Programmes de montant forfaitaire de mobilité: Quels sont les défis?

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Un montant forfaitaire – représentant un paiement en espèces à un employé en mobilité destiné à couvrir tout ou partie des services de relocation qui seraient autrement apportés directement à l’employé – est un terme généralement utilisé dans le secteur de la relocation. D’après le rapport annuel de SIRVA sur la mobilité de 2018, Mobilité des Talents pour la Croissance de l’Entreprise – Harmoniser les Pratiques pour accroître l’Impact Organisationnel; 64% des entreprises proposent dans le cadre de leurs programmes de mobilité un montant forfaitaire et 37% n’offrent que des programmes forfaitaires à leurs employés.  Ces programmes se veulent avantageux pour toutes les parties, car ils offrent un soutien financier à un employé en mobilité et peuvent réduire au minimum les besoins administratifs d’une entreprise, tout en offrant une plus grande prévisibilité anticipée des coûts de relocation.  Cependant, la prestation d’un soutien à la mobilité au moyen d’un montant forfaitaire peut comporter plusieurs défis qui doivent toujours être pris en considération. Nous vous encourageons à lire les informations ci-dessous et à vous invitons à nous rejoindre lors de notre prochain webinaire pour obtenir d’autres conseils sur ce sujet important.

Un montant forfaitaire peut être administré de diverses manières, selon la nature et le niveau de soutien qu’une entreprise souhaite fournir. Le montant forfaitaire peut être destiné à couvrir les frais de mobilité dans leur intégralité ou uniquement les coûts spécifiques désignés par l’entreprise (avec d’autres services de base apportés directement ou exclus du programme). Les exigences concernant la comptabilisation des dépenses du montant forfaitaire peuvent être fortement prescrites ou très souples. On peut s’attendre à ce que les employés recherchent et mettent en œuvre leur propre mobilité au moyen d’une formule à faire soi-même, ou à ce qu’ils reçoivent des services, des recommandations et des conseils approuvés par l’entreprise. Quelle que soit l’approche de prestation, il existe des défis courants associés aux montants forfaitaires lorsqu’il s’agit d’évaluer la meilleure «solution» pour votre entreprise.   

Fiscalité

Les paiements forfaitaires sont imposables pour l’employé, tandis que les frais de mobilité payés par une entreprise au nom d’un employé ne le sont peut-être pas. Cela dépend de divers facteurs, allant du type de déménagement et du lieu de destination à l’intention d’une relocation ou d’une affectation, ainsi que des traités associés. Les entreprises doivent également tenir compte du fait que les montants forfaitaires importants versés au lieu d’un programme complet peuvent avoir une incidence sur la tranche d’imposition d’un employé, ce qui peut avoir des répercussions en aval sur des considérations comme l’éligibilité à une aide financière pour les enfants à charge en âge scolaire.

Allocation des fonds

Dans le cas d’un montant forfaitaire, l’objectif est que l’employé utilise les fonds fournis pour couvrir les dépenses de relocation et déménagement à venir. Les conseils et la formation supplémentaire que l’employé reçoit peuvent inciter l’employé à affecter des fonds de manière à assurer une relocation, une transition et une intégration harmonieuses à sa nouvelle destination; ce qui est essentiel pour une mobilité réussie.

Expérience des employés

Un montant forfaitaire impose à l’employé le fardeau de l’approvisionnement, de la coordination, de la gestion et du paiement des services de relocation. Les nouvelles recrues ont le souci financier supplémentaire d’attendre qu’elles soient ajoutées à la masse salariale de leur entreprise avant d’être admissibles à recevoir des fonds pour couvrir les frais de relocation dans les cas où il n’est pas possible de verser le paiement avant la date d’embauche. Il est essentiel d’optimiser les possibilités pour l’employé pour s’orienter avec succès dans le processus de relocation si l’on veut qu’une approche fondée sur un montant forfaitaire soit couronnée de succès et que la mobilité se fasse dans son ensemble.

L’équilibre entre la productivité des employés et celle de l’entreprise 

Lorsqu’un employé gère sa propre relocation, le processus prend généralement plus de temps en raison d’un manque d’expérience; cette relocation peut être la première et la seule fois qu’il déménagera. Même dans les cas où un employé a déjà eu l’occasion de déménager, il est important de noter que de nouvelles destinations présentent de nouveaux défis qui ne peuvent pas être anticipés (par ex. conformité, disponibilité des logements). En fin de compte, les intervenants professionnels devraient toujours tenir compte de l’équilibre entre le temps (et le stress) que l’employé (et la famille qui l’accompagne) devra consacrer à son déménagement autogéré et l’argent qui pourrait ou non être économisé en raison d’une administration réduite pour une relocation gérée par l’entreprise.

Comment les entreprises peuvent-elles répondre aux défis associés aux montants forfaitaires?

Les nombreux défis et choix associés à la mise en œuvre d’une approche forfaitaire pour fournir un soutien de relocation peuvent sembler intimidants, mais ils ne doivent pas l’être. Des experts de SIRVA sont disponibles pour accompagner votre entreprise dans son programme de mobilité, de sa conception à sa mise en œuvre. Pour plus d’informations sur l’état actuel des montants forfaitaires et sur la manière de répondre aux nombreux défis associés à ce type d’approche, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail SIR-Consulting@sirva.com, et rejoignez-nous le 10 janvier 2019 pour un webinaire informatif et formateur sur ce sujet. Nous espérons vous rencontrer prochainement.