Os benefícios da condução de uma análise do programa de mobilidade durante a COVID-19

Por que este pode ser o momento ideal para reexaminar o alinhamento da política e as metas da empresa

A pandemia da COVID-19 mudou a forma como os profissionais de mobilidade estão encarando a realocação e, de muitas maneira, alterando as metas de curto e longo prazo das empresas. À medida que as equipes de mobilidade consideram essas mudanças é aconselhável fazer a seguinte pergunta: “Como nossos processos e políticas de realocação devem ser alteradas para apoiar os objetivos da empresa e como devem se adaptar ao que certamente será um novo mundo na realocação?” De fato, a pandemia pode representar uma oportunidade significativa para os líderes de mobilidade (que agora podem estar diante de uma ocasião propícia incomum) conduzirem uma análise do programa completo; fazer isso não só promoverá realocações mais suaves quando a remobilização ocorrer, mas também representará uma chance de definir as metas da empresa, identificar oportunidades de melhorias do programa de mobilidade e concentrar-se no alinhamento de uma com a outra.

Por que auditar seu programa de mobilidade?

É aconselhável conduzir análises periódicas do programa de mobilidade em circunstâncias padrão (a cada 24-36 meses, no mínimo); porém, os profissionais internos geralmente estão muito ocupados gerenciando realocações para dedicar tempo a essa tarefa. No entanto, a oportunidade não aproveitada pode também resultar em ocasiões perdidas para maximizar a eficiência e minimizar o gasto excessivo; dois itens previstos como cruciais quando as empresas iniciarem a remobilização. 

Além disso, à medida que as organizações trabalham para obter vantagem competitiva nos mercados de seus setores, é importante lembrar que os concorrentes estarão fazendo o mesmo. A marca de mobilidade de uma empresa se tornou fundamental para atrair e manter talentos; a forma como os funcionários se sentem quanto ao cuidado que recebem durante uma pandemia e a realocação associada pode ter profundas implicações. A política da sua empresa oferece benefícios e níveis de serviço comparáveis aos de seus concorrentes? Os funcionários considerarão que tiveram uma experiência positiva e que suas necessidades foram atendidas durante a pandemia? Uma análise da política pode ajudar as empresas a identificar oportunidades de manter a empresa competitiva à luz dos desafios sem precedentes que surgiram (e surgirão), antes da chegada ao novo normal na mobilidade.  

O que as empresas devem considerar ao conduzir uma análise da política de mobilidade e por quê?

Há vários fatores que as partes interessadas devem consideram durante uma auditoria da política de mobilidade. Sem restrição aos itens listados, constam entre esses fatores:

Objetivos de mobilidade

Conforme mencionado acima, é provável que a pandemia tenha causado uma mudança nas metas da empresa. Se os planos de mobilidade não estiverem alinhados com essas metas, essa falta de conexão poderá ter implicações dispendiosas. A política da sua empresa oferece suporte a objetivos estratégicos de curto prazo para a remobilização? As estratégias de curto prazo terão uma boa transição para metas de longo prazo? Sua política é flexível o bastante para dar conta da natureza imprevisível e das contingências associadas à remobilização relacionada à pandemia? Sua empresa de gerenciamento de realocação (RMC) pode ajudar a responder a essas perguntas e orientar sobre as soluções. 

Controle de custo e melhorias

O controle de custo fica geralmente alto na lista de prioridades das partes interessadas da empresa. Uma política detalhada e uma auditoria do programa podem identificar oportunidades de implementar melhorias de processos que liberarão tempo e economizarão em despesas de formas que não sacrifiquem a experiência positiva do funcionário. Apesar dos custos inesperados que provavelmente vêm se acumulando durante a pandemia em virtude das necessidades de moradia temporária prolongada e do cuidado necessário, há uma série de maneiras de equilibrar essas despesas com o planejamento da “próxima fase”. Durante a remobilização relacionada à pandemia, será mais importante do que nunca fornecer cuidado e cobertura para os funcionários e, ao mesmo tempo, manter os resultados da empresa. 

Mudanças rápidas nas expectativas de conformidade

É importante estimar se a política da empresa está em conformidade com toda a regulamentação nacional e internacional quando não há uma pandemia. Essas regulamentações geralmente variam de país para país e já estão em constante desenvolvimento. A pandemia da COVID-19 criou uma necessidade nova e mais urgente de manter-se atualizado com requisitos variados e que se transformam rapidamente. Sem uma análise da política, as empresas correm o risco de sofrer os impactos dispendiosos da não conformidade nas áreas fiscais, de vistos e imigração, e/ou de documentação organizacional.  

