Soutien supplémentaire à la mobilité des employés en réponse au COVID-19

Le COVID-19 a une incidence très importante sur tous les domaines de la mobilité, notamment en ce qui concerne les services supplémentaires qui devraient être fournis aux employés dans son sillage. En réponse aux questions que nous avons reçues à ce sujet, nous avons compilé quelques considérations que les employeurs devraient garder à l’esprit lorsqu’ils aident leurs employés au cours de cette pandémie mondiale.

Les employés touchés par le COVID-19 se répartissent en deux catégories : ceux qui ont terminé leur délocalisation dans un lieu d’accueil/de destination et ceux dont la délocalisation était en cours au moment de l’épidémie, mais n’était pas encore terminée (l’employé est soit encore dans son lieu d’origine/de domiciliation ou n’est pas encore installé dans le lieu d’accueil/de destination). Les deux groupes auront en grande partie les mêmes besoins. Toutefois, la réponse à ces besoins variera en fonction de facteurs individuels, notamment la situation familiale, le lieu d’origine/de domiciliation et le lieu d’accueil/de destination, etc. Les parties prenantes de l’entreprise ont demandé aux représentants de SIRVA d’identifier les services potentiels qui devraient être pris en compte à la lumière des événements mondiaux actuels. Nous proposons ci-dessous une liste de services qui pourraient devoir être fournis ou améliorés en réponse au virus et aux besoins de sécurité et de conformité qui en découlent. 

Employés dont la délocalisation a été effectuée : Lorsque nous considérons les employés dont la délocalisation est déjà terminée, la réponse de l’entreprise dépendra des conditions actuelles et prévues. Les services, qui peuvent devoir être fournis, sont notamment les suivants :

• Voyages : Un soutien supplémentaire peut inclure le voyage de retour vers le lieu d’origine/de domiciliation de l’employé ou vers un lieu provisoire. Les organisations devront utiliser leurs groupes de voyage afin de prendre en charge les préparatifs de voyage et les remboursements ou peuvent avoir besoin du soutien d’un fournisseur externe si ces organisations n’ont pas de groupes de voyage en place. Les frais de voyage peuvent également être plus élevés que prévu, compte tenu des options et des disponibilités limitées en matière de voyage. Les décideurs devraient tenir compte des conseils aux voyageurs provenant de sources telles que les Centres pour le contrôle des maladies ou l’Organisation mondiale de la santé lorsqu’ils prennent des décisions en matière de voyage.
• Hébergement : Les employés peuvent avoir besoin d’un logement s’ils doivent quitter leur propriété actuelle ou s’ils ont besoin d’un logement temporaire dans leur lieu d’origine/de domiciliation ou dans des lieux provisoires.
• Soins des animaux de compagnie : Une assistance peut également être nécessaire pour le transport ou l’embarquement des animaux de compagnie, souvent en fonction de la politique en matière d’animaux de compagnie des logements qui ont été obtenus.
• Coût de la vie/indemnités journalières : Les entreprises peuvent devoir envisager de réévaluer le coût de la vie/les indemnités journalières dans les lieux d’accueil, de destination ou les lieux provisoires.
• Articles ménagers :Les employés peuvent avoir besoin d’une aide pour les expéditions complètes ou partielles, en fonction de la nécessité ou de la décision de se délocaliser dans leur lieu d’origine/de domiciliation ou dans leur lieu provisoire.
• Éducation (alternative/virtuelle) : Les employés peuvent également être préoccupés par le retard pris par les étudiants par rapport aux programmes ou aux exigences en matière d’éducation, notamment les étudiants qui sont sur le point d’obtenir leur diplôme, qui ont des besoins spécifiques ou qui se trouvent dans des années d’études critiques. De nombreuses écoles procèdent à des ajustements et à des allocations pour la totalité de leur population scolaire par le biais de dispositifs scolaires alternatifs ou virtuels ; les organisations peuvent envisager de compléter ces dispositifs en tirant parti des ressources et des conseils de leurs partenaires de la chaîne d’approvisionnement en matière d’éducation.
• Équipement de sécurité :Les employés peuvent être obligés ou peuvent opter pour l’achat d’équipement de sécurité afin de minimiser les risques potentiels du COVID-19. Les organisations devront décider et communiquer les dépenses qui seront remboursables par rapport aux dépenses et qui seraient à la charge de l’employé.

Employés dont la délocatisation est en cours :  Selon les circonstances, divers soutiens supplémentaires peuvent être nécessaires pour les employés de cette catégorie, notamment :

• Voyages : Les employés peuvent avoir besoin de se rendre à un autre endroit, loin de la zone touchée où ils résident actuellement. Comme nous l’avons mentionné précédemment, les frais de voyage peuvent également être plus élevés que prévu, compte tenu des options et des disponibilités limitées en matière de voyage. Les politiques de l’entreprise, les conseils des Centres de contrôle des maladies et/ou de l’Organisation mondiale de la santé, ainsi que tout avertissement de voyage dans un pays donné doivent être pris en compte lorsque nous abordons les déplacements des employés. 
• Hébergement : Des logements temporaires peuvent être nécessaires car les employés peuvent ne pas pouvoir retourner à leur résidence principale, peuvent ne pas être en mesure d’occuper un logement à plus long terme dans leur lieu d’accueil/de destination ou peuvent attendre que les articles ménagers soient dédouanés/livrés à une nouvelle adresse. Les organisations doivent également se préparer aux situations dans lesquelles les expéditions d’articles ménagers ont déjà été récupérées au lieu d’origine/de domiciliation de l’employé, mais ce dernier n’a pas pu se délocaliser ; ces employés auront également besoin d’un logement temporaire.
• Coût de la vie/indemnités journalières : Les entreprises peuvent devoir envisager de réévaluer le coût de la vie/les indemnités journalières dans les lieux d’accueil, de destination ou les lieux provisoires.

• Éducation (alternative/virtuelle) : Tout comme les employés qui ont effectué leur délocalisation, les employés, qui se trouvent à divers endroits au cours du cycle de vie d’une délocalisation, peuvent aussi craindre que leurs enfants soient en échec en termes d’éducation. Les organisations peuvent envisager de compléter tout dispositif de scolarité alternatif ou virtuel fourni par les écoles des étudiants, par des moyens disponibles par le biais des ressources et des conseils de leurs partenaires de la chaîne d’approvisionnement en matière d’éducation.

Cibler les solutions afin de gérer le stress des employés

Beaucoup de nos clients ont exprimé des inquiétudes quant à la manière de gérer le stress que leurs employés et leurs familles pourraient subir en raison des incidences du COVID-19, notamment les voyages, les retards et les complications liés à l’immigration, et la sécurité. Même s’il est tentant de chercher une solution rapide et universelle pour tous les employés, tous les lieux et toutes les situations, il est important de se rappeler que les solutions les plus efficaces lors de cette période difficile seront des solutions ciblées. Et la meilleure façon de définir les cibles les plus efficaces est de communiquer directement avec les employés afin de déterminer ce dont ils ont réellement besoin.

Par exemple, l’un de nos clients, ayant des bureaux dans le monde entier, a décidé de mener une enquête auprès de employés avant de prendre toute décision concernant la fourniture d’un soutien supplémentaire en réponse aux incidences du COVID-19. En plus de confirmer le lieu géographique de chaque employé, il a également demandé si les employés se sentaient en sécurité dans leur lieu spécifique, s’ils préféraient rester temporairement dans un autre lieu ou retourner dans leur lieu d’origine/de domiciliation, s’ils avaient besoin d’aide ou non, et le type de soutien qui leur fournirait cette aide dans les circonstances actuelles. Les résultats de l’enquête ont été mis en tableaux et communiqués aux chefs d’entreprise, qui ont pu ainsi planifier et réagir rapidement en fonction des besoins réels de leurs employés. Il est intéressant de noter que notre client a obtenu un taux de réponse de 50 % dans les 24 heures et a constaté que seulement six employés avaient besoin d’aide. Une aide ciblée a été fournie à chaque employé dans son domaine de besoin et des enquêtes régulières ont été prévues afin d’évaluer les besoins futurs de tous les employés à mesure que la situation mondiale évolue.

Il est conseillé aux entreprises de mettre en place une équipe et un processus afin de passer en revue toutes les demandes qui sont faites lors de cette période difficile. Déterminer ce qui motive la demande peut, à son tour, aider à déterminer les mesures à prendre afin de répondre à la demande si elle est jugée acceptable. Une fois que la décision est prise de donner suite ou non à la demande, nous vous recommandons de travailler en étroite collaboration avec votre entreprise de gestion des délocalisations (EGD)/gestionnaire de compte, qui s’appuiera sur les processus et les fournisseurs opérationnels déjà en place, en fonction de leur disponibilité.  

Prochaines étapes : Que se passe-t-il dans un monde post-COVID-19?

À un certain moment où les entreprises reprendront leurs activités et que les restrictions de mobilité seront allégées, des décisions importantes devront être prises concernant le statut de leurs employés qui se délocalisent.

Pour les employés qui étaient déjà déployés sur leurs lieux d’accueil/de destination, mais qui ont été délocalisés sur des lieux provisoires pendant l’épidémie, les employés et les parties prenantes devront décider si les employés et les membres de leur famille qui les accompagnent retourneront individuellement sur leurs lieux d’accueil/de destination, si les familles seront réparties entre les lieux de domiciliation/d’origine et les lieux d’accueil/de destination, ou s’ils mettront fin aux délocalisations et rapatrieront les employés et les membres de leur famille qui les accompagnent. Pour certains employés et certaines organisations, ces décisions seront prises au cas par cas ou en fonction de facteurs spécifiques aux lieux d’accueil/de destination en question. Une fois les décisions prises, le besoin d’un type et d’un niveau de soutien supplémentaire peut être déterminé également au cas par cas.

Pour les employés qui n’ont pas encore été déployés sur leurs lieux d’accueil/de destination, des décisions similaires devront être prises : La délocalisation va-t-elle se poursuivre, prendre fin ou la famille sera-t-elle divisée entre le lieu de domiciliation et les lieux d’accueil/d’origine et de destination, selon les besoins de chaque situation ? Les décisions prises concernant ces facteurs détermineront tout soutien supplémentaire qui serait nécessaire pour chaque délocalisation.

Il sera indispensable que les organisations communiquent et élaborent des stratégies avec leur entreprise de gestion des délocalisations (EGD) et/ou leurs fournisseurs sur la manière d’accélérer et de gérer les efforts susmentionnés. Il se peut que les organisations aient envie de reprendre leurs activités de mobilité, mais les lieux touchés et les fournisseurs concernés pourraient être plus lents à réagir Les parties prenantes des entreprises doivent garder à l’esprit les points suivants :

• Stratégie/priorité : Une fois que la décision aura été prise de commencer à déplacer les employés des lieux provisoires vers les lieux d’accueil/de destination, il sera important :
  • de définir des processus clairs afin de qualifier/d’autoriser les employés concernés à se rendre sur les lieux
  • de mesurer les difficultés liées aux lieux avec leur société de gestion de la relocation et/ou leur fournisseur
  • de définir une procédure d'autorisation de retour et de ré-implication des services suspendus : indemnités, services de relocation, etc.
• Retards dus à l'arriéré : Les organisations doivent se préparer à d'éventuels retards, car les fournisseurs reprennent eux-mêmes le cours normal de ces activités qui peuvent encore être modifiées, étant donnés que les fournisseurs gèrent les travaux en cours qui avaient été suspendus ainsi que l'afflux de nouvelles initiatives et demandes.
• Adaptation du processus d’exception : Les processus d’exception doivent être rationalisés et clairement documentés afin que les parties prenantes puissent prendre rapidement des décisions. Par exemple, lorsque les restrictions de mobilité sont levées, les frais de voyage peuvent être potentiellement plus élevés et les options de vol peuvent être limitées. L’assouplissement de tout délai de pré-réservation précédemment requis (comme une réservation de 14 jours à l’avance ou l’approbation d’une limitation du montant du tarif) peut permettre un déploiement plus rapide des personnes.

Comme le virus continue d’avoir des incidences sur la mobilité, nous encourageons nos clients à contacter leur gestionnaire de compte SIRVA afin d’obtenir de l’aide, ils pourront ainsi naviguer dans un paysage en évolution rapide. Pour obtenir des conseils supplémentaires sur ce à quoi les entreprises peuvent s’attendre en termes d’incidences liées au COVID-19, nous encourageons les parties prenantes des entreprises à lire notre guide récemment publié, Considérations sur le programme de mobilité pour les clients dans le monde du COVID-19.

Pour plus d’informations, veuillez voir la clause de non-responsabilité du blog de SIRVA.