Relo 101 pour les entreprises ayant de faibles volumes de relocation nationale aux États-Unis

Les petites entreprises, et les entreprises avec de faibles volumes de relocation annuelle, sont souvent désavantagées lorsqu’il s’agit de mobilité. Lorsque les petites entreprises ne mettent pas en œuvre un nombre important de mobilité de manière régulière, elles n’ont pas l’occasion d’acquérir l’expertise ou les compétences fondamentales développées au fur et à mesure que les expériences se répètent. En termes simples, les décideurs ne savent souvent pas ce qu’ils ignorent au sujet de la mobilité.

Comme mentionné dans un blog précédent, le coût d’une relocation peut atteindre jusqu’à trois fois le salaire d’un employé. Parce que ce niveau d’investissement est généralement fait pour soutenir les objectifs et la croissance de l’entreprise, il est important pour les intervenants des entreprises de toutes tailles  de posséder un socle de connaissances composé des termes et des meilleures pratiques du secteur de la relocation. Cela leur permet de gérer judicieusement leurs budgets, d’offrir à leurs employés des conditions de relocation les plus harmonieuses possible, et de s’assurer que leur affectation et les objectifs et ceux de l’entreprise sont atteints.

Pourquoi une délocalisation harmonieuse est-elle importante?

En plus d’optimiser le retour sur investissement d’une entreprise, il existe d’autres raisons importantes pour concevoir et déployer un programme de mobilité réussie.’ Par exemple, il ne faut jamais sous-estimer la corrélation entre une relocation harmonieuse et l’engagement des employés. En 2018, Worldwide ERC a cité une enquête mondiale de IMPACT Group Sur 3 078 employés, leurs conjoints et partenaires il a été  constaté que 75% des employés étaient «vivement motivés» au travail après leur relocation. En examinant plus étroitement les raisons de cette motivation, 79% des répondants ont signalé que les «services d’intégration» leur ont fait gagner du temps pendant leur déménagement, tandis que 73% ont déclaré que les services leur ont permis «d’être plus productifs au travail». En tant que société de gestion de la relocation (RMC), par exemple, nous recommandons des services qui favorisent l’intégration des employés dans leur nouvel environnement. Une transition en douceur soutenue par de bonnes pratiques de mobilité favorise la réussite des employés qui, en fin de compte, peut aussi se traduire par le succès de l’entreprise.

Que devraient savoir les entreprises sur la relocation ?

Concepts et termes du secteur de la mobilité: Les intervenants devraient se familiariser avec divers termes et concepts, même lorsque leurs entreprises mettent en œuvre un faible volume de déménagements.

• Conseil pré-décisionnel Avoir à se réinstaller quelque part, que ce soit à l’autre bout de la ville ou à l’étranger, implique de grands changements. Afin de s’assurer qu’une mobilité proposée convienne à la fois aux employés et à leurs familles, des services de conseil devraient être offerts pour présenter un aperçu détaillé de la nouvelle destination, de la politique de mobilité de l’entreprise, des avantages offerts et de toute incidence culturelle ou financière importante liée au déménagement proposé. L’entreprise devrait également fournir toutes les ressources dont la famille pourrait disposer pour obtenir de plus amples informations.
• Recherche de maison: Lors de la programmation d’une mobilité, il est important de présenter aux familles une présélection de biens immobiliers et des recherches ciblées sur la région fondées sur une analyse exhaustive des besoins. Cela permet à l’employé et à sa famille de se préparer au transfert, tout en simplifiant le processus de recherche de logement lorsqu’ils arrivent à destination. Définir les attentes à l’égard d’une visite de recherche de logement et négocier les baux/achats du logement jusqu’à la clôture sont également des éléments importants d’un processus de recherche de logement réussi.
• Effets personnels : Il y a beaucoup de choses à coordonner en matière de déménagement et de stockage des effets personnels d’un employé. Cela permet de s’assurer que les effets sont correctement inspectés, emballés, chargés, expédiés et livrés. Les articles qui seront entreposés sur le lieu d’origine doivent également être surveillés afin de s’assurer qu’ils sont placés dans un établissement sécurisé et que leur poids et leur taille sont conformes aux paramètres de votre politique afin d’éviter tout malentendu ou toute réclamation inutile lors du retour.

