Principais considerações para programas de viagens de negócios prolongadas

Conforme as organizações se reorganizam após o impacto causado pela restrição comercial decorrente da pandemia, as viagens de negócios prolongadas estão sendo reconsideradas como uma maneira de atender às necessidades de negócios. As organizações estão começando a desenvolver ou reavaliar seus programas de viagens de negócios prolongadas (VNP). 

Seu programa de VNP funciona como uma ferramenta estratégica para sua organização na conjuntura em evolução do trabalho pós-pandemia? Você está preparado para evitar possíveis problemas de conformidade que possam afetar suas organizações e seus cessionários?

Seis maneiras importantes de avaliar seu programa de VNP

Há várias considerações relevantes ao avaliar seu programa de VNP. Esta designação é especialmente vulnerável a desafios de conformidade e a outros problemas que podem acarretar um risco maior, e o objetivo geral de um programa abrangente de VNP é minimizar o risco corporativo e para os colaboradores. Sem um programa formal, os colaboradores em viagens de negócios prolongadas podem colocar a si mesmos e a própria empresa em risco de eventualmente não cumprir as diretrizes tributárias e de imigração. As multas podem ser bastante elevadas, por isso é importante que sua organização encontre formas eficazes de monitorar as VNPs e assegurar a conformidade. 

Confira a seguir algumas etapas importantes para avaliar um programa de VNP abrangente e eficaz:

1. Definição da viagem de negócios prolongada 
É importante definir o significado de VNP em sua organização para que tal programa seja abordado de forma coesa e para diferenciá-lo de outros programas e políticas. Normalmente, a duração é maior do que uma simples viagem de negócios padrão, mas não se qualifica como uma designação de curto ou longo prazo. A duração mais comum definida pelo setor é de 30 a 90 dias. Após 90 dias, seria considerada uma designação de curto prazo. Os suportes ao programa de VNP são elaborados para atender às necessidades de negócios específicas desse período que, talvez, não estejam abordadas em sua política padrão de viagens de negócios e não têm duração suficiente para a oferta de benefícios completos de designação de curto prazo. 

2. Supervisão da estrutura administrativa/do programa
Quem supervisiona o programa e como ele é administrado? As equipes de mobilidade global estão cada vez mais envolvidas na supervisão de colaboradores em viagens de negócios prolongadas. A gestão do programa pode ser centralizada ou no âmbito da própria região, porém, recomenda-se contar com um único responsável pelo programa para desenvolver e aplicar as políticas e os procedimentos que regem o programa globalmente. As VNPs também podem ser gerenciadas pelo seu grupo de Recursos Humanos, unidades de negócios individuais ou departamento de viagens.

3. Desenvolvimento do processo e da política
A melhor prática recomenda o desenvolvimento de uma política ou diretrizes formais para fornecer suporte aos seus colaboradores em viagens de negócios prolongadas. A documentação clara fornece suporte de nível apropriado, coesão e garantia da conformidade. 
Estudos e pesquisas de opinião do setor mostraram que os principais desafios para gerenciar VNP são conformidade tributária, conformidade de imigração e monitoramento dos colaboradores. Ao planejar viagens de negócios prolongadas, os gerentes de negócios nem sempre consideram os requisitos do local de destino ao escolher colaboradores ou estabelecer a duração da viagem, nem compreendem as implicações tributárias e de imigração decorrentes. A centralização da administração e das diretrizes do programa reduz substancialmente os desafios e riscos nessas áreas críticas. 

4. Monitoramento de colaboradores
Ter um mecanismo de monitoramento de colaboradores em vigor é fundamental para assegurar a conformidade tributária e de imigração. Tal mecanismo também permite que sua organização consiga localizar facilmente seus colaboradores, o que é um dos elementos-chaves do dever de cuidar. Monitorar o paradeiro dos colaboradores se tornou um grande problema durante a pandemia da COVID-19. Além de suas próprias ferramentas internas, vários provedores de viagens, de tributação, de imigração e de serviços de relocation oferecem diferentes tipos de ferramentas de monitoramento. 

5. Utilização da rede de provedores de mobilidade
Identificar e simplificar os provedores envolvidos em seu processo de VNP, além de contar com os provedores de mobilidade existentes, proporcionará coesão e economia de custos ao seu programa. Esses provedores podem incluir:
• Viagem corporativa 
• Imigração 
• Impostos 
• Empresa de gestão de relocation
• Provedor de dados
• Moradia temporária     

6. Coordenação do suporte
O suporte a viagens de negócios prolongadas pode ser coordenado internamente em sua equipe de mobilidade, por equipe(s) separada(s) ou por meio de um dos parceiros de mobilidade de sua organização. Não é recomendado que o colaborador coordene o suporte por conta própria ou que a coordenação seja realizada no nível gerencial ou empresarial em razão de preocupações relacionadas à conformidade e à coesão. 

