Programmes de montant forfaitaire de délocalisation: Quels sont les défis?

Services de départ

Le modèle entièrement intégré de SIRVA aide les employés à vivre sereinement le processus de réinstallation et relocation, quittant leur région pour une nouvelle vie dans un nouveau logement et de les préparer à une transition réussie vers leur nouvelle destination. Peu importe la région ou l’emplacement dans le monde, SIRVA comprend les défis uniques que présente chaque pays et possède l’expertise et l’assistance locale pour concevoir un départ en douceur pour vos employés.

Programme de départ

Le programme SIRVA Departure est conçu pour aider les employés dans leur réinstallation à l’échéance d’une affectation. Il aidera les employés en mobilité géographique et leur famille à prendre les dispositions nécessaires pour quitter leur domicile de façon efficace et efficiente.

Les éléments clés du programme comprennent :

l’assistance dans les procédures de libération du bien immobilier ;
la négociation du remboursement du dépôt de garantie (après qu’un état des lieux soit effectué) ;
l’aide aux expatriés pour éviter toute réclamation légale potentielle sur les conditions de propriété foncière ;
le débranchement des services publics et des télécommunications ;
l’annulation des inscriptions scolaires et récupération des arrhes.
la restitution du véhicule de location (si nécessaire).
le suivi du courrier (si disponible).

*Tous les services de programme de départ ne sont pas disponibles dans tous les pays.

Services de déménagement des biens ménagers

SIRVA est la seule société de mobilité intégrée à l’échelle mondiale qui possède à la fois des services de relocation et de déménagement des biens ménagers dans le monde entier. Nos principales marques de déménagement comprennent Allied Pickfords, Allied, Allied et NorthAmerican. Grâce à ce modèle unique, SIRVA offre une administration renforcée et constante des réinstallations assurée par des experts en gestion des déménagements sur le terrain. Nous devenons l’interlocuteur privilégié, un point de responsabilité unique, de votre entreprise, car notre équipe coordonne tous les services, de la planification des évaluations de l’inventaire des biens immobiliers jusqu’au dédouanement, au fret aérien et au stockage des biens ménagers.

SIRVA Household Goods Move Management (gestion des déménagements des biens d’aménagement) gère au quotidien nos partenaires privilégiés et les fournisseurs privilégiés de nos clients dans le monde entier. SIRVA Move Management (gestion des déménagements) exécute tous les aspects fonctionnels du processus de déménagement, de la sélection du fournisseur de la plus haute qualité pour une expédition particulière jusqu’au processus de règlement des réclamations.

En choisissant une solution SIRVA, le client ne sacrifie pas le choix, car SIRVA travaille avec des spécialistes régionaux dans les pays du monde entier, dont plusieurs peuvent déjà être des préférences mutuellement établies et des fournisseurs des clients. Bien que nous puissions offrir des recommandations pour les fournisseurs qui seront les mieux adaptés aux besoins uniques d’un client, en fin de compte, le fournisseur préféré du client sera utilisé, quelle que soit son affiliation au réseau SIRVA.

Visa et immigration

SIRVA Immigration travaillera en consultation avec votre entreprise pour concevoir un modèle de service qui s’adapte le mieux aux situations complexes et aux nuances géographiques, ce qui permettra à vos employés mutés de se concentrer sur leurs nouvelles fonctions et non pas sur les tracasseries administratives et les complexités courantes inhérentes aux démarches d’immigration.

Conseils préalables à l’initiation – Les séances de conseils nous aident à concevoir un programme d’immigration de la clientèle d’affaires en harmonie avec vos objectifs organisationnels.
Préparation des documents – Nous veillons à ce que la documentation soit remplie et exécutée correctement pour chaque destination, à ce que les demandes soient soumises à temps et à ce que les règlements locaux soient respectés.
Technologie – Les plateformes technologiques SIRVA offrent une supervision centrale de la programmation stratégique, en utilisant des analyses fiables et des rapports en temps réel.

Notre objectif est d’entretenir des relations à long terme avec nos clients pour nous assurer que nous sommes considérés comme un partenaire apprécié et pas seulement comme un fournisseur.