   

• Programmes de vente d’un logement: Dans le cas d’une mobilité nationale aux États-Unis, l’objectif des programmes de vente de logement est d’aider l’employé à bien évaluer son bien immobilier afin de le vendre le plus rapidement possible au montant le plus élevé, tout en évitant à l’employé d’avoir à payer des taxes sur le remboursement des frais de vente du logement.  Il peut également y avoir une option de rachat pour rassurer les employés; si leur maison ou appartement ne se vendait pas dans un délai raisonnable, ils seraient dégagés de toute responsabilité.  Cela peut être important si un employé désire acheter une maison à destination et qu’il ne peut pas le faire parce qu’il est encore propriétaire d’un autre bien immobilier sur son lieu de vie précédent.

Des options souples de programme de vente du logement devraient être offertes pour répondre aux besoins et aux circonstances variés des employés délocalisés. Chez SIRVA, par exemple, nous proposons plusieurs niveaux de services de consultation pré-décisionnelle afin d’évaluer les besoins et d’offrir cette flexibilité, avec des programmes disponibles qui sont basés sur les données des courtiers/évaluations, l’avis du courtier sur le prix ou les évaluations «pré-régies», selon le scénario.

• Déménagement final: Dans le cas d’une relocation nationale aux États-Unis, lorsqu’un employé n’a pas encore acheté une nouvelle maison, ou que ses effets personnels ne sont peut-être pas arrivés, des mesures d’hébergement temporaire doivent être prises pour accueillir le salarié et sa famille. Les services comprennent une nuit d’hébergement au lieu d’origine (lorsque les effets de l’employé ont été chargés et ne sont plus à l’ancien domicile), l’indemnité de miles au taux de l’IRS ou le billet d’avion en fonction de la distance jusqu’à la nouvelle destination, les repas en transit sur une base d’indemnités journalières, et l’hébergement à l’hôtel pour la première nuit à destination.

• Logement temporaire : Souvent, un logement temporaire sera organisé avant qu’un employé puisse emménager dans son nouveau domicile pour le long terme. Après avoir procédé à une évaluation formelle des besoins et des visites pour déterminer les biens immobiliers appropriés, l’employé et sa famille doivent recevoir des conseils sur l’exécution des contrats de location, sur les lois ou les règlements propres au nouveau pays ou à la nouvelle région, et sur la coordination des dates et des services de déménagement. Si vous travaillez avec une société de gestion de la relocation (RMC), tout cela peut être externalisé, de même que la facturation directe et la gestion de tout problème en cours concernant le bien immobilier pendant le séjour de l’employé.
• Indemnités de déménagement/frais accessoires: L’abattement de frais accessoires est destiné à couvrir les postes de relocation qui ne sont peut-être pas couverts par le forfait standard de mobilité. Il peut s’agir, par exemple, du déménagement d’animaux de compagnie, de la délivrance d’un permis de travail, de divers articles nécessaires à l’installation dans une nouvelle maison, etc. L’abattement pour frais accessoires vise à réduire les dérogations à la politique. Ce montant est généralement majoré et les sociétés de gestion de relocation peuvent aider à établir le montant de l’abattement.

• Visa et immigration: La coordination et l’exécution des permis de travail, des visas et visas de voyage d’affaires et permis de formation de l’employé et de la famille sont complexes et les exigences varient et changent rapidement d’un pays à l’autre. Le respect de toutes les réglementations (avant et pendant l’affectation, ainsi qu’au moment du rapatriement) est crucial.
• Services à destination: Le succès de l’affectation de l’employé repose sur la mise en place des services suivants: tour d’orientation de la région, aide à la recherche d’une école et services à l’installation pour le conjoint, organisation des services à destination. Travailler avec une RMC qui a une portée mondiale garantit que ces services seront fournis avec expertise et personnalisation. Sont à prévoir des arrivées de nuit avec l’employé, des recherches ciblées sur l’environnement communautaire direct, des visites de la région/du quartier et des conseils sur tout, des mœurs sociales locales aux tendances du marché local du logement.
• Gestion des frais: En plus du suivi des dépenses de relocation à des fins fiscales et budgétaires, les entreprises peuvent tirer un avantage indéniable de ce suivi, qui leur sera utile par la suite pour estimer les postes de dépenses lors de futures mobilités. L’un des avantages de travailler avec une RMC expérimentée est que son équipe Finances, en accord avec l’équipe en charge du compte de l’entreprise, peut exécuter tous les services pour l’audit des dépenses et le remboursement, les calculs fiscaux et la majoration, l’interface de paie et le reporting. Chez SIRVA, les plateformes en ligne et mobiles permettent également aux familles transférées de soumettre des justificatifs de dépenses de n’importe où dans le monde, à l’aide de n’importe quel appareil.

Créer une politique conçue autour des besoins de votre entreprise

Lors de la détermination des composants et du champ d’application d’un programme de mobilité, un processus de premier ordre doit toujours tenir compte de la culture, des budgets et des pratiques de recrutement de l’entreprise afin de s’assurer que les objectifs de l’entreprise seront atteints.  SIRVA Relocation pense que l’entreprise a besoin d’une politique qui, à son tour, oriente le processus de relocation – comme étant un facteur majeur du succès de chaque délocalisation.

Parce que la mobilité affecte une entreprise au-delà des relocations individuelles, il est important d’impliquer les intervenants à travers l’entreprise pour concevoir le bon programme de mobilité. Il est recommandé que les membres des RH, des équipes internes de mobilité, des services informatiques et de la direction participent à l’établissement des objectifs prioritaires de la politique de mobilité de l’entreprise et à la détermination des défis qui seront spécifiques aux régions ou aux pays où seront mutés les employés.    

Frais de relocation

Lorsqu’une entreprise songe à une RMC, les décideurs doivent poser des questions directes afin de déterminer si chacun d’entre eux transfère tous les coûts directs (associés aux fournisseurs au sein de leurs réseaux) au prix coûtant ou s’ils les majorent. La transparence concernant les frais continus ou supplémentaires qui pourraient être encourus est également cruciale si la RMC ne perçoit pas de frais uniques.  

Responsabilité fiscale/Conformité

Les systèmes fiscaux varient considérablement d’un pays à l’autre, ce qui signifie qu’il est essentiel de comprendre les obligations fiscales et la conformité à ces règles dans chacun des pays où votre entreprise mène ses activités. Les variations peuvent créer un potentiel de revenu imposé dans deux pays différents ou un revenu qui ne serait pas imposable, ou encore pour lequel un pays peut ne calculer que l’impôt sur le revenu local, tandis qu’un autre peut imposer le revenu global. Dans tout système de conformité fiscale, les entreprises peuvent réduire au minimum leurs obligations fiscales en faisant appel à des spécialistes de fiscalité nationale et internationale, un domaine qui fait souvent l’objet d’une attention particulière chez les avocats et comptables spécialisés.   

Avantages de l’externalisation

Dans notre récent blog, Nous sommes une petite entreprise: Est-ce que ça vaut la peine d’externaliser mon programme de mobilité?  Nous avons discuté de nombreux avantages offerts aux petites entreprises qui externalisent leurs programmes de mobilité.  Nous vous encourageons à lire ce billet, vous y trouverez de nombreuses informations utiles. En bref, en plus de créer des programmes de mobilité plus performants qui réduisent les coûts et les préoccupations des entreprises, l’externalisation à une RMC qui fournit des services adaptés aux petites entreprises offre:

• Accès immédiat aux connaissances et aux meilleures pratiques du secteur
• Une extension des équipes internes existantes
• Réduction du stress autour de la programmation, de la mise en œuvre et de la gestion des programmes de mobilité avec relocation internationale

Comprendre les principes de base de la relocation profite aux entreprises de toutes tailles

Il y a beaucoup de choses à savoir sur la relocation, mais avec les connaissances et le soutien adéquats, cela ne doit pas être une charge insurmontable. Les avantages de développer un programme adapté à votre entreprise et à ses propres besoins présentent une variété d’avantages qui valent la peine d’être poursuivis, de la performance et de la productivité à l’engagement total des employés. À la fin de la journée, que votre entreprise soit grande ou petite, ou qu’elle mette en œuvre un faible volume de déménagements par an, ou qu’elle fonctionne simplement avec un petit budget, il est possible développer un programme de mobilité complet sur mesure qui serve à la fois vos employés – et votre but.  

Si votre entreprise déplace moins de 30 employés par an,  nous vous encourageons à nous contacter pour en savoir plus sur les nombreuses façons dont le programme SIRVA Advantage pourrait correspondre à votre entreprise. Notre équipe d’Advantage est une division distincte de SIRVA, composée de gestionnaires de comptes qualifiés et de spécialistes de l’assistance face à face. Veuillez consultez notre page Internet sur nos prestations de services sur mesure pour en savoir plus, ou me contacter, à l’adresse suivante Jane.Yanosko@sirva.com.