Remobilização global da força de trabalho durante a COVID-19

A pandemia da COVID-19 criou desafios sem precedentes para as empresas no que se refere à mobilidade global e, como as situações se desenvolvem diariamente de local para local, as equipes de mobilidade se veem diante de um desafio ainda maior para permanecer atualizadas. As organizações e seus contingentes de funcionários móveis são tão variados quanto as condições globais, portanto os profissionais de mobilidade enfrentam a tarefa desafiadora de gerenciar incontáveis combinações de situações e requisitos. Com tudo isso em mente e à medida que os países aliviam as restrições e retiram (ou impõem novamente) os banimentos de viagens, será crucial para o RH e as equipes de mobilidade global avaliar seus programas e coletar métricas confiáveis para que possam oferecer parceria e orientação valiosas referentes às medidas que devem ser tomadas para cada local, quais dessas medidas serão gerenciadas e como uma remobilização bem-sucedida será medida, se isso ainda não estiver definido.

A SIRVA publicou recentemente um Plano estratégico para o gerenciamento da mobilidade durante crises e desastres, destinado a ajudar os líderes e as equipes de mobilidade a minimizar o impacto de uma crise ou desastre nas organizações e nos funcionários e também para auxiliar o planejamento da remobilização dos funcionários. As informações a seguir destacam alguns dos pontos incluídos no plano estratégico, junto com outros adicionais que os profissionais de mobilidade poderão achar úteis. Para obter informações específicas sobre países em tópicos como bens domésticos, considerações sobre remessas, atualizações sobre vistos e imigração, restrições a viagens de negócios, entre outros, veja nossa Matriz de reabertura, que agrega informações atualizadas relacionadas à mobilidade sobre mais de 40 países.  

OPÇÕES PARA REMOBILIZAÇÃO DE CONTINGENTES DE EXPATRIADOS

Durante todo o período da pandemia, é aconselhável estar preparado para as mudanças das condições permanecendo em contato direto com os funcionários móveis afetados e preparando planos de contingência para uma série de situações possíveis. As decisões relativas à remobilização são geralmente tomadas pela empresa e/ou pelo funcionário, dependendo de suas preferências e necessidades. Essas realocações ou repatriações poderão:

1. Prosseguir conforme o planejamento
2. Prosseguir com modificações (por exemplo, o funcionário fará a realocação para o local anfitrião ou de destino, mas a família permanecerá no local de residência ou de origem)
3. Ser substituídas por outro tipo de mudança para atender à necessidade dos negócios (designações de longo prazo versus curto prazo), tendo em vista novas situações
4. Ser encerradas/canceladas Para alguns funcionários e organizações, essas decisões serão tomadas caso a caso ou de acordo com fatores específicos dos locais anfitriões ou de destino.

9 CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES ANTES DE TOMAR DECISÕES DE REMOBILIZAÇÃO

As respostas e as estratégias de remobilização variarão com base nos status das várias categorias, descritas a seguir: 

1. Suporte ao funcionário

• Qual o nível de segurança dos funcionários afetados em seu local atual/de destino?
• Que suporte adicional é necessário?
• Qual é o impacto do suporte fornecido?

2. Programa, política e escopo da mobilidade

• As necessidades dos negócios causaram uma mudança de prioridades (por exemplo, redução dos níveis de funcionários, banimentos de viagens da empresa, requisitos de economia de custo)?
• O programa de mobilidade foi auditado, avaliado e recebeu análise comparativa? Algo mudou? Se sim, como isso afeta (ou deveria afetar) os tipos de realocação e o suporte oferecido aos funcionários?

 3. Implicações para a imigração

• Os dados do local do funcionário e o vencimento dos vistos foram atualizados?
• Os status de visto/visto de trabalho mudaram para algum dos funcionários (por exemplo, extensões, vencimentos, restrições)?
• As restrições a viagens (ou outra similar) afetaram o status do visto ou do visto de trabalho?
• O processo de imigração mudou (por exemplo, compromissos, verificações do direito de trabalho)?
• Existem opções para agilizar as solicitações de vistos essenciais aos negócios?
• Há restrições que afetam as decisões de contratação (por exemplo, limitações de viagem, restrições de visto ou o favorecimento a contratações locais)

Para priorizar as solicitações, as partes interessadas da empresa deverão mapear os vistos que foram afetados, compreender os cronogramas associados e conhecer as soluções alternativas disponíveis. 

4. Serviços de realocação

• As políticas e/ou os processos de mobilidade mudaram? Se sim, as mudanças foram comunicadas aos funcionários afetados e às partes interessadas? As mudanças afetaram a decisão dos funcionários de continuar com a realocação?
• As políticas e os processos da empresa serão flexíveis e ágeis caso haja agravamento da crise ou desastre?
• Como as exceções serão gerenciadas?

Os funcionários que não concluíram suas realocações podem exigir graus variados de cuidado e atenção durante a crise ou desastre, com base no estágio em que se enquadrem no cronograma e no processo de realocação.

5. Projeções de custo

• As mudanças das políticas garantem ajustes nos modelos de projeção de custo e/ou no orçamento aprovado?
• Como atrasos, restrições e quarentenas afetarão os custos de realocação e as datas de início?
• Como a organização prevê cobranças excedentes, escassez de disponibilidade e qualquer aumento de custo que será incorrido em virtude da época das reservas (por exemplo, hotéis, voos, aluguéis de carro)?
• Os custos associados aos requisitos de sanitização e/ou provisão de suprimentos médicos/de saúde foram considerados?
• Quais taxas (se houver), aplicam-se a novos envios ou renovações de visto e visto de trabalho?
• As partes interessadas avaliaram a pipeline de mobilidade para priorizar as realocações essenciais para os negócios?
• Foram identificadas oportunidades para aumentar a eficiência (por exemplo, automação ou digitalização de processos)?
• Foram feitas considerações para gerenciar os custos de mobilidade com impacto mínimo ou nenhum na experiência do funcionário? 

