Guide du déménagement commercial: Comment planifier le déménagement

Déménager un bureau implique bien plus que de déplacer des articles d’un endroit à un autre. Il faut tenir compte des flux de travail transitoires, ainsi que de la réorganisation, des organigrammes, du budget, de l’expérience des employés et des périodes d’ajustement. Bien que le déménagement en vaille la peine, même le gestionnaire de projet le plus organisé et la direction optimiste peuvent se sentir dépassés au milieu de tout cela. Dans les semaines à venir, nous partagerons des conseils pour chaque phase d’un déménagement d’entreprise – planification, préparation, emballage et déballage – qui réduiront les perturbations au bureau et vous permettront de reprendre vos activités avec efficacité, plus rapidement. 

Quelle que soit sa complexité ou sa destination, tout déménagement commercial commence par la phase importante de planification. Voici quelques conseils utiles pour cette étape du processus.  

Six à douze mois avant le déménagement: Planification

1. Établir un budget – et les processus: En plus de déterminer ce que votre entreprise doit dépenser pour un déménagement, il est également sage d’établir un processus de réalisation d’achats liés au déménagement: comment ils seront payés, comment ils seront comptabilisés et qui sera responsable de leur approbation et des contrats.

2. Centraliser et organiser: En regroupant en un seul endroit vos notes, contrats, documents, listes de choses à faire et autres éléments liés au déménagement, vous économiserez énormément de temps et d’énergie. 

3. Coordonner avec les responsables pour déterminer les stratégies de logistique et de flux de travail liées au déménagement: En plus de déterminer ce qui devra être déplacé du point A au point B, les responsables peuvent aider à évaluer l’équipement et les biens à venir, ce qui peut être jeté et quels nouveaux éléments peuvent être nécessaires, en fonction de la taille et de la disposition des nouveaux locaux. Ils seront également essentiels pour s’assurer que des planifications de travail complètes sont développées et suivies tout au long du processus de déménagement. Le déménagement peut être stressant, mais les délais devront toujours être respectés; les responsables doivent communiquer avec leurs membres du personnel pour s’assurer qu’un équilibre productif est maintenu tout au long du projet. 

4. Informez vos employés du déménagement: N’oubliez pas que vos employés sont votre plus grand atout. En expliquant les motivations de votre déménagement, vous leur donnerez le sentiment d’être informés et valorisés. S’assurer qu’ils sont bien préparés facilitera le bon déroulement du déménagement. Assurez-vous que vos employés sont au courant de tout ce qu’ils ont besoin de savoir.  

5. Créer un sommaire et des listes de contrôle pour les employés: Ces listes de contrôle peuvent comprendre des étapes clés et leurs échéances associées, le nouvel emplacement des bureaux, les plans des étages et les prévisions relatives au déménagement qu’ils recevront pendant le processus de délocalisation.
 
6. Établissez une communication avec vos employés: Que vous utilisiez régulièrement des e-mails, des newsletters ou des assemblées publiques, soyez aussi détaillés que possible dans vos communications et encouragez les commentaires; les questions de suivi des employés peuvent également attirer l’attention sur tout élément que vous ayez manqué, notamment des problèmes résultant de changements d’aménagement des locaux, le besoin de changer ou de remplacer des équipements, des changements résultant du passage vers un aménagement ouvert ou privé... Nommer un porte-parole pour assurer ces communications si vous n’avez pas déjà une équipe de communication interne permettra de garder un discours clair et cohérent. 

7. Créer un comité de déménagement: Un comité de déménagement est un moyen formidable de s’assurer que les étapes sont atteintes et que la communication entre les employés et la direction est maintenue. La création d’une adresse e-mail dédiée au comité permettra de centraliser les questions et préoccupations des employés tout au long du processus de déménagement. 
 
Que vous déménagiez un petit établissement à l’autre bout de la ville ou le siège social de votre entreprise à l’autre bout du monde, la planification sera la clé d’une transition en douceur. Lorsqu’elle est mise en œuvre correctement, la phase de planification fournit une base solide, favorisant la collaboration entre tous les intervenants et établissant les processus dont vous aurez besoin pour réussir votre déménagement.  

Restez à l’affût du prochain billet de blog de notre série Guide de déménagement commercial, «Comment préparer votre déménagement». Vous y trouverez tout ce que vous devez savoir au cours de l’étape critique de la préparation de votre déménagement, des conseils sur la sélection de prestataires de service à l’évaluation de qui et de ce dont vous aurez besoin tout au long de sa mise en œuvre. 

Pour plus d’informations sur les nombreuses façons dont les services de déménagement commercial de SIRVA peuvent gérer votre prochain déménagement, nous vous encourageons à nous contacter directement. De la planification et de l’emballage au déménagement physique proprement dit, nous offrons une variété de services en milieu de travail, de déménagement de bureaux et d’installations, de réaménagement de commerces et plusieurs autres services divers. Veuillez nous contacter à l’adresse e-mail commercialmoving@sirva.com ou consultez notre site https://www.sirva.com/en-us/commercial-moving pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons mettre en œuvre votre déménagement commercial, minimiser le stress et vous permettre de reprendre vos activités rapidement et efficacement.