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Benefícios da parceria com uma empresa de gestão de relocation na mudança de seu grupo

Published: terça-feira, 8 de março de 2022

Suzie Chapman

Vice President Global Account Management

As mudanças de grupos geralmente são partes importantes do planejamento estratégico de uma empresa, mas devido à sua complexidade, esse processo pode ser bastante estressante tanto para as empresas quanto para os funcionários. Além de garantir uma relocation bem-sucedida e gerenciar a mudança em si, as partes interessadas da empresa são responsáveis por garantir a mínima interrupção dos negócios e a produtividade contínua. Sem um plano sólido e uma comunicação consistente, o ânimo dos funcionários pode ser afetado negativamente, levando, em último caso, a uma possível interrupção.

Com tanto aspectos importantes em jogo, as empresas precisam de todas as vantagens possíveis na hora de planejarem uma mudança de grupo, mas a maioria das empresas não possui capacidade interna para isso. Trabalhar em parceria com uma empresa de gestão de relocation coloca uma série de conhecimentos e recursos ao alcance das empresas na hora de planejar uma mudança dessa magnitude.

Etapas para gerenciar uma mudança de grupo

Para garantir que uma mudança de grupo ocorra da forma mais tranquila possível, vários procedimentos precisam ser estabelecidos:

Avaliar a quais funcionários a oportunidade de relocation será oferecida ou não.
Determinar quais apólices/benefícios serão oferecidos para apoiar a relocation.
Definir a taxa de aceite desejada dos funcionários que fazem a mudança (por exemplo, 90%, pois as habilidades são especializadas e difíceis de encontrar; ou 20%, pois há um grupo de talentos locais disponível?). Essa resposta pode ser diferente dependendo das empresas e dos cenários da mudança.

Embora possa parecer simples determinar esses números, é necessário fornecer aos funcionários impactados a quantidade certa de tempo para que eles tomem essa decisão. Exercer muita pressão em um período muito curto ou oferecer tempo demais para decidirem podem acarretar desafios. Uma vez que o funcionário concordou com a relocation, é aconselhável solicitar a assinatura de um acordo de ressarcimento e de uma carta de intenção de mudança antes que a empresa se comprometa com quaisquer investimentos.

Outras etapas que você poderá incluir para aumentar as chances de sucesso:

Steps to Managing a Group Move

Criar um processo bem pensado de gestão de exceções a fim de acomodar as necessidades de funcionários essenciais que possam precisar de suporte não previsto na apólice para aceitarem a relocation.
Incorporar os conceitos de diversidade, equidade e inclusão (DEI) em sua abordagem geral e na gestão da mudança de seu grupo, incluindo o desenho do pacote, os funcionários que estão sendo considerados para a mudança de grupo e quaisquer possíveis desafios nos locais de origem e de destino.
Desenvolver um processo de feedback para responder às dúvidas dos funcionários.
Estabelecer controles para limitar o número de pessoas que atuam fora do programa.
Manter seus clientes e fornecedores informados para minimizar as preocupações sobre a continuidade dos negócios, incluindo um plano de comunicação e um processo de gestão de mudanças robustos, além de instruí-los sobre as considerações referentes à COVID-19 em destinos específicos.
Demonstrar que foi aplicado o dever de cuidar na avaliação da conjuntura sociopolítica no local de destino, incluindo saúde pública e infraestrutura básica, padrão de vida e habitação e disponibilidade de educação aceitável, especialmente no caso de mudanças com famílias.

Por que ocorrem falhas nas mudanças de grupos

Com base em nossa experiência, há várias razões comuns para ocorrerem problemas nas mudanças de grupos, incluindo a falha da empresa em:

Anunciar a mudança com a preparação adequada ou com o envolvimento dos funcionários
Definir os objetivos com clareza
Planejar bem e proporcionar tempo suficiente
Manter controle da experiência do funcionário através da adesão à apólice
Compreender as necessidades e dinâmicas únicas dos funcionários
Selecionar fornecedores que tenham experiência em apoiar mudanças de grupos
Solicitar aprovação e envolvimento da administração sênior
Recrutar ajuda de recursos externos o mais cedo possível

É fundamental poder vincular o motivo da mudança do grupo a um objetivo sólido dos negócios. Os funcionários devem ser tranquilizados quanto aos motivos pelos quais o novo local foi selecionado e às metas que podem ser definidas e defendidas, além de serem informados sobre quaisquer benefícios e conveniências do novo local. Envolver gerentes de mobilidade e recursos de apoio no início do processo é fundamental para alcançar esses e muitos outros objetivos. Quando estruturados adequadamente, os programas de mudança de grupo reduzem o atrito dos funcionários, o absenteísmo e o tempo administrativo.

