitação também pode incorrer em custos fiscais adicionais e levantar preocupações de auditoria	Um “e-fapiao” pode ser facilmente reimpresso, desde que a versão em PDF do documento tenha sido salva após o recebimento
Solicitação de um tipo específico de “e-fapiao”	O tipo de “fapiao” recebido está sujeito ao formato que é utilizado pelo estabelecimento comercial; o cessionário NÃO PODE solicitar um tipo de “fapiao” de sua preferência
Vantagens	O “fapiao” pode ser obtido junto ao estabelecimento comercial, pessoalmente, e os dados podem ser verificados de imediato	Um PDF do “fapiao” pode ser salvo em papel A4, com a possibilidade de ser impresso quando necessário O PDF do “fapiao” pode ser facilmente enviado por e-mail para processamento do reembolso O “e-fapiao” é ecologicamente correto, já que o processo não requer papel
Desvantagens	Um “fapiao” impresso original é exigido para processamento do reembolso (cópias não são aceitas); apenas uma cópia original é disponibilizada/fornecida no momento da compra e não pode ser reproduzida devido a questões de auditoria fiscal	O cessionário precisa digitalizar o código QR, tendo o cuidado de enviar o “fapiao” antes da data de validade do código QR O recebimento do “e-fapiao” não é imediato: O cessionário deve aguardar e acompanhar para garantir que um link tenha sido emitido após solicitá-lo por meio do código QR

 

Perguntas frequentes sobre o “e-fapiao”

O “e-fapiao” pode ser usado para reembolso?

Sim. O “e-fapiao” é um voucher válido para reembolso, conforme aprovado pela Administração Estadual de Tributação. O “e-fapiao” impresso possui a mesma eficácia e utilização que o “fapiao” impresso convencional.

Como faço para imprimir meu “e-fapiao”?

Depois que o cessionário ou a empresa tiver recebido o “e-fapiao” por e-mail, ele poderá ser impresso em papel A4 em uma impressora padrão. Certifique-se de que a cópia completa do “e-fapiao” esteja impressa dentro das margens ou que se ajuste ao tamanho do papel.

Como posso verificar se o “e-fapiao” é autêntico?

Em geral, é difícil falsificar um “e-fapiao”. Se necessário, os cessionários ou gerentes de mobilidade podem verificar a autenticidade na plataforma de busca do “e-fapiao” fornecida pela autoridade fiscal local.

Por que a data de emissão do “e-fapiao” não coincide com a data em que a cobrança ou o serviço ocorreu?

O “e-fapiao” é emitido somente após o cessionário digitalizar o código QR para enviar sua solicitação referente ao “e-fapiao”. Como a data que consta no “e-fapiao” reflete o dia da solicitação, ela poderá ser diferente da data da compra se o cessionário aguardar para digitalizar/utilizar o código QR. 

Qual é a data/o período de validade do código QR que consta no recibo?

O período válido para utilização de um código QR é definido pelo estabelecimento comercial e, em geral, é de 7 a 30 dias. Os cessionários são incentivados a enviar a solicitação assim que tiverem acesso ao recibo.

O que posso fazer se o código QR for inválido?

Os cessionários devem entrar em contato com o estabelecimento comercial que emitiu o “fapiao” e solicitar o reenvio do “e-fapiao” para o endereço de e-mail do cessionário. Será necessário fornecer as informações do recibo, como o número do comprovante e o título do “fapiao”.

O que posso fazer se eu tiver perdido o recibo?

Os cessionários ou o representante encarregado da equipe de mobilidade precisará entrar em contato com o estabelecimento comercial, fornecer um registro de pagamento e solicitar a reemissão do “e-fapiao”.

Como mencionado anteriormente nessa publicação, gerenciar o “fapiao” é um aspecto importante, porém complexo, da gestão de despesas na China. Tendo isso em mente, é importante firmar parcerias com um prestador de serviços de mobilidade que tenha conhecimento financeiro robusto do cliente e possa avaliar e determinar como seu programa atual está estruturado em relação a designações de entrada/saída e/ou mudanças domésticas. Seja em formato impresso ou eletrônico, o recolhimento e o uso adequados do “fapiao” são fundamentais em termos de conformidade, tanto para obter e fornecer deduções fiscais, quanto para assegurar o cumprimento das regulamentações locais.

 

Para saber mais sobre como a SIRVA pode ajudar sua empresa a realizar uma análise completa da gestão de despesas, elaborada para ajudar a aliviar o ônus financeiro sobre as organizações e seus funcionários realocados, entre em contato conosco em concierge@sirva.com.

 

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Colaboradores:

Jialin Chia, Senior Regional Marketing Manager, APAC & Oriente Médio

Helen Chang, Director, Relocation, China

Echo Lei, Director, Global Account Management

Lisa Marie DeSanto, Manager, Content Marketing

 

Para obter mais informações, entre em contato com Isenção de responsabilidade do blogue da SIRVA.