Conseils pour la relocation en haute saison

Les relocations se produisent le plus souvent à certaines périodes de l’année. Bien que les dates exactes puissent varier légèrement dans le monde, elles sont généralement liées à deux facteurs: le temps plus chaud, lorsque le pourcentage des ventes de maisons augmente, et les congés scolaires, moment où la plupart des employés sont plus enclins à déraciner leurs enfants. Cela signifie qu’un grand nombre de personnes mutées dans l’hémisphère sud se déplacent en janvier/février, tandis que leurs homologues dans l’hémisphère nord se déplacent en juin, juillet et août. Pendant ces périodes de pointe, la demande dépasse l’offre, ce qui est une source de grande anxiété pour les équipes de mobilité et les fournisseurs, car ils poussent les processus et les échéanciers existants à traiter un volume croissant de déménagements sur une courte période de temps. Les dispositions locales des prestataires de relocation, déménagement et service à destination (Destination Service Provider, DSP) sont mises à rude épreuve, dépassant la capacité, ce qui signifie que le meilleur moyen d’assurer une réinstallation en douceur consiste à comprendre comment les délais peuvent être affectés et à mettre en œuvre des processus et des procédures qui optimiseront chaque aspect du processus.  L’attention portée aux détails, la communication préventive et le temps alloué à l’organisation et à la mise en œuvre de votre déménagement contribuent grandement à faire en sorte que votre déménagement ne se perde pas dans la grande vague de relocations qui se produisent dans le monde.

Les équipes de mobilité mondiale, les sociétés de gestion de déménagement (Relocation Management Company, RMC), les personnes mutées/transférées ont toutes un rôle à jouer pour assurer le bon déroulement d’une relocation ou d’un déménagement. Ci-dessous, nous explorons quelques conseils pour chacun lors de l’orchestration d’un déménagement pendant en haute saison.

Équipes de mobilité mondiale

Connaître vos délais et ce qui influence les échéanciers:

• Gardez un œil sur les échéances en matière d’immigration: Vérifiez à deux reprises les dates limites pour les formalités obligatoires associées à tous les documents de visa et d’immigration. Les documents manquants, les erreurs ou les délais manqués peuvent entraîner des retards importants dans la procédure de délocalisation et créer des retards en aval avec d’autres activités de réinstallation et des étapes tributaires des formalités administratives de l’immigration.
• Définir des attentes claires: Définissez des attentes claires en matière d’échéancier avec l’employé et votre entreprise, en tenant compte de l’influence de la haute saison sur ces échéanciers. Les RH/recrutement devront prévoir le plus de temps possible pour que la mobilité permette d’intégrer les talents dans les délais requis par l’entreprise. Ils auront également besoin d’avoir une idée de la façon dont la prestation d’autres avantages liés à la mobilité pourrait être touchée et des coûts supplémentaires qui pourraient découler d’une planification inadéquate.
• Faire participer l’employé: S’assurer que l’employé sera physiquement présent pour l’emballage, la mise en carton et le chargement à son domicile d’origine, ainsi que pour la livraison et le déchargement à l’endroit de destination, afin d’éviter des problèmes potentiels avec les processus de réclamation. Songer à faire signer tous les documents de déménagement reçus par la personne mutée ou un mandataire, indiquant que tous les articles expédiés ont été reçus en bon état.
• Autoriser les services et réserver les prestataires de service maintenant: Autoriser les services et réserver les prestataires de service aussi longtemps à l’avance que possible, car les RMC, DSP, prestataires d’immigration, fournisseurs fiscaux, compagnies aériennes, convoyeurs d’animaux de compagnie et fournisseurs de biens ménagers seront très sollicités à la haute saison. Les déplacements nationaux aux États-Unis nécessitent un minimum de quatre semaines et les déplacements internationaux varieront selon les sites d’origine et de destination. Autoriser et réserver à l’avance:
  • réduit la probabilité de retards d’immigration.
  • favorise une plus grande efficacité et sécurité des biens ménagers grâce à la réduction du nombre de manutentionnaires qui disposent d’assez de temps pour prendre en charge l’emballage.
  • aide à éviter des frais supplémentaires pour les déplacements urgents, les services de week-end/en dehors des heures d’ouverture, les majorations pour les réservations tardives ou les frais de modification.
  • réduit la probabilité de demandes dérogation résultant d’un besoin d’étendre les délais d’expédition ou de logement provisoire ce qui, en retour, réduit les coûts de délocalisation.
  • garantit une plus grande probabilité que les biens ménagers arrivent à destination, comme prévu et peut-être plus rapidement que d’autres déménagements au cours de cette période.

