Como garantir que os funcionários recebam seus pertences pessoais: Soluções únicas de escritório durante a COVID-19

Como resultado de uma série de eventos sem precedentes relacionadas à COVID-19, as organizações estão enfrentando um número igual de desafios inusitados. Um deles é como melhor garantir que os funcionários recebam os pertences pessoais que foram deixados para trás durante os fechamentos e mudanças de escritórios, determinações de trabalho na residência ou repatriações oportunas.  Independentemente se é um cenário temporário ou permanente, muitos funcionários se viram sem acesso aos seus escritórios e sem capacidade de recuperar itens pessoais que variam em porte e importância, desde fotos de família a móveis de escritório. As partes interessadas da empresa estão diante do grande desafio de identificar esses itens, coletá-los e encontrar formas eficientes de devolvê-los aos seus proprietários, sejam funcionários que moram localmente ou no outro lado do mundo. 

Fatores que afetam o acesso dos funcionários a itens pessoais

Há uma série de motivos pelos quais os funcionários não puderam recuperar seus pertences pessoais de escritório, incluindo:

• Determinações de governos locais
• Políticas de proteção relacionadas à COVID-19 de iniciativa da empresa (por motivo de segurança de funcionários ou para mitigação de riscos)
• Restrições em edifícios
• Repatriações ou realocações de longa distância que foram implementadas antes que o acesso ao escritório do funcionário pudesse ser concedido

Desafios para profissionais de recursos humanos e mobilidade

Quando as empresas estão encarregadas de retornar itens a centenas (ou milhares) de funcionários, elas enfrentam uma série de preocupações. Garantir que os itens certos sejam encaminhados aos indivíduos certos é uma prioridade importante, assim como proteger informações de identificação pessoal (PII), como números de seguro social, e-mail e endereços de correspondência. Desde sanitizar e embalar os itens para a entrega, um alto grau de atenção aos mínimos detalhes é necessário para garantir que os itens certos chegarão aos indivíduos adequados, com êxito; além disso, a realidade do ambiente global atual com sua dose de obstáculos pelo caminho aumenta ainda mais o desafio.  As regras de expedição e alfândega podem variar de país para país. Com isso, garantir o serviço pode se mostrar desafiador já que as equipes de empacotamento, mudança e entrega, além dos mensageiros, estão sobrecarregadas durante esse tempo inusitado da história global.

Gerenciamento do desafio

Os métodos usados para devolver itens pessoais podem variar, dependendo se o funcionário mora localmente, mora no mesmo país ou exigirá uma entrega que atravesse fronteiras. Seja qual for o cenário, contar com a ajuda de um fornecedor experiente pode ser fundamental, principalmente se sua equipe puder implementar o processo inteiro, da coleta à entrega. Ao fazer isso, a proteção de informações de identificação pessoal é aprimorada pelas transferências e manuseios reduzidos. Além disso, a responsabilidade é mais prontamente identificável, e os cronogramas e rastreamentos da coleta à entrega podem ser mais fáceis. As equipes de RH internas e de mobilidade são também liberadas de muitas das tarefas administrativas envolvidas nesse imenso empreendimento, para que possam se concentrar em suas outras prioridades organizacionais ou relacionadas à pandemia.

Tecnologia como solução

Uma vez que haverá desafios inesperados em virtude da pandemia, a escolha de um fornecedor com tecnologia avançada é algo muito eficaz para garantir uma entrega dos pertences dos funcionários sem que haja problemas. Idealmente, os tomadores de decisão devem escolher um provedor com uma tecnologia que possa:

• Atribuir códigos de barras a itens de funcionários para garantir etiquetagem, agrupamento e rastreamento adequados durante todo o processo
• Fornecer insights sobre os status de remessa gerais do projeto ou individuais em tempo real por meio de dispositivos móveis
• Emitir notificações para partes interessadas da empresa e cada funcionário quando seus itens tiverem sido empacotados e entregues (e em todos os estágios intermediários)
• Manter o controle seguro e proteger as informações de identificação pessoal dos funcionários por meio de um sistema único, limitar a liberação de dados e excluir as informações dos funcionários na conclusão do projeto geral

A utilização de um só provedor do início ao fim do processo com tecnologia que realize o proposto anteriormente permite:

• Visibilidade detalhada e oportuna em cada estágio do projeto ou cada mudança, no lugar do processo demorado de vasculhar páginas de planilhas digitais ou listas manuais impressas de um ou vários provedores
• Solução de problemas proativa, uma vez que problemas, preocupações e mudanças podem ser sinalizados durante qualquer estágio do projeto ou remessa

A SIRVA atualmente está utilizando uma tecnologia exclusiva com patente pendente que realiza o disposto anteriormente e muito mais.  O Commercial Connect ^TM tem capacidade única de auxiliar nossos clientes com o gerenciamento dos desafios da mudança e dos bens pessoais resultantes do fechamento de escritórios, repatriações de funcionários e determinações de trabalho na residência. Em vez da contratação de vários provedores para as várias fases desse tipo de projeto (ou do uso de diferentes provedores regionalmente), nossa plataforma permite que as partes interessadas gerenciem todos os aspectos da devolução de pertences dos funcionários (ou mudança comercial em virtude do fechamento ou realocação de um escritório), simplificando o processo ao mesmo tempo que controla custos, protege as informações de identificação pessoal dos funcionários e minimiza o estresse dos membros internos da equipe e dos funcionários.  Essa tecnologia está disponível para uso em 109 idiomas.

Circunstâncias únicas requerem soluções únicas

A pandemia da COVID-19 teve um impacto significativo nos funcionários e na utilização dos locais físicos em que eles trabalham. Quando os funcionários se encontram a uma grande distância de seus locais anfitriões recentes, e as organizações adaptam ou mudam as organizações dos escritórios em virtude de fechamentos ou outras circunstâncias, cabe às partes interessadas uma extensa lista de responsabilidades que precisam ser enfrentadas à medida que essas transições são feitas. A devolução de itens pessoais aos funcionários ou a realização da mudança de itens do interior de prédios de escritórios inteiros é um item importante que pode ser riscado da lista ao fazer parceria com um fornecedor que dispõe de um amplo alcance global, tecnologia inovadora e os meios para cuidar do processo do início ao fim.

Para obter mais informações sobre como a SIRVA pode fornecer uma solução contínua ao devolver itens pessoais aos funcionários ou gerenciar sua mudança comercial, entre em contato conosco pelo e-mail commercialmoving@sirva.com.

Saiba mais:

Serviços de mudanças comerciais da SIRVA (página da Web informativa): https://www.sirva.com/moving-services/commercial-moving

Bem-vindo(a) à SIRVA Commercial (vídeo): https://youtu.be/LyaiWmQNaU0

Commercial Connect (vídeo): https://youtu.be/XwTuN8ghnTs

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