6. Problemas de mobilidade e atrasos

É importante que as equipes de mobilidade compreendam onde os problemas ou desafios podem afetar a transferência de recursos, a experiência do funcionário e os custos de mobilidade.

• Quanto do processo foi ou pode ser concluído para facilitar a remobilização? Entre as áreas a serem examinadas estão: aquisição e recrutamento de talentos, aprovação de talentos, projeto de pacotes, avaliação de projeções de custo, aprovação de mudanças, autorizações iniciais fiscais e de imigração, e revisão de cronogramas de mobilidade.
• Quais restrições a viagens estão em vigor e afetarão a decisão de quando (e se é adequado) realizar a remobilização (por exemplo, período de quarentena obrigatórios na chegada)?
• Que impacto os atrasos do parceiro de mobilidade terão nos cronogramas e no fornecimento do serviço (por exemplo, bens domésticos, imigração, registro local, matrículas em escolas)?
• Há mudanças na abordagem de fornecimento do serviço relativas a serviços como tours pela região específica de destino, tours escolares e adaptação a um novo ambiente?
• O processo e o cronograma levam em consideração as novas aprovações dos pacotes de suporte de realocação?

As equipes de mobilidade podem minimizar o impacto de problemas e atrasos por meio de comunicações proativas que estabelecem expectativas realistas com a empresa e o funcionário. A mobilidade pode também desempenhar um papel no suporte da organização (e dos parceiros de mobilidade) na priorização de realocações essenciais.

7. Seguro e assistência médica

• Como a COVID-19 afetou a cobertura de seguros para os funcionários? O que o plano cobre e o que ele exclui? Há um impacto no custo?
• Os funcionários estão cientes da cobertura que está disponível para eles e compreendem totalmente seu escopo?

8. Tecnologia e experiência do funcionário

• A automação de processos criará capacidade para as partes interessadas e os parceiros de mobilidade?
  • Os processos podem ser digitalizados?
  • Após executar o plano de comunicações com funcionários afetados durante e após a crise ou desastre, as áreas de melhoria foram identificadas?
  • Há tecnologia que possa ser aproveitada para aprimorar a experiência do funcionário?
  • Há opções de minimização de custo ou de custo neutro para melhorar a experiência do funcionário (por exemplo, aproveitando relacionamentos com parceiros de mobilidade para obter informações que possam ser úteis para eles)?

Durante esse tempo, é importante se concentrar na experiência do funcionário, não apenas para facilitar uma remobilização bem-sucedida, mas também para que o funcionário se sinta valorizado e para melhorar a proposta de valor ao funcionário (EVP), que impulsiona a competitividade da empresa e de sua oferta de realocação.

9. Coleta de dados

Quais dados a empresa coletou? Considere:

• Funcionários que foram transferidos (quem, onde, quando e em que estágio eles estão no momento)
• Duração pretendida da realocação
• Motivação da transferência (obter desenvolvimento profissional, alcançar crescimento na empresa, tratar uma necessidade global urgente etc.)
• Quaisquer obstáculos para a transferência que o funcionário perceba/tenha percebido (remoção da família que os acompanham, cuidados médicos disponíveis etc.)

Os dados históricos também devem ser considerados, incluindo a taxa de retenção dos funcionários após o fim de seus prazos de realocação.

CERTIFIQUE-SE DE QUE SEU PROGRAMA É ADEQUADO PARA REMOBILIZAÇÃO

Depois que forem tomadas medidas referentes à remobilização, será importante examinar as políticas e os processos de mobilidade que serão usados para executar a estratégia.  

Estratégia/priorização

• Definir processos claros para qualificar/liberar os funcionários afetados para que viajem para seus locais de origem ou destino.
• Avaliar os desafios do local com a ajuda dos parceiros de mobilidade.
• Definir um processo para autorização de remobilizações e uma nova contratação de qualquer serviço suspenso, como diárias, serviços de realocação etc.

Prepare-se para atrasos potenciais em virtude de acúmulo

• As atividades e os volumes podem ser afetados à medida que os parceiros de mobilidade lidam com o trabalho em andamento que foi suspenso junto com o fluxo de novos inícios e solicitações.

Adapte o processo de exceção

• Certifique-se de que o processo de exceção da empresa esteja simplificado e claramente documentado.
• Certifique-se de que as partes interessadas possam tomar decisões com rapidez.

Um exemplo do item anterior seria relaxar os requisitos de cronograma prévios à reserva e/ou os limites de valores de passagem, o que permitiria a transferência mais rápida dos indivíduos.

COMO O SUCESSO DA REMOBILIZAÇÃO SERÁ MEDIDO?

As definições de uma remobilização bem-sucedida variarão de empresa para empresa. Por exemplo, uma organização pode medir o sucesso pelo número de realocações que foram remobilizadas. Outra empresa pode definir o sucesso por uma diminuição no número de funcionários móveis, com custos que foram alinhados para um orçamento recém-configurado e uma maior retenção de talentos após a realocação. Independentemente de como cada empresa define sucesso, será fundamental ter informações e dados atuais para fornecer orientação sobre as etapas mais eficazes para a remobilização e depois medir o sucesso com base nessa definição.

Para ver uma abordagem aprofundada e estratégica da remobilização durante qualquer situação de crise, consulte o Plano estratégico de remobilização da SIRVA ou entre em contato conosco pelo e-mail GlobalAdvisoryServices@sirva.com.

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