Como as empresas de gestão de relocation podem ajudar

Desde pesquisas de opinião com funcionários para determinar as percepções e possíveis necessidades em relação à mudança até a realização de estudos de mercado comparando os locais de origem e de destino para medir as diferenças de custo e determinar se haverá necessidade de considerar ajuste no custo de vida, uma empresa de gestão de relocation trabalha em estreita parceria com a equipe de gestão da empresa a fim de definir os objetivos gerais de uma mudança, bem como os indicadores de sucesso. A empresa de gestão de relocation também pode auxiliar no aconselhamento dos planos de comunicação, no desenvolvimento de uma política eficaz e na gestão da logística da mudança para garantir uma implementação tranquila e bem-sucedida.

O que você deve procurar em um fornecedor?

Encontre um fornecedor cujos funcionários e base de conhecimento sejam a melhor resposta para suas necessidades. Procure um fornecedor que tenha ampla experiência e recursos disponíveis no local de destino da mudança de grupo. Para firmar uma parceria, a empresa de gestão de relocation deve ter:

Planos de projeto abrangentes e bem definidos
Capacidade de aumento de pessoal
Ferramentas tecnológicas robustas e de fácil utilização para auxiliar os funcionários
Projeto de apólices de relocation e conhecimento em implementação
Ampla experiência em mudanças de grupo, incluindo:
- Trabalhar com funcionários e equipes de mobilidade sob estresse
- Consultoria de apólice para mudanças de grupo
- Desenvolvimento e gestão de processos
Experiência em seleção e gestão de fornecedores
Conhecimento do mercado imobiliário local
Processos de notificação claros e abrangentes (por exemplo, utilização de serviços, satisfação e custos)

Graças à ampla presença global da SIRVA, dispomos da capacidade, dos recursos e da rede para realizar mudanças de grupos de todos os tamanhos, em locais variados (por ex., países diferentes, mesmo país, mesma cidade) e por diferentes motivos (por ex., projetos, consolidações de escritório, fusões e aquisições). Empresas de todo o mundo contratam nossos serviços e se beneficiam imensamente de nossa dedicação ao prestar o melhor atendimento, não importa quantos funcionários nossos clientes estejam realocando.

Para dar uma ideia melhor de como a SIRVA aborda as preocupações dos clientes com soluções viáveis, confira a seguir os destaques de três mudanças de grupo recentes que apoiamos.

Estudo de caso 1

Histórico

Nosso cliente, o Capital Group, uma empresa norte-americana de serviços financeiros, solicitou a transferência doméstica de 20 funcionários de Pequim para Xangai durante o pico da pandemia da COVID-19 em 2020.

Preocupações do cliente	Soluções da SIRVA
Falta de familiaridade com a nova cidade	Devido às restrições e limitações de viagem por causa da pandemia: Produzimos, no prazo de duas semanas, um vídeo por meio do qual os funcionários puderam fazer um tour virtual e conhecer Xangai sem a necessidade de realizar viagens físicas O vídeo incluía imagens do novo escritório de Xangai, opções de transporte público, áreas residenciais e hospedagem, bem como apresentações das escolas locais
Matrícula escolar local para filhos dos funcionários	Elaboração de um guia escolar local para referência dos funcionários Realização de um briefing individual por vídeo com cada funcionário para esclarecer todas as dúvidas sobre as providências escolares
Dúvida sobre alugar ou comprar uma propriedade em Xangai	Elaboração de um relatório detalhado de pesquisa do mercado abordando questões importantes como habitação e finanças
Problemas logísticos de transferências de carros entre as cidades (os funcionários queriam transferir seus carros particulares de Pequim para Xangai)	A SIRVA trabalhou em estreita colaboração com o cliente para fornecer as seguintes opções aos funcionários: Processo de solicitação de habilitação em Xangai Serviços de aluguel de veículos Pagamento de subsídio
Barreiras linguísticas para funcionários não chineses	A Equipe de Serviços de Partida da SIRVA ofereceu a opção de dispor de um tradutor local para ajudar os funcionários que não falavam mandarim
Alcançar uma taxa de satisfação de 100%	Tivemos comunicações consistentes com o cliente, o que possibilitou antever problemas e resolver problemas em tempo hábil

Fatores de sucesso

As mudanças domésticas são menos complexas, uma vez que não requerem visto ou processamento de imigração, porém exigem a mesma atenção ao planejamento e à coordenação. Com base em nossa experiência, constatamos que dispor dos seguintes itens certamente ajuda a alcançar um maior sucesso:

Experiência e conhecimento da cultura local
Familiaridade com normas e regulamentações intermunicipais
Sintonia com as necessidades dos clientes e funcionários
Ser criativo e proativo

Estudo de caso 2

Histórico

Nosso cliente do setor de petróleo e gás solicitou a transferência internacional de 70 funcionários da Austrália para um destino considerado desafiador devido à COVID-19.

