Relo 101 para empresas com baixos volumes de realocação doméstica nos EUA

Pequenas empresas – e empresas com volumes de transferência anuais mais baixos – geralmente estão em desvantagem quando se trata de realocação. Quando as empresas não implementam um número significativo de realocações de forma constante, elas não têm a oportunidade de acumular o conhecimento ou as habilidades que são desenvolvidas por meio da experiência da repetição. Ou seja, os tomadores de decisão muitas vezes não sabem o que é que eles ‘não sabem’ sobre mobilidade.

Como mencionado em uma publicação anterior do blog, o custo de uma realocação pode chegar a até três vezes o salário de um colaborador. Como esse nível de investimento é comumente feito para apoiar as metas e o crescimento da empresa, é inteligente que as partes interessadas em empresas de todos os tamanhos tenham uma compreensão básica dos termos e das melhores práticas do setor de realocação. Isso permite que elas gerenciem seus orçamentos com sabedoria, proporcionem a seus funcionários a realocação mais tranquila possível e garantam que suas metas referentes à designação e à empresa sejam cumpridas.

Por que uma realocação tranquila é importante?

Além de maximizar o retorno sobre o investimento (Return on Investment, ROI) de uma empresa, há outros motivos significativos para projetar e implantar um programa de realocação bem-sucedido. Por exemplo, a correlação de uma realocação tranquila com o engajamento dos colaboradores nunca deve ser subestimada. Em 2018, o Worldwide ERC citou uma pesquisa de opinião global realizada pelo IMPACT Group com 3.078 colaboradores, cônjuges e parceiros que descobriu que 75% dos colaboradores estavam “altamente engajados” no trabalho depois da sua realocação. Ao analisar mais atentamente os motivos para esse engajamento, 79% dos respondentes relataram que os “serviços de integração” pouparam tempo durante suas mudanças, enquanto 73% afirmaram que os serviços permitiram a eles “ser mais produtivos no trabalho”. Como empresa de gestão de realocação (relocation management company, RMC), por exemplo, recomendamos serviços que apoiam a assimilação do colaborador em seus novos ambientes. Uma transição tranquila respaldada por práticas de mobilidade sólidas apoia o sucesso dos colaboradores, o que, em última análise, também pode se traduzir no sucesso da empresa.

O que as empresas devem saber sobre realocação?

Conceitos e termos relacionados com mobilidade: Há uma variedade de termos e conceitos com os quais as partes interessadas devem estar familiarizadas, mesmo quando suas empresas implementam um volume baixo de transferências.

• Aconselhamento de pré-decisão: A realocação para uma nova região, seja na própria cidade ou internacionalmente, envolve grandes mudanças. Para assegurar que uma realocação proposta seja a opção adequada para os colaboradores e suas famílias, serviços de aconselhamento devem ser oferecidos para apresentar um olhar orientado aos detalhes sobre o novo local, a política de realocação da empresa, os benefícios disponíveis e quaisquer implicações culturais ou financeiras significativas relacionadas com a transferência proposta. A empresa também deve fornecer à família os recursos que estariam disponíveis para a obtenção de mais informações.
• Busca de imóveis: Apresentar às famílias propriedades pré-selecionadas e pesquisas direcionadas na comunidade com base em uma análise abrangente das necessidades é uma decisão sábia ao planejar uma realocação. Isso prepara o colaborador em transferência e sua família, enquanto simplifica o processo de procura de imóveis quando eles chegam ao local de destino. Estabelecer as expectativas para uma visita de busca de imóveis e negociar aluguéis/compras de residências até o fechamento também são componentes importantes de um processo bem-sucedido de busca de imóveis.
• Mudança de bens domésticos: Há muitos aspectos a coordenar quando se trata do transporte e do armazenamento dos bens domésticos de um colaborador. Isso inclui garantir que a mudança seja devidamente vistoriada, embalada, carregada, enviada e entregue. Os itens que serão armazenados no local de origem também devem ser monitorados para garantir que estejam sendo colocados em uma unidade segura e que o peso e o tamanho estejam dentro dos parâmetros da sua política para evitar mal-entendidos ou sinistros desnecessários após a repatriação.

