Conseils pour préparer et gérer votre déménagement en période de pointe

Le déménagement des effets personnels d’un employé représente sans doute l’un des éléments les plus critiques de toute mutation, et le succès du transfert des biens  peut peser lourdement dans le succès de l’expérience générale de mobilité. À la haute saison des déménagements, lorsque la demande dépasse l’offre, les défis peuvent survenir et avoir une incidence sur l’expérience, comme des pénuries de chauffeurs, une flexibilité réduite, des coûts en hausse et des niveaux de stress accrus en général. Ci-dessous, nous expliquons comment éviter la panique de la haute saison - en fournissant des conseils et des recommandations pour assurer le bon déroulement de votre déménagement, que vous soyez le directeur de mobilité mondiale, la personne mutée ou la société de gestion de déménagement (Relocation Management Company, RMC).

Conseils à l’attention des responsables de la mobilité mondiale et du personnel

• Réservez à l’avance
• Évitez les déménagements URGENTS, car ils sont:
  • Difficiles de fournir le service de la manière dont nous planifions
  • Plus susceptibles de subir des dommages si une manutention supplémentaire est requise
  • Plus susceptibles de subir une augmentation des coûts si une manutention supplémentaire est requise
  • Moins susceptibles d’arriver à destination plus rapidement que les déménagements planifiés longtemps à l’avance
• Maintenir les annulations ou les reports au minimum
• Envisager d’ajouter des alternatives d’expédition pour les petits volumes
  • Les expéditions plus petites peuvent avoir un temps de transit plus long et une fourchette de livraison plus large
  • Les solutions à conteneurs complets offrent une plus grande flexibilité pour les expéditions plus petites et peuvent être ajoutées à une politique existante

Conseils à l’attention des personnes mutées

• Ne planifiez pas votre voyage le même jour que le déménagement
• Avant et après le chargement et le déchargement, faites un tour complet avec le chauffeur pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde et que tout a bien été pris en charge
• L’équipe de déménageurs a besoin de votre attention, en particulier le jour de la livraison du chargement; si vous avez de jeunes enfants et des animaux de compagnie, confiez-les à une personne qui pourra s’occuper d’eux
• Tout va très vite, dès que l’emballage et le chargement commencent, veillez à prendre tous les objets de valeur/papiers importants et les choses que vous ne voulez pas mettre en carton et placez-les dans un endroit à l’écart la veille de l’emballage ou du déménagement
• Assurez-vous de comprendre et de signer tous les documents présentés par les équipes, en particulier la fiche récapitulative précisant les articles livrés et les mentions de dommage du bien immobilier le cas échéant

Conseils à l’attention des RMC

• Chaque déménagement possède son lot de défis. Soyez disponible et réactif pour donner le feu vert en cas de besoin
• La capacité est un problème et continuera de l’être – assurez-vous que vos transporteurs complètent mutuellement leurs forces et leur positionnement géographique
• Entretenez des rapports privilégiés avec le personnel clé du transporteur afin qu’il comprenne vos attentes en tant que client et qu’il peut travailler en votre nom quand la colère montera avec le stress de la haute saison
• Conservez sur vous une version sommaire de la politique de votre compte que les transporteurs comprennent et peuvent exécuter efficacement
• Veillez à ce que la personne mutée soit avisée qu’elle ne doit pas prévoir de date de clôture trop rapprochée voire le jour même du déménagement
• Veillez à ce que la personne mutée soit disponible pour les estimations à domicile au début du processus afin que nous puissions obtenir cette estimation pour planifier rapidement les services
• Veillez à ce que la personne mutée montre tout ce qui sera à déménager à la personne effectuant le devis afin que le poids et le cubage soient précis et éviter tout problème de flux. En cas de changements, veillez à ce qu’ils soient transmis à l’entreprise de déménagement sur-le-champ.
• Veillez à ce que la personne mutée comprenne la notion de date de livraison flottante délimitée par une «fourchette» calendaire, car elle devra réceptionner ses biens à destination, sinon des coûts supplémentaires tels que le temps d’attente et le stockage seront facturés.
• Veillez à ce que la personne mutée vérifie le déchargement pour éviter les problèmes de réclamation et d’articles manquants

Points essentiels à retenir lors de la planification de votre déménagement

1. Préparez-vous à l’avance!
2. Soyez flexible
3. Communiquer – surtout par téléphone si la question est urgente

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