Nous sommes une petite entreprise: Est-ce que ça vaut la peine d’externaliser mon programme de mobilité?

En tant que directeur senior du développement commercial SIRVA, je travaille avec des entreprises issues de tous les secteurs d’activité et du monde entier. Malgré la diversité, il existe une question récurrente  des entreprises qui mettent en place un volume plus faible de relocations : Si je ne fais déménager que quelques employés, est-ce que ça vaut la peine d’externaliser mon programme de mobilité?

La réponse est  :: Absolument.

Le coût de la relocation n’est pas un investissement minime – souvent jusqu’à trois fois le salaire de la personne en mobilité – alors que vous ayez deux employés ou 300 employés par an en mobilité, il est toujours sage de le faire judicieusement. Quoi de mieux, pour s’assurer que le talent que vous avez dans vos effectifs conserve sa motivation, que de lui offrir une expérience positive tout au long de sa mobilité. L’externalisation permet d’atteindre ces deux objectifs en raison d’une combinaison gagnante  : expertise, technologie appropriée, et  soutien par des services novateurs. L’externalisation de tout ou partie de votre programme de mobilité renforce également l’image de marque de la mobilité et offre des avantages à tous les intervenants impliqués.    

Un point de responsabilité unique – et un stress réduit au minimum

La relocation est un processus complexe, dans lequel chaque étape dépend de la réussite des étapes précédentes. Lorsqu’il s’agit d’une mobilité gérée en interne, le responsable de la mobilité ou des ressources humaines est chargé de gérer plusieurs fournisseurs, chacun ayant ses propres délais et priorités. Sans la capacité d’intégrer ces fournisseurs, les responsables internes de la mobilité courent le risque de ne pas être en mesure d’anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent, car ces problèmes ne se manifestent généralement pas avant d’avoir pris une ampleur considérable.

Entre-temps, si un employé gère tout ou partie d’un déménagement, non seulement il partage cette expérience, mais il est également confronté à un autre obstacle, celui d’être inexpérimenté pour maîtriser les nombreuses étapes de sa relocation et les spécificités de chaque région. La mobilité est source de stress, même dans le meilleur des cas et si un imprévu ou un manque de connaissances engendre des obstacles, l’employé est forcé de se concentrer sur son déménagement et les difficultés rencontrées – ce qui détourne son attention tant attendue à son poste, dans cette nouvelle destination.

L’externalisation de votre programme de mobilité à une société de relocation (RMC) expérimentée minimise ces préoccupations, car tous les aspects de la mobilité sont gérés par un interlocuteur qui a une vue d’ensemble sur le calendrier  et l’état d’avancement du process. Le coordinateur de la RMC peut surveiller les processus, résoudre de manière proactive les dérapages à l’approche des échéances, garder un œil sur les prestations attendues et les responsabilités des employés et assurer un suivi transparent aux intervenants et à l’employé délocalisé. Les opérations sont simplifiées, les réseaux de chaîne d’approvisionnement sont utilisés pour accroître l’efficacité et obtenir des prix préférentiels, et les niveaux de stress sont maîtrisés à la fois pour le responsable de la mobilité interne et pour l’employé en mobilité afin de leur permettre de se concentrer sur les partenariats commerciaux et l’engagement au nouveau poste.

SIRVA, en particulier, utilise une plateforme numérique unique appelée SIRVA Connect pour aller encore plus loin dans ce concept. L’implication de tous les intervenants (fournisseurs, employé et responsable interne de la mobilité) est intégrée, ce qui permet à chacun de consulter à tout moment l’état d’avancement du processus (le cas échéant) de l’employé depuis n’importe quel appareil numérique. Les actions, les étapes clés – et même les dépenses et la facturation – peuvent être suivies depuis la plateforme. Par ailleurs, le coordinateur dédié à l’entreprise est disponible à tout moment pour répondre aux questions, intervenir ou faire des suggestions. L’approche contemporaine et à la pointe du progrès permet à chaque employé de recevoir les conseils nécessaires, une sensibilisation et un engagement sur certains points, et vivre une expérience positive en général. En fin de compte, cela contribue à une affectation réussie et au maintien en poste de l’employé au terme de l’affectation.

L’élimination des processus d’appels d’offres multiples

Plutôt que d’avoir à recourir à de longues procédures d’appel d’offres pour plusieurs services dans le cadre d’un programme autogéré, les RH et les professionnels internes de la mobilité estiment qu’il est bien plus pratique de ne choisir qu’une RMC. La RMC peut alors choisir le meilleur fournisseur pour chaque client en fonction des meilleurs critères pour ce client. L’emplacement, la disponibilité et l’expertise régionale ou locale sont pris en compte. Une grande variété de fournisseurs et de personnes de confiance nécessaires au bon déroulement de la mobilité font partie du portefeuille relationnel de la RMC, ce qui permet de soulager le responsable interne de la mobilité qui peut se concentrer sur d’autres priorités au sein de son entreprise.