   

• Programas de venda de residências nos Estados Unidos: Nos casos de realocação doméstica nos EUA, o objetivo dos programas de venda de residências é auxiliar o colaborador a listar a propriedade adequadamente para garantir que a residência seja vendida o mais rapidamente possível pelo maior valor, dessa forma isentando o colaborador do pagamento de impostos sobre o reembolso dos custos de venda da residência.  Também pode haver uma opção de compra para proporcionar tranquilidade aos colaboradores; se suas residências não forem vendidas em um período razoável, eles estarão livres da responsabilidade.  Isso pode ser importante se um colaborador estiver tentando comprar uma residência no local de destino e não conseguir porque ainda tem uma residência no local de origem.

Opções flexíveis de programas de vendas de residências devem estar disponíveis para atender às diversas necessidades e circunstâncias dos funcionários realocados. Na SIRVA, por exemplo, oferecemos vários níveis de serviços de aconselhamento pré-decisão para avaliar a necessidade e fornecer essa flexibilidade, com programas disponíveis com base em informação//avaliação de corretores de imóveis, opinião de preço do corretor ou avaliações por “visitas”, dependendo do caso.

• Mudança final: Nos casos de realocação doméstica nos EUA, quando um colaborador ainda não tiver fechado uma nova residência ou seus bens domésticos ainda não tiverem chegado, acomodações devem ser providenciadas para oferecer suporte para ele(a) e sua família. Os serviços incluem uma noite de acomodação no local de origem (quando a mudança do colaborador já tenha sido carregada e não estão mais em casa), quilometragem de acordo com a tarifa do Internal Revenue Service ou passagem aérea, dependendo da distância até o novo local, refeições em trânsito com base em diária e acomodações de hotel na primeira noite no novo local.

• Moradia temporária: Com frequência, precisará ser providenciada moradia temporária antes que um colaborador possa se mudar para sua residência de longo prazo. Depois de conduzir uma avaliação formal das necessidades e entrevistas para identificar as propriedades adequadas, o colaborador e sua família devem receber orientação sobre a celebração de contratos de locação, as leis e normas específicas do novo país ou região, e a coordenação das datas e dos serviços de mudança. Se você estiver trabalhando com uma empresa de gestão de realocação (relocation management company, RMC), tudo isso pode ser terceirizado, juntamente com o faturamento direto e a administração de questões em curso relativas à propriedade durante a permanência do colaborador.
• Subsídio para realocação/diversos: O subsídio “diversos” destina-se a cobrir partes da realocação que podem não estar cobertas pelo pacote padrão de realocação. Alguns exemplos são o transporte de animais de estimação, questões de licenciamento, itens diversos necessários para preparar a nova residência, etc. O subsídio “diversos” destina-se a reduzir exceções da apólice. Normalmente, trata-se do subsídio para reajuste da base de cálculo e as empresas de gestão de realocação podem ajudar a estabelecer o valor do subsídio.

• Vistos e imigração: Coordenação e execução de permissões de trabalho, vistos, vistos para viagens de negócios e permissões de treinamento do colaborador e familiares são complexas e os requisitos variam e mudam rapidamente de país para país. Conformidade com todas as regulamentações (antes e durante a designação e após a repatriação) é fundamental.
• Serviços de Destino: Desde a orientação sobre a região, assistência para procura de escola e serviços de estabelecimento à assistência para parceiros/cônjuges, providenciar serviços de partida no novo local de destino do colaborador é fundamental para o seu sucesso na transferência. Trabalhar com uma RMC que tenha presença global garante que esses serviços serão prestados com conhecimento e personalização, incluindo verificações à noite com o colaborador, pesquisas direcionadas na comunidade, passeios pela região e orientação sobre tudo, desde costumes locais até tendências do mercado habitacional local.
• Gestão de despesas: Além de monitorar todas as despesas de realocação para fins fiscais e orçamentários, as empresas ganham uma vantagem diferenciada ao gerenciar as despesas e rastreá-las para a projeção de despesas em realocações futuras. Uma vantagem de trabalhar com uma RMC experiente é que sua equipe de finanças, alinhada com a equipe de contas da empresa, pode desempenhar todos os serviços relacionados à auditoria e ao reembolso de despesas, cálculos de impostos e subsídio para reajuste da base de cálculo, interface de folha de pagamentos e notificação. Na SIRVA, plataformas online e móveis convenientes também permitem às famílias transferidas enviar vouchers de despesas de qualquer lugar do mundo, usando qualquer dispositivo.