Conseil pré-décisionnel

Les conseillers aux employés offrent des conseils personnalisés aux nouveaux employés et aux candidats aux mutations afin d’évaluer les problèmes potentiels et d’atténuer les risques de retard ou d’échec des affectations. Le conseil pré-décisionnel donne à vos candidats à l’affectation l’occasion d’examiner les avantages de votre programme et de votre politique, et les familiarise avec le lieu de destination.

Aide à la vente du logement*

Pour de nombreux employés qui déménagent, le fait de ne pas être en mesure de vendre leur ancien bien immobilier peut constituer un obstacle à l’acceptation d’une affectation. Des obstacles peuvent également se présenter lorsqu’un logement ne se vend pas assez cher et qu’une perte n’est pas une option. L’objectif des programmes de marketing et d’aide à la vente du logement de SIRVA est de trouver un acquéreur pour le bien immobilier de chaque employé en cours de réinstallation le plus rapidement possible et au meilleur prix possible. SIRVA offre aux entreprises diverses options d’aide à la vente du logement et gère toutes les étapes de ce processus. Notre équipe dévouée de vente du logement guidera l’employé qui déménage en demandant une analyse de marché (Broker’s Market Analysis, BMA) à un courtier et une évaluation du bien immobilier, en apportant son expertise en marketing résidentiel et aidera à la négociation finale et à la procédure de clôture.

* L’aide à la vente du logement est disponible dans certaines régions à l’échelle mondiale.

Conseil sur la politique des employés

Le conseiller dévoué de votre employé offre des conseils stratégiques et un soutien continu tout au long du déménagement. Nos consultants prennent en compte l’histoire et l’expérience de chaque employé afin d’identifier les meilleures façons d’assurer une compréhension approfondie de votre programme. Ils conçoivent un plan de communication personnalisé qui aide à renforcer les conseils en tête-à-tête sur la politique de l’entreprise. Bien que nous maintenions un plan de communication axé sur le système et des points de contact normalisés pour tous les services, nos conseillers demeurent flexibles dans l’élaboration de plans de communication, d’échéanciers et de méthodes qui correspondent directement à la situation et aux circonstances uniques de l’expatrié.

Gestion des montants forfaitaires

SIRVA a de l’expérience avec les paiements forfaitaires et comprend le désir des entreprises de simplifier l’administration du programme en utilisant un avantage à coût fixe. Dans le cadre d’une entente de paiement forfaitaire standard, le client établit un montant pour le coût de la relocation (accompagnement de transition et réinstallation) et l’employé qui déménage est libre de gérer l’ensemble des services disponibles (y compris les nouvelles technologies en libre-service comme iMOVE) pour faciliter une réinstallation réussie et une adaptation au nouveau lieu de vie. En règle générale, un employé muté est également libre de garder la différence non dépensée.

SIRVA aide les entreprises à déterminer l’utilisation et l’application appropriées des montants forfaitaires, à gérer le calcul et l’administration des montants forfaitaires et à calculer les majorations d’impôt et les rapports applicables pour le paiement.

Services connexes

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Un montant forfaitaire – représentant un paiement en espèces à un employé en mobilité destiné à couvrir tout ou partie des services de relocation qui seraient autrement apportés directement à l’employé – est un terme généralement utilisé dans le secteur de la relocation. D’après le rapport annuel de SIRVA sur la mobilité de 2018, Mobilité des Talents pour la Croissance de l’Entreprise – Harmoniser les Pratiques pour accroître l’Impact Organisationnel; 64% des entreprises proposent dans le cadre de leurs programmes de mobilité un montant forfaitaire et 37% n’offrent que des programmes forfaitaires à leurs employés. Ces programmes se veulent avantageux pour toutes les parties, car ils offrent un soutien financier à un employé en mobilité et peuvent réduire au minimum les besoins administratifs d’une entreprise, tout en offrant une plus grande prévisibilité anticipée des coûts de relocation. Cependant, la prestation d’un soutien à la mobilité au moyen d’un montant forfaitaire peut comporter plusieurs défis qui doivent toujours être pris en considération. Nous vous encourageons à lire les informations ci-dessous et à vous invitons à nous rejoindre lors de notre prochain webinaire pour obtenir d’autres conseils sur ce sujet important.

