Guia de mudanças corporativas: Como se preparar para sua grande mudança (parte 2)

Conforme discutimos em nossa primeira publicação nesta série Guia de mudanças corporativas sobre planejamento, fazer a mudança de um escritório requer bastante organização. A falta de planejamento adequado adiciona estresse desnecessário a um processo já complexo, enquanto a atenção cuidadosa aos detalhes aumenta a eficiência de uma mudança e proporciona uma transição mais fácil para todos os envolvidos: os colaboradores, a gestão e os fornecedores que estarão ajudando na mudança. Agora que você elaborou planos detalhados sobre como irá se comunicar com sua equipe, monitorar seus gastos e gerenciar o processo, qual é o próximo passo? Em uma palavra: preparação.

3 a 6 meses antes da mudança: Preparação

Abraham Lincoln disse uma vez: “Me dê seis horas para cortar uma árvore e vou passar as primeiras quatro afiando o machado.” Quando se trata de uma mudança corporativa, o sucesso depende tanto da preparação minuciosa quanto da execução. As dicas listadas abaixo oferecem várias sugestões para garantir que sua mudança corporativa transcorra sem problemas.

1. Contrate fornecedores – ou considere os benefícios de contratar apenas um: Embora haja vários fornecedores disponíveis para cada componente de sua mudança (caixas, encaixotamento, limpeza, mudança e entrega/instalação), contratar um fornecedor que possa gerenciar tudo por meio de um serviço unificado de ponta a ponta minimiza o estresse e maximiza a eficiência. Não importa se você escolhe um fornecedor ou vários, os fornecedores devem ser escolhidos com base em sua reputação, disponibilidade e capacidade real, pois nem todos têm o mesmo alcance, experiência ou compromisso com a qualidade.

   Recomendamos obter informações de qualquer fornecedor que você escolher
   sobre:

   • Flexibilidade: O fornecedor trabalhará fora do horário comercial, se necessário?
   • Estrutura de taxas: A cobrança será pelo trabalho ou por hora? O tempo trabalhado fora do horário comercial incorrerá em taxas extras?
   • Extensão dos serviços: Os serviços de limpeza e encaixotamento estão disponíveis?
   • Referências: A reputação do fornecedor corresponde às suas promessas sobre desempenho?
2. Realize várias rodadas de “avaliação”: Em vez de fazer um inventário mental, recomendamos que seu comitê de mudança faça várias rondas em torno do seu edifício atual para avaliar se algum reparo precisará ser feito na estrutura antes da saída do local, observar se há placas de sinalização ou móveis grandes que exigirão mais mão de obra para a remoção e avaliar quantos itens (grandes e pequenos) precisarão ser acondicionados antes e durante a mudança. Envolver várias pessoas nessas rondas garantirá que nada seja deixado de lado ou esquecido.
3. Reduza: Depois de fazer algumas rondas pelo escritório, agora você terá uma lista representativa do inventário da sua empresa – e provavelmente encontrará alguns itens que poderá descartar. Este seria um ótimo momento para dar uma última volta ao redor do edifício, identificando esses itens com adesivos. Depois disso, recomendamos a eliminação metódica – uma área de cada vez. Esta etapa nunca deve ser deixada para a última hora, quando suas equipes estarão cansadas e os esforços de encaixotamento terão aumentado consideravelmente. A eliminação de última hora geralmente resulta no descarte equivocado de itens que você deveria ter mantido. Não ter pressa assegura uma mudança mais tranquila.
4. Envolva sua equipe de TI: Além de fazer a mudança de caixas e móveis, você também precisará transferir equipamentos técnicos. Recomendamos que os planos de internet, conexões telefônicas e transferências de plataforma sejam coordenados com seu departamento de TI o mais rápido possível. Certifique-se de fornecer à equipe de TI acesso ao novo edifício para garantir que eles possam avaliar o novo espaço e detrminar se há necessidade de atualização da infraestrutura ou do equipamento que será trazido para o novo local. Envolver sua equipe de tecnologia no início será fundamental para a transição tranquila durante e após a mudança.
5. Avalie os materiais que você vai precisar: Suas rondas de avaliação terão fornecido uma visão geral completa do que você precisará levar para o novo local. Agora, se você não estiver trabalhando com um único fornecedor que gerenciará a mudança em seu nome, então precisará escolher a quantidade (e o tipo) certo de caixas e caixotes que serão necessários. Isto não é tão fácil quanto parece, pois há muitos tipos para escolher. De opções empilháveis e dobráveis a aluguéis ou módulos, as decisões e soluções são tão exclusivas quanto as empresas que as utilizam.
6. Transmita instruções de carga e descarga aos seus fornecedores: Há áreas designadas para carga e descarga na sua unidade nova ou na atual? Você assegurou que os caminhões estacionados nessas áreas não atrapalharão o trânsito ou o acesso de outros locatários? O local exigirá que o acesso seja realizado em horários incomuns? Os caminhões designados limparão as docas de carga subterrâneas ou as partes suspensas? Os colaboradores da transportadora farão a limpeza depois da mudança ou isso será sua responsabilidade? Sugerimos obter respostas para todas essas perguntas – e, em seguida, coordenar os horários de chegada e de partida para garantir que todos disponham das mesmas informações.
7. Escolha um método de limpeza: Se você contratou uma empresa de gestão de mudanças corporativas de fonte única, ótimo; esta etapa provavelmente já será providenciada. Se você não contratou – e os colaboradores da transportadora não farão a limpeza do seu espaço antigo –, então este é um bom momento para contratar um serviço. Certifique-se de verificar seu contrato ou consultar seu gerente predial primeiro sobre as políticas e a cobertura do edifício. Definir quem é a parte responsável evitará que você pague taxas desnecessárias por serviços, se não for sua responsabilidade – ou receba uma multa, se você ignorou esta etapa e a responsabilidade for sua.
8. Continue se comunicando com seus colaboradores: Por enquanto, o comitê de mudança que incentivamos você a criar na primeira publicação do blog desta série estará organizando e respondendo muitas perguntas de seus colaboradores. Considere elaborar um e-mail semanal que mantenha a equipe atualizada sobre os aspectos da mudança e liste as perguntas que já foram feitas – juntamente com as respostas – para diminuir o fluxo de e-mails enviados para a caixa de entrada exclusiva do seu comitê. Outros tópicos para este comunicado podem incluir:
   • Realizações
   • Itens em aberto
   • Dias designados para o encaixotamento
   • Interrupções esperadas nas rotinas diárias dos colaboradores
   • Datas da mudança
   • O novo edifício:
     • Diferenças de estacionamento, segurança, cantina, etc.
     • Transporte público: disponibilidade e/ou horários
     • Conveniências no edifício e no bairro
     • Nome e endereço do edifício
9. Comunique-se com seus clientes: Ao se mudar para seu novo local, você desejará assegurar que seus clientes e potenciais clientes possam encontrá-lo. Solicite cartões de visita, papel timbrado e outros materiais de publicidade atualizados antes da mudança e considere criar um banner no seu site comunicando a mudança de endereço que se aproxima. Como as alterações do Google podem demorar mais tempo para serem implementadas, recomendamos entrar em contato com a empresa com pelo menos um mês de antecedência para que suas informações online e seu endereço sejam alterados. Por fim, atualize todos os fornecedores, provedores e clientes sobre o novo local da sua empresa via e-mail e através de uma campanha tradicional de mala direta.
10. Obtenha uma planta baixa – e designe os lugares: Depois de obter uma planta e o feedback dos principais líderes, desenhe um plano de assentos e distribua para os colaboradores. Recomendamos que haja tempo para qualquer feedback que acarretaria a necessidade de fazer alterações. Identifique casos em que necessidades especiais, acesso ou benefícios de proximidade departamental devem ser considerados. Coordene a finalização do mapa de assentos com os funcionários da transportadora para garantir que eles tenham uma ideia clara de onde as caixas e os equipamentos rotulados de cada funcionário serão realocados no novo local.

Depois de seguir estas diretrizes, você estará preparado para abordar a próxima fase da sua mudança corporativa: encaixotamento. A próxima publicação do blog desta série abordará uma variedade de etapas que podem tornar a transição do seu espaço atual muito mais fácil.

Enquanto isso, se você estiver pensando em contratar um provedor de fonte única que possa gerenciar a mudança em seu nome, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco e obter mais informações antes de ler nossa próxima publicação. Teremos satisfação em explicar como a SIRVA Commercial Moving Services pode oferecer assistência para a mudança da sua empresa – desde o planejamento e o encaixotamento à mudança física em si. Oferecemos serviços para o local de trabalho, mudança de escritórios e instalações, reforma de varejo e diversos serviços variados. Entre em contato conosco em commercialmoving@sirva.com ou visite https://www.sirva.com/en-us/commercial-moving para obter mais informações.   

Você perdeu a primeira publicação do blog desta série? Leia Guia de mudanças comerciais: Como se planejar sua grande mudança para se atualizar.