Crie uma política de mobilidade elaborada a partir das necessidades da sua empresa

Ao determinar os componentes e o escopo de um programa de mobilidade, um programa de primeira classe sempre deve considerar a cultura, os orçamentos e as práticas de recrutamento da empresa para garantir que as metas em toda a organização sejam atendidas.  A SIRVA Relocation considera que as necessidades da empresa determinam a política, o que, por sua vez, determinam o processo de realocação – um fator importante do sucesso de cada realocação.

Como a mobilidade impacta uma empresa em aspectos que abrangem mais do que a realocação individual, é importante engajar as partes interessadas em toda a organização para desenvolver o programa de mobilidade certo. Recomenda-se que os membros do RH, as equipes de mobilidade interna, o departamento de TI e a liderança sejam engajados para estabelecer a prioridade das metas para o plano de mobilidade da empresa e para determinar os desafios que serão específicos das regiões ou dos países de e para os quais os colaboradores estarão sendo transferidos.   

Despesas de realocação

Quando uma empresa pensar em RMCs, os tomadores de decisão devem fazer perguntas diretas para determinar se cada uma delas repassa todos os custos diretos (associados aos fornecedores nas suas redes) no próprio custo ou aumenta esses custos. Transparência em relação a taxas contínuas ou adicionais que podem ser incorridas também é fundamental se a RMC não operar cobrando taxas únicas.  

Passivo fiscal/conformidade

Os sistemas de tributação variam muito de país para país, o que significa que a necessidade de entender o passivo fiscal e a conformidade é essencial em todos os locais onde sua empresa está conduzindo negócios. As variações podem fazer com que a renda seja tributada em dois países diferentes ou não tributada de forma alguma, ou, enquanto um país pode calcular impostos apenas sobre a renda local, outro pode cobrar impostos sobre a renda global. Em qualquer sistema de conformidade fiscal, as empresas podem minimizar seus passivos fiscais contando com a ajuda de especialistas fiscais nacionais e internacionais, uma área que frequentemente recebe a atenção de advogados e contadores especializados.   

Benefícios da terceirização

Na nossa publicação recente no blog, Somos uma pequena empresa: Vale a pena terceirizar meu programa de mobilidade?,  Discutimos vários benefícios que estão disponíveis para pequenas empresas quando terceirizam seus programas de mobilidade.  Recomendamos que você leia a publicação, que contém uma série de informações úteis. Em resumo, além de criar programas de mobilidade mais eficientes que reduzem os custos e as preocupações da empresa, a terceirização para uma RMC que presta serviços personalizados para pequenas empresas fornece:

• acesso imediato ao conhecimento e às melhores práticas do setor;
• uma extensão das equipes internas existentes;
• redução do estresse em relação a planejamento, implementação e suporte de realocação e programas de mobilidade global.

Compreender os fundamentos de realocação beneficia empresas de todos os tamanhos

Há muito a saber sobre realocação, mas, munido do conhecimento e do suporte certos, o processo realocação não precisa ser assustador. Os benefícios de desenvolver um programa sob medida para as necessidades individuais da sua empresa são inúmeros e vale a pena obtê-los, desde eficiência e produtividade a colaboradores totalmente engajados. No final das contas, se sua empresa é grande ou pequena, se implementa um volume baixo de transferências por ano ou se simplesmente está operando com um orçamento menor, é possível desenvolver um programa de mobilidade abrangente que atenda aos seus colaboradores – e ao seu resultado final.  

Se sua empresa transferir menos de 30 colaboradores por ano,  incentivamos você a entrar em contato conosco para saber mais sobre as muitas maneiras que o programa Advantage da SIRVA oferece para beneficiar sua empresa. Nossa equipe do programa Advantage é uma divisão diferenciada da SIRVA, formada por gerentes de conta treinados e especialistas em atendimento ao cliente. Acesse nossa página Serviços por tamanho (Services by Size) para saber mais ou entre em contato comigo, em Jane.Yanosko@sirva.com.