À medida que as leis, os regulamentos e as fases da remobilização avancem, será importante que as empresas monitorem continuamente os requisitos e reavaliem suas políticas de mobilidade para garantir que possam se adaptar da forma adequada. Flexibilidade será fundamental durante o processo.

Mudanças nos tipos de realocação

Por motivos que vão desde a minimização dos custos até o desenvolvimento de mão de obra especializada, as empresas já estavam explorando tipos de realocação alternativos antes da pandemia. As circunstâncias de trabalho alteradas provocadas pela COVID-19, desde o requisito do trabalho remoto até as limitações de imigração e viagem, exigiram que as partes interessadas da empresa analisassem com mais profundidade essas alternativas.  

O feedback dos clientes tem mostrado que a mobilidade ainda é considerada essencial para alcançar as metas organizacionais, mas houve uma mudança perceptível na forma como as empresas estavam começando a fazer a mudança de seus funcionários antes do vírus se estabelecer, com mais programas de viagens de negócios prolongadas e realocações de curto prazo; as futuras preferências de tipo de mudança provavelmente continuarão a se transformar (e serão diferentes de país para país), dependendo das circunstâncias locais . 

Viagens de negócios prolongadas podem ser complicadas até que a possibilidade de viajar livremente seja completamente restaurada e, à medida que alguns países ajustam seus requisitos de imigração, as realocações de longo prazo ou permanentes podem se mostrar mais eficientes que as de curto prazo. Os motivos (e as implicações) precisarão ser reexaminados no futuro para determinar o melhor procedimento a ser adotado por cada empresa, que pode ser diferente, dependendo de cada situação.  

O que minha empresa deverá analisar quando fizer a auditoria de nosso programa de mobilidade?

É importante lembrar que se uma empresa executou seu programa de mobilidade da mesma forma por períodos prolongados, as falhas e as oportunidades podem não ser claramente perceptíveis sem que haja um exame mais profundo. Portanto, após definir claramente as metas da empresa e os objetivos de mobilidade, várias perguntas devem ser consideradas ao fazer a auditoria da eficiência do programa de mobilidade:

• Agora é um bom momento para iniciar uma pesquisa de opinião com os clientes internos para verificar os níveis de satisfação?
• Há suposições ou expectativas típicas, tanto formais quanto implícitas, que precisam de um novo exame? 
• Historicamente, quantas realocações passadas foram bem-sucedidas e quantas não foram?
  • Quais são os critérios que foram usados para medir o sucesso no passado? Esses critérios atendem aos objetivos da empresa hoje?
  • A definição de realocação bem-sucedida será diferente quando sua empresa se remobilizar após a pandemia da COVID-19?
• As respostas para as perguntas anteriores estão alinhadas com as metas da empresa e a marca de mobilidade de seu negócio?
• Os dados que você está usando para avaliar os itens anteriores são precisos e aplicáveis?
• Sua empresa tem informações precisas sobre o perfil demográfico de funcionários e das realocações?
• As expectativas e as necessidades de todos os departamentos pertinentes estão sendo atendidas pelo plano de mobilidade atual (RH, TI, liderança etc)?
• Qual a taxa de exceções que sua empresa encontrou no passado?
• Como as diárias, as ofertas e o nível de serviço é determinado para cada realocação? 
• As etapas dos cronogramas de mobilidade geralmente foram atendidos com êxito e pontualmente?

As respostas para as perguntas anteriores lançarão luz sobre as áreas de seu plano de mobilidade que podem precisar de melhorias. Depois que as áreas com pontos fracos e fortes forem identificadas, uma análise mais profunda da eficiência de áreas específicas do programa fornecerá exposição adicional, de bens domésticos e venda de imóveis a taxas de câmbio e retenção. O trabalho em contato direto com o parceiro de mobilidade oferecerá as maiores oportunidades de obter insights, pois as empresas de gerenciamento de realocação experientes detêm o conhecimento dos relacionamentos complexos entre os muitos componentes de um pacote de realocação. Além disso, os parceiros de mobilidade com redes expandidas podem oferecer uma variedade de serviços e soluções inovadoras que não podem ser obtidas em outros lugares.  

Visando ao futuro, após a pandemia:

A pandemia da COVID-19 apresentou desafios significativos para os profissionais de mobilidade, mas também apresentou uma oportunidade valiosa: ao reavaliar os programas de mobilidade em relação às demandas deste momento sem precedentes, as empresas podem avaliar o que em seus programas funciona bem e que áreas podem se beneficiar com melhorias. De maneira igualmente importante, elas têm a chance de estar mais bem preparadas para uma remobilização eficiente no futuro.   

Para saber mais sobre como a SIRVA pode ajudar a sua empresa a conduzir uma análise detalhada da política de mobilidade da sua empresa, entre em contato conosco pelo e-mail concierge@sirva.com

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