Componentes de suporte recomendados para VNP

Assim que a estrutura e a governança do programa estiverem implementadas, recomenda-se determinar o nível de suporte que sua organização fornecerá para VNPs, com foco voltado para componentes e disposições relacionados à conformidade que permitam que o colaborador faça a transição para o destino de forma segura e desempenhe bem sua função.

Alguns elementos de suporte para VNPs recomendados incluem:

Consultoria antes da viagem: Fornecer consultoria antes da viagem é fundamental para que os colaboradores compreendam suas responsabilidades durante viagens de negócios prolongadas, inclusive o cumprimento das diretrizes de conformidade e o suporte que sua organização fornecerá.

Informações tributárias:Informações tributárias podem ser fornecida pelo provedor de tributação designado de sua organização e podem ser importantes se, dependendo da localização, a viagem prolongada acarretar impostos. As informações tributárias podem se aplicar a viajantes nacionais e internacionais. 
Informações sobre segurança: Para VNPs internacionais, dependendo da localização, um provedor externo ou a equipe de segurança interna poderá fornecer informações.

Exame médico: Para VNPs internacionais, um exame médico pode ser necessário para fins de imigração e algumas organizações exigem um exame físico antes da realização de qualquer viagem de negócios prolongada.

Assistência à imigração:Para VNPs internacionais, o viajante a negócios deve ter autorização para trabalhar e residir temporariamente no local de destino. As solicitações de passaporte e de visto, bem como a documentação comprobatória, devem ser preenchidas e fornecidas o quanto antes. É importante assegurar que haja tempo suficiente para o processamento dos documentos.

Treinamento de idioma:Para VNPs internacionais, o treinamento de idioma pode ser necessário para garantir o sucesso do colaborador no local de destino.

Treinamento cultural:Para VNPs internacionais, assim como designações de longo e curto prazos, recomenda-se treinamento cultural para fornecer ao colaborador as ferramentas necessárias para apreciar e compreender a cultura a fim de que ele possa ter sucesso em sua nova função. 

Viagem entre o local de embarque e o local de destino: A viagem normalmente é baseada nas diretrizes da política de viagens de negócios de sua organização e reservadas por meio de seu provedor de viagens designado. As despesas de viagem podem incluir:

• Passagem aérea
• Transporte terrestre a partir de/para aeroportos
• Impostos de aeroporto e taxas de traslado
• Custos padrão de bagagem
• Excesso de bagagem adicional para durações prolongadas
• Eventuais paradas autorizadas dependendo da duração da viagem
• Refeições
• Quilometragem se estiver dirigindo com uma distância mínima diária
• Hospedagem 

Acomodações no local de destino: Durante a viagem de negócios prolongada, normalmente é fornecida moradia corporativa mobiliada ou hotel. 

Custo de vida: Refeições e despesas incidentais normalmente são cobertas por uma diária destinada a pagar custos de vida efetivos e razoáveis durante a permanência no local. Os valores das diárias podem ser determinados usando um provedor de dados, tabelas governamentais, política de viagens de negócios, cálculo da empresa ou montantes fixos.

Transporte local: Se o colaborador não puder dirigir seu veículo até o local de destino, ele receberá assistência razoável de transporte, conforme apropriado para seu cargo, com base na política/prática do local de destino e nas regras de negócios locais. A assistência pode ser sob a forma de desconto, reembolso, aluguel de carro ou carro da empresa.

Política e preparação tributária: Oportunamente, a responsabilidade tributária do colaborador deve permanecer inalterada durante a viagem de negócios prolongada, da mesma forma como seria se ele estivesse em sua residência. Em geral, a empresa pagaria qualquer responsabilidade além do que o colaborador normalmente teria incorrido na renda proveniente da empresa. Se houver necessidade de preparar uma declaração de imposto de renda (internacional), a empresa arcará com os custos do(s) ano(s) em questão.

Para obter mais informações sobre como tornar as VNPs parte estratégica de seu programa de mobilidade, sinta-se à vontade para entrar em contato com a divisão Global Advisory Services da SIRVA através do e-mail globaladvisoryservices@sirva.com ou entre em contato com seu gerente de contas ou representante de vendas da SIRVA.