Avantages d’un partenariat avec une société de gestion de la délocalisation lors du déménagement de votre groupe

Les déménagements de groupe sont souvent un élément clé de la planification stratégique d’une entreprise mais, en raison de leur complexité, ils peuvent être accablants tant pour les entreprises que pour les employés. En plus d’assurer une délocalisation réussie et de gérer le déménagement lui-même, les parties prenantes de l’entreprise sont chargées de maintenir les perturbations de l’activité à un niveau minimum tout en assurant une forte productivité. Sans un programme solide et une communication cohérente, le moral des employés peut être affecté négativement, aggravant au final les perturbations potentielles. 

Face à de tels enjeux, les entreprises ont besoin de tous les avantages pour planifier un déménagement de groupe, mais la plupart des entreprises n’ont pas les ressources internes. Travailler avec une société de gestion de la délocalisation (RMC) met à la portée d une entreprise un monde d’expertise et de ressources lorsqu’elle planifie un déménagement de cette ampleur.

Étapes de la gestion d’un déménagement de groupe

Pour s’assurer qu’un déplacement de groupe se déroule aussi facilement que possible, plusieurs procédures doivent être établies:

• Évaluer les employés qui se verront offrir ou non l’opportunité de déménager.
• Définir les politiques/avantages qui seront proposés pour soutenir la délocalisation.
• Décider le taux d’acceptation souhaité des employés effectuant le déménagement (p. ex., est-il de 90 % car les compétences sont spécialisées et difficiles à trouver; ou est-il de 20 % en raison de l’existence d’un vivier de talents locaux)? Cette réponse peut différer en fonction des entreprises et des scénarios. 

Bien que les procédures précédentes puissent sembler simples, les employés concernés doivent disposer de suffisamment de temps pour prendre cette décision; une pression trop forte et trop rapide ou un délai trop long pour prendre une décision peuvent être source de difficultés. Une fois que l’employé a accepté d’être délocalisé, il est conseillé à l’entreprise d’exiger un accord de remboursement signé (entente de remboursement) et une lettre d’intention de déménagement avant d’engager des investissements. 

Étapes supplémentaires que vous pouvez inclure pour augmenter les chances de réussite:

• Créer un processus de gestion des exceptions bien pensé pour répondre aux besoins du personnel clé qui peut avoir besoin d’un soutien en dehors du cadre d’acceptation de la délocalisation.
• Intégrer les concepts de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) dans votre approche globale et la gestion de votre déménagement de groupe, y compris la conception des forfaits, la prise en compte des employés que vous ciblez pour le déménagement de groupe, et tous les défis potentiels auxquels faire face dans les lieux de départ et de destination.
• Développer un processus de feedback pour répondre aux questions des employés.
• Établir des contrôles pour limiter le nombre de personnes agissant en dehors du programme.
• Tenir vos clients et fournisseurs informés pour minimiser les préoccupations concernant la continuité des activités, y compris un plan de communication solide et un processus de gestion du changement, et les informer des mesures relatives à la COVID-19 dans les pays de destination spécifiques.
• Prouver qu’une diligence raisonnable a été exercée dans le cadre de l’évaluation de la situation socio-politique à l’emplacement de destination, en se renseignant notamment sur la santé publique et l’infrastructure de base, le niveau de vie et le logement, et la disponibilité d’une éducation acceptable, particulièrement en cas de déménagement familial. 

Pourquoi les déménagements de groupe échouent

Sur la base de notre expérience, il y a plusieurs raisons communes pour lesquelles un déménagement de groupe échoue, surtout lorsqu’une entreprise n’a pas pu:

• Annoncer le déménagement sans préparation adéquate ou engagement des employés
• Définir clairement les objectifs
• Planifier minutieusement et prévoir suffisamment de temps  
• Maintenir le contrôle de l’expérience des employés en respectant la politique
• Comprendre les besoins uniques et la dynamique des employés 
• Sélectionner les fournisseurs qui ont de l’expérience dans le soutien aux déménagements de groupe
• Solliciter l’approbation et l’engagement de la haute direction
• Faire appel à des ressources extérieures suffisamment tôt

Il est essentiel de pouvoir lier les raisons du déménagement de groupe à un objectif commercial solide. Les employés doivent être rassurés concernant les raisons pour lesquelles le nouveau lieu de travail a été sélectionné, et les objectifs qui peuvent être définis et défendus, et ils doivent être mis au courant des avantages et commodités offerts par le nouvel emplacement. L’implication précoce dans ce processus des responsables de la mobilité et des ressources de soutien contribue grandement à la réalisation de cet objectif et bien plus encore. Lorsqu’ils sont correctement structurés, les programmes de déménagement de groupe réduisent l’attrition et l’absentéisme des employés, ainsi que le temps consacré au travail administratif. 

Comment les sociétés de gestion de la délocalisation peuvent vous aider

De la réalisation d’enquêtes auprès des employés pour déterminer leurs perceptions et les besoins potentiels liés au déménagement, à la réalisation d’études de marché sur votre ancien lieu de travail et votre lieu de destination pour apprécier les différences de coût et déterminer s’il peut être nécessaire d’ajuster le du coût de la vie, une société de gestion de la délocalisation (RMC) travaille en étroite collaboration avec la direction de l’entreprise pour définir les objectifs globaux d’un déménagement et ses indicateurs de réussite. La RMC peut également aider en donnant des conseils sur les plans de communication, en développant une politique efficace, en gérant la logistique du déménagement pour garantir une mise en œuvre fluide et réussie.

Que faut-il rechercher chez un prestataire? 

Trouvez un fournisseur dont les employés et la base de connaissances répondront au mieux à vos besoins. Cherchez-en un qui possède une expérience approfondie et des ressources sur le terrain dans l’emplacement de destination du déménagement de groupe. La RMC avec laquelle vous vous associez doit avoir: 

• Des plans de projet complets et bien définis 
• Des capacités d’augmentation du personnel
• Des outils technologiques conviviaux et robustes pour soutenir les employés
• Une expertise en conception et mise en œuvre de la politique de délocalisation
• Une expérience étendue en déménagement de groupe, notamment:
  • Travailler avec les employés et les équipes de mobilité qui sont stressés
  • Des compétences en matière de conseil en politique de mouvement de groupe
  • L’habitude de développer et gérer le développement des processus
• Une expérience en sélection et gestion des fournisseurs
• La connaissance du marché immobilier local
• Avoir des processus clairs et complets concernant les rapports d’activité (p. ex., utilisation, satisfaction et coûts relatifs aux coûts)

Ayant une vaste empreinte mondiale, SIRVA dispose de la capacité, des ressources et du réseau nécessaires pour organiser des déplacements de groupe de toutes tailles, dans divers endroits (p. ex., différents pays, même pays, même ville), et pour différentes raisons (p. ex., projets, consolidations de bureaux, fusions et acquisitions (M&A). Des entreprises du monde entier ont fait appel à nos services et ont grandement bénéficié de notre engagement à fournir le meilleur service, quel que soit le nombre d’employés à relocaliser.

Pour fournir une meilleure idée de la manière dont SIRVA répond aux préoccupations des clients en leur proposant des solutions réalisables, voici les points forts de trois récents déménagements de groupe que nous avons soutenus.

Contexte

Notre client, Capital Group, société américaine de services financiers, a demandé de relocaliser 20 employés au niveau national, de Pékin vers Shanghai, au cours du pic de la pandémie de COVID-19 en 2020.

Facteurs de réussite

Bien que les déplacements domestiques soient moins complexes en l’absence du traitement de visas et des services d’immigration, ils nécessitent tout autant de planification et de coordination. D’après notre expérience, nous constatons que le fait de posséder les capacités suivantes contribue certainement à réussir nettement mieux:

• Expérience et connaissances de la culture locale 
• Familiarité avec les règles et réglementations inter-villes 
• Écoute des besoins des clients et des employés 
• Créativité et proactivité 

Contexte

Notre client de l’industrie pétrolière et gazière a demandé de délocaliser environ 70 employés à l’échelle internationale, depuis l’Australie vers un site défini comme difficile en raison de la COVID-19.

Facteurs de réussite
Les déplacements de groupe vers certains sites posent un ensemble différent de défis, nécessitant un traitement sophistiqué et un devoir de diligence. La RMC doit être capable de: 

• Pivoter rapidement grâce à des solutions flexibles et créatives 
• Positionner les initiatives du devoir de diligence au centre des activités 
• S’appuyer sur l’analyse des données et les connaissances du secteur pour créer des plans d’action solides afin de répondre rapidement aux besoins des clients
• Suivre le budget de délocalisation pour éviter les dépenses excessives et surveiller systématiquement les coûts 

Facteurs de réussite

Les déplacements internationaux impliquant un nombre élevé d’employés peuvent être difficiles à gérer pour une RMC en l’absence de planification, de prévisions et de communications appropriées. Lors de la gestion des déménagements de groupe à volume élevé, il est important que la RMC:

• connaisse bien la politique et les processus de visa et d’immigration pour obtenir les bons permis et documents, à chaque emplacement, en temps opportun;
• possède une solide expertise en expédition de biens ménagers pour les employés;
• ait une expertise interne en matière de services à destination et un réseau de chaîne d’approvisionnement robuste pour fournir une assistance de haute qualité, en temps opportun, à chaque employé relocalisé;
• soit dotée d’excellentes compétences en gestion de projet pour faciliter une exécution cohérente et dans les délais pour un déménagement à grande échelle.

SIRVA a prouvé être en mesure de bien gérer les déménagements de groupe de différentes tailles vers diverses destinations. Le travail d’équipe transrégional a permis à SIRVA d’aider ses clients à obtenir des résultats exceptionnels. Grâce à notre expertise et nos connaissances, nous pouvons souvent satisfaire, voire dépasser, les attentes de nos clients. Les déménagements de groupe peuvent sembler intimidants, mais en travaillant avec la RMC appropriée, la délocalisation de vos employés sera facile et beaucoup plus agréable.

Pour plus d’informations ou pour évaluer si votre programme de délocalisation actuel soutiendra les objectifs de votre prochain déménagement de groupe, contactez-nous à l’adresse concierge@sirva.com.

Contributeurs:

• Echo Lei, Director, Global Account Management
• Maria Oras, Senior Manager, Global Account Management