Des économies réalisées grâce à des programmes novateurs

Comme les RMC expérimentées gèrent régulièrement de grands volumes de relocation, ces sociétés ont perfectionné des programmes et des processus dont les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier, où qu’elles soient dans le monde. Les entreprises qui font appel à une RMC bénéficient également de tarifs préférentiels disponibles en fonction des volumes de relocation. Les RMC , SIRVA en particulier, peuvent aider les entreprises de plusieurs façons à économiser de l’argent et à accroître leur performance. Intéressons-nous à la vente du logement, à titre d’exemple.

Si la population d’employés d’une entreprise délocalisée est constituée principalement de propriétaires fonciers-occupants et que l’entreprise gère elle-même son programme de vente du logement, il est probable que l’entreprise versera à chaque employé une majoration fiscale après son déménagement. Toutefois, l’entreprise devrait également rembourser à chaque employé, en moyenne, une somme supplémentaire de 62 centimes par dollar pour garder cet employé «intact». Dans le cadre d’une maison d’une valeur de 350’000 USD, où les coûts moyens de clôture sont de 8,5%, par exemple, les coûts de clôture seraient d’environ 29’750 USD. Cependant, pour aider l’employé dans une majoration fiscale, l’entreprise devra payer 18’450 USD supplémentaires pour que l’employé atteigne le «seuil de rentabilité». Soit un total de 48’200 USD.  

Cela dit, si une entreprise choisit d’externaliser ses services à une RMC, ces coûts peuvent être réduits en utilisant ce qu’on appelle un programme de vente du logement avec option de valeur à l’achat (Buyer Value Option, BVO). Dans un programme BVO, l’entreprise devient propriétaire du bien immobilier d’un employé pour le libérer de ses responsabilités afin qu’il puisse déménager rapidement. Alors, l’entreprise avec l’aide et l’accompagnement de la RMC peut mettre en vente la maison ou l’appartement. Du fait que l’entreprise est propriétaire du bien immobilier, il n’est pas nécessaire de verser une majoration à l’employé, ce qui permet à l’entreprise d’économiser un coût supplémentaire de 62 centimes par dollar tel que mentionné ci-dessus. De plus, toutes les dépenses engagées sont considérées comme des dépenses d’exploitation et non des remboursements aux employés, ce qui se traduit par des résultats fiscaux plus favorables pour l’employeur.

Les RMC fournissent souvent des programmes exclusifs qui peuvent aider les entreprises dans divers domaines. Chez SIRVA, par exemple, si nous prenons le concept de vente du bien immobilier ci-dessus, nous allons encore plus loin en offrant à nos clients une protection contre les risques en cas d’échec de la vente d’une maison ou d’un appartement. Dans un programme BVO traditionnel, si une maison ne trouve pas d’acquéreur, en tant que propriétaires de cette maison, nous assumerions l’entière responsabilité des pertes associées à cette maison, y compris les paiements hypothécaires, les taxes, l’assurance, l’entretien, etc. Grâce à nos produits RiskGuard innovants, nous assumons la propriété du bien immobilier d’un employé pour éviter à l’entreprise de le faire. En plus d’assumer tous les risques associés au bien immobilier d’un employé, ces programmes fournissent aux entreprises des coûts immobiliers prévisibles qui deviennent plus faciles à prévoir.

Programme Advantage SIRVA

Les entreprises de toute taille tirent bénéfice d’une externalisation auprès d’une RMC, mais en choisissant l’équipe Advantage de SIRVA (une division distincte de SIRVA composée de responsables de comptes formés et de spécialistes de première ligne) les entreprises n’effectuant pas plus de 30 relocations annuelles peuvent profiter d’un programme conçu spécialement pour elles.

Les avantages comprennent:

• Services complets et de qualité pour tous les niveaux de programmes de mobilité
• Services haut de gamme pour les cadres de la suite C
• Un audit collaboratif et une refonte des politiques de mobilité pour atteindre des objectifs performants
• Contrats personnalisables créés rapidement et en détail: Nous ne vous fournissons que les services dont vous avez besoin et seuls les services que vous utilisez vous sont facturés. (Il n’y a jamais de frais de non-conformité cachés)

Comme les petites entreprises ne mettent généralement pas en œuvre un nombre important de relocations de manière régulière, elles n’ont pas l’occasion d’acquérir l’expertise ou les compétences fondamentales développées au fur et à mesure que les expériences se répètent purement et simplement. Dans cette optique, la chose la plus importante dont les petites entreprises profitent le plus dans le programme Advantage de SIRVA est l’accès immédiat à l’équipe Advantage et à tout ce qu’elle apporte: des années d’expérience, une expérience mondiale et une expertise culturelle, ainsi qu’un réseau mondial de services et de prestataires qui sont tous gérés sous un même toit. Après des années de mise en œuvre de toutes sortes de déménagements, à peu près partout dans le monde, nous avons  l’expérience de presque tous les scénarios imaginables. Cette expérience, nous la mettons à disposition de nos clients au quotidien, indépendamment de leur taille et de leur emplacement géographique.

Si votre entreprise réinstalle moins de 30 employés par an, alors vous avez tout intérêt à externaliser votre programme de mobilité pour les raisons énumérées ci-dessus et plus encore. Pour en savoir plus sur les nombreux avantages duprogramme Advantage de SIRVA, je vous invite à consulter nos pages Internet sur Advantage ou à me contacter, à l’adresse e-mail: Jane.Yanosko@sirva.com.