Veiller à ce que les employés reçoivent leurs effets personnels : Des solutions de bureau uniques pendant la pandémie de COVID-19

En raison d'un certain nombre d'événements sans précédent liés à la pandémie de COVID-19, les organisations sont confrontées à un nombre égal de défis sans précédent. L'un d'entre eux est de savoir comment s'assurer au mieux que les employés reçoivent tous les effets personnels qu’ils ont laissés derrière eux lors de la fermeture des bureaux, des déménagements, des commandes de travail à domicile ou des rapatriements rapides.  Qu'il s'agisse d'un scénario temporaire ou permanent, de nombreux employés se sont retrouvés sans accès à leur bureau et sans possibilité de récupérer des effets personnels de taille et d'importance variables, allant des photos de famille au mobilier de bureau. Les parties prenantes des entreprises sont confrontées à un défi de taille : identifier ces objets, les collecter et trouver des moyens efficaces de les restituer à leurs propriétaires, que ces employés vivent maintenant à proximité ou à l'autre bout du monde. 

Facteurs ayant un impact sur l'accès des employés à leurs effets personnels

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les employés n'ont pas pu récupérer leurs effets personnels de bureau, notamment :

• les ordonnances des autorités locales ;
• les politiques de protection liées au COVID-19 à l'initiative des entreprises (pour des raisons de sécurité des employés et/ou d'atténuation des risques) ;
• les restrictions en matière de construction ;
• le rapatriement ou les déménagements longue distance qui ont été mis en œuvre avant que l'accès au bureau de l'employé ne puisse être accordé.

Défis pour les professionnels des ressources humaines et de la mobilité

Lorsque les entreprises sont chargées de restituer des articles à des centaines (ou des milliers) d'employés, elles sont confrontées à un certain nombre de problèmes. S'assurer que les bons articles sont remis aux bonnes personnes est une priorité absolue, tout comme la protection des informations personnelles identifiables (IPI) telles que les numéros de sécurité sociale, les adresses électroniques et postales. Depuis la désinfection et l'emballage des articles jusqu'à leur livraison, il faut accorder une grande attention aux plus petits détails pour s'assurer que les bons articles parviennent aux bonnes personnes, avec succès ; à ce défi s'ajoute le fait que l'environnement mondial actuel peut présenter sa part d'obstacles.  Les règles d'expédition et de douane peuvent varier d'un pays à l'autre, et la sécurisation du service peut s'avérer difficile car les équipes de conditionnement, de déménagement, de livraison et les transporteurs sont surchargés de travail pendant cette période inhabituelle de l'histoire mondiale.

Gérer le défi

Les méthodes utilisées pour renvoyer les effets personnels peuvent varier selon que l'employé vit à proximité, qu'il habite dans le même pays ou qu'il doit se faire livrer à l'étranger. Quel que soit le scénario, l'aide d'un prestataire expérimenté peut être essentielle, en particulier si son personnel est capable de mettre en œuvre l'ensemble du processus, de porte à porte. Grâce à cela, la protection des IPI est renforcée grâce à la réduction des transferts et des manipulations, la responsabilité est plus facilement identifiée et les délais et les parcours de porte à porte peuvent être plus facilement suivis. Les équipes internes des ressources humaines et de la mobilité sont également déchargées de nombreuses tâches administratives liées à cette vaste entreprise, ce qui leur permet de se concentrer sur d'autres priorités organisationnelles ou liées à la pandémie.

La technologie comme solution

Comme la pandémie entraînera des difficultés inattendues, le choix d'un prestataire doté d'une technologie de pointe contribuera grandement à assurer une livraison sans heurts des effets personnels des employés. L'idéal serait que les décideurs choisissent un prestataire dont la technologie permet de :

• attribuer des codes-barres aux effets des employés pour assurer un étiquetage, un regroupement et un suivi appropriés tout au long du processus ;
• fournir un aperçu en temps réel de l'ensemble du projet et de l'état de chaque expédition via des appareils mobiles ;
• informer les parties prenantes de l'entreprise et les employés lorsque leurs effets ont été emballés et livrés, et à toutes les étapes intermédiaires ;
• maintenir un contrôle et une protection sûrs des informations personnelles des employés par le biais d'un système unique, limiter la divulgation des données et supprimer ces informations à l'issue du projet global.

L'utilisation d'un prestataire de bout en bout avec une technologie qui accomplit ce qui précède permet :

• une visibilité détaillée et en temps utile, à chaque étape du projet/chaque déplacement, plutôt qu’un long processus de triage des pages de feuilles de calcul numériques ou de listes manuelles sur papier provenant d'un ou de plusieurs prestataires ;
• un dépannage proactif, car les problèmes, les préoccupations et les changements peuvent être signalés à n'importe quel stade du projet ou de l'expédition.

SIRVA utilise actuellement une technologie unique en instance de brevet qui permet d'atteindre les objectifs ci-dessus et bien d'autres encore.  Commercial Connect ^TM est le seul à pouvoir aider nos clients à gérer les problèmes de déménagement et de biens personnels résultant de fermetures de bureaux, de rapatriements d'employés et de commandes de travail à domicile. Plutôt que d'engager plusieurs prestataires pour les différentes phases de ce type de projet (ou d'utiliser différents prestataires, au niveau régional), notre plateforme permet aux parties prenantes de gérer tous les aspects du renvoi des effets personnels des employés (ou d'un déménagement commercial dû à une fermeture ou à un déménagement de bureau), en rationalisant le processus tout en contrôlant les coûts, en protégeant les IPI des employés et en réduisant le stress du personnel interne et des employés.  Cette technologie est disponible en 109 langues.

Des circonstances uniques appellent des solutions uniques

La pandémie de COVID-19 a eu un impact important sur les employés et l'utilisation des lieux physiques où ils travaillent. Lorsque les employés se retrouvent dans un monde éloigné de leurs récents lieux d'accueil, et que les organisations s'adaptent et/ou changent l'organisation de leurs bureaux en raison de fermetures ou d'autres circonstances, les parties prenantes auront une longue liste de responsabilités à assumer lors de ces transitions. La restitution d'objets personnels aux employés ou le déplacement du contenu d'immeubles de bureaux entiers est un élément important qui peut être coché sur cette liste, lorsque l'on s'associe à un prestataire qui a une large portée mondiale, une technologie innovante et les moyens de gérer le processus de bout en bout.

Pour plus d'informations sur la façon dont SIRVA fournit une solution fiable lors de la restitution d'objets personnels aux employés ou de la gestion de votre déménagement commercial, contactez-nous à l’adresse commercialmoving@sirva.com.

Pour en savoir plus :

SIRVA Commercial Moving Services (page web d'information) : https://www.sirva.com/moving-services/commercial-moving

Bienvenue à SIRVA Commercial (vidéo) : https://youtu.be/LyaiWmQNaU0

Commercial Connect (vidéo) : https://youtu.be/XwTuN8ghnTs

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