Un montant forfaitaire peut être administré de diverses manières, selon la nature et le niveau de soutien qu’une entreprise souhaite fournir. Le montant forfaitaire peut être destiné à couvrir les frais de mobilité dans leur intégralité ou uniquement les coûts spécifiques désignés par l’entreprise (avec d’autres services de base apportés directement ou exclus du programme). Les exigences concernant la comptabilisation des dépenses du montant forfaitaire peuvent être fortement prescrites ou très souples. On peut s’attendre à ce que les employés recherchent et mettent en œuvre leur propre mobilité au moyen d’une formule à faire soi-même, ou à ce qu’ils reçoivent des services, des recommandations et des conseils approuvés par l’entreprise. Quelle que soit l’approche de prestation, il existe des défis courants associés aux montants forfaitaires lorsqu’il s’agit d’évaluer la meilleure «solution» pour votre entreprise.

Fiscalité

Les paiements forfaitaires sont imposables pour l’employé, tandis que les frais de mobilité payés par une entreprise au nom d’un employé ne le sont peut-être pas. Cela dépend de divers facteurs, allant du type de déménagement et du lieu de destination à l’intention d’une relocation ou d’une affectation, ainsi que des traités associés. Les entreprises doivent également tenir compte du fait que les montants forfaitaires importants versés au lieu d’un programme complet peuvent avoir une incidence sur la tranche d’imposition d’un employé, ce qui peut avoir des répercussions en aval sur des considérations comme l’éligibilité à une aide financière pour les enfants à charge en âge scolaire.

Allocation des fonds

Dans le cas d’un montant forfaitaire, l’objectif est que l’employé utilise les fonds fournis pour couvrir les dépenses de relocation et déménagement à venir. Les conseils et la formation supplémentaire que l’employé reçoit peuvent inciter l’employé à affecter des fonds de manière à assurer une relocation, une transition et une intégration harmonieuses à sa nouvelle destination; ce qui est essentiel pour une mobilité réussie.

Expérience des employés

Un montant forfaitaire impose à l’employé le fardeau de l’approvisionnement, de la coordination, de la gestion et du paiement des services de relocation. Les nouvelles recrues ont le souci financier supplémentaire d’attendre qu’elles soient ajoutées à la masse salariale de leur entreprise avant d’être admissibles à recevoir des fonds pour couvrir les frais de relocation dans les cas où il n’est pas possible de verser le paiement avant la date d’embauche. Il est essentiel d’optimiser les possibilités pour l’employé pour s’orienter avec succès dans le processus de relocation si l’on veut qu’une approche fondée sur un montant forfaitaire soit couronnée de succès et que la mobilité se fasse dans son ensemble.

L’équilibre entre la productivité des employés et celle de l’entreprise

Lorsqu’un employé gère sa propre relocation, le processus prend généralement plus de temps en raison d’un manque d’expérience; cette relocation peut être la première et la seule fois qu’il déménagera. Même dans les cas où un employé a déjà eu l’occasion de déménager, il est important de noter que de nouvelles destinations présentent de nouveaux défis qui ne peuvent pas être anticipés (par ex. conformité, disponibilité des logements). En fin de compte, les intervenants professionnels devraient toujours tenir compte de l’équilibre entre le temps (et le stress) que l’employé (et la famille qui l’accompagne) devra consacrer à son déménagement autogéré et l’argent qui pourrait ou non être économisé en raison d’une administration réduite pour une relocation gérée par l’entreprise.

Comment les entreprises peuvent-elles répondre aux défis associés aux montants forfaitaires?

Les nombreux défis et choix associés à la mise en œuvre d’une approche forfaitaire pour fournir un soutien de relocation peuvent sembler intimidants, mais ils ne doivent pas l’être. Des experts de SIRVA sont disponibles pour accompagner votre entreprise dans son programme de mobilité, de sa conception à sa mise en œuvre. Pour plus d’informations sur l’état actuel des montants forfaitaires et sur la manière de répondre aux nombreux défis associés à ce type d’approche, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail SIR-Consulting@sirva.com, et rejoignez-nous le 10 janvier 2019 pour un webinaire informatif et formateur sur ce sujet. Nous espérons vous rencontrer prochainement.