Soluções para o cliente	Soluções da SIRVA
Consistência nas comunicações e no engajamento	Desde o início, a equipe da SIRVA identificou os principais objetivos do cliente em relação às mudanças. Todas as ações e comunicações planejadas posteriormente refletiram os objetivos iniciais A SIRVA fez um esforço constante para garantir que todas as comunicações com o cliente fossem eficazes e oportunas, possibilitando que todos recebessem as mesmas informações, ao mesmo tempo, através do mesmo canal Os consultores designados para a mudança do grupo foram encarregados de concluir todo o projeto, do início ao fim, para minimizar interrupções A equipe da SIRVA coordenou com outros prestadores de serviços envolvidos na mobilização, como consultores fiscais e de imigração, prestadores de serviços de partida e empresas de remoção para garantir que todos estivessem em sintonia
Transferir todos os funcionários no prazo estabelecido	Trabalhando em estreita colaboração com nosso cliente, definimos as expectativas certas desde o início com um plano detalhado e um cronograma descrevendo cada mudança para cumprir o acordado Os recursos foram alocados adequadamente conforme a estrutura familiar do funcionário
Garantir que todas as necessidades dos funcionários fossem atendidas	A equipe da SIRVA conduziu uma extensa pesquisa sobre moradia, escolas, assistência médica e informações relevantes do país para os funcionários Foram realizados serviços adicionais, como segurança doméstica e verificações elétricas, antes da mudança dos funcionários Foram disponibilizados serviços de suporte, como a contratação de um tradutor

Fatores de sucesso
As mudanças de grupo para determinados locais representam um conjunto diferente de desafios, exigindo procedimentos sofisticados e dever de cuidar. A empresa de gestão de relocation precisa ser capaz de:

Agir rapidamente com soluções flexíveis e criativas
Priorizar iniciativas relacionadas ao dever de cuidar
Basear-se em análises de dados e informações do setor para criar planos de ação consistentes a fim de apoiar rapidamente as necessidades do cliente
Acompanhar o orçamento de relocation para garantir que não haja gastos excessivos e que os custos sejam monitorados de forma consistente

Estudo de caso 3

Histórico

Nosso cliente, uma empresa de tecnologia norte-americana, solicitou a transferência internacional de aproximadamente 100 funcionários da Malásia para a China.

Preocupações do cliente	Solução da SIRVA
Manter uma boa experiência dos funcionários em meio às condições impostas pela COVID-19	Ponto único de contato durante toda a mudança, para reduzir confusões e manter a consistência nas comunicações Gestão contínua da mudança Todas as despesas dos funcionários foram monitoradas e reembolsadas ao mesmo tempo As necessidades dos funcionários foram bem atendidas
Ater-se ao orçamento	A SIRVA interagiu constantemente com o cliente para entender melhor suas metas de relocation e trabalhou em conjunto com ele para personalizar o melhor pacote para atender às suas necessidades e ao seu orçamento Para controlar o custo, contratamos serviços de ônibus, em vez de alugar carros
Garantia de que a mudança de grupo seria concluída dentro do cronograma	O planejamento detalhado foi realizado logo no início do processo, antes da mudança A SIRVA garantiu que os funcionários que haviam testado positivo para COVID-19 tivessem acesso ao tratamento e às instalações necessárias

Fatores de sucesso

Pode ser difícil gerenciar mudanças internacionais envolvendo um número maior de funcionários se a empresa de gestão de relocation não tiver o planejamento adequado, previsão e boa comunicação. Ao lidar com mudanças de grupo de alto volume, é importante que a empresa de gestão de relocation:

Tenha experiência com políticas e processos de visto e imigração para garantir as permissões e os documentos certos em cada local, em tempo hábil
Tenha experiência sólida em remessas de bens domésticos para funcionários
Tenha experiência interna em serviços de partida e uma sólida rede de cadeia de suprimentos para fornecer suporte oportuno e de alta qualidade a todos os funcionários realocados
Tenha excelentes habilidades de gestão de projetos para facilitar a entrega de serviços consistente e no prazo para uma mudança em grande escala

A SIRVA conta com capacidade comprovada para lidar habilmente com mudanças de grupos de vários tamanhos para diferentes destinos. O trabalho inter-regional em equipe possibilita que a SIRVA ajude seus clientes a obter resultados excepcionais. Nossa experiência e nosso conhecimento nos permitem atender e superar frequentemente as expectativas de nossos clientes. As mudanças de grupos podem parecer assustadoras, mas trabalhar com a empresa certa de gestão de relocation tornará esse processo simples e muito mais agradável.

Para obter mais informações ou avaliar se o seu programa de relocation atual auxiliará nos objetivos da sua próxima mudança de grupo, entre em contato conosco em concierge@sirva.com.

Colaboradores:

Echo Lei, Director, Global Account Management
Maria Oras, Senior Manager, Global Account Management