Guia de mudanças corporativas: Como se planejar para a grande mudança

Fazer a mudança de um escritório envolve muito mais do que transferir itens de um lugar para outro. Há fluxos de trabalho transitórios a considerar, além da reorganização, das plantas baixas, do orçamento, da experiência dos colaboradores e de períodos de adaptação. Embora sabendo que, no final do processo, a mudança valerá a pena, até mesmo o gerente de projetos mais organizado e a liderança mais otimista podem se sentir sobrecarregados no meio de tudo isso. Nas próximas semanas, vamos compartilhar dicas para cada fase de uma mudança corporativa – planejamento, preparação, encaixotamento e desencaixotamento – que reduzirão a interrupção no escritório e farão com que você volte a operar a plena capacidade com eficiência, mais rápido. 

Independentemente da complexidade ou do destino, todas as mudanças corporativas começam com a importante fase do planejamento. Confira abaixo estas dicas úteis para este estágio do processo.  

6 a 12 meses antes da mudança: Planejamento

1. Estabeleça um orçamento – e um processo: Além de determinar o que sua empresa tem para gastar em uma mudança, também é prudente estabelecer um processo para fazer compras relacionadas com a mudança: como elas serão pagas, como serão contabilizadas e quem será responsável por sua aprovação e pelos contratos.

2. Centralize e organize: Armazenando todas as suas notas, contratos, documentos, listas de tarefas e outros itens relacionados à mudança em um único lugar, você poupará uma enorme quantidade de tempo e sanidade. 

3. Coordene com os gerentes para determinar a logística e as estratégias de fluxo de trabalho relacionadas com a mudança: Além de determinar o que precisará ser transferido do ponto A para o ponto B, os gerentes podem ajudar a avaliar os equipamentos e bens que precisam ser levados, o que pode ser descartado e que itens novos podem ser necessários, dependendo do tamanho e do layout do novo espaço. Eles também serão fundamentais para garantir que planos de trabalho abrangentes sejam desenvolvidos e seguidos durante todo o processo da mudança. A mudança pode ser estressante, mas os prazos ainda precisarão ser cumpridos, e os gerentes precisam se comunicar com os membros da sua equipe para garantir que um equilíbrio produtivo seja mantido ao longo do processo. 

4. Fale sobre a mudança com seus colaboradores: É importante lembrar que seus colaboradores são seus maiores ativos. Compartilhar as motivações por trás da sua mudança fará com que eles se sintam informados e valorizados. Garantir que eles estejam totalmente preparados ajudará a mudança a transcorrer com tranquilidade. Certifique-se de que seus colaboradores estejam cientes de tudo o que precisam saber.  

5. Crie um resumo e listas de verificação da mudança para os colaboradores: Essas listas de verificação podem incluir marcos principais e seus respectivos prazos, o novo local do escritório, plantas baixas e as informações previstas da mudança que eles receberão durante o processo de realocação.
 
6. Estabeleça comunicação com seus colaboradores: Se você utiliza e-mails, comunicados ou reuniões gerais regularmente agendadas, forneça o máximo possível de detalhes em suas comunicações e incentive o feedback; as perguntas de acompanhamento dos colaboradores também podem chamar a atenção para itens que você possa ter deixado passar, incluindo questões decorrentes de mudanças na planta, necessidade de substituição ou upgrades de equipamentos, alterações decorrentes de uma mudança para uma planta aberta ou privativa, etc. Indicar alguém para gerenciar essas comunicações se você ainda não tiver uma equipe de comunicação interna manterá a clareza e a coerência das mensagens. 

7. Crie um comitê de mudança: Um comitê de mudança é uma maneira fantástica de garantir que os marcos estejam sendo cumpridos e que a comunicação aberta entre os colaboradores e a liderança seja mantida. Criar um e-mail exclusivo para o comitê também fornecerá aos colaboradores um endereço unificado para o envio de perguntas e preocupações ao longo do processo da mudança. 
 
Seja mudando um pequeno escritório na própria cidade ou sua sede corporativa mundo afora, o planejamento será fundamental para uma transição tranquila. Quando implementada corretamente, a fase de planejamento fornece uma base sólida, promovendo a colaboração entre todas as partes interessadas e estabelecendo os processos de que você precisará para uma mudança bem-sucedida.  

Fique atento à próxima publicação do blog da nossa série Guia de mudanças corporativas, “Como se preparar para sua grande mudança.” Nesta publicação, vamos abordar tudo o que você precisa saber durante a etapa de preparação fundamental da sua mudança, desde dicas sobre contratação de fornecedores até avaliação de quem e do que será necessário ao longo da sua implementação. 

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