Que sont les fapiao et pourquoi sont-elles importantes ?

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L'un des éléments les plus complexes de la relocation en Chine est une « fapiao ». En Chine, les factures (ou « fapiao » en chinois) sont utilisées par le gouvernement pour contrôler la taxe payée sur toute transaction. Les fapiao sont imprimées, distribuées et gérées par les autorités fiscales.  La fapiao est en fait un reçu, créé par le gouvernement pour prouver le paiement d'une taxe.  L'importance de la fapiao réside dans le fait que, sans preuve du paiement de la taxe, une société risque de ne pas pouvoir déduire les dépenses associées à des fins fiscales et un particulier risque de ne pas pouvoir récupérer les dépenses professionnelles.

Le gouvernement chinois taxe différents types de services à des taux variables, en fonction du lieu où ces services sont rendus. C'est là qu'intervient la fapiao. Les types de fapiao les plus courantes sont celles concernant les services de location, les services publics, l'éducation, les véhicules, les services médicaux, la formation et le transport maritime. Pour de nombreux produits, notamment la nourriture, les livres et les vêtements, les clients paient la taxe au moment de l'achat et il n'est pas nécessaire de payer une taxe supplémentaire sous la forme d'une fapiao.  

Les fapiao peuvent être classées en deux catégories principales : fapiao TVA (taxe sur la valeur ajoutée) générale et fapiao TVA spéciale. Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable puisqu'ils sont tous deux appelés fapiao, il existe des différences notables entre les deux.

Premièrement, la fapiao TVA spéciale peut être utilisée à des fins de déduction fiscale, contrairement à la fapiao TVA générale. Deuxièmement, comme la fapiao TVA spéciale est utilisée à des fins de déduction fiscale, elle contient beaucoup plus de détails concernant les informations de l'opérateur, notamment le numéro d'identification fiscale, l'adresse, le numéro de téléphone et les informations relatives au compte bancaire.   

Les organisations qui relocalisent des employés en Chine doivent connaître les types de fapiao les plus courantes, savoir comment les obtenir, comment les gérer et comment se conformer aux exigences relatives à la fapiao pour éviter toute incidence fiscale.  Les entreprises doivent travailler avec leur contrôleur financier interne pour préparer un document d'instructions clair et détaillé sur la fapiao et s'assurer de la partager avec les employés et les prestataires pour garantir sa bonne délivrance.

À titre d'exemple pour illustrer le fonctionnement d'une fapiao : Un propriétaire et un locataire signent un contrat de location (dans cet exemple, le locataire est une entreprise cliente). Le client paie au propriétaire les frais de location ; le propriétaire apporte le contrat de location au bureau des impôts ; le bureau des impôts calcule la taxe requise sur la base du montant du loyer ; le propriétaire paie la taxe et reçoit une fapiao pour un montant déterminé ; le propriétaire présente la fapiao au client ; le service financier du client conserve ensuite la fapiao dans un dossier à des fins de comptabilité et d'audit. 

Exemple de fapiao

Se conformer aux exigences relatives aux fapiao

L'exemple précédent peut sembler simple, mais plusieurs choses peuvent arriver pour compliquer le respect des règles. Par exemple, la partie qui reçoit le paiement (c'est-à-dire le propriétaire) peut ne pas fournir volontairement la fapiao au payeur (c'est-à-dire le client) en temps voulu ou pas du tout ; en fin de compte, les organisations doivent assurer un suivi diligent pour veiller à ce que la fapiao soit perçu en temps voulu pour la déclaration fiscale.

D'autres difficultés pourraient entraver la délivrance et l'utilisation correctes d'une fapiao, notamment le fait qu'un propriétaire délivre le mauvais type de fapiao (par exemple une fapiao « services » au lieu d'une fapiao « location ») ou que le client n’effectue pas correctement le suivi, le classement et le traitement des fapiao, ce qui pourrait donner lieu à des litiges. Dans ce cas, le service financier du client pourrait rejeter les demandes de remboursement de frais du cessionnaire, refuser les déductions des sociétés ou d'autres obligations fiscales.  

