Suporte adicional à mobilidade de funcionários em resposta à COVID-19

A COVID-19 está tendo um impacto decisivo sobre todas as áreas de mobilidade, principalmente no que se refere a serviços adicionais que devem ser oferecidos para funcionários como consequência do surto. Em resposta a perguntas que recebemos sobre esse tópico, compilamos algumas considerações que os empregadores devem ter em mente ao auxiliarem seus funcionários durante essa pandemia global.

Os funcionários afetados pela COVID-19 se enquadram em duas categorias: os que concluíram suas realocações em um local anfitrião ou de destino; e aqueles cujas realocações estavam em andamento no momento do surto, mas ainda não tinham sido concluídas (o funcionário ainda está no local de residência ou de origem ou ainda não está instalado no local anfitrião ou de destino). Os dois grupos terão necessidades iguais. No entanto, a resposta a essas necessidades será diferente, de acordo com fatores individuais que incluem circunstâncias familiares, locais de residência ou de origem e locais anfitriões ou de destino etc. As partes interessadas da empresa solicitaram que os representantes da SIRVA identificassem serviços potenciais que devem ser considerados em vista dos atuais eventos mundiais. A seguir, oferecemos uma lista de serviços cujo fornecimento ou aprimoramento poderá ser necessário em resposta ao vírus e às necessidades resultantes dele para obter segurança e conformidade. 

Funcionários cujas realocações tenham sido concluídas: Ao considerar funcionários que já concluíram suas realocações, a resposta da empresa dependerá das condições atuais e previstas. Entre os serviços cujo fornecimento pode ser necessário estão:

• Viagem O suporte adicional poderá incluir viagem de volta para o local de residência ou de origem do funcionário ou para um local provisório. As organizações precisarão utilizar seus grupos de viagem para fornecer reembolsos e suporte para providências de viagem ou poderão precisar de suporte de um fornecedor externo se não tiverem um grupo como esse em funcionamento. As despesas de viagem poderão também ser maiores que o previsto, considerando as opções limitadas de viagem e a disponibilidade. Os tomadores de decisão devem considerar alertas de viagem de fontes como os Centros de Controle e Prevenção de Doenças ou a Organização Mundial da Saúde ao tomar decisões sobre viagens.
• Acomodações: Os funcionários poderão precisar de acomodações se for necessário desocupar as propriedades atuais ou se necessitarem de moradia temporária nos locais de residência ou de origem ou em locais provisórios.
• Cuidado com animais domésticos: Poderá ser necessário fornecer assistência para transporte ou hospedagem de animais domésticos. Muitas vezes, isso dependerá da política de animais domésticos das acomodações que tenham sido obtidas.
• Custo de vida/diárias: Poderá ser necessário que as empresas reavaliem os pagamentos de custo de vida/diárias em locais anfitriões, provisórios ou de destino.
• Bens domésticos:Os funcionários poderão precisar de suporte para remessas completas ou parciais, dependendo da necessidade ou da decisão de realocação para seus locais de residência ou de origem ou para locais provisórios.
• Educação (alternativa/virtual): Também é possível que os funcionários estejam preocupados com a defasagem dos alunos em relação aos requisitos ou grades curriculares, particularmente de alunos próximos à graduação, com necessidades especiais ou que estejam cursando anos do ensino fundamental. Muitas escolas estão fazendo ajustes e fornecendo descontos para todo o contingente escolar durante as providências escolares alternativas ou virtuais; as organizações poderão considerar suplementar essas providências aproveitando os recursos e a orientação de seus parceiros educacionais da cadeia de suprimentos.
• Equipamentos de segurança:Os funcionários poderão precisar ou optar por adquirir equipamentos de segurança para minimizar os riscos potenciais da COVID-19. As organizações precisarão decidir e comunicar quais despesas serão reembolsáveis e quais serão responsabilidade do funcionário.