Personnes mutées et bénéficiaires

• Soyez proactif: Prévoyez votre voyage bien avant la date de votre déménagement.
• Attention: Les règles varient en fonction de ce qui peut et ne peut pas être pris certains pays. Prenez connaissance des règles en vigueur dans votre pays de destination pour éviter de prolonger ou d’empêcher la livraison de vos effets personnels.
• Soyez attentif aux échéances et aux formalités administratives: Respectez toutes les échéances fournies par votre responsable de relocation. De nombreuses mesures clés ne peuvent être prises que lorsque les étapes précédentes sont terminées; votre respect des échéanciers prévus assure le bon déroulement du déménagement. Les fournisseurs vous demanderont chacun des documents différents et vous obligeront à respecter des échéanciers différents. Gardez une liste de leurs exigences, car les documents manquants ou le non-respect des délais retarderont les échéances et les autres services de relocation.
• Mettre de côté les objets de valeur: Placez les objets de valeur, les papiers importants ou les articles que vous emporterez avec vous pendant le déménagement dans un endroit séparé pour vous assurer qu’ils ne seront pas chargés dans le camion le jour du déménagement.
• Soyez préparé le jour du déménagement:
  • Faites une visite approfondie avec le responsable de votre équipe de déménagement avant le chargement pour discuter de tout problème et après le chargement pour vous assurer qu’aucun élément n’a été oublié.
  • Avant d’emballer, vérifiez les dommages matériels préexistants et prenez des photos horodatées afin d’éviter tout litige avec votre société de déménagement par la suite.
  • Sécurité des pratiques:
    • S’assurer que les animaux domestiques sont enfermés; les chiens peuvent être tentés de mordre les déménageurs et les les chats sont connus pour s’installer à l’intérieur d’un carton ou d’un meuble pendant le déménagement lorsqu’ils ont peur.
    • Surveiller les enfants afin qu’ils soient en sécurité pendant le transport des gros articles ménagers.

Sociétés de gestion de relocation

• Pensez différemment: N’oubliez pas que chaque mobilité est unique et qu’en haute saison, il y a de plus en plus de défis à relever; l’accessibilité et la créativité peuvent s’avérer nécessaires pour trouver des solutions rapides.
• Tenez compte des contraintes de l’emplacement: Tenir compte de la portée géographique, de la période de l’année et des compétences des différents fournisseurs de réseaux pour s’assurer que les fournisseurs choisis répondent pleinement aux besoins de chaque client et employé.
• Communiquer et définir les attentes: Établir des relations avec les clients, les employés et les fournisseurs pour s’assurer que les attentes et la mise en œuvre de chaque relocation sont gérées de manière optimale.
• Être intégré: Soyez prêt à partager une vue d’ensemble facilement compréhensible de vos politiques et processus avec vos clients, employés et fournisseurs afin de garantir que tous les efforts des intervenants sont intégrés.
• Rappelez-vous que le timing est tout ce qui compte: S’assurer que les personnes mutées/bénéficiaires sont avisées de prévoir la clôture de la vente de leur domicile ou la résiliation de leur bail de location au moins deux jours après leur déménagement des lieux pour permettre les dernières visites et le nettoyage. Tenez compte de tout autre délai ou de toute autre réglementation qui pourrait différer dans le pays d’origine.
• Gérer les échéanciers serrés: Lorsqu’un déplacement est demandé avec moins de quatre semaines de délai, formulez et gérez des attentes réalistes. Avant de vous engager à respecter des dates, vérifiez auprès de votre coordinateur de services de déménagement pour éviter de faire des promesses de livraison qui pourraient ne pas être tenues. Éviter les livraisons de fin de mois ou de fin de semaine peut être utile, car ce sont les arrangements les plus fréquemment demandés.
• Former les personnes mutées/bénéficiaires: Les employés doivent être au courant du jargon de la profession et des concepts du déménagement, notamment:
  • L’importance de la disponibilité des devis de déménagement à domicile en début de processus, afin de garantir que les services appropriés peuvent être planifiés.  Les estimations virtuelles peuvent être une option, si nécessaire.
  • L’importance de la «fourchette» de livraison, définie comme la période calendaire au cours de laquelle un client peut s’attendre à réceptionner son chargement:
    • Les employés doivent être informés qu’ils peuvent demander une date de livraison précise comprise dans la fourchette fournie. Bien que tous les efforts soient faits pour satisfaire cette demande, une date précise ne peut pas être garantie, et un chargement livré pendant la fourchette fournie est considéré comme ayant respecté les délais impartis.
    • Les chargements plus petits sont généralement plus longs à livrer et auront donc une fourchette de livraison plus large.
    • Les employés ayant des chargements internationaux devront accepter les étapes supplémentaires prises au port d’arrivée qui s’ajoutent aux délais existants: déchargement des navires, dédouanement et enlèvement du chargement en douane.
  • L’importance de remplir le formulaire d’inventaire des biens de valeur/d’inventaire des biens de forte valeur
  • L’importance des services tiers: qui sont-ils et ce qu’ils font?
  • L’importance des documents douaniers
  • La valeur de l’inventaire à la conclusion immédiate d’une livraison, afin d’éviter les articles manquants et le dépôt des réclamations.

Il est vrai que les relocations mises en œuvre pendant la haute saison peuvent être plus difficiles que celles qui sont menées pendant le reste de l’année, mais en planifiant à l’avance, en collaborant et en assurant une communication ouverte, elles peuvent fonctionner bien plus facilement. Les équipes de mobilité mondiale, les employés et les RMC jouent tous un rôle dans le succès de la mise en œuvre.