Atualização da reforma fiscal de 2018 nos EUA: o que as empresas precisam saber

Conforme discutimos em um webinar da SIRVA no início deste ano, a Lei de Cortes de Impostos e Geração de Empregos (Tax Cuts and Jobs Act) de 2017, promulgada pelo Governo Federal e em vigor a partir de 1º de janeiro de 2018, tem impactado significativamente o setor de realocação.  A reforma fiscal gerou uma necessidade de que as organizações analisem o suporte fiscal (sem deduções) fornecido para funcionários realocados, especificamente com relação a:

Despesas tributárias excluíveis - Várias despesas tributárias que anteriormente eram excluíveis agora são tributáveis, incluindo:

• Remessa de utilidades domésticas 
• Primeiros 30 dias de armazenamento
• Remessa de animais de estimação
• Remessa de automóvel
• Despesas finais de viagem - hospedagem, passagem aérea e milhagem para a taxa de transferência excluível de imposto da Receita Federal  

Despesas tributárias dedutíveis – Algumas despesas tributárias que anteriormente eram dedutíveis agora não são mais, como receita estadual, propriedade e, se aplicável, impostos sobre vendas acima de USD 10.000 (USD 5.000 para pessoas casadas que fazem a declaração do imposto de renda separadamente). Juros de empréstimo residencial e as partes de imposto imobiliário do benefício de habitação duplicado ainda serão dedutíveis, mas o teto foi reduzido.

As alterações acima são específicas do tratamento federal das despesas definidas de realocação, mas cada estado tem a opção de adotar uma abordagem alternativa das diretrizes federais. 

os bens de uso doméstico e as despesas finais de mudança são tributáveis no nível federal, mas a tributação estadual poderá não ser aplicável.

Com as reformas fiscais, a partir de 1º de janeiro de 2018, os funcionários não puderam mais deduzir os bens de uso doméstico e as despesas finais de mudança no nível federal. Os estados, no entanto, começaram a analisar suas próprias posições para determinar se isso seria ou não aplicável no nível estadual.

Na data de publicação deste post do blog, vários estados decidiram não seguir o Código Fiscal Federal de 2018 e ainda considerarão os bens de uso doméstico e as despesas finais de mudança como despesas excluíveis. Esses estados são:

Outros estados ainda estão avaliando seu alinhamento com a abordagem fiscal federal e fornecerão orientação até o final do ano.  Esses estados são:

Sua equipe de finanças do RMC Client está preparada?

A Equipe de finanças do cliente (Client Finance Team) da SIRVA continua trabalhando em estreita colaboração com nosso provedor fiscal e nossos especialistas no assunto para garantir que estejamos atualizados em relação a todas as alterações da Lei de Cortes de Impostos e Geração de Empregos (Tax Cuts and Jobs Act) dos EUA de 2017 para que possamos identificar o impacto sobre o processamento e a notificação de despesas de realocação. Isso inclui decisões tomadas no nível estadual.

Independentemente de o RMC ser utilizado, há itens essenciais sobre os quais as partes interessadas da empresa devem estar cientes enquanto se preparam para abordar as reformas deste ano:

• Atualizações do sistema da folha de pagamento – Em um esforço para fornecer duas metodologias diferentes para apoiar as diferenças de tributação federal e estadual, os fornecedores de folha de pagamento estão atualizando seu software. Levará tempo,   alguns dizem que será no final de outubro , para que todos os fornecedores concluam e implementem as atualizações para seus clientes. A coordenação e a comunicação entre todas as partes serão fundamentais para garantir que os sistemas possam capturar corretamente a tributação dessas despesas.
• Prestadores de serviços da folha de pagamento – As partes interessadas das empresas devem ser proativas ao trabalhar com seus provedores da folha de pagamento para garantir que seus sistemas possam processar diferenças entre receitas tributáveis federais e estaduais dentro da mesma transação.
• Subsídio para reajuste da base de cálculo em excesso – Até que os sistemas possam fornecer dois métodos de tributação, os funcionários implicados no processo poderão estar recebendo um subsídio para reajuste da base de cálculo em excesso, se seu estado local decidir tornar excluíveis os bens de uso doméstico e as despesas finais de mudança. Quando a funcionalidade do sistema tiver sido atualizada, seu RMC precisará de tempo para fazer essas atualizações no nível do cliente e do funcionário.  
• Notificação da folha de pagamento – É importante manter a linha de comunicação aberta entre sua equipe de finanças do RMC e seu departamento de folha de pagamento para garantir que os dados de gastos sejam fornecidos em um formato que aborde as alterações que ocorrerem no lado do cliente.
• Planejamento de fim de ano – Será importante garantir que as reuniões de planejamento de fim de ano aconteçam no início deste ano para permitir o planejamento de alterações no nível estadual, o que impactaria os custos já notificados à folha de pagamento. Também pode haver necessidade de conciliação adicional no final do ano, para abordar alterações que possam ter ocorrido no nível estadual. Pode haver taxas associadas a essa conciliação.
• Ajuste – Considerando as extensas alterações apresentadas pela reforma fiscal desse ano, é aconselhável que todas as empresas e seus departamentos de folha de pagamento façam um ajuste de fim de ano para contabilizar todas as alterações na legislação tributária desse ano.
• Novo treinamento sobre legislação tributária – A SIRVA recorreu a um especialista em legislação tributária para ampliar nosso conhecimento sobre a reforma fiscal de 2018. Nesse ano, mais do que nunca, acreditamos que os RMCs devem fazer todo o possível para adquirir formação adicional  em um esforço para manter os beneficiários da transferência atualizados, abordar problemas e responder as perguntas que possam ter.

“Próximas etapas” para as partes interessadas das empresas

A comunicação e a conscientização serão cruciais para as empresas quando se tratar de permanecer a par das reformas fiscais desse ano. Os tomadores de decisão se beneficiarão muito ao se conectarem com seus contatos do RMC antecipadamente, para discutir as medidas que ambas as partes precisarão tomar visando a uma transição eficaz. Por fim, como as decisões estaduais podem não ser determinadas até próximo do fim do ano (e a folha de pagamento, o RMC e o sistema da empresa precisarão de tempo para implementar), ajudar as partes interessadas internas a estabelecer prazos realistas será fundamental.

Internamente, os tomadores de decisão das empresas são aconselhados a:

• Analisar suas populações para entender melhor os impactos gerais que a reforma fiscal pode ter sobre seus programas de realocação
• Comunicar os departamentos de folha de pagamento que um ajuste de fim de ano será exigido se eles quiserem garantir que não pagaram subsídios para reajuste da base de cálculo em excesso (conforme mencionado acima, a orientação estadual só poderá ser fornecida no fim do ano, portanto o prazo poderá ser desafiador)
• Criar conscientização entre as partes interessadas internas, pois embora seu RMC possa ter atualizado seus sistemas para refletir as decisões estaduais sobre subsídios para reajuste da base de cálculo, o sistema do seu provedor de folha de pagamento também deverá ser atualizado para aceitar instruções do seu RMC.  Formulários W-2 C poderão ser necessários, se o sistema do seu provedor de folha de pagamento NÃO estiver preparado para aceitar as instruções corretas de subsídio sem deduções.