Funcionários cujas realocações estejam em andamento:  Dependendo das circunstâncias, vários suportes adicionais poderão ser necessários para funcionários nessa categoria, incluindo:

• Viagem Os funcionários poderão precisar viajar para um local alternativo, fora da área afetada em que residem atualmente. Conforme mencionado anteriormente, as despesas de viagem poderão também ser maiores que o previsto, considerando as opções limitadas de viagem e a disponibilidade. Deverão ser consideradas as Políticas da empresa, a orientação dos Centros de Controle e Prevenção de Doenças e/ou da Organização Mundial da Saúde e quaisquer alertas de viagem aplicáveis do país ao lidar com viagens de funcionários. 
• Acomodações: Poderão ser necessárias acomodações temporárias, pois poderá não ser possível aos funcionários retornar a suas residências principais ou ocupar hospedagem de longo prazo nos locais anfitriões ou de destino. Afora isso, os funcionários poderão estar aguardando que bens domésticos sejam liberados pela alfândega ou entregues em um novo endereço. As organizações deverão também estar preparadas para situações nas quais as remessas de bens domésticos já tenham sido coletadas no local de residência ou de origem do funcionário, mas a realocação do funcionário não foi possível; esses funcionários precisarão também de acomodações temporárias.
• Custo de vida/diárias: Poderá ser necessário que as empresas reavaliem os pagamentos de custo de vida/diárias em locais anfitriões, provisórios ou de destino.

• Educação (alternativa/virtual): De forma similar aos funcionários que concluíram suas realocações, os que estejam nas várias fases do ciclo de vida de realocação poderão também ter preocupações relativas à defasagem educacional de seus filhos. As organizações poderão considerar suplementar as providências de educação alternativa ou virtual fornecidas pelas escolas dos alunos, com os meios disponíveis por meio dos recursos e da orientação de parceiros educacionais da cadeia de suprimentos.

Direcionamento de soluções para gerenciar o estresse dos funcionários

Muitos dos nossos clientes expressaram preocupações relativas a como gerenciar o estresse que os funcionários e suas famílias possam estar enfrentando em virtude do impacto da COVID-19, incluindo atrasos e complicações da imigração, viagens e segurança. Embora seja tentador buscar uma solução rápida e geral para todos os funcionários, locais e situações, é importante lembrar que as soluções mais eficazes durante esse momento desafiador serão as direcionadas. A melhor forma de determinar os alvos mais adequados é se comunicar diretamente com os funcionários para decidir do que eles realmente precisam.

Por exemplo, um de nossos clientes com escritórios em todo o mundo decidiu fazer uma pesquisa de opinião com seus funcionários antes de tomar qualquer decisão relativa ao fornecimento de apoio adicional em resposta aos impactos da COVID-19. Além de confirmar onde cada funcionário estava geograficamente, ele também perguntou se os funcionários se sentiam seguros em seus locais determinados, se tinham preferência entre permanecer temporariamente em outro local ou retornar para seus locais de residência ou de origem, se precisavam de assistência e que tipo de apoio lhes forneceria essa assistência nas circunstâncias atuais. Os resultados foram tabulados e compartilhados com líderes de negócios, que puderam então planejar e reagir com rapidez com base nas necessidades reais de seus funcionários. O curioso é que nosso cliente recebeu uma taxa de resposta de 50% nas 24 horas seguintes e descobriu que apenas seis funcionários precisavam de ajuda. Foi fornecida a assistência direcionada a cada funcionário em suas áreas de necessidade, e pesquisas de opinião regulares foram planejadas para avaliar as necessidades futuras de todos os funcionários à medida que as condições globais se desenrolam.

É aconselhável que as empresas tenham uma equipe e um processo estabelecidos para avaliar qualquer solicitação que seja feita durante esse momento desafiador. Determinar a motivação da solicitação poderá, por sua vez, ajudar na decisão das medidas que deverão ser adotadas para lidar com a solicitação caso se considere que ela tem valor prático. Quando a decisão quanto a prosseguir ou não com a solicitação tiver sido tomada, recomendamos a colaboração direta com a Empresa de Gerenciamento de Realocação (RMC) ou o gerente da conta: eles aproveitarão os processos e os fornecedores que já estão em funcionamento, com base na disponibilidade.  

Próximas etapas: O que acontecerá em um mundo pós-COVID-19?

Em algum momento no futuro, à medida que as empresas retomarem as operações e as restrições de mobilidade forem aliviadas, será necessário tomar decisões importantes referentes ao status de seus funcionários em realocação.

Para funcionários que já tenham sido transferidos para seus locais anfitriões ou de destino, mas que foram realocados para locais provisórios durante o surto, os funcionários e as partes interessadas precisarão decidir se retornarão cada funcionário e suas famílias para os locais anfitriões ou de destino, se dividirão as famílias entre locais residenciais ou de origem e anfitriões ou de destino, ou encerrarão as realocações e repatriarão os funcionários e seus familiares. Para alguns funcionários e organizações, essas decisões serão tomadas caso a caso ou de acordo com fatores específicos dos locais anfitriões ou de destino. Depois que as decisões forem tomadas, a necessidade dos tipos e níveis de suporte adicionais poderá ser determinada também caso a caso.

Para funcionários que não tenham sido ainda transferidos para seus locais anfitriões ou de destino, decisões similares precisarão ser tomadas: A realocação continuará, será encerrada, ou a família será dividida entre local residencial e anfitrião e de destino, conforme a situação exigir? As decisões tomadas referentes a esses fatores motivarão qualquer suporte adicional necessário para cada realocação.

De forma geral, será essencial que as organizações se comuniquem e criem estratégias com sua RMC e/ou fornecedores referentes a como agilizar e gerenciar os esforços mencionados. As organizações poderão estar ansiosas para retomar as atividades de mobilidade, mas os locais e fornecedores afetados poderão ser mais lentos para reagir. As partes interessadas da empresa devem manter os pontos a seguir em mente:

• Estratégia/priorização: Depois que a decisão de transferir os funcionários dos locais provisórios para os locais anfitriões ou de destino tiver sido tomada, será importante:
  • Definir processos claros para qualificar/liberar os funcionários afetados para viajarem para esses locais
  • Avaliar os desafios do local com a RMC e/ou os fornecedores
  • Definir um processo para autorização de um retorno e uma nova contratação de qualquer serviço suspenso: diárias, serviços de realocação etc.
• Atrasos em virtude de acúmulo: As organizações devem estar preparadas para atrasos potenciais enquanto os próprios fornecedores normalizam as atividades; essas atividades poderão ainda ser modificadas à medida que os fornecedores lidem com o trabalho em andamento que tinha sido suspenso junto com o fluxo de novos inícios e solicitações.
• Adaptação do processo em exceções: Os processos em exceções deverão ser simplificados e claramente documentados para garantir que as partes interessadas possam tomar decisões rápidas. Por exemplo, quando as restrições à mobilidade forem removidas, os custos de viagem poderão ser mais altos e as opções de voos poderão ser limitadas. A flexibilização de qualquer cronograma prévio à reserva anteriormente necessário (como 14 dias de antecedência para reservas ou aprovações de limite de valor de tarifa) pode permitir a transferência mais rápida de indivíduos.

À medida que o vírus continua a impactar a mobilidade, incentivamos nossos clientes a entrar em contato com os gerentes de conta da SIRVA para obter assistência na compreensão de cenários que mudam com rapidez. Para obter orientação adicional sobre o que as empresas poderão esperar com relação a impactos relacionados à COVID-19, incentivamos que as partes interessadas da empresa leiam nosso guia recentemente publicado, Considerações sobre o programa de mobilidade para clientes no mundo da COVID-19.

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