Pour se protéger contre ces contestations, les entreprises doivent comprendre la mise en œuvre et les mesures concernant la manière de se conformer aux exigences de la fapiao et comprendre les meilleures pratiques pour atténuer les risques associés. Un prestataire doit fournir une fapiao qui répond à un certain nombre de critères pour être conforme. La fapiao doit : 

• être délivrée conformément à la politique gouvernementale et aux règlements financiers
• être en rapport avec les services ou les biens achetés (c'est-à-dire que pour les besoins de la location, le propriétaire doit délivrer une fapiao dans la catégorie « location ») ;
• authentique (les documentscontrefaits représentent un risque dans certains domaines) ;
• comprendre toutes les informations requises, et être fournie dans un délai déterminé.

SIRVA recommande aux clients de documenter des politiques, des processus, des formations et des autorisations déléguées clairs à leurs parties prenantes et employés afin de prévenir les problèmes potentiels. Par exemple, si le fapiao est fourni par le propriétaire au client par l'intermédiaire du cessionnaire/transférant, le client doit informer l'employé sur la fapiao et son processus. Toute incertitude quant au moment où une fapiao doit être délivrée, à l'endroit où elle doit être envoyée, ou à la personne qui doit recevoir et déposer le document peut entraîner une confusion et des pénalités potentielles.

Le type de fapiao le plus courant et le plus important sur le plan financier, délivré dans le cadre d'un déménagement, concerne la location de logements.  Pour mieux assurer le respect de la fapiao dans les contrats de location, les entreprises devraient élaborer des accords qui traitent des points suivants :  

• Qui doit délivrer la fapiao : les clients doivent non seulement déterminer qui doit délivrer la fapiao (c'est-à-dire le prestataire de services du client), mais aussi qui doit recevoir et déposer le document à des fins fiscales futures.
• Quand la fapiao doit être délivrée : les clients doivent déterminer quand le propriétaire doit délivrer la fapiao, y compris le nombre de jours avant ou après la date d’échéance de paiement du loyer. Les clients doivent également indiquer qu'en cas de retard, le client est tenu de délivrer la fapiao et de payer la taxe directement au gouvernement et déduire la taxe du loyer du mois suivant.
• Où la fapiao doit être envoyée : les clients doivent déterminer où la fapiao doit être envoyée.

Faites confiance à votre prestataire de services de relocation

Lorsqu'il s'agit de fapiao, les entreprises ne sont pas les seules concernées. Les organisations peuvent se tourner vers leurs prestataires de services de relocation pour les aider à créer une politique de fapiao et à mettre en œuvre des mesures pour suivre et contrôler l'émission de fapiao. 

Par exemple, dans le cas d'une fapiao de contrat de location, un prestataire de services de relocation doté de capacités de gestion de fapiaos peut s'assurer que le propriétaire fournit des fapiao précises, complètes et en temps voulu pendant toute la durée du bail. Le prestataire de services de relocation peut également servir de source de conservation de secours pour les fapiao remplies, au cas où elles seraient requises ultérieurement. Plus important encore, le prestataire de services de relocation peut travailler avec le client, à chaque étape, pour s'assurer que le propriétaire suit le processus établi dans le contrat de location et l'aider ou le guider si nécessaire.  

Les fapiaos sont une partie unique du processus de gestion des dépenses en Chine.  Travailler avec un prestataire de services de relocation ayant une expertise locale dans la gestion des fapiao réduit la charge et le risque potentiel pour le client et l'employé.  Cela permet également d'aborder un processus important et détaillé avec des exigences de conformité très spécifiques, afin d'obtenir les avantages fiscaux appropriés pour les entreprises ayant des employés concernés en Chine.

Pour de plus amples informations ou pour obtenir une assistance concernant la création d'une politique de fapiao et/ou de mesures de mise en œuvre, veuillez nous contacter à l'adresse concierge@sirva.com.

Intéressé par la différence entre E-Fapiao et Fapiao physique? Consultez notre blog, E-Fapiao: Y a-t-il une différence avec la version papier du Fapiao?

Contributeurs :

Jialin Chia, Senior Regional Marketing Manager, APAC and Middle East 

Lisa Marie DeSanto, Content Marketing Manager

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