Considérations clés pour les programmes de voyage d’affaires longue durée

Alors que les organisations continuent de sortir de l’environnement commercial restreint imposé par la pandémie, le voyage d’affaires longue durée comme moyen de répondre aux besoins commerciaux suscite une attention renouvelée. Les organisations commencent à développer ou à réévaluer leurs programmes de voyage d’affaires longue durée (Extended Business Travel, EBT). 

Votre programme EBT sert-il d’outil stratégique pour votre organisation dans un lieu de travail post-pandémie en évolution? Êtes-vous prêt à éviter tout problème de conformité potentiel qui pourrait avoir un impact sur vos organisations et votre personnel expatrié?

Six façons importantes d’évaluer votre programme EBT

Plusieurs considérations clés doivent être prises en compte lors de l’évaluation de votre programme EBT. Il s’agit d’un type d’affectation qui risque de soulever des problèmes de conformité et d’autres problèmes pouvant entraîner un risque accru, et l’objectif global d’un programme EBT complet est de minimiser les risques à la fois pour les employés et l’entreprise. En l’absence d’un programme formel, les employés qui effectuent un voyage d’affaires longue durée peuvent se mettre eux et votre entreprise en danger, en négligeant peut-être de se conformer aux directives relatives à la fiscalité et à l’immigration. Les amendes peuvent être assez importantes, et il est donc important pour votre organisation de trouver des moyens efficaces de suivre les EBT et d’assurer la conformité. 

Voici quelques étapes importantes à suivre pour évaluer un programme EBT complet et efficace:

1. Définir le voyage d’affaires longue durée 
Il est important de définir ce que l’EBT signifie pour votre organisation pour le gérer de manière cohérente et le différencier des autres types de programme et de politique. En général, la durée est supérieure à un simple voyage d’affaires standard, mais l’EBT n’est pas considéré comme une affectation à court ou à long terme. La durée la plus courante définie dans l’industrie est de 30 à 90 jours. Après 90 jours, le voyage est considéré comme une affectation à court terme. Tout soutien au programme EBT est conçu pour répondre aux besoins professionnels spécifiques de la durée de l’EBT qui risquent de ne pas être traités dans le cadre de votre politique normale relative aux voyages d’affaires, et la durée n’est pas suffisante pour offrir les avantages complets d’une affectation à court terme. 

2. Supervision de la structure administrative/du programme
Qui supervise le programme et comment est-il administré? Les équipes de la Global Mobility sont de plus en plus impliquées dans la supervision du voyage d’affaires longue durée. La gestion du programme peut être centralisée ou organisée au sein de la région, mais la clé est d’avoir un seul propriétaire de programme pour développer et mettre en application les politiques et procédures qui régissent le programme à l’échelle mondiale. Les EBT peuvent également être gérés par votre groupe des Human Resources, vos unités commerciales individuelles ou votre service de voyage.

3. Développer un processus et une politique
Les meilleures pratiques vous recommandent d’élaborer une politique ou des directives formelles pour fournir un soutien à vos employés qui effectuent un voyage d’affaires longue durée. Une documentation claire fournit un soutien, une cohérence et une assurance de conformité appropriés. 
Les études et enquêtes de l’industrie indiquent que les principaux défis de la gestion des EBT sont la conformité fiscale, la conformité en matière d’immigration et le suivi des employés. Lors de la programmation d’un voyage d’affaires longue durée, les responsables d’entreprise ne tiennent pas toujours compte des exigences du lieu d’accueil lors du choix des employés ou de la définition du temps de déplacement, et ne comprennent pas non plus les implications en matière de fiscalité et d’immigration. La centralisation de l’administration et des directives du programme permet de réduire considérablement les défis et le risque dans ces domaines critiques. 

4. Suivi des employés
La mise en place d’un mécanisme de suivi des employés est essentielle pour garantir la conformité en matière de fiscalité et d’immigration. Elle permet également à votre organisation de localiser facilement ses employés, ce qui est une fonction clé globale du devoir de diligence. Le suivi de la localisation des employés est devenu une tâche essentielle au cours de la pandémie de COVID-19. Différents types d’outils de suivi sont disponibles auprès des prestataires de services de voyages, des prestataires de services fiscaux, des prestataires de services d’immigration, et des prestataires de services de délocalisation, en plus de vos propres outils internes. 

5. Exploiter le réseau de fournisseurs de services de mobilité
L’identification et la rationalisation des fournisseurs impliqués dans votre processus EBT, et l’utilisation des fournisseurs de services de mobilité existants, permettent d’apporter de la cohérence à votre programme et de faire des économies. Ces prestataires peuvent fournir des services dans les domaines suivants:
• Voyages d’affaires 
• Immigration 
• Fiscalité 
• Gestion de la délocalisation
• Fourniture de données
• Logement provisoire     

6. Coordonner le soutien
Le soutien au voyage d’affaires longue durée peut être coordonné en interne dans le cadre de votre équipe de mobilité, par une ou plusieurs équipe(s) distincte(s), ou par l’intermédiaire de l’un des partenaires de mobilité de votre organisation. Il n’est pas recommandé que l’employé coordonne le soutien par lui-même ou que la coordination soit gérée au niveau du responsable ou de l’entreprise pour des raisons de conformité et de cohérence. 

Éléments recommandés pour le soutien EBT

Une fois que la structure et la gouvernance du programme sont en place, il est recommandé de définir le niveau de soutien que votre organisation fournira pour les EBT, en se concentrant sur les composants liés à la conformité et les dispositions qui permettent à l’employé de faire la transition en toute sécurité vers le site prévu et d’assumer efficacement son rôle.

Voici quelques éléments de soutien EBT recommandés:

Consultation préalable au voyage: Fournir aux employés une consultation avant le voyage est essentiel pour qu’ils comprennent leurs responsabilités en tant qu’employés effectuant un voyage d’affaires longue durée, y compris le respect des directives de conformité et le soutien que votre organisation fournira.

Séance d’informations fiscales:Une séance d’informations fiscales peut être organisée par le prestataire de services fiscaux désigné de votre organisation et peut être importante si, en fonction du lieu prévu, le voyage longue durée a des implications fiscales. La séance d’informations fiscales peut concerner à la fois les voyageurs nationaux et les voyageurs internationaux. 
Séance d’informations en matière de sécurité: Pour les EBT internationaux, en fonction du lieu prévu, une séance d’informations peut être organisée par un prestataire externe ou l’équipe de gestion de la sécurité interne.

Examen médical: Pour les EBT internationaux, un examen médical peut être nécessaire à des fins d’immigration et certaines organisations exigent de passer un examen physique avant de partir en voyage d’affaires longue durée.

Aide en matière d’immigration:Pour les EBT internationaux, le voyageur d’affaires doit avoir l’autorisation de travailler et de résider temporairement dans le lieu d’accueil. Le passeport, les demandes de visa et les documents justificatifs doivent être remplis et fournis dès que possible au début du processus. Il est important de prévoir suffisamment de temps pour le traitement des documents.

Formation linguistique:Pour les EBT internationaux, une formation linguistique peut être nécessaire pour assurer la réussite de l’employé dans le lieu d’accueil.

Formation culturelle:Pour les EBT internationaux, tout comme pour les affectations à long et court termes, une formation culturelle est recommandée afin de fournir à l’employé les outils dont il a besoin pour apprécier et comprendre la culture concernée et réussir dans son nouveau rôle. 

Voyage entre le lieu de départ et le lieu de destination: Le voyage suit généralement les Directives de la Politique relative aux voyages d’affaires de votre organisation et les réservations sont effectuées par l’intermédiaire de votre prestataire de services de voyage désigné. Les frais de déplacement peuvent inclure:

• le billet d’avion;
• le transport terrestre vers/depuis les aéroports;
• les taxes aéroportuaires et frais de transfert;
• les frais de bagages standard;
• les frais supplémentaires pour excédent de bagages pour les durées plus longues;
• les escales autorisées possibles en fonction de la durée du voyage;
• les repas;
• le kilométrage si vous conduisez quotidiennement sur une distance minimale;
• l’hébergement. 

Hébergements sur le lieu de destination: Un logement d’entreprise meublé ou un hôtel est généralement fourni pour la durée du voyage d’affaires longue durée. 

Frais de subsistance: Les repas et frais accessoires sont généralement couverts par une indemnité journalière destinée à payer les frais de subsistance réels et raisonnables pour les jours de présence. Les montants de l’indemnité journalière peuvent être déterminés en utilisant un fournisseur de données, des tableaux gouvernementaux, une politique relative aux voyages d’affaires, un calcul de l’entreprise ou des montants forfaitaires.

Transport local: Si l’employé n’est pas en mesure de conduire son véhicule jusqu’au lieu de destination, il reçoit une aide pour un transport raisonnable, selon le poste de l’employé, en fonction de la politique/pratique du lieu de destination et des règles commerciales locales. Cette aide peut prendre la forme d’une indemnité, d’un remboursement, d’une voiture de location ou d’une voiture de fonction.

Politique fiscale et préparation de la déclaration de revenus: De manière idéale, les obligations fiscales de l’employé ne doivent pas changer, qu’il soit en voyage d’affaires longue durée ou non. La société paie généralement toute obligation fiscale supérieure à ce que l’employé aurait normalement encouru sur les revenus provenant de l’entreprise. Si la préparation de la déclaration de revenus est nécessaire (au niveau international), la société couvrira les coûts de la ou des année(s) concernée(s).

Pour plus d’informations sur la manière dont vous pouvez faire en sorte que les EBT soient une partie stratégique de votre programme de mobilité, n’hésitez pas à contacter les Global Advisory Services de SIRVA à l’adresse suivante: globaladvisoryservices@sirva.com ou contactez votre account manager SIRVA ou